6 luovaa tapaa käyttää Google Formsia työssä

Google Forms on kyselyiden luontiohjelmisto, joka on osa Google Workspacea ja jolla on laaja käyttöpotentiaali. Se on suunniteltu käyttäjäystävälliseksi, ja se on helppo luoda ja jakaa kyselyitä työssä, ja se voi muodostaa tärkeän osan työpaikan työkalupakkia.

Sillä ei ole väliä, oletko uusi tämän sovelluksen käytössä vai käytätkö sitä säännöllisesti. Tässä tarkastellaan, mitä Google Forms on ja kuinka sitä voidaan käyttää luovasti työssä.

Mikä on Google Forms?

Google Forms on kyselyohjelmisto, jonka avulla voit luoda erilaisia ​​kyselyitä ja jaa ne tiimisi kanssa. Lomaketta luodessasi voit valita useista vaihtoehdoista, jotta saat tarvitsemasi vastaukset. Tämä sisältää kappale- ja rich text -vastaukset, valintaruudut ja monivalintaruudut, ruudukot, tiedostojen lataukset ja numeeriset asteikot.

Sinä pystyt lataa kuvia lomakkeellesi, jotta se erottuu joukosta, ja lisää osallistujia, jotta voit tehdä yhteistyötä muiden kanssa saamiesi vastausten suhteen. Kun olet täyttänyt lomakkeen, sinun tarvitsee vain napsauttaa

Lähettää näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse, haluatko jakaa sen sähköpostitse, linkin kautta vai käyttää upotuskoodia.

1. Hanki palautetta uusista prosesseista

Kun uusia prosesseja otetaan käyttöön töissä, ihmisten on usein aika sopeutua, ja joskus se voi paljastaa joitain ongelmia tai vaikeuksia, joita ei ole aiemmin merkitty. Näissä tapauksissa saatat haluta saada palautetta asioiden etenemisestä.

Google-lomakkeen luominen tätä varten antaa henkilökunnalle mahdollisuuden saada äänensä kuuluviin. Se on kuitenkin myös mahdollisuus korjata mahdolliset ongelmat ennen kuin ne yleistyvät.

Tämän tyyppisessä kyselyssä sinun kannattaa harkita alla olevien Formsin ominaisuuksien käyttöä:

• Lineaarinen asteikko— lisätä arvosanaa tai hyväksyä/eri mieltä vaihtoehtoja.
• valintaruudut- saadaksesi käsityksen suosituista tai ei-suosituista ominaisuuksista.
• Lyhyt vastaus tai Kohta– lisätietoja.

2. Pyydä ideoita projektiin

Projektin alkusuunnitteluvaiheessa on tärkeää saada henkilökunnan näkökulma kohdeyleisöltäsi. Se, että jokin on järkevää projektitiimillesi, ei tarkoita, että se toimisi kaikille. Lisäksi voi olla hyödyllisiä ideoita, joita et ollut harkinnut.

Jos haluat ideoita, sinun kannattaa varmistaa, että Google-lomake sallii vapaan tekstivastauksen sen sijaan, että rajoita vastauksia monivalintavaihtoehtoihin. Siitä syystä, Lyhyt vastaus tai Kohta ovat ihanteellisia muotovaihtoehtoja.

Muista kuitenkin, että jos lähetät lomakkeen laajalle yleisölle, joudut kahlaamaan läpi paljon tietoa. Projektisi laajuudesta riippuen tämäntyyppinen kysely voi sopia paremmin pienelle ihmisryhmälle.

3. Virtaviivaista viestintää

Suuremmissa yrityksissä, joissa on useita osastoja, kannattaa yrittää virtaviivaistaa viestintää mahdollisimman paljon. Muussa tapauksessa saatat huomata, että henkilökuntaa pommitetaan sähköposteilla ja päivityksillä eri osastoilta ilman todellista järjestystä.

Tätä varten sinun kannattaa luoda tavallinen Google Form -malli osastoille, joille he voivat lähettää viestintään. Sitten kahden viikon tai kuukauden välein voit koota nämä tiedot yhdeksi sähköpostiksi lähetettäväksi tiimille.

Voit tarkastella kaikkia tietoja osoitteesta Vastaukset -välilehti Google-lomakkeella ja kopioi ja liitä tarvittaessa.

4. Pyydä lomakkeet henkilöstölle

On monia syitä, miksi henkilöstön on täytettävä lomake pyytääkseen jotakin. Se voisi olla uusia laitteita, tukea, tapaamisia muiden osastojen kanssa ja paljon muuta.

Sen sijaan, että käyttäisit Google-dokumentteja näihin pyyntöihin, voit luoda Google-lomakkeen. Näin voit pitää paremmin kirjaa siitä, kuka pyytää mitäkin, ja säilyttää tiedot yhdessä paikassa sen sijaan, että ne levittäisivät useisiin asiakirjoihin.

Pyyntölomakkeet sopivat parhaiten yhdistelmään Monivalinta, valintaruudut, Lyhyt vastaus, ja Kohta, mutta voit myös käyttää Päivämäärä ja Valintaruutu vaihtoehtoja tarvitsemiesi tietojen mukaan.

5. Lähetä IT-kyselyt ja -ongelmat

Työpaikallasi voi jo olla puhelinlinja tai sähköposti määritetty vastaamaan IT-ongelmiin, mutta Google Formsin käyttäminen näiden tietojen hallintaan voi osoittautua erittäin hyödylliseksi. Sen lisäksi, että voit asettaa tiettyjä kysymyksiä, jotka auttavat keräämään tietoa ongelmasta, voit myös nähdä trendejä.

Voit esimerkiksi sisällyttää Monivalinta kysymyksiä kuten:

• Oletko päivittänyt sivun tai käynnistänyt tietokoneesi uudelleen?
• Onko sinulla ongelmia Internet-yhteyden kanssa?
• Onko tämä ensimmäinen kerta, kun sinulla on tämä ongelma?

Jätä sitten alareunaan tilaa a: lle Lyhyt vastaus tai Kohta, jotta henkilökunta voi kirjoittaa yksityiskohtaisemmin kohtaamaansa ongelmaa.

6. Kerätään tietoa

Saatat joutua keräämään tietoja yrityksesi tietyistä alueista ja siitä, miten asiat toimivat. Se voi olla se, miten henkilökunta näkee työhyvinvoinnin tai miltä työmäärät näyttävät viikoittain. Olipa syy mikä tahansa, Google Form on nopea ja helppo tapa tehdä tämä ilman aikaa vieviä kokouksia tai työryhmiä. Sen avulla voit myös reagoida asioihin ennakoivasti reaktiivisen sijaan.

Tätä varten kannattaa käyttää kysymyksiä, jotka antavat numeerisen vastauksen, jotta voit koota tiedot saumattomasti sen sijaan, että joutuisit käsittelemään paljon tekstiä. Tästä syystä, Lineaarinen asteikko, monivalinta, ja valintaruudut ovat parhaat vaihtoehdot.

Voit myös sisällyttää Lyhyt vastaus tai Kohta jos olet kiinnostunut laadullisista tiedoista, mutta muista jälleen, kuinka suuri kohdeyleisösi on ja mitä tämä voi tarkoittaa raporttien kirjoittamisessa.

Google Forms -lomakkeiden hyödyntäminen

Voit käyttää Google Formsia käytännössä mistä tahansa syystä, kun tarvitset vastauksia muilta ihmisiltä. Voit säästää aikaa kokouksissa ja useiden erillisten asiakirjojen luomisessa työpaikalla valitsemalla sen sijaan lomakkeen.

Jos et ole vielä kokeillut Google Formsia yllä olevien esimerkkien saamiseksi, kokeile sitä ja katso, sopiiko se tavoitteisiisi.

9 Advanced Google Forms -vinkkiä ja -vinkkejä

Lue Seuraava

Kirjailijasta