Valtuuskunta: Sinulla on oltava johtamistaito vähentää työkuormaa

Mainos

Ehkä olet uusi johtotehtävissä tai vain kamppailet valtuuskunnan työssä. Johtajana tehtävien siirtäminen muille on välttämätöntä, mutta voi olla haastavaa. Jos olet äskettäin hankkinut oman joukkueesi Mikä ero on pomoilla ja johtajalla? Lue lisää tai tarvitset vain vähän apua valtuuskunnan siirtämisessä, tässä on hyödyllisiä vinkkejä.

Paras tapa kuvata delegointia on viiden W: n kanssa: Kuka, mitä, milloin, missä ja miksi. Selkeän kuvan maalaamiseksi aloitamme miksi.

Miksi delegointi on välttämätöntä?

Delegoinnilla on monia etuja sinulle sekä johtajana että organisaatiollesi ja tiimillesi. Monilla ihmisillä on kuitenkin vaikeuksia tehtävien siirtämisessä.

Jotkut saattavat ajatella, että on helpompaa tehdä tehtäviä itse kuin delegoida ne. Toiset saattavat tuntea arvontunteen käsittelemällä tehtäviä yksin. Vielä enemmän saattaa yksinkertaisesti olla kokematonta valtuuskunnassa.

Harvard Business Review online -tilat:

Delegoinnista hyötyvät johtajat, suorat raportit ja organisaatiot. Silti se on edelleen yksi käyttämättömimmistä ja vähemmän kehittyneistä hallintaominaisuuksista.

instagram viewer

Ja lisäksi ajanhallinnan tutkimus viitattu Harvard Business Review: n päätelmään, että:

332 kyselyyn osallistuvaa yritystä olivat huolestuneita työntekijöidensä siirtämistaidoista. Samaan aikaan vain 28 prosenttia näistä yrityksistä tarjosi aiheeseen liittyvää koulutusta.

Edut sinulle johtajana

• Voit ohjata huomionne muihin kohteisiin.
• Voit ajoittaa aikasi tehokkaasti.
• Voit saavuttaa enemmän työpäivän aikana.

Edut joukkueesi jäsenille

• Hän voi oppia uusia tai parantaa nykyisiä taitoja.
• He voivat tuntea olevansa osa luotettua tiimiä ja ympäristöä.
• He voivat parantaa itseluottamustaan ​​ja motivaatiotaan.

Edut organisaatiollesi

• Se voi lisätä tuottavuutta.
• Se voi tarjota asiakkaille ja asiakkaille menestyviä prosesseja.
• Se voi rakentaa kytketyn kulttuurin kaikille työntekijöille.

Kuten näette, valtuuskunnan edut koskevat muutakin kuin vain johtajaa. Joten jos olet pidättäytynyt, vaikutat myös yritykseesi ja tiimiisi.

Mitä sinun pitäisi delegoida?

Nyt kun tiedät valtuuskunnan tärkeyden johtajana, seuraava askel on päättää, mitä sinun tulisi siirtää.

Monissa tapauksissa tiettyjen tehtävien siirtäminen ei ole järkevää. Et esimerkiksi määritä ohjelmointitehtävää myyntiedustajalle. Omien tehtävien suhteen voi kuitenkin olla vaikeampaa päättää, mikä optio-oikeuden siirto kuuluu.

Kysy itseltäsi nämä kysymykset:

• Onko tämä tehtävä, jonka vain minulla on tietoa tehdä?
• Vältänkö tämän tehtävän osoittamista, koska jollain muulla ei ole aikaa?
• Pidänkö tehtäviä, koska haluan "tehdä kaiken" itse?
• Onko tämä toistuva vai rutiininomainen tehtävä?
• Olenko todella vastuussa tästä tehtävästä?

Pohjois-Carolinan osavaltion yliopistohanke ilmoittaa tämän luettelossaan siirrettävistä tehtävistä:

Ihmiset pitävät usein tehtäviä, joista he nauttivat eniten, vaikka tehtävä ei olisi heidän vastuullaan. Nämä tehtävät eivät ole paras tapa viettää aikaa ja energiaa.

Kun olet päättänyt, mitä siirtää, pidä kiinni päätöksestä. Sitten, järjestä aikataulu ja tehtäväluettelo 9 parasta ajanhallintatyökalua järjestäytymiseenTässä esitetyt ajanhallintatyökalut auttavat sinua hyödyntämään päiviäsi parhaalla mahdollisella tavalla. Sopii mihin tahansa liike- tai henkilökohtaiseen tilanteeseen. Tämä on aika järjestää elämäsi! Lue lisää muiden tärkeiden esineiden sijoittamiseen, joihin sinun tulisi osallistua.

Kuka on oikein henkilö tehtävässä?

Kun on määritetty, mitkä kohteet olisi siirrettävä, looginen siirto on päättää, kenen tulisi hoitaa tehtävä. Kun olet johtaja, onko kyse pienestä pysyvästä ryhmästä tai joustavasta projektitiimistä, joukkueesi jäsenten tunteminen 5 parasta projektijohtamisen vinkkiä aloittelijoilleJos otat projektipäällikön roolin ensimmäistä kertaa, tässä on vain viisi projektijohtamisvinkkiä, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun. Lue lisää on avain.

Joten kun on aika siirtää tehtäviä, sinun on tietenkin tunnustettava kunkin henkilön taidot. Mutta samaan aikaan sinun pitäisi tietää, kuinka hyvin he suorittavat ja miten he ovat vastuussa. Tehtävän määrittäminen henkilölle, johon voit luottaa, on tärkeää sen onnistuneen suorittamisen kannalta.

Forbes tarjoaa nämä kaksi hyödyllistä neuvoa delegoinnista:

Luottamuksen ohella sinun on myös annettava ihmisille, joille olet siirtänyt mahdollisuuden tehdä työtä omalla tavallaan.

Siirrä vastuu ja auktoriteetti, ei vain tehtävä.

Muista, että kun olet siirtänyt tehtävän, ryhmän jäsenen tulee olla vastuussa siitä. Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi kävellä pois, mutta sinun on annettava joukkueesi jäsenelle siirtyä johtoon.

Milloin sinun pitäisi delegoida tehtäviä?

Joten tiedät mitä delegoit ja kenelle, mutta milloin annat nämä hallituskampanjat? Löydät monia muuttujia, jotka liittyvät tehtävän siirtämiseen. Sinun on ainakin harkittava eräpäivää, prioriteettia ja vaivaa.

Esimerkiksi kiireelliset tehtävät ja kuuluminen joukkueen jäsenen osaamiseen tulisi ilmeisesti siirtää heti alusta alkaen. Mutta ne, jotka ovat vähäpätöisiä tai joita eri ihmiset voisivat käsitellä, voivat pystyä odottamaan.

Hyödyllinen tapa tehdä tämä päätös on käyttää tehtävän priorisointimenetelmää. Yksi tällainen tekniikka, nimeltään Eisenhower Matrix, voi auttaa sinua priorisoimaan nopeasti. Tätä menetelmää käyttämällä voit jakaa tehtävät neljään kvadranttiin Do First, Schedule, Delegate ja Don’t Do.

Kun tarkistat kohdat Tee ensin ja Aikataulu, voit siirtää tehtävät helposti Delegaattori-osaan. Tämä on myös hyödyllinen menetelmä niiden tehtävien määrittämiseksi, jotka voivat kuulua Älä tee -tasoon.

Missä hallitset delegoituja tehtäviä?

Tehtävä on siirretty, ja nyt on aika siirtyä eteenpäin... melkein. Sinun on edelleen seurattava ja seurattava tehtävää, kunnes se on valmis.

Käytät todennäköisesti useita sovelluksia ja työkaluja asemasi Tule järjestäytyneemmäksi ja tuottavammaksi johtajaksi Wrike-palvelun avullaJoko yksi projekti työssä vai johdatko pienyritystä, kumpi tahansa rooli vaatii äärimmäistä organisointia ja suunnittelua. Tämä ei ole aina mahdollista perinteisen aikataulun tai suunnittelijan kanssa. Kirjoita Wrike, ... Lue lisää . Jos sinulla on luotettava seurantamekanismi, muista sisällyttää delegoidut tehtävät. Mutta jos tarvitset muutamia ehdotuksia, tässä on viisi loistavaa vaihtoehtoa.

1. Näkymät antaa sinun määrittää tehtäviä ja pitää kopion omassa luettelossasi.
2. Google tarjoaa ominaisuuksia Säästä aikaa 10 käyttämättömällä Google-ominaisuudellaGooglen työkalut ja palvelut tekevät kaiken puolestamme. Mutta on olemassa monia ominaisuuksia, joita ei käytetä riittävästi. Säästä muutama sekunti ja saat enemmän aikaan päivittäin käyttämilläsi Google-työkaluilla. Lue lisää sähköpostien ja kalenteritehtävien siirtämiseen gmail ja Google-kalenteri.
3. Trello käyttää Kanban-menetelmää projektien hallintaan ominaisuuksiltaan tehtävien määrittämiseen muille.
4. Podio tarjoaa puhtaan kommenttirakenteen delegoiduille tehtäville, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla.
5. Meistertask antaa sinun määrittää helposti ja vastaanottaa ilmoituksia tehtävän tilan muutoksista.

Muista vain, että käyttämäsi työkalun ei pitäisi antaa vain kykyä määrittää tehtäviä. Sinun tulisi käyttää sellaista, joka tarjoaa ominaisuuksia, kuten ilmoituksia, seurantamenetelmiä ja muistutuksia.

Lähetystöjen koulutusresurssit

Jos uskot, että sinä tai organisaatiosi voisi hyötyä valtuuskunnan koulutusohjelmasta, tässä on muutama tutkittava lähde.

• Yritystoiminnan koulutus toimii
• Dale Carnegie -harjoittelu
• American Management Association
• CRM-oppiminen

Kuinka hyvin delegoit?

Kyky siirtää toisille on tärkeä taito jokaiselle johtajalle 5 Ajanhallintavinkkejä, jotka voivat tehdä sinusta johtajan elämässä ja työssäTajuatko sen tai et, olet johtaja. Vaikka tämä tarkoittaa olemista oman elämäsi johtajana. Nämä vinkit auttavat sinua entistä parempana. Lue lisää . Ja kuten olet lukenut täältä, edut eivät koske vain sinua, vaan myös organisaatiota ja tiimiäsi. Tämä tekee siitä win-win-win-tilanteen.

Onko sinulla tuntuvaa delegointitaitoa? Vai kamppailetko yhdessä valtuuskunnan tehtävän kanssa? Voit vapaasti jakaa ajatuksesi tästä aiheesta kommentteihin.

Kuvalainat: Duncan Andison / Shutterstock