Haluatko pysyä järjestyksessä ja tuottavana ilman paperin vaivaa? Opi luomaan oma digitaalinen suunnittelija Google Sheetsissa.
Päivittäisten tehtävien ja aikataulujen järjestäminen voidaan yksinkertaistaa digitaalisella suunnittelijalla. Onneksi sinun ei tarvitse maksaa erikoissovelluksesta tai kamppailla liian monimutkaisen ohjelman kanssa – Google Sheets voi tehdä työn.
Digitaalisen suunnittelijan luominen Google Sheetsissä on sekä helppoa että yksinkertaista. Suunnitteletpa sitten henkilökohtaisia tai työhön liittyviä tehtäviä, siinä on kaikki ominaisuudet, joita tarvitset järjestäytymiseen ja vastuiden hoitamiseen.
Vaihe 1: Valmistele Google-taulukko
Arkin valmistelua varten säilytämme vain rivit ja sarakkeet, jotka sopivat päivittäiseen suunnittelijaan, ja poistamme loput. Voit myös valita tämän vaiheen myöhemmin. Näin:
- Avaa a tyhjä Google-taulukko.
- Valitse ensimmäinen sarake, jonka haluat poistaa (tässä esimerkissä se on sarake H) ja paina Ctrl + Shift + oikea nuoli valitaksesi loput sarakkeet oikealta.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella kohtaa korostetulla alueella ja valitse Poista sarakkeet.
- Valitse ensimmäinen rivi, jonka haluat poistaa (tässä esimerkissä se on rivi 35) ja paina Ctrl + Vaihto + alanuoli valitaksesi loput alla olevat rivit.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella kohtaa korostetulla alueella ja valitse Poista rivit.
Vaihe 2: Lisää tekstiä Digital Planneriin
Lisätään nyt tekstiä digitaaliseen suunnittelijaan. Tämä sisältää otsikon, päivämäärän, tärkeimpien prioriteettien, tehtäväluettelon, muistiinpanot ja aikavälit (päivän ajoitusta varten).
Käytämme tässä digitaalisessa suunnittelijassa 1 tunnin aikavälejä klo 6.00–22.00. Lisäämme valintaruudut jokaisen tehtävän viereen, päivämäärävalitsimen ja poimimme viikonpäivän nimen päivämäärästä.
- Lisää tekstiä suunnittelijan eri osien merkitsemiseksi (kuten alla olevassa kuvassa).
- Kirjoita soluun 6AM B6. Huomaa, kuinka se muuttuu automaattisesti kello 6:00:ksi.
- Kun solu B6 on valittuna, aseta kohdistin solun oikean alakulman päälle, jolloin se muuttuu plussymboliksi.
- Napsauta ja vedä kohdistin alas soluun B22, pidentämällä aikaa klo 22:een.
- Valitse ensimmäinen solu, joka sisältää tehtäväluettelon valintaruudun. Siirry kohtaan Lisää -välilehti ja valitse Valintaruutu avattavasta valikosta.
- Napsauta ja vedä alas solun oikeaa alakulmaa kopioidaksesi valintaruudun muihin soluihin.
- Valitse solu, johon haluat lisätä päivämäärävalitsin, ja siirry kohtaan Data -välilehti ja valitse Tietojen validointi.
- Klikkaus Lisää sääntö avautuvassa oikeanpuoleisessa ruudussa.
- Valitse Kriteerit-kohdasta On voimassa oleva päivämäärä. Ja jos tiedot ovat virheellisiä, Hylkää syöte. Klikkaus Tehty pelastaa.
- Valitse solu näyttääksesi viikonpäivän nimen. Kirjoita seuraava kaava saadaksesi viikonpäivän nimen päivämäärästä, missä C2 on solu, jossa on päivämäärävalitsin:
=upper(text (C2, “dddd”))
Jos et ole valinnut päivämäärää, viikonpäivän nimeksi on oletusarvoisesti lauantai (kuten yllä olevassa kuvassa näkyy).
Vaihe 3: Mukauta Digital Plannerin ulkoasua
Tässä vaiheessa digitaalinen suunnittelija näyttää melko tylsältä ja yksinkertaiselta. Sovellamme joitain Google Sheetsin muotoiluvinkkejä jotta se näyttäisi paremmalta.
Tämä sisältää solujen leveyden säätämisen, solujen yhdistämisen, reunusten käyttämisen ja värin lisäämisen. Piilotamme myös ruudukot ja muokkaamme tekstin ulkoasua puhtaamman ilmeen saamiseksi.
- Säädä sarakkeiden leveyksiä alla olevan kuvan mukaisesti tai mieltymystesi mukaan.
- Valitse ajoitusosiossa solut ja napsauta Rajat -kuvaketta ja valitse Kaikki rajat.
- Valitse solu tärkeimmistä prioriteeteista ja napsauta Rajat -kuvake ja valitse Alareuna.
- Napsauta ja vedä solun oikeasta alakulmasta lisätäksesi alareunuksen muihin soluihin. Tee sama tehtäväluettelo-osiossa.
- Valitse otsikkosolut alla olevan kuvan mukaisesti ja napsauta Yhdistä solut -kuvaketta.
- Toista edellinen vaihe yhdistääksesi kaikki alla olevat korostetut osiot.
- Kun muistiinpanosolu on valittuna (kuten alla), aseta Pystytasaus arvoon Ylös ja Tekstin rivitys kohteeseen Kääri. Tämä varmistaa, että kirjoittamasi muistiinpanot alkavat ylhäältä ja sopivat siististi soluun.
- Mene Näytä, Näytä, ja poista valinta Ruudukkoviivat piilottaa niitä.
- Valitse solut, jotka haluat värittää, napsauta Täyttöväri -kuvaketta ja valitse väri. Voit valita käytä vaihtoehtoisia värejä aikataulu-osioon.
- Valitse tekstiä sisältävät solut ja muuta niiden fonttia, kirjasinkokoa, tasausta ja väriä.
Vaihe 4: Käytä ehdollista muotoilua Digital Plannerissa
Tässä suunnittelijassa yliviivataan valmiit tehtävät tehtäväluetteloosiossa. Tämä auttaa sinua näkemään yhdellä silmäyksellä, mitä on tehty ja mitä on jäljellä seuraavalle päivälle.
- Korosta tehtäväluettelo-osiossa valintaruutujen vieressä olevat solut.
- Siirry kohtaan Muoto -välilehti ja valitse Ehdollinen muotoilu.
- Alla Muotoilusäännöt, valitse Mukautettu kaava on.
- Kirjoita kaavaruutuun seuraava vahvistaaksesi, onko solun E12 valintaruutu valittuna:
=$E12=True
Koska tämä on suhteellinen soluviittaus, se säätyy automaattisesti vastaamaan jokaista korostettua solua. - Aseta tekstin muotoiluksi Yliviivattu ilman täyteväriä.
- Klikkaus Tehty tallentaaksesi muutokset.
Tässä on ehdollinen muotoilu toiminnassa.
Vinkkejä digitaalisen suunnittelijan ylläpitoon ja päivittämiseen Google Sheetsissa
Kun olet luonut digitaalisen suunnittelijan Google Sheetsissä, on tärkeää pitää se järjestyksessä ja helposti päivitettävänä. Tässä on muutamia käteviä vinkkejä, joita kannattaa harkita:
1. Tallenna mallisi malliksi
Kun olet viimeistellyt suunnittelijasi suunnittelun, nimeä Google Sheets -työkirja uudelleen nimellä "Daily Planner Template".
Kopioi tämä malli uuden kuukauden alussa - siirry kohtaan Tiedosto -välilehti ja valitse Tee kopio. Tämä antaa sinulle puhtaan alun joka kerta ja antaa sinun säilyttää aiemmat tiedot tulevaa tarvetta varten.
2. Pidä "Day 0" -arkki mallissasi
Aseta koskematon versio päivittäisestä suunnittelijastasi työkirjan alkuun. Suunnittele uusi päivä kopioimalla "Day 0" -arkki, nimeä se päivän päivämäärällä ja aloita suunnittelu.
3. Käytä värikoodausta selkeyden vuoksi
Tehtävien värikoodauksen avulla voit nopeasti arvioida tehtäväluokkia, prioriteetteja tai edistymistä. Esimerkiksi kategoriapohjaisessa värikoodauksessa voit käyttää sinistä työhön liittyvissä tehtävissä, oranssia henkilökohtaisissa asioissa ja vaaleanpunaista tapaamisissa tai kokouksissa.
Voit tehdä tämän manuaalisesti tai käytä ehdollista muotoilua automatisoida prosessi tiettyjen kriteerien perusteella.
Pysy keskittyneenä Google Sheetsin yksinkertaisen digitaalisen suunnittelijan avulla
Digitaalisen suunnittelijan käyttäminen Google Sheetsissa pitää asiat yksinkertaisina, joten voit pysyä järjestyksessä ja keskittyä. Joten nyt, kun sinulla on vaiheet sellaisen luomiseen tyhjästä, luo omasi toteuttamalla ne. Avain tavoitteidesi saavuttamiseen alkaa tästä.
