Toistuvan lomavastaajan määrittäminen Gmailissa

Olet luultavasti tuntenut Gmailin poissaolovastaajan. Se on automaattinen sähköposti, jonka voit ottaa käyttöön aina, kun menet lomalle. Se ilmoittaa ystävillesi ja kollegoillesi, että et ole tietokoneesi vieressä, ja vastaat heille, kun palaat.

Vaikka tämä ominaisuus onkin hyödyllinen, se ei joskus riitä. Jos sinulla on esimerkiksi tavallinen vapaapäivä viikon aikana, saatat haluta poissaoloilmoituksen näkyvän aina tänä päivänä.

Vaikka Gmail ei voi tehdä sitä yksin, tässä on kaksi muuta tapaa saavuttaa tämä automaattisesti toistuva sähköposti.

Käytä Auto Reply Prota poissa olevaan sähköpostiisi

Ensimmäinen vaihtoehto on Google Marketplace -lisäosa nimeltään Auto Reply Pro. Vaikka se on maksullinen ominaisuus, siinä on myös ilmainen taso, jonka avulla voit lähettää 50 automaattista sähköpostia kuukaudessa. Jos postilaatikkosi ei yleensä saa niin paljon liikennettä, se voi olla täydellinen ratkaisu sinulle.

Määritä se noudattamalla näitä ohjeita:

1. Asenna sovellus ja yhdistä se haluttuun Gmail-tiliin.
instagram viewer
2. Paina Gmail-tililläsi Auto Reply Pro kuvaketta näytön oikealla puolella. Se näyttää sinisiltä, ​​neliömäisiltä iloisilta kasvoilta.
3. Napsauta avautuvassa ikkunassa Aloittaa.
4. Klikkaus Lisää / hallitse sääntöjä sovelluksessa. Tämä avaa uuden ikkunan.
5. Lehdistö Ohita päästäksesi sovelluksen aloitusnäyttöön.
6. Napsauta vasemmalla puolella Automaattinen vastausja napsauta avautuvassa valikossa Lisää Uusi Out Of Office.
7. Nimeä sääntö ja napsauta Seuraava.
8. Tällä näytöllä voit valita ehdot. Esimerkiksi vain sähköpostit tietyltä aihealueelta tai tietyiltä vastaanottajilta. Koska haluamme lähettää tämän kaikkiin sähköposteihin, emme merkinneet mitään ja painoimme Seuraava.
9. Mark Ota käyttöön vain tietylle päivämäärälle ja kellonajalle.
10. Täällä voit määrittää, milloin sähköposti lähetetään. Se on kuitenkin hieman hankalaa. Voit valita ota käyttöönPäivittäin, joka lähettää sähköpostin tiettyinä aikoina joka päivä (kuten lounasaikaan ja töiden jälkeen).
11. Jos haluat estää koko päivän, sinun on valittava Ota käyttöön kalenteritapahtumissa. Tässä on kaksi vaihtoehtoa. Joko valitset tavallisen kalenterisi ja estät myös vapaapäiväsi siihen säännöllisesti, tai luot uuden kalenterin, joka on omistettu vain vapaapäivien sulkemiseen. Muista, että jos valitset edellisen, sähköposti lähetetään aina, kun sinulla on tapahtuma, vaikka ei vapaapäivänäsi.
12. Iskun jälkeen Seuraava, klikkaus Lisää uusi toiminto> Luo ja lähetä uusi sähköposti (uudessa ketjussa).
13. Täällä pääset vihdoin mukauttamaan sähköpostisi. Lisää sisältöä, paina Sähköpostin lisäasetukset asettaaksesi Aihe ja muut haluamasi mukautukset. Kun olet valmis, napsauta Luo Out Of Office -vastaus näytön alareunassa.

Siinä kaikki, olet valmis. Jos olet hieman hämmentynyt kalenterin asettamisesta toimimaan automaattisen vastauslaitteen kanssa, lue lisää kuinka estää aika Google-kalenterissa. Voit myös asettaa määrätyt työajat jos sinulla on tili organisaation kautta.

Kuinka asettaa tavallinen automaattinen vastaus Zapierin avulla

Toinen hyvä vaihtoehto toistuvan automaattisen vastausajan asettamiseen on Zapier. Tämä vaihtoehto vaatii maksullisen tilauksen; se voi kuitenkin olla sen arvoista joillekin ihmisille. Se on paljon joustavampi ja antaa sinun automatisoida monia työnkulkujasi, ei vain sähköposteja.

Näin luot poissaoloilmoituksen, kun olet kirjautunut palveluun:

Luo uusi triggeri

Saadaksesi pallon pyörimään, sinun on kerrottava Zapierille, kun haluat toiminnan tapahtuvan. Tätä kutsutaan triggeriksi.

1. Klikkaus Luo Zap aloitusnäytön vasemmassa yläkulmassa.
2. Valita Gmail kuin Laukaista Zapille.
3. Alla olevasta pudotusvalikosta Laukaisutapahtuma, valitse uusi sähköposti ja paina Jatkaa.
4. Kirjaudu sisään Gmail-tiliisi salliaksesi pääsyn, ja kun olet valmis, paina Jatkaa.
5. Valitse kansio, johon haluat käyttää tätä. Yleensä automaattivastaajan lähettäminen postilaatikkoon riittää. Jos sinulla on kuitenkin suodatin, jossa uudet sähköpostit siirtyvät suoraan eri tunnisteisiin, sinun kannattaa valita myös ne. Oletusasetus on kaikille sähköposteille. Lehdistö Jatkaa.
6. Lehdistö Testilaukaisin varmistaaksesi, että yhteys toimii ja Jatkaa.

Käytä suodatinta

Seuraavaksi sinun on varmistettava, että Zapier ei lähetä vastausta jokaiseen uuteen sähköpostiin, vaan vain tiettynä päivänä lähetettyihin. A Suodattaa auttaa määrittämään tämän.

1. Alla Toiminta, valitse Suodattaa.
2. Alla Jatka vain, jos…, valitse pudotusvalikosta Päivämäärä> (Teksti) Alkaa ja kirjoita viimeiseen ruutuun sen päivän kolme kirjainta, jonka haluat lähettää. Esimerkissämme laitamme la tai su, sisältää koko viikonlopun.
3. Kun ohjelmisto on testannut suodattimen, paina kiinni, ja sitten + lisätäksesi toiminnon.

Aseta vastaajasi

On aika vihdoin asettaa sähköpostivastaaja ja saada tämä vauva töihin.

1. Valita Gmail jälleen sinun Sovellustapahtuma.
2. Valita Lähetetty Sähköposti kuin sinun Toimintatapahtuma ja paina Jatkaa.
3. Koska olet jo kirjautunut tilillesi, sinun tarvitsee vain valita se valikosta ja jatkaa.
4. Tällä näytöllä voit muokata sähköpostisi mieleiseksesi. Kaksi pakollista kenttää ovat Aihe ja Runko. Olemme myös lisänneet tavallisen allekirjoituksemme näyttääksemme ammattimaisemmalta.
5. Taas osumisen jälkeen Jatkaa, voit testata sähköpostin varmistaaksesi, että se näyttää hyvältä Gmailissa. Tarkasta sinun Lähetetty kansio nähdäksesi hyväksytkö.
6. Jos olet tyytyväinen tulokseen, napsauta Ota Zap käyttöön.

Opi nauttimaan automaatiosta

Mahdollisuus lähettää toistuva poissaoloviesti voi olla erittäin hyödyllinen freelancereille ja pienyrityksille. Et halua olla sidottu tietokoneeseesi, ja tämä auttaa varmistamaan, että asiakkaasi palaavat heidän luokseen jossain vaiheessa.

Näiden kahden sovelluksen avulla voit myös automatisoida muita prosesseja ja sähköposteja helpottaaksesi elämääsi pitkällä aikavälillä. Huomaat pian, että kun kokeilet automaatiota, on helppo tulla riippuvaiseksi.

Parhaat automaatiotyökalut, joiden avulla freelancerit saavat aikansa takaisin

Lue Seuraava

Kirjailijasta