6 parasta työkalua työpaikan yleisten ajanhukkaajien voittamiseksi

Muutama satunnainen hämäys työpäiväsi aikana on väistämätöntä. Mutta jos näistä häiriötekijöistä tulee johdonmukaisia ​​tapoja, ne voivat vahingoittaa työsi laatua ja tuottavuutta.

Vaikka jotkut tuottavuuden tappajat ovat ilmeisiä, toiset naamioituvat välttämättömiksi tehtäviksi. Jos et ole varovainen, nämä ajanhukkaajat voivat helposti livahtaa päivääsi ja tuhlata tunteja. Näiden toimintojen tunnistaminen ja asianmukaisten työkalujen käyttäminen niiden torjumiseen voi auttaa sinua hallitsemaan aikasi.

1. Piikki sähköpostien ylikuormituksen vähentämiseksi

Sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen on yksi niistä työtehtävistä, jotka saattavat tuntua harmittomilta, mutta voivat nopeasti kuluttaa aikaasi, jos sitä ei hoideta oikein. Sähköpostin ylikuormitus voi johtua useista tekijöistä, kuten ylitäytetystä postilaatikosta, järjestäytymisen puutteesta tai asianmukaisten sisäisten viestintävälineiden käyttämättä jättämisestä. Jos sähköpostin ylikuormitus jätetään huomioimatta, siitä voi tulla myös merkittävä stressin ja ahdistuksen lähde.

Aloita Spike, käyttäjäystävällinen mutta vankka yhteistyösähköpostityökalu, joka voi auttaa sinua saamaan a käsitellä ylitulvaa postilaatikkoasi ja parantaa tuottavuuttasi. Ensinnäkin Spike antaa sinun yhdistää kaikki sähköpostitilisi yhteen paikkaan, jotta voit helposti hallita kaikkia viestejäsi samasta hallintapaneelista. Se tarjoaa myös joukon ominaisuuksia, jotka auttavat sinua järjestämään ja priorisoimaan sähköpostisi, kuten Tärkeät postit, joka erottaa tärkeät viestit ei-prioriteettisähköpostiviesteistä, jolloin voit keskittyä tärkeimpään viestintään.

Lisäksi voit hallita täysin sähköposti-ilmoituksiasi. Voit myös hyödyntää Spiken torkku- ja muistutusominaisuuksia varataksesi aikaa lukemiseen ja vastaamiseen sähköposteihin (sähköpostitoimintasi joukkoon) sen sijaan, että antaisit niiden tuhlata työtuntejasi työpäivä.

Ladata: Spike for Android|iOS | Windows | Mac käyttöjärjestelmä (Ilmaiset, premium-tilit saatavilla)

Yhteenveto yleisimmistä työpaikan ajanhaaskauksista ei olisi täydellinen ilman sosiaalisen median mainitsemista. Facebookin, Twitterin tai TikTokin tarkistamisen houkuttelevuutta voi olla vaikea vastustaa, mutta nämä toiminnot voivat nopeasti kuluttaa työpäivääsi ilman, että huomaat kuinka paljon aikaa olet menettänyt.

Jos sinulla on vaikeuksia keskittyä työhön, Unpluq on työkalu, joka voi auttaa sinua voittamaan häiritsevät sovellukset vaikeuttamalla niiden käyttöä. Sinun tarvitsee vain lisätä sovellus, jonka haluat estää, ja valita häiriötekijä, esimerkiksi skannaamalla QR-koodi, ravistamalla puhelinta 5 sekuntia tai napauttamalla 7 painiketta. Voit myös mukauttaa näiden esteiden vaikeustasoa.

Unpluq estää kaikki sovelluksen ilmoitukset ja estää sinua avaamasta sitä ennen kuin asetettu aika on kulunut tai teet tietoisesti häiriötekijän. Tavoitteena on auttaa sinua pääsemään eroon tavasta selata mielettömästi sosiaalisen median syötteitäsi ja keskittyä sen sijaan työhön.

Ladata: Unpluq for Android (Ilmainen, tarjoukset ostosten yhteydessä)

3. IFTTT automatisoida toistuvia tehtäviä

Kuten sähköpostitoimintasi, myös toistuvista tehtävistä voi tulla työpäiväsi susia lampaankuvissa, jotka hiipivät sisään ja kuluttavat aikaasi huomaamattasi. Samojen tehtävien toistaminen voi olla merkittävä ajanhukkaa ja ikävystyminen työpaikalla, varsinkin jos pystyt automatisoimaan nämä prosessit käyttämään aikaasi ja taitojasi arvokkaisiin tehtäviin.

IFTTT on alusta, jonka avulla voit yhdistää erilaisia ​​sovelluksia ja laitteita luodaksesi "reseptejä", jotka automatisoivat tehtäviä. Sinun ei tarvitse olla ohjelmoija käyttääksesi IFTTT: tä; kaikki mitä tarvitset on a perustiedot reseptin luomisesta.

Voit esimerkiksi käyttää sitä lähettääksesi päivittäisiä muistutuksia automaattisesti Slack-kanavallesi tai Lisää valmiit Asana-tehtävät Google-laskentataulukkoon, sen sijaan, että se joutuisi tekemään manuaalisesti. Voit käyttää yhtä useista jo luoduista resepteistä tai luoda omia tarpeidesi perusteella.

Tämä työkalu automatisoi tehokkaasti arkipäiväisiä, toistuvia tehtäviä, jotka muuten kuluttaisivat aikaasi ja energiaasi.

Ladata: IFTTT varten Android | iOS (Ilmainen, premium-versio saatavilla)

4. Yac lyhentää kokouksiin käytettyä aikaa

Kokoukset voivat olla olennainen osa työpaikkaa, mutta niistä voi nopeasti tulla ajanhukkaa, jos niitä ei järjestetä hyvin. Tarpeettomat kokoukset vaikuttavat erityisesti etätyöntekijöihin, sillä niistä on tullut tiimien yleinen tapa pysyä ajan tasalla.

Yksi kokousten pääongelmista, erityisesti etätyöpaikoilla, joissa tiimit ovat hajallaan ympäri maailmaa, on se, että edellyttää kaikkien osallistujien olevan online-tilassa ja tavoitettavissa samanaikaisesti, mikä voi olla haastavaa aikavyöhykkeen vuoksi eroja. Lisäksi synkroninen viestintä ei ole aina tuottavin tapa työskennellä, koska se voi aiheuttaa häiriötekijöitä ja katkoksia.

Voit käyttää asynkroniset viestintävälineet kuten Yac vähentääksesi kokouksiin viettämääsi aikaa. Yac on chat-sovellus, jonka avulla voit tallentaa ja jakaa ääniviestejä tiimisi kanssa.

Haluatko antaa palautetta suunnittelusta tai selittää prosessia? Sen sijaan, että aloittaisit uuden Zoom-kokouksen, voit tallentaa nopean Yac-viestin ja hyödyntää sen näytön jakamisominaisuuksia havainnollistaaksesi pointtisi.

Ääniviestin lähettäminen on nopeampaa kuin kirjoittaminen, ja sen asynkroninen luonne tarkoittaa, että ihmiset voivat kuunnella sitä milloin heille sopii, mikä auttaa sinua välttämään tarpeettomia kokouksia ja säästämään aikaa.

Ladata: Yac varten Android | iOS | Windows | Mac käyttöjärjestelmä (Ilmainen, premium-versio saatavilla)

5. RecueTime välttääksesi moniajoa ja havaitaksesi muita ajanhukkaa

Moniajoa mainostetaan usein tuottavuuden lisääjänä, mutta tutkimusta kertoo eri tarinaa. Moniajo voi itse asiassa johtaa tuottavuuden laskuun kognitiivisen ylikuormituksen takia. Lisäksi moniajo voi olla merkittävä häiriötekijä, jolloin menetät keskittymisen ja vietät enemmän aikaa tehtäviin, joita sinun ei tarvitse.

RecueTime on ajanseurantasovellus, jonka avulla voit seurata ajankäyttöäsi ja estää suurimmat häiriötekijäsi. hallita yksittäistehtävää. Se toimii laitteidesi taustalla seuratakseen eniten käyttämiäsi sovelluksia ja verkkosivustoja sekä kuinka kauan käytät kussakin niistä.

Nämä tiedot voivat auttaa sinua tunnistamaan, mitkä tehtävät vievät eniten aikaa ja mitkä toiminnot aiheuttavat keskittymisen menettämisen. Tämän tiedon avulla voit sitten havaita ja poistaa muita ajanhukkaa. RescueTimessa on myös a Keskity työhön ominaisuus, joka antaa sinulle mahdollisuuden keskittyä työhön tietyn ajan.

ladata: RecueTime for Android | iOS | Windows | Mac käyttöjärjestelmä (Ilmainen kokeilu, premium-versio saatavilla)

6. ANC-kuulokkeet vähentävät taustamelua

Hiljaisen tilan löytäminen työhösi keskittymiseen nykypäivän avotoimistoissa voi olla haastavaa. Etätyöntekijät saattavat myös kamppailla lemmikkien, lasten tai muiden lähellä olevien ihmisten aiheuttaman melun kanssa. Taustamelu voi olla merkittävä häiriötekijä, joka estää sinua pääsemästä alueelle.

ANC-kuulokkeet (aktiiviset melua vaimentavat) voivat olla loistava tapa vähentää taustamelua ja parantaa tarkennusta. Vaimentamalla äänet ympäristöstäsi ANC-kuulokkeet luovat meluttoman työtilan, jolloin voit keskittyä käsillä olevaan tehtävään.

Hallitse aikasi takaisin parantaaksesi tuottavuuttasi

Asettamalla itsesi vahvaan asemaan, jonka avulla voit saada enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa, on avain menestykseen millä tahansa alalla. Saadaksesi takaisin aikasi hallintaan ja parantaaksesi tuottavuuttasi, sinun on oltava ennakoiva tunnistamaan yleiset työpaikan ajanhukkaa ja etsimään työkaluja ja strategioita niiden poistamiseksi. Tässä artikkelissa mainitsemamme työkalut voivat auttaa sinua tekemään sen.

Kuinka välttää viestintä- ja yhteistyötyökalujen liikakäyttö

Tunnetko koskaan olevasi hurahtanut käytettävissäsi olevien yhteistyötyökalujen suureen määrään? Näin voit välttää sen.

Lue Seuraava

Kirjailijasta