Kuinka varmistaa, että sähköpostiosoitteesi allekirjoitus ei anna vääriä vaikutelmia

Mainos

Hyvästi sanominen on niin vaikeaa, eikö niin? Se on epämukava ja joskus hankala. No, tilanteisiin ei välttämättä ole ohjeita, mutta ainakin voimme tarjota joitain ohjeita siitä, kuinka voit jättää hyvästit sähköpostitse tuntematta hankaluutta.

sähköpostin allekirjoitus Sinäkin voit hyötyä sähköpostiviestien allekirjoituksistaAllekirjoitus kertoo sinulle jotain persoonallisuudesta. Aivan kuten kaksi ihmistä tuskin kirjoittaa samalla tavalla, he myös allekirjoittavat eri tavalla. Näin graafologian "tiede" syntyi. Mutta digitaaliaika ja sähköposti ... Lue lisää on kaikessa tarkoituksessa, hyvästi. Ei ole kyse siitä, halaatko joku vai annatko heille kädenpuristuksen. Ei ole se, annatko heille vain nimesi, vai luovutatko heille käyntikorttisi kaikkien yhteystietojesi mukana. Näin teet vaikutelman. Tai ei.

Tässä artikkelissa aion jakaa viisi tärkeintä oppia, jotka olen oppinut parin vuosikymmenen ajan, kun olen ollut yhteydessä ihmisiin Internetissä. Mielenkiintoista on, että sähköpostien allekirjoituksiin liittyvät ongelmat ovat olleet olemassa aina näiden varhaisten sähköpostien jälkeen viestejä lähetettiin BitNetin ja FidoNetin tai jopa MIT: n CTSS-postijärjestelmän kautta 1960-luvulla, mutta minä eksyä.

Sähköposti on ollut kanssamme jo kauan. Joten miten saat sen oikein? Kuinka kirjaudut ulos näyttämättä snobilta, mutta samalla myös tarjoamalla tarpeeksi tietoa, jotta ihmiset tietävät kuka ja mikä olet? Aloitetaan. Mennessä läpi, sinulla on aika hyvä idea, mitä haluat tehdä omalla sähköpostiosoitteellasi.

Mitä sähköisen allekirjoituksen on tarkoitus tehdä

Nykyään ihmisten sähköpostitse on kolme erilaista "allekirjoitustasoa". Miksi? No, katettavia suhteita on kolme tasoa - kaikkea lyhyestä muistiinpanosta ystävälle aina virallisesta sähköpostiviestistä yritykselle. Kolme muunnelmaa on todella kaikki mitä tarvitset, ja niiden tarkoituksen tulisi olla seuraava:

1. Nopea hymy - Tämä allekirjoitusversio lähetetään pikaviesteinä ystäville tai kollegoille, joille lähetät sähköpostia jatkuvasti useita kertoja päivässä.

2. Hymy ja kädenpuristus - Tämä allekirjoitusversio välitetään pidempiin sähköposteihin työtovereille, joissa sähköpostisi on oltava vain hieman muodollisempi.

3. Kiinteä kättely ja käyntikortti - Tämä on tarkoitettu niihin aikoihin, jolloin sinun on kirjoitettava muodollinen yritystoimintaan liittyvä sähköposti ja annettava otsikko ja kaikki yhteystietosi.

Kullekin tällaiselle sähköpostien allekirjoitukselle on kirjoittamattomia sääntöjä. Rikkoa heidät, ja se ei tule olemaan maailman loppua. Jos haluat kuitenkin tehdä erityisen hyvän vaikutelman, sinun kannattaa kiinnittää huomiota joihinkin näistä vinkkeistä jokaiselle lähettämällesi sähköpostityypille.

Nopea hymy-allekirjoitus

Et tarvitse aina sähköpostiviestin allekirjoitusta. Ainakin et tarvitse aina muodollista. Tämä on kuin silloin, kun kävelet kollegan luona käytävällä. Näet heidät useita kertoja päivässä. Osallistu samoihin kokouksiin. Onko sinun todella tervehdyttävä heitä käytävällä kädenpuristuksella? Ei; suurimman osan ajasta, se on nopeaa "Hey Fred" ja hymy, jos mitään. Kun lähetät nopeasti sähköpostia kollegalle kysyäksesi neuvoja tai vinkkiä, et ehkä edes tarvitse allekirjoitusta. Jos tunnet tarvetta kirjautua ulos, voit ottaa lähestymistapani, vain nimesi edessä viiva. Ei tarvita kukkalainauksia tai yksityiskohtaisia ​​otsikoita. Henkilö tietää kuka olet, mikä olet, ja mikä tahansa nimesi ulkopuolella, olisi hankala. Pidä sitä vedenjäähdyttimen tekemänä peruskysymyksenä, jonka päätät yleensä vain jollain tavalla: ”okei, tapa sinut myöhemmin sitten!” ja nopea aalto. Mitään muuta ei tarvita.

Hymy ja kädenpuristus

Toinen allekirjoitustyyppi on eräänlainen yhdistelmä muodollisen ja epävirallisen välillä. Tämä on vaikea saada oikein. Nämä voivat olla kollegoita, joille haluat lähettää sähköpostia puolimuodollisilla yrityspyynnöillä, mutta et halua heidän ajattelevan sinua kohtaavan jäykänä asiana. Heidän on ymmärrettävä sähköpostin tärkeys, mutta et halua heidän ihmettelevän, oletko todella edelleen ystävä. Siellä tulee hyvin hienovarainen allekirjoitus. Niiden koko on yleensä pienentynyt ja niitä ei ole läheskään havaittavissa itse sähköpostin alatunnisteessa. Yksi parhaimmista lähestymistavoista tähän on allekirjoitus, jota kutsun yhdeksi linjaksi.

Tässä versiossa kaikki tiedot on jaettu "|" merkki. Tämä voi olla yhtä yksinkertainen kuin osoite tai sähköposti, puhelinnumerot, solunumerot tai muu. Sen tulisi olla lyhyt, sisältää vain vähän tarvittavaa tietoa, ja se on se. Olen jopa nähnyt, että jotkut ihmiset tekevät tämän allekirjoituksen kirkkaammalla kirjasimella kuin muu sähköposti - ehkä harmaalla. Toinen lähestymistapani, jonka olen huomannut, on erittäin lyhyt kaksivuoraus. Periaatteessa nimi ja yksi yhteystapa, joka voi olla yksi puhelinnumero tai sähköpostiosoite.
Tämä on selvästi vastaanottajalle, joka tietää jo kuka olet, minkä yrityksen kanssa työskentelet, ja lähetät heille vain yhden monista kirjeenvaihtoviesteistä. Se tarjoaa ystävällisen sähköpostin "tunteen", mutta jos henkilön on otettava sinuun yhteyttä eikä hän välttämättä pidä numeroasi heidän Rolodexiin (käyttävätkö ihmiset edelleen niitä ???), niin sähköpostiosoitteesi alaosassa on yhteystietosi tavoittaa.

Muodollinen kädenpuristus

Tietenkin on aikoja, jolloin lähetät sähköpostia henkilölle yrityksen ulkopuolella tai ehkä olet sähköpostin lähettäminen yrityksen sisällä jokaiselle virkamiehelle, joka vaatii keskustelun olevan muodollinen. Se on kuin muodollisen puvun pukeminen käydessäsi palkintojenjakotilaisuudessa kollegoillesi. Ennen kuin käsittelen, mitä sinun pitäisi tehdä näissä tapauksissa, on opettavampaa käsitellä sitä, mitä ei pitäisi tehdä ensin. Kyllä, sinun on annettava yhteystiedot, kuten yrityksesi nimi, verkkosivusto ja sähköpostiosoite, mutta sinun ei tarvitse liioitella niitä. Onko todella tarvetta antaa neljä erilaista puhelinnumeroa, mukaan lukien faksi?

Ei, anna riittävästi yhteystietoja, jotta on olemassa useita tapoja ottaa sinuun yhteyttä - sähköposti, puhelin tai ehkä jopa verkkosivuston välityksellä - mutta et pidä sinua. Puhelinnumeroiden luettelon antaminen näyttää siltä, ​​että olet niin liikkuva, etkä ole koskaan toimistossasi ja liian vaikea ottaa sinuun yhteyttä.

Toinen yleinen virhe on törmännyt itsensä edistäjänä. Tämän kaltaiset ihmiset ylikuormittavat sähköpostien allekirjoitukset sosiaalisen verkostoitumisen tilillään siihen pisteeseen, että allekirjoitus on yli 10 riviä pitkä ja täynnä enimmäkseen omaa markkinointia.

Toinen tapa antaa kauhean kuvan on käyttää kaikenlaisia ​​funky-värejä ja fontteja sähköpostiosoitteessasi. Jotain sellaista on vaikea vetää pois, koska värien on vastattava toisiaan, ja kirjasimien on oltava oikein näyttäviä. Valitettavasti monilla ei ole aavistustakaan siitä, kuinka värit sopivat oikein, ja heidän sähköpostiviestinsä allekirjoittaa lopulta siltä, ​​että se näyttää jotain Willy Wonkan tehtaalta.

Tällainen pelle-allekirjoitus on epäammattimaista, ja kuka tahansa lähetät sen luulemaan, että sinulla ei ole aavistustakaan tekemästäsi, riippumatta siitä, missä kentässä olet. Vältä siis ylimääräisiä värejä. Pidä se yksinkertaisena.

Mitä voit tehdä oikein

Joten miltä hyvä muodollinen sähköinen allekirjoitus näyttää, jos haluat tehdä hyvän vaikutelman? Mene vaadittujen perustietojen kanssa, pidä muotoilu ja tyyli yksinkertaisena ja liioittele sitä tiedoilla.

Tässä on yksi esimerkki. Tämä sisältää 4 riviä - nimi, yritys, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Se siitä.

Tämä henkilö käytti vain tekstiä, ja pitämällä se vain neljään riviin tekee siitä tyylikkään ja ammattimaisen.

Omalla osoitteellani menen hiukan pidemmälle pitämällä allekirjoitusta vaatimattomana käyttämällä kursivointia ja häivyttämällä se tummanharmaan. Pitämällä se sävyä vaaleampana kuin itse sähköpostiteksti kertoo vastaanottajalle, että pidät omia tietojasi toissijaisina kuin viesti itse. Se on hienovarainen vihje nöyryydestä.

Myös otsikoita tulisi käyttää vain silloin, kun ne ovat merkityksellisiä käsillä olevaan keskusteluun. Suurimmassa osassa omaan verkkosivustooni liittyvää kirjeenvaihtoa ihmisten on tiedettävä, että olen sivuston omistaja, joten otsikko on tärkeä. Pikayhteyteen sisältyy vain tarpeeksi tietoa - sähköposti ja puhelinnumero, se on se.

Toinen esimerkki on allekirjoitus, jota käytän sekä sisäiseen että ulkoiseen kirjeenvaihtoon MakeUseOfilta.

Täällä vohvelin oikeasti otsikon käyttämisen välillä. Se on yleensä tärkeä vain ulkoisessa sähköpostiviestinnässä ja vähämerkityksinen joissakin sisäisissä viestinnöissä. Aloitin kahden version käyttämisen - yhden ulkoisen ja toisen sisäisen -, mutta kyllästyin vaihtamaan manuaalisesti näiden kahden välillä, joten päätin pitää kiinni yllä olevasta. Riskissä tulla kohtaan itsensä tärkeänä, se pysyy haalistuneena ja toissijaisena. Se käyttää myös "|" yllä mainittua merkkiä, pieni väripilkku, jotta verkkosivun nimi erottuisi, ja päätin olla rohkea ja lisätä viidennen rivin tarjoukseen.

Tulossa täydellinen sähköposti allekirjoitus 6 vinkkiä Gmailin allekirjoitusten hyödyntämiseen Lue lisää joka edustaa kuka olet, mitä teet ja miten voit ottaa sinuun yhteyttä, voit kokeilla virheitä, mutta kun saat sen oikein, tuntuu hyvältä tietäen, että annat parhaasi jalan eteenpäin jokaisessa lähettämässäsi sähköpostiviestissä ulos.

Mitkä ovat vinkkisi parempi sähköpostin allekirjoitus 5 tapaa luoda mukautettuja useita allekirjoituksia GMailissa Lue lisää ? Mitä asioita pidät tai et pidä muista näkemistäsi allekirjoituksista? Jaa ajatuksesi alla olevassa kommenttiosassa!

Kuvahyvitys: Liiketoiminnan pariskunta Shutterstockin kautta