Kuinka lisätä tuottavuuttasi hilloistuntojen ja Google-kalenterin avulla

Mainos

Joidenkin tuottavuusvinkkien näyttäminen kestää niin kauan, että tuntelet itsesi heti lukemalla niistä. Jam-istunnot ovat erilaisia.

Ehkä ainoat jam-istunnot, joista tiedät, liittyvät muusikoihin, jotka tekevät yhteistyötä luovasti ja spontaanisti. Mutta on myös tuottavuuteen liittyviä jam-istuntoja. Kerro meille, kuinka voit lisätä ne päiväsi.

Mikä on Jam Session ja kuinka se lisää tuottavuutta?

Tuottavuuden kannalta hilloistunto on nimetty ajanjakso Ajan esto - salainen ase parempaan keskittymiseenEtsitkö tehokkaampaa tapaa organisoida työpäivät? Kokeile ajan estoa. Tämä aikahallintataktiikka voi auttaa pitämään sinut kurssilla pitämällä häiriötekijöitä, viivyttämistä ja tuottamatonta monitehtävää loitolla. Lue lisää vain keskittymiseen prioriteetteihin. Tukosistunnon pituus vaihtelee, mutta se on yleensä 60–90 minuuttia. Suunnittele vähintään kaksi, ehkä kolme, hilloistuntoa päivässä.

Jam-istunnot tarjoavat seuraavan tason tuottavuusvoiman pakottamalla sinut laittamaan energiaa tärkeimpiin tehtäviin. Toisin sanoen, älä aloita hiljaistuntoa ennen kuin päätät, mitkä ovat prioriteettisi.

Varmista myös, että tekemäsi vastuut ovat todella tärkeitä tavoitteiden saavuttamiseksi. Esimerkiksi, jos olet yrityksen omistaja, tavoitteesi keskittyvät todennäköisesti kannattavuuteen. Jos olet joku innokas etenemään yritysportaalla, työskentelet todennäköisesti urakehityksen parissa.

Jam-istuntojen aikaherkkä luonne toimii myös motiivina. Monet ihmiset käyttävät lähtölaskuria jokaisen aikana. Nopea katsaus vähenevään kellonaikaan voisi riittää pitämään sinut radalla.

Jam-istunnot eivät kuitenkaan toimi hyvin, jos et ymmärrä kuinka niiden periaatteet pannaan täytäntöön. Katso alla olevat toteutettavissa olevat ehdotukset. Ne liittyvät tekniikoihin ja työkaluihin, joita jo käytät tai jotka voidaan helposti oppia.

1. Merkitse itsesi “varattu” antamatta yksityiskohtia

Tiesitkö, että on mahdollista ilmoittaa, että et ole käytettävissä Google-kalenterissasi antamatta yksityiskohtia miksi?

Kun lisäät uuden tapahtuman kalenteriin, napsauta Lisää vaihtoehtoja painiketta.

Varmista, että tapahtumasi näkyy nimellä Kiireinen kaikille, jotka voivat katsella kalenteriasi.

Tämä ominaisuus on kätevä, jos haluat kokeilla hiljaistuntoja yksityisesti jonkin aikaa, antamatta kenenkään muun tietää tekemästäsi.

2. Lisää Jam Sessions henkilökohtaiseen Google-kalenteriin

Jaetut Google-kalenterit palvelevat tarkoitustaan. Niistä voi kuitenkin tulla kaoottisia, kun käyttäjien lukumäärä kasvaa. Siksi on järkevää ilmoittaa hiljaistunnosi kertaa yksityisessä Google-kalenterissa.

Jos haluat luoda uuden Google-kalenterin, jota vain sinä voit käyttää, siirry Google-kalenteriin ja keskity vasempaan valikkoon.

Etsi Kalenterini -kohdan ja sitten sen yläpuolella oleva plusmerkki. Se on suoraan oikealla puolella Lisää ystävän kalenteri vaihtoehto.

Klikkaa plus-merkki, valitse sitten Uusi kalenteri.

Sieltä avaat asetusruudun, jossa voit ilmoittaa kalenterin nimen. Luo halutessasi kalenteri vain hilloistuntoihin. Napsauta sitten Luo kalenteri.

Sen jälkeen näet harmaan ruudun näytön alareunassa. Se vahvistaa kalenterin luomisen ja sisältää Määritä linkki siihen. Linkkiä napsauttamalla avautuu suuri vaihtoehtopaneeli.

Voit tehdä kalenterista vain sinulle saatavan. Muista kuitenkin, että hilloistunnot ovat keskeytymättömiä ajanjaksoja. Siksi saatat jakaa kalenterin puolisoille, pomoille tai avustajille. Sitten henkilö voi viitata siihen ja tietää milloin aikaasi ei ole asetettu.

Haluatko lisätä hilloistuntoja olemassa olevaan yksityiseen kalenteriin uuden luomisen sijaan?

harkita käyttämällä värikoodausjärjestelmää Google-kalenterin optimointi mukautettujen asetusten avullaOletko säätänyt Google-kalenterin oletusasetuksia tarpeitasi vastaavaksi? Vain muutama napsautus voi auttaa sinua järjestäytymään paremmin ja säästää aikaa. Lue lisää . Napsauta kalenterin aluetta, joka on varattu tukosistuntoon. Tämän tekeminen avaa tapahtumaruudun. Voit kirjoittaa nimen ja ajan sekä valita sopivan kalenterin, jos sinulla on useita. Sinisen napsauttamisen sijasta Tallentaa painiketta, valitse Lisää vaihtoehtoja sen vasemmalla puolella.

Sitten voit valita värin tapahtumalle, merkitä itsesi olevan käytettävissä tai varattu ja paljon muuta. Erityisten värien käyttäminen hilloistuntoihin antaa sinulle mahdollisuuden varmistaa saatavuus yhdellä silmäyksellä.

3. Priorisoida tehtäväluettelon kohteesi

Jos olet kuin jotkut ihmiset, kirjoitat epäjärjestyneitä tehtäväluetteloita luokittelematta tehtäviä tärkeysjärjestyksen mukaan. Onneksi on monia tapoja organisoida vastuut tärkeysjärjestyksessä.

Muista, että tämä on jam-istuntojen keskeinen periaate: keskity vain painokkaimpiin tehtävät, jotka ajavat sinut lähemmäksi tavoitteitasi Kuinka erotella tehtäviä Google-kalenterilla fokusoinnin ja tuottavuuden lisäämiseksiMonitehtävä ei toimi. Osoitamme sinulle, kuinka voittaa vaihtokustannukset panostamalla useita samanlaisia ​​tehtäviä. Tämä kiihdyttää keskittymistä ja tuottavuutta. Lue lisää .

Onko priorisoinnin löytäminen vaikeaa? Kokeile ensin kirjoittaa kaikki tehtävät muistiin. Sinulla voi olla 20 tai enemmän, ja se on ok.

Kapea sitten kavenna tehtäväluettelo kolmesta viiteen pakollisiin tehtäviin. Nämä tehtävät ovat asioita, joista on huolehdittava hiljaistunnon aikana.

4. Tee tehtävistä virtaviivaisempi chunkingilla

Chunking tai ajan esto Kuinka estää aikaa Google-kalenterissa tuottavaan työpäiväänTaisteletko ajanhallinnan kanssa? Näytämme kuinka estää Google-kalenterisi aika lisätäksesi keskittymistä, vähentää stressiä ja parantaa tuottavuutta. Lue lisää , on tuottavuutta parantava strategia, jota voit käyttää tukosessioon. Se voi tarkoittaa suurten tehtävien jakamista pienemmiksi segmenteiksi. Vaihtoehtoisesti voit käyttää sitä yhdistämään samanlaisia ​​tehtäviä yhdeksi.

PowerPoint-esityksen tekeminen on esimerkki huomattavasta tehtävästä. Et voi lopettaa sitä yhdessä tukoksessa. Saatat kuitenkin riippua halkeamisesta ja segmenttiä yhden tehtävän useampaan. Luo merkintöjä diaesityksen valinnan viimeistelemiseksi, tekstin lisäämiseksi, kuvien lisäämiseksi ja niin edelleen.

Vaihtoehtoisesti, ehkä on aika ostaa toimistotarvikkeet pian, mutta et ole vielä valinnut jälleenmyyjää. Älä kirjoita yhtä luettelokohdetta, jonka otsikko on ”Tarvikkeiden tutkimushinnat”, ja toista, jonka lukee ”Osta tarvikkeita”. Sen sijaan yhdistä molemmat yhdeksi tehtäväluetteloksi: ”Määritä tarvikkeiden hinnat ja osta tarvittavat kohteita.”

Halkaisun käyttäminen suurten tehtävien jakamiseen saa sinut tuntemaan vähemmän hätää.

Toisaalta, muuttamalla samanlaisia ​​pienempiä vastuita yhdeksi lyhentää tehtäväluetteloa ja tarkentaa sitä.

Chunking antaa suunnan myös hilloistunnoillesi. Se auttaa segmentoimaan tehtäväluettelon, jolloin toimintakohteet näkyvät paremmin.

5. Lisää tehtäväluettelokohteita, jotka asettavat toiveita muille

Jam-istunnot ovat turhia, jos olet häirinnyt. Ehkä et kuitenkaan ole tottunut sivuuttamaan kaikkea toisten antamaa tietoa määrätyn ajanjakson ajan.

Siinä tapauksessa ihmiset, joiden kanssa olet tekemisissä, eivät todennäköisesti ole tottuneet vastaamaan sinulta.

Siksi suunnitellun hilloistunnon päivässä tehtäväluettelon tulisi antaa aikaa odotusten asettamiselle. Voit määrittää automaattisia sähköpostiviestejä tai tekstiviestejä, jotka kuvaavat ajanjaksoa, jolloin et ole käytettävissä. Jos olet kysyntähenkilö, harkitse vaihtoehtoisen yhteyshenkilön nimeämistä poissa ollessasi.

Aseta lopuksi puhelin lentokonetilaan varmistaaksesi, että häiriötekijä on mahdollisimman tehokas.

6. Ymmärtää prioriteettimuutokset

Yksi jam-istunnon tärkeimmistä säännöistä on, että laitat energiaa vain prioriteetteihin.

Sinun on kuitenkin pidettävä mielessä myös, että tavoitteesi voivat vaihdella. Kiireellisten määräaikojen ja odottamattomien pyyntöjen takia priorisointi on joskus tarpeen.

Jam-istunto on tehtäväkeskeinen ajanjakso. Harkitse asioita, jotka aiot suorittaa istunnosi aikana, muuttuviksi kohteina, kun tarpeesi muuttuvat. Käytä samaa ajattelutapaa järjestäessäsi ja järjestäessäsi tehtäväluetteloa.

Mitä aiot saavuttaa ensimmäisessä jam-istunnossasi?

Ehkä olet halunnut kokeilla hiljaistuntoja jonkin aikaa tai oppinut niistä vain lukemalla tämän artikkelin. Kummassakin tapauksessa ymmärrät nyt, miksi jam-istunnot ovat kannattavia, ja kuinka ne voivat auttaa sinua menestymään. Käytä yllä olevia vinkkejä tehdäksesi hiljaistunnot osaksi päivittäistä rutiiniasi.

Mitä aiot varata tällä viikolla? Kerro meille alla olevasta kommenttiosasta.

Kuvahyvitys: leungchopan /depositphotos