Kuinka kirjoittaa täydellinen ammatillinen sähköposti (tietojen tukema)

Mainos

Tehokkaiden sähköpostien kirjoittaminen vaikuttaa tarpeeksi helpoalta. Mutta jos haluat sähköpostisi toimivan entistä paremmin, muista seuraavat tieteellisesti tukemat säännöt.

Olemme aiemmin luettelossa 12 syytä siihen, miksi ihmiset edelleen ohittavat sähköpostisi 12 syytä, miksi ihmiset edelleen ohittavat sähköpostisiTaisteletko usein saadaksesi ihmiset vastaamaan sähköpostiisi? Näytämme sinulle, miksi ihmiset saattavat sivuuttaa sähköpostisi ja kuinka saada heidät huomaamaan ja reagoimaan viestiin. Lue lisää . Olemme jopa antaneet sinulle vaiheittaiset ohjeet kiireisten ihmisten saaminen vastaamaan viesteihisi 6 tapaa saada varatut ihmiset vastaamaan sähköpostiisiSähköpostitse on aivan erilaisia ​​sääntöjä, jotka rohkaisevat tai rohkaisevat henkilöä painamaan "vastaus" -painiketta ja vastaamaan sinulle. Opi sähköpostin onnistumisen säännöt. Lue lisää . Mutta nyt on aika jakaa vielä täsmällisempiä, toimivia vinkkejä - tietojen tukemana.

Jokainen näistä vinkistä ei vain paranna sähköpostien lukemisen mahdollisuuksia, vaan myös saa positiivisen vastauksen näistä sähköposteista. Tämä on tärkeää, koska sähköposti on edelleen liiketoiminnan tärkein viestinnän muoto. Kun tiedät kuinka luoda tehokkaita sähköpostiviestejä, annat itsellesi selvän edun kollegoihisi nähden.

1. Käy etunimen ehdoilla

Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta jos todella haluat ihmisten kiinnittävän huomiota, kun he saavat sinulta sähköpostia, käytä heidän nimeään. Ja käytä sitä useammin kuin kerran.

Tutkimus julkaistiin vuonna 2006 osoitti, että useat aivoalueet “osoittavat suuremman aktivoitumisen omaan nimeensa”, mikä osoitti, että ”oman nimen kuulemisella on ainutlaatuinen aivojen toiminnan aktivointi”.

Vastaanottajan nimen käyttäminen sähköpostin aiheessa ja sähköpostikenttä on siksi psykologinen temppu, joka voi kiinnittää huomion. Päättäminen ”Toivottavasti kuulemme sinusta pian, Stan” -kohtaan on paljon tehokkaampaa kuin pelkkä “Toivottavasti kuulevani sinusta pian”.

2. Hyväksy Halo-efekti

Ihmisiin vaikuttavat ihmiset, joihin he luottavat. Jos johtaja neuvoo sinua ottamaan yhteyttä yrityksen johtajaan, nimeä tämä johtaja johdannossa. Kylmiä sähköposteja on kamala vastaanottaa. Siksi on erittäin tärkeää osoittaa, että sinulla on jonkun tuen, johon vastaanottajasi luottaa.

Tämä johtuu osittain teoriasta, jonka nimi on Halo-efekti. Tämä on eräänlainen vahvistuksen puolueellisuus. Tässä tapauksessa puolueellisuus parantaisi todennäköisesti ohjaajan yleisvaikutelmaa sinä yksinkertaisesti siksi, että heillä on suotuisa vaikutelma johtajasta, joka ohjasi sinut.

Sinun ei kuitenkaan tarvitse pysyä mainitsemassa esimiehiä. Asiantuntijoiden, asiakkaiden, keskinäisten ystävien ja väkijoukkojen näkemysten ja ideoiden hyödyntäminen voi myös vahvistaa sähköpostiasi, edellyttäen, että vastaanottaja arvostaa mainitsemiesi ihmisten näkemyksiä.

3. Ole vihainen tai onnellinen. Mutta ei koskaan neutraali

Kun Bumerangi, johtava Gmail-sovellus, analysoinut sen tiedot, he löysivät jotain uskomattoman mielenkiintoista. "Yksi merkittävimmistä tekijöistä vasteprosentin määrittämisessä on kuinka positiiviset (sanat kuten suuret) tai kielteiset (sanat kuten huonot) sanan sanat ovat".

Molemmat kohtalaisen positiiviset ja kielteisiin sähköposteihin saatiin 5–15% enemmän vastauksia kuin neutraaleihin sähköposteihin. Tästä huolimatta erittäin vihamieliset sähköpostit 10 sähköpostivihjettä vihaisten, katoamisten tai epäkohteliaiden sähköpostien käsittelemiseenOn uskomattoman turhauttavaa tarkistaa vain sähköpostilaatikkosi löytääksesi täysin vihamielisiä viestejä. Miksi maailmassa ihmiset käyttäytyvät näin? Tämän sanottua sinun pitäisi oppia puolustamaan itseäsi samalla kun ... Lue lisää sai tuskin vastausta. Liian houkuttelevat sähköpostit eivät myöskään toimineet paljon paremmin. Toisin sanoen, käy läpi tunteesi, mutta älä reagoi liikaa.

4. Pidä se lyhyt (Mutta kuinka lyhyt?)

Tiedän tiedän. Tästä on poikkeuksia. Yksi suosikki aivosivustoni Lue lisää älykäs sisältö vuonna 2016 näiden 35 sivuston kanssaMeidän kaikkien tulisi lukea nämä 35 sivua useammin. Jos väsytät hölynpölyä sisältöä, tee asioista hieman harkittuja tänä vuonna tämän superluettelon avulla. Lue lisää , Aivot Pickings lähettää uskomattoman pitkiä sähköposteja, jotka ovat ilo lukea. Mutta kaiken kaikkiaan tiedot viittaavat siihen, että sinun tulisi välttää pitkiä sähköposteja.

Itse asiassa sen lisäksi, mitä tietoja sanatyypeistä sinun tulisi käyttää viesteissään, Boomerang löysi myös sähköpostin “ihanteellisen” pituuden. 40 miljoonan sähköpostin analyysin perusteella he löysivät eniten mahdollisuuksia saada vastaus sähköpostitse, joka sisälsi enintään 50–175 sanaa (49–50%). Tätä tukee myös a MIT-tutkimus 2010.

Tämä on viisaita neuvoja, mutta se ei ole aina käytännöllistä. Mutta oppitunti on pitää sähköpostisi suppeana. Yksi tapa tehdä tämä on tilata Viisi lausetta filosofiaa, älä koskaan lähetä yli viiden lauseen pituisia sähköpostiviestejä. Sijoittajana ja kirjoittajana Guy Kawasaki kertoi Entrepreneur.com-sivustolle, "Alle viisi virkettä on usein äkillinen ja töykeä, yli viisi virkettä vie aikaa."

5. Käytä sanaa "Koska"

Jos sinulla on rohkeutta pyytää jotakuta tekemään jotain puolestasi, kerro ainakin hänelle miksi. Olemme tienneet tämän 70-luvulta lähtien, kun psykologian professori Harvardin yliopistossa, Ellen Langer julkaisi tutkimuksen korostamalla sanan "koska" merkitystä.

Saamme liian usein sähköpostiviestejä, joissa vain vaaditaan jotain (”Voisitko lähettää minulle raportin klo 14.00 mennessä?”), Selittämättä miksi. Mutta lisäämällä pyyntöömme sana "koska" ("Voitko lähettää minulle raportin klo 14 mennessä, koska sitä on muokattava kello 17.00 mennessä), noudattamisen mahdollisuudet lisääntyvät.

Tutkimuksen mukaan tämä voi johtua siitä, että “ihmiset käyttäytyvät” automaattiseen ”käyttäytymiseen… heuristisenä tai oikotietona. Ja kun kuulemme sanan "koska", jota seuraa syy (riippumatta siitä, kuinka typerä se on), meitä seuraamme. "

6. Älä tarjoa yli 3 valintaa

Valinnan paradoksi siellä meillä on niin runsaasti vaihtoehtoja, että meistä tulee halvaantuneita. Varmista, että sähköpostisi eivät johda valittuun paradoksiin, yritä tarjota enintään kolme vaihtoehtoa.

Ihmisen mieli rakastaa kolmen taikuutta. Siksi annamme kolme mitalia olympialaisissa. Analysoimme asioita optimistisesti, realistisesti ja pessimistisesti (tai korkea, keskitaso ja matala). Siksi talousmarkkinat kypsyvät usein vain kolmen suurimman kilpailijan taloon.

Rakastamme myös päätöksenteon kannalta kolmea syytä tai kolmea vaihtoehtoa. Tämä osoitettiin tutkimuksella, jonka otsikko on Kun kolme hurmaa, mutta neljä hälytystä, kaksi käyttäytymistutkijaa. Sovelletaan sähköpostitse, jos aiot järjestää kokousta tai puhelua, yritä antaa vain kolme aika- ja päivämäärävaihtoehtoa. Vaihtoehtoisesti voit käyttää kokousten aikataulutustyökalua kuten piirrellä, mitä olemme tarkistetaan 5 Kalenterinhallinta- ja ajoitustyökalut vuodellePidä kaikki aikataulusi päällä. Tässä on viisi ilmaista työkalua, jotka voivat olla erityisen hyödyllisiä kalenterin pitämisessä järjestyksessä. Lue lisää menneisyydessä.

7. Kirjoita kolmannen luokan tasolla

Sähköpostiesi lukemistasolla voi olla valtava vaikutus vastausprosentteihisi. Boomerangin mukaan, korkeakoulujen lukutasolla kirjoitettujen sähköpostien vastausprosentti oli vain 39%. Tehokkain lukuluokka oli kolmas luokka, jonka vastausprosentti oli 53%.

Lukutaso selvitetään pääasiassa tarkastelemalla ”sanojesi tavujen lukumäärää ja sanoja lauseissa. ” Paranna sitten vastausprosenttiasi pitämällä sekä lauseet että sanat lyhyt. Jos haluat tarkistaa omien sähköpostiviestiesi lukuarvon, kopioi ja liitä ne työkaluihin, kuten Luettavuus-Scoretai Hemingway-toimittaja.

8. Oikolukema tekstisi

Pidemmissä sähköpostissa tämä on itsestään selvää, mutta lyhyemmissä sähköpostissa oikoluku jätetään usein huomiotta. Tämä on huono idea.

Jonkin sisällä 2001 tutkimus, Larry Beason osoitti, että kirjoitusvirheillä (mukaan lukien oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheet sekä loogiset virheet) on useita kielteisiä vaikutuksia kirjoittajan käsitykseen.

Kun lukija huomaa virheen, hän tekee automaattisesti oletuksia kirjoittajasta. Tässä tutkimuksessa yleisimmät oletukset olivat, että kirjoittaja oli viallinen ajattelija, ei yksityiskohtainen henkilö, huono kommunikaattori ja / tai heikosti koulutettu.

Nämä ovat joitain melko vahingollisia ominaisuuksia, jotka voit välttää näkemästäsi yksinkertaisesti korjausluku Grammarly Lite - selainlaajennus kaikille oikolukutarpeillesi [Chrome, Firefox, Safari]Kuinka luet tällä hetkellä tietokoneellesi kirjoittamasi? Kirjoita se Googleen? Liitä se Wordiin? Vai käytätkö oikolukuista verkkosivustoa, johon liität tekstin? Olen ehdottomasti ... Lue lisää jokainen sähköpostisi.

9. Näytä numerot numeroina

Jos numerot, kuten tilastot, tiedot, päivämäärät, aika jne. ovat tärkeitä viestissä, näytä ne numeroina sen sijaan, että kirjoittaisit niitä (12 kahdentoista sijasta).

Silmien seurantatutkimukset ovat osoittaneet, että lukijan silmät skannaavat yleensä tekstiä, kun taas "numerot pysäyttävät usein vaeltavan silmän". Tämä johtuu siitä, että "numerot edustavat tosiseikkoja". Numerot ovat kovaa tietoa, jonka mieli voi noutaa nopeasti. Lukijan mielestä numerot ovat tärkeä osa viestiä.

Pidä tämä mielessä, kun teet omia sähköpostiosoitteitasi. Jos numerot ovat tärkeä osa viestiäsi, näytä ne numeroina, jotta lukijasi voi suodattaa tärkeät merkityksettömistä.

Sähköpostin tekeminen toimimaan sinulle

Useimmissa töissä sähköpostit ovat tärkeä osa viestintää kollegoidemme kanssa. Lähetätkö 10 tai 100 sähköpostia päivässä, tehokkaiden viestien laatiminen on oppimisen taito.

Kuten ylhäältä näet, tämä ei ole vaikeaa. Pienillä muutoksilla, kuten sähköpostiviestien tiivistämisellä, oikolukuilla tai kirjoittamasi tunneen muuttamisella, voi olla suuri vaikutus. Ja kanssa ilmaiset sähköpostin parannustyökalut 5 työkalua, joiden avulla voit kirjoittaa parempia sähköpostiviestejäKaikki yrittävät edelleen ratkaista sähköpostiongelman. Joten puhutaanpa myös kaikkien peruselimmistä - tavasta kirjoittaa parempia sähköposteja. Hyvien työkalujen avulla. Lue lisää auttaa, ei ole mitään tekosyytä.

Nämä mahdollisuudet eivät vain tee todennäköisemmäksi, että sähköpostisi huomataan ja niihin vastataan, vaan auttavat myös parantamaan ammatillista imagoa itsestäsi.

Mitä muutoksia olet tehnyt tapaan kirjoittaa sähköpostia, jotka ovat parantaneet niiden tehokkuutta? Haluaisimme kuulla!

Kuvapisteet: Halata esittäjä (t): Hernán Piñera (Flickr), Kysymysmerkki esittäjä (t): Marco Bellucci (Flickr), Oikoluku merkitsee esimerkkiä lähettäjä volkspider (Flickr), Sähköposti kirjoittanut: Dennis Sklay (Flickr)