ClickUp-dokumenttien käyttäminen: Ultimate Guide

ClickUp on ansainnut raitansa projektinhallinnan voimanlähteenä vaikuttavalla ominaisuuksillaan ja muokattavissa olevilla vaihtoehdoilla. Mutta koska tarjottavaa on niin paljon, on helppo jättää huomioimatta yksi sen arvokkaimmista työkaluista – ClickUp Docs.

Tämä artikkeli kattaa kaiken, mitä sinun tulee tietää ClickUp Docsista, jotta voit hyödyntää sitä parhaalla mahdollisella tavalla. Kirjaudu ClickUp-tiliisi toisella välilehdellä ja seuraa mukana.

Mikä ClickUp Docs on?

ClickUp Docs (alias Docs 3.0) on ClickUppilvipohjainen tekstinkäsittelytyökalu, jonka avulla voit luoda, muokata, jakaa ja tehdä yhteistyötä kaikentyyppisten asiakirjojen kanssa. Kuten useimmat tekstinkäsittelyohjelmat, voit lisätä asiakirjaan tekstiä, kuvia, hymiöitä, videoita ja taulukoita ja muokata niitä muotoiluvaihtoehdoilla, kuten otsikoilla, luettelomerkeillä, lainausmerkeillä ja koodilohkoilla.

Halusitpa sitten kirjoittaa kokousmuistiinpanoja, kirjoittaa raportin, luonnostella ehdotusta tai luoda yksinkertaisen tehtäväluettelon, ClickUp Docs auttaa sinua. Paras osa? Se on täysin integroitu muuhun työtilaasi, mikä helpottaa yhteistyötä ja pysymistä järjestyksessä yhdessä paikassa.

ClickUp Docsin käytön aloittaminen

Nyt kun sinulla on käsitys siitä, mitä ClickUp Docs on, tutustutaan sen ominaisuuksiin ja niiden käyttöön. Tämän artikkelin loppuun mennessä tunnet hyvin Docs-ympäristön ja luot ensimmäisen asiakirjasi. Aloitetaan!

1. Uuden asiakirjan luominen

ClickUpissa on kaksi tapaa luoda uusi asiakirja. Yksi tapa on lisää se Näkymät siirtymällä ensin tiettyyn tilaan, kansioon tai luetteloon ja napsauttamalla Näytä yläreunassa.

Jos olet melko uusi ClickUp-käyttäjä ja yrität kääriä päätäsi termien, kuten luetteloiden, kansioiden ja välilyöntien ympärille, voit tutustua tähän oppaaseen osoitteessa ClickUp-termit aloittelijoille.

Valitse avattavasta luettelosta Docja napsauta Lisätä -painiketta.

Vaikka tämä menetelmä on kätevä pääsyyn tietyssä tilassa, kansiossa tai luettelossa, siinä on huomioitava haittapuoli. Kun poistat näkymän, asiakirjasi menee roskakoriin sen mukana. Pidä tämä mielessä, jos valitset tämän menetelmän.

Toinen tapa poistaa tämän ongelman tallentamalla asiakirjasi automaattisesti oletusarvoiseen "Kaikki" -tilaan (jota ei voi poistaa). Laajenna siis ensin DOCS -osio sivupalkissa ja napsauta LISÄÄ UUSI -painiketta.

2. Asiakirjan mukauttaminen

Aloita antamalla uudelle asiakirjalle otsikko.

Nyt voit alkaa mukauttaa asiakirjasi ulkoasua kansikuvan ja kuvakkeen avulla. Vie hiiri otsikkoalueen päälle ja napsauta Lisää kuvake lisätäksesi kuvakkeen ja Lisää kansi valitaksesi kansikuvan.

Asiakirjasi pitäisi näyttää samanlaiselta kuin alla oleva kuva. Klikkaa Laajenna kuvake tarkastellaksesi asiakirjaa koko näytön näkymässä.

3. Sivujen ja alasivujen lisääminen asiakirjaan

Yksi ensimmäisistä asioista, jotka huomaat, on ClickUp-dokumenttien tarjoama käytännössä rajoittamaton kanvastila, mikä tarkoittaa, että sinulla on runsaasti tilaa sisällön lisäämiseen ja järjestämiseen. Voit myös jakaa sisältösi useille sivuille napsauttamalla Lisää sivu -painiketta.

Voit jakaa kunkin sivun sisällön edelleen alasivuiksi. Sinun tarvitsee vain viedä hiiri sen sivun päälle, johon haluat lisätä alisivun, ja klikata sinistä + kuvake.

Kun napsautat ellipsi plus-kuvakkeen viereen saat valikon vaihtoehtoja, joiden avulla voit tehdä muutoksia sivuun, mukaan lukien nimeäminen, monistaminen tai poistaminen.

Asiakirjaan lisättävien sivujen ja alasivujen lukumäärää ei ole rajoitettu. Voit myös muokata jokaista lisäämääsi sivua ainutlaatuisella kuvakkeella ja kansikuvalla.

4. Mallin lisääminen tyhjälle sivulle

ClickUpin valmiit mallit voivat säästää paljon aikaa ja vaivaa sisällön lisäämisessä ja muotoilussa. Pääset mallikirjastoon vinoviiva-komennon kautta kirjoittamalla /template (merkitty "1" alla olevassa kuvassa) ja lyömällä Tulla sisään näppäimistöllä tai napsauttamalla sauvan painike (merkitty "2") oikealla.

ClickUpin asiakirjamallit kattavat laajan valikoiman luokkia HR: stä ja rekrytoinnista suunnitteluun ja tuotteisiin. Jokainen malli on hyvin muokattavissa, joten voit räätälöidä sen erityistarpeidesi ja mieltymystesi mukaan.

5. Sisällön lisääminen tyhjälle sivulle

Mallin sijaan voit lisätä sisältöä tyhjästä kirjoittamalla suoraan asiakirjaan. Kun korostat tekstiä, saat joukon muotoiluvaihtoehtoja, joiden avulla voit muokata sen ulkoasua, kommentoida sitä tai muuntaa sen tehtäväksi.

Voit myös avata vinoviiva-komentovalikon lisätäksesi eri sisältötyyppejä sivulle – napsauta vain pientä + kuvaketta tai paina vinoviivaa (/) -näppäintä.

Vinoviivakomentovalikosta voit lisätä työtilaan luomiasi luetteloita tai mitä tahansa ulkoista sisältöä, kuten verkkosivustoa, Google-dokumenttia tai YouTube-videota.

Tämän valikon avulla voit myös parantaa sivusi järjestystä lisäämällä edistyneitä lohkoja, kuten sarakkeita, taulukoita, jakajia, painikkeita ja sisällysluetteloa.

6. Sivun ulkoasun mukauttaminen

Jos haluat muokata käsittelemäsi sivun ulkoasua, sinun on ensin napsautettava -kuvaketta vasen nuolikuvake avataksesi sivupalkin.

Sivun tiedot -välilehden yläosa on jaettu Perus- ja Lisätietoihin. Molemmissa osioissa voit valita kirjasintyypin ja myös säätää sivusi fonttikokoa, rivin korkeutta, kappaleväliä ja sivun leveyttä.

Kun vierität alaspäin, seuraavassa osiossa voit mukauttaa sivusi otsikkoalueen ulkoasua. Voit ottaa eri vaihtoehdot käyttöön tai poistaa ne käytöstä sen mukaan, mitä elementtejä haluat näyttää sivusi otsikossa.

Alla olevassa kuvassa on käytössä neljä otsikkoelementtiä: kansikuva, sivun otsikko ja kuvake, omistaja ja päivityspäivämäärä.

Sivun tiedot -välilehdessä on myös Tilastot-osio, jossa voit tarkastella sisällössäsi olevien sanojen ja merkkien määrää sekä arvioitua lukuaikaa.

Voit tarkastella näitä koko asiakirjasi tilastoja valitsemalla Doc -vaihtoehto vieressä olevasta avattavasta nuolesta Sivu -painiketta.

Suhteet ja viittaukset -välilehdellä voit linkittää nykyisen sivusi muihin ClickUpin tehtäviin ja asiakirjoihin. Tässä välilehdessä on kolme pääosiota:

• Sivujen linkit: The + -kuvakkeen avulla voit linkittää mihin tahansa ClickUp-työtilasi tehtävään tai asiakirjaan. Linkittäminen muille alueille ei ainoastaan ​​anna sinulle pääsyä niille nykyiseltä sivulta, vaan se myös luo käänteisen linkin, jonka avulla voit käyttää nykyistä sivuasi linkitetyiltä alueilta.
• Viitteet: Kokoelma kaikista työtilasi alueista, joissa käsittelemäsi asiakirja on mainittu.
• Ulkoiset linkit: Kokoelma asiakirjassasi käytetyistä ulkoisista linkeistä.

Voit parantaa työsi organisointia ja liitettävyyttä tällä ominaisuudella, mikä tekee asiaan liittyvien tietojen löytämisestä vaivatonta ja tarjoaa saumattoman navigointikokemuksen.

8. Tuonti ja vienti ClickUp Docsissa

Tuonti ja vienti -välilehdellä voit tuoda HTML-tiedostoja ClickUp-asiakirjaasi sekä viedä sivun (tai kaikki asiakirjan sisältämät sivut) PDF- tai HTML-tiedostona.

9. Asiakirjan tekeminen yhteistyössä tiimin jäsenten kanssa

Kanssa Jaa -painiketta, voit valita tiettyjä työtilan jäseniä, joiden kanssa haluat tehdä yhteistyötä, tai jakaa linkin dokumenttiin ihmisten kanssa, jotka eivät kuulu työtilaan.

Siellä on myös kommentointiominaisuus, jonka avulla voit olla yhteydessä ihmisiin, joilla on pääsy asiakirjaan. Voit jakaa tiedostoja, äänimuistiinpanoja ja näyttötallenteita tehdäksesi yhteistyöstä interaktiivisempaa ja tehokkaampaa.

Luo ensimmäinen asiakirjasi ClickUp Docsilla

ClickUp Docs on tehokas ja monipuolinen ominaisuus, joka tekee asiakirjojen luomisesta, hallinnasta ja yhteistyöstä helppoa. ClickUp Docs on laaja valikoima muotoiluvaihtoehtoja ja saumaton integrointi muuhun työtilaan, joten se on täydellinen työkalu työnkulkujen virtaviivaistamiseen ja tuottavuuden parantamiseen. Tämän lisäksi on monia muita ClickUp-ominaisuuksia, joita kannattaa tutkia.