Kuinka parantaa projektien seurantaa ja hallintaa Podion avulla

Mainos

Kun ihmiset ajattelevat työkalut projektinhallintaan Intellinote: Laita tehtävät, tiedostot, viestit ja online-tapaamiset yhteen paikkaanIntellinote helpottaa hallintaa, yhteistyötä ja parempaa kommunikointia joukkueesi, kollegoidesi kanssa ja asiakkaille kattavalla sekoituksella tiedostojen jakamista, järjestämistä ja reaaliaikaista videota ja tekstiä chat. Lue lisää tyypillisesti Microsoft Projectin kaltaiset ohjelmat tulevat mieleen. Nyt se on tietysti loistava työkalu projektin tehtävien, aikataulujen, toimitusten ja resurssien hallintaan. Mutta mihin käytät seurata useita hankkeita?

Yhden tai kymmenen työntekijän työkalu, joka voi seurata tilaa ja kokouksia, lähettää muistutuksia ja jopa tallettaa kaikki projektin asiakirjat, on myös hyödyllinen. Täällä Podio auttaa sinua hallitsemaan useita projekteja, muiden ryhmää tai yksinkertaisesti tapaa seurata molempia. Tässä on joitain temppuja ja vinkkejä, joiden avulla voit hyödyntää Podion käyttöä projektien ja joukkueesi seuraamiseksi.

Ota käyttöön Podio-sovellukset

Podio on työkalu, joka käyttää sovelluksia hallita työtilan erilaisia ​​näkökohtia Podio: Yksi hallintapaneeli organisaation tehtävien hallintaan Lue lisää . Sovelluksia on saatavana toiminto- ja toimialoittain, ja ne sisältävät kokouksia, ideoita, asiakkaita, ostotilauksia, laskuja, yhteystietoja ja paljon muuta. Paras tapa käyttää Podioa on hankkia tarvitsemasi sovellukset. Aloita tarkistamalla Podio-sovellusmarkkinat ja tarkista saatavana olevat pakkaukset toiminnon tai toimialan mukaan. Näiden avulla pääset alkuun ja voit silti hankkia yksittäisiä sovelluksia myöhemmin.

Esimerkiksi, jos käytät Podioa varten tapahtumien hallintatoiminnot, on paketti, joka sisältää sovelluksia osallistujille, tapahtumapaikoille, toimittajille, puhujille, tapahtumille ja vierasluetteloon. Toinen esimerkki käyttää myyntiteollisuus ja sisältää paketin lyijynhallintaa varten, jossa on myynnin sovelluksia, liidejä, myyntikokouksia, viestintää ja tuotteita.

Seuraa Podion sovelluksia seurataksesi kaikkia projektisi osa-alueita, suuria tai pieniä. Nämä kaikki voidaan järjestää työtilan pääruudulle ja sisältää kentät, joita todennäköisesti tarvitset. Mutta voit myös muokata mitä tahansa sovellusta mukauttaaksesi sitä juuri haluamallasi tavalla. Nämä sovellukset ovat Podion selkäranka ja antavat sinulle suuren joustavuuden projektien ja niiden liikkuvien osien seuraamisessa.

Hyödy yhdistetyistä palveluista ja laajennuksista

Podion hyödyllinen ominaisuus on sen yhteys muihin palveluihin. Jos olet kiinnostunut yhdistämään Microsoft Exchange -kalenteri tapahtumien viemiseksi, sinun Mennä tapaamiseen tili kokousten käynnistämiseksi suoraan Podiosta tai sinun Evernote tiliäsi liittääksesi muistiinpanosi, Podio on peittänyt sinut. Seurataksesi tehtäviäsi ja pysyäksesi projektiesi kanssa, muiden käyttämien palveluiden yhdistäminen on ehdottomasti tapa. Podion onnistuneen käytön ansiosta näiden kytkettyjen palveluiden avulla voit vetää tarvitsemiasi esineitä, joita voi olla muualla, mutta jotka ovat välttämättömiä projektillesi.

Näiden palveluiden lisäksi voit helposti yhdistää Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync ja Dropbox. Yhdistäminen on helppoa; napsauta vain Tilin asetukset päänavigoinnista ja sitten Palvelut. Jokaisella palvelulla on oma yhteyspainike, ja kirjautumisen jälkeen näet heidän siirtyvän luettelossa ylöspäin, missä he ovat käyttövalmiita.

Yhdistävien palveluiden lisäksi voit hyödyntää Podiolaajennukset jotka integroituvat monien kolmansien osapuolien kehittäjien kanssa. Integrointi MailChimp-, Google Maps- ja Xero-sovellusten kanssa mahdollistaa entistä paremman kokemuksen Podiosta. Esimerkiksi siellä on QuickBooks-laajennus, jonka avulla voit tuoda asiakkaita ja tilitietoja Podioon, jossa voit sitten määrittää automaattisen laskutuksen järjestelmien välillä.

Kuinka Podio vertaa Trelloon

Jos et ole kokeillut muita työkaluja, kuten Podio, projektin seurantaan ja hallintaan, sitä voi helposti verrata Trelloon Trello - ainutlaatuinen, yksinkertainen ja tehokas projektinhallintajärjestelmä hyvästä kodistaTarkoittaako nimi Joel Spolsky sinulle mitään? Jos näin on, haluat lukea tämän viestin, koska se esittelee Spolskyn uusinta ja suurinta projektia. Ja jos ei, sinun pitäisi tietää, että tämä on ... Lue lisää , joka on toinen hieno työkalu. Jos olet kokeillut näitä molempia, sinulla on todennäköisesti parempana asema tai mahdollisesti käyttää niitä molempia, mutta erilaisiin asioihin. Ne molemmat tarjoavat perusteet projektien, tehtävien ja ihmisten seurannalle sekä käteviä ilmoituksia, muistutuksia ja työkalujen mukautettuja muotoiluvaihtoehtoja. Joten missä ne eroavat toisistaan?

työtila

Vaikka sekä Podio että Trello ovat siististi järjestäneet työtilat, Trello joutuisi kuulumaan ”helpompaan asennukseen” -luokkaan. Podion käyttöönotto vie hieman enemmän aikaa. Saatuasi tarvitsemasi sovellukset voit käyttää niitä määrittämään ruudut tai widgetit päätyötilaasi ja järjestämään ne näyttämään hyvältä. Trello: lla näet levyt heti ja valittuaasi näet korttisi. Kyllä, myös Trellolla on jonkin verran asennusaikaa, mutta se vietetään projektien ja tehtävien määrittäminen mielummin kuin asettamalla heille tarvitsemasi työkalut kuten Podiossa. Mutta jos et halua ottaa vähän aikaa luoda todella räätälöityä työtilaa, Podio sallii sen, missä Trello ei tee.

Yhdistetyt palvelut

Kun kyse on kalenterien yhdistämisestä, kokousohjelmisto Kuusi parasta ilmaista online-kokoustyökalua yhteistyöhön tiimisi kanssaPienet joukkueet eivät tarvitse kalliita yrityssovelluksia yhteistyöhön. Tässä on kuusi fantastista työkalua, joiden avulla voit hallita tiimisi tietoja, viestintää ja muuta. Ilmaiseksi. Lue lisää , tiedostohallinnat ja muistiinpanijat, Podiossa on yksinkertaisesti enemmän vaihtoehtoja. Voit liittää tiedostoja ja valokuvia Trello-korteille mm. Google Drive, Dropbox, Box ja OneDrive (alla). Voit myös yhdistää Trello -sovelluksen iCal-ohjelmaan tarkastellaksesi korttejasi tai jopa Sunrise-kalenteria, jos se on sinun ajoitusvaihtoehtosi. Mutta kaiken kaikkiaan Podiossa on enemmän joustavuutta kytkettyjen palveluiden vaihtoehtojen kanssa.

Mobiili käyttö

Molemmat Podio (iOS, Android) ja Trello (iOS, Android) on saatavana ilmaisia ​​mobiilisovelluksia, jotka tekevät projektin seurannasta todella kätevää. Puhelimesi tai tablet-laitteen osalta molemmat ovat peittäneet sinut. Jos olet visuaalinen henkilö, joka arvostaa Trellossa käytettyjä tauluja ja kortteja, olet erittäin tyytyväinen heidän sovellukseensa. Sillä on tyylikäs käyttöliittymä ja vetäminen on myös melko reagoiva. Samoin Podiossa on hyvä sovellus, jos haluat nähdä tietotaulukoita, viimeaikaisia ​​aktiviteetteja joukkueessasi ja tehdä päivityksiä kohteisiin. Kummassakin tapauksessa matkaviestinvaihtoehtojen avulla voit pitää yhteyttä projektiisi, ilmoituksiin ja joukkueesi, kun olet liikkeellä.

Vinkkejä Podion käyttöön

Podio on jälleen työkalu projektien, tehtävien ja jopa joukkueesi hallintaan, joka on aivan erilainen kuin ohjelmisto, kuten Microsoft Project. Se tarjoaa tavan seurata, tarkistaa tilaa, määrittää tehtäviä ja pitää projektisi huolellisesti suunnitellussa suunnitelmassa. Tässä on muutamia vinkkejä Podion käyttämiseen, jos et ole siihen uusi tai et ole hyödyntänyt kaikkia sen ominaisuuksia.

• Käytä ryhmänhallintaa Poissa toimistolta sovellus. Jokainen joukkueen jäsen voi helposti valita loma-, kauko- tai konferenssityypin kuvaamaan tyyppiä. Sitten, päivämäärien syöttämisen jälkeen, johtaja voi nopeasti hyväksyä tai hylätä toimistosta poissa olevan ajan. Voit lähettää myös ilmoituksia, jotka tarjoavat upeita muistutuksia, jos joku ryhmästäsi poistuu.
• Kokeile saatavana olevaa Verkkolomakkeet sivustollesi. Podio luo lomakkeita verkkosivustollesi yhdellä napin painalluksella. Voit muokata lomaketta ja lähettää saamasi jaettavan linkin tai laittaa upotuskoodin suoraan verkkosivustollesi. Aikaisemman tapahtumienhallinnan esimerkin avulla voit helposti saada lomakkeen, jonka kiinnostuneet asiakkaat voivat täyttää pyytääksesi palveluita heidän tapahtumaansa.
• Hyödynnä yksinkertainen vientiominaisuus. Jokainen käyttämäsi sovellus sisältää mahdollisuuden viedä tiedot. Tämä on erittäin kätevä päivittää joukkueesi tilakokouksessa tai pomosi, kun hän haluaa päivityksiä kaikista ryhmäsi projekteista. Vientiominaisuus voidaan nähdä, kun valitset jakoavainkuvaketta sovelluksen sisältä.
• Mukauta sovelluksia täysi tehokkuus. Jokaisessa sovelluksessa on tarvittavat perusteet. Mutta jokainen voi olla muokattu ja mukautettu jotta voit käyttää tarkkoja kenttiä, luetteloita, tiloja ja muita tarvitsemiasi kohteita jokaisessa. Napsauta vain kyseistä jakoavainkuvaketta, kun olet sovelluksessa ja valitse Muokkaa mallia.

Podio-suunnitelmat

Jos olet uusi Podiossa, siellä on muutama eri suunnitelma Voit valita sisällyttämällä a ilmainen vaihtoehto. Jos sinulla on enintään viiden hengen joukkue, saat kaikki perussuunnitelman ominaisuudet, käyttäjän hallintaa lukuun ottamatta, ilmaiseksi. Jos sinulla on enemmän kuin viisi käyttäjää; suunnitelmia on 9 dollaria kuukaudessa. Sinulla voi olla rajaton määrä käyttäjiä, ja sillä on etuja, kuten koulutustilaisuudet, prioriteettituki ja edistynyt asennus, maksetusta suunnitelmasi mukaan.

Käytätkö Podioa vai harkitsetko sitä edelleen?

Jos olet nykyinen Podion käyttäjä, mitä hyödyllisiä vinkkejä sinulla on jaettava lukijoille? Jos olet edelleen ajatellut Podion käyttöä projektien seuraamiseen, mitkä ovat ratkaisevat tekijät ja mitä etsit työkalusta? Voit vapaasti jakaa ajatuksesi ja kokemuksenne alla oleviin kommentteihin!

Kuvahyvitys: Liikemies Shutterstockin kautta, Alphaspirit Shutterstock.com-sivuston kautta