Luo kokousohjelmia helposti kokousodotuksia käyttämällä [iPad]

Mainos

Vaikka kukaan meistä ei odota osallistumistaan ​​kokouksiin, onneksi on olemassa useita hyödyllisiä verkko- ja mobiilisovelluksia, kuten AgreeDo Sovittu: Kirjoita ja hallinnoi yrityskokouspöytäkirjaasi ilmaiseksi verkossaOlen jo useita viikkoja etsinyt helppokäyttöistä verkkosivustoa tai sovellusta, jonka avulla voisin pitää ja tallentaa kokouspöytäkirjoja. Perinteinen tekstiasiakirjamalli ei ole enää tuottava ... Lue lisää , jotka helpottavat kokousten suunnittelutehtävää. Kaikki onnistuneet kokoukset alkavat hyvin harkitusta esityslistasta, joka sisältää selkeästi määritellyn tavoitteen ja tarkoituksen jokaiselle asialistalle. Hyvin kehitetty esityslista voi auttaa sinua ja ryhmäsi jäseniä pysymään keskittyneinä ja ehkä vähentämään tapaamasi aikaa.

Käytän säännöllisesti MyCommittee Omakomissio on paras online-työkalu online-esityslistojen ja pöytäkirjojen luomiseenVerkkotyökalut ja resurssit tehokkaiden kokousten järjestämiseen ovat laajat ja monipuoliset ja erittäin hyödylliset. Sivustoilla, kuten MyCom komitea.com, voit vähentää edestakaisin sähköpostien ja asiakirjojen edelleenlähetyksen tarvetta koota yhteen ...

Lue lisää kehittää esityslistoja ja ottaa minuutteja useimpiin järjestäniini ja helpottamiini kokouksiin. Mutta olen myös löytänyt hyvin harkitun iPad-sovelluksen nimeltä Kokoukset Odotukset (ilmainen), suunniteltu kokousohjelmien luomiseen ja jakamiseen. Vaikka sovellusta ei ole suunniteltu kestämään minuutteja, se sisältää ominaisuuden, jota voitaisiin käyttää hyppysellisesti tähän tarkoitukseen.

Perusasetukset

Kokousodotukset on puhdas käyttöliittymä, joka todella säästää muutaman napautuksen, kun lisäät tietoja. Voit asettaa esityslistan napauttamalla vain + -painiketta valikkopalkin vasemmassa yläkulmassa. Kokouksen pakolliselle nimikkeelle, sijainnille, päivämäärälle ja ajalle on merkintäkentät.

Siellä on myös “tarkoitus”Kenttä, jota ei pidä sivuuttaa. Hyvin harkitussa kokouksessa tulisi olla selkeästi määritelty tarkoitus, joka alkaa jonkinlaisella toimintaverbillä - esim. ”arvioi nykyinen markkinointistrategia ”.

Meeting Expectations sisältää myös osanottajien ominaisuuden, joka muodostaa yhteyden iPadin yhteystietoluetteloon. Epäilemättä ihmiset, joiden kanssa tapaat, ovat todennäköisesti tai heidän tulee olla yhteystietoluettelossasi. Jos osallistuja ei ole luettelossasi, voit lisätä uusia yhteystietoja sovelluksen sisällä. Tämä ominaisuus ei ole vain ajansäästö, koska se vähentää nimien ja sähköpostiosoitteiden kirjoittamisen tarvetta, mutta se on hyödyllinen myös jakamalla esityslista nopeasti osallistujille sähköpostitse.

Esityslistan kohteiden asettaminen

Kokousodotukset ovat todella ajan säästäjä, kun on kyse esityslistan laatimisesta. Voit lisätä esityslistan kohtia tietysti syöttökentän avulla, mutta sovellus säästää muutama napautus sen määrittämisen perusteella. Kun olet kirjoittanut syötteesi ja napauta Tehty -painiketta, sovellus lisää kohteen luetteloon, mutta onneksi se ei sulje näppäimistöä.

Huomaa - tyypillisesti esityslistan kohteiden tulisi alkaa toimintaverbillä, esim. Tarkastele, arvioi, keskustele, Brainstorm, raportti, selvitys.

Voit jatkaa esityslistan kohtien lisäämistä, joille kullekin on oletuksena annettu 15 minuuttia. Tässä vaiheessa älä ole huolissasi aikataulujen asettamisesta jokaiselle asialistalle.

Kokousodotuksiin sisältyy myös hieno pieni ominaisuus lounas- ja kahvitaukojen lisäämiseen esityslistallesi. Näiden kohteiden oletusaika on 45 ja 15 minuuttia, mutta aikoja voidaan säätää.

Uusien ja tärkeiden esityslistan kohtien tulisi sisältää myös kyseisestä kohdasta vastaavan osallistujan nimi sekä lyhyt kuvaus miksi kohta lisätään esityslistalle. Kokousodotusten kehittäjät ymmärsivät selvästi esityslistan asioiden määrittelemisen tärkeyden.

Voit napauttaa esityslistan kohtaa ja lisätä kyseisestä kohdasta vastaavan ryhmän jäsenen nimen sekä lyhyt kuvaus ja huomautukset siitä, mitä käsitellään kyseisessä esityslistan osassa. Hiukan, tätä ominaisuutta voitaisiin käyttää myös minuutteihin. Päiväohjelmasi kuvaukset ovat piilossa, kun olet sovelluksen päiväohjelmaeditori, mutta ne näkyvät tallennetulla kotisivulla ja sähköpostissa.

Kuten huomaat, kokousodotukset laskevat automaattisesti kokouksen kestoajan kullekin esityslistan kohdalla varatun ajan perusteella. Tämä on suloinen pieni säästö, ja tietysti esityslistan kohtia ja aikoja voidaan muokata. Kohteita voidaan myös helposti siirtää tai poistaa. Kyky säätää aikoja voidaan tehdä myös kokouksen aikana. Joten jos siirryt tietyn kohdan ajan myötä, voit mukauttaa muita esityslistan kohtia niin, että kokous päättyy aikataulussa.

Agendan jakaminen

Kun olet asettanut esityslistan, kaikki antamasi tiedot on muotoiltu hienosti sovelluksen kotisivulle. Muista kuitenkin napauttaa Tallentaa -painiketta ennen sovelluksen sulkemista, muuten kaikki tallentamattomat tiedot poistetaan.

Kokousodotukset tekevät siitä erittäin helpon jakaa esityslistat sähköpostitse. Oikea sähköposti sisältää kaikki kokouksen esityslistatiedot, mukaan lukien päivämäärä ja aika, sekä esityslistan kohdat ja muistiinpanot. Valitettavasti joudut kuitenkin syöttämään osallistujien sähköpostiosoitteet manuaalisesti Kokousten odotukset -luodon sähköpostiosoitteen kenttään. Se säästää joitain vaiheita, jos sovellus tekisi sen puolestasi.

Siitä huolimatta, että lähetät esityslistan osallistujille muutama päivä tai viikko ennen kokousta, on hyvä tapa tehdä yhteistyötä ja saada lisäpanostusta esityslistaan.

Voit myös tallentaa päivämäärän ja esityslistan kohteet iPadin Kalenteri-sovellukseen.

Muut ominaisuudet

Toinen valtava ajansäästö Kokousodotuksissa on kyky kloonata tallennetut kokoukset. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse kirjoittaa uudelleen edellisten kokousten esityslistan kohtia, vaan yksinkertaisesti muokata niitä seuraavaa kokousta varten. Tämä on erityisen hyödyllinen ominaisuus toistuvissa, säännöllisesti järjestetyissä kokouksissa, joissa on esitelty sekä vanhoja että uusia asialistaa.

Voit myös tallentaa esityslistat ajoittamattomina luonnoksina, ja tietysti kaikki esityslistat arkistoidaan.

Kaiken kaikkiaan Meeting Expectations on hyvin suunniteltu, aikaa säästävä mobiilisovellus. Se olisi vielä parempi työpöytäsovelluksena. Kokousodotukset korvaavat tarpeen käyttää Microsoft Word -pohjia tai muita puhtaasti tekstipohjaisia ​​sovelluksia. Tämä sovellus tekee esityslistat näyttämään ammattimaisilta.

Kokousodotukset ovat ensimmäisessä versiossa, joten toivon, että se tarkoittaa lisäominaisuuksia, mukaan lukien kyky tallentaa esityslistoja Dropbox ja PDF-tiedostoina. Muutamiin muihin toiveisiin kuuluu kyky lisätä nimiä osallistujien luettelon muistiinpanoihin sen sijaan, että tarvitsee kirjoittaa niitä käsin. Nämä ovat vähäisiä pyyntöjä, etenkin koska iTunes App Storessa on vain muutama samanlainen mobiilisovellus.

Kerro meille mitä ajattelet Kokousodotukset. Kokeiletko sitä vai käytätkö jo jo toista samanlaista ratkaisua?