Tule pomoksi sähköpostitse: Älä anna sen viedä koko päivän

Mainos

182 900 000 000 sähköpostia.

182,9 miljardia.

Se on yli 25 sähköpostia jokaista planeetan ihmisen mieltä kohti.

Ja se on vain mitä lähetämme yhdessä päivässä (PDF).

Ottaen huomioon hullu määrä sähköpostiviestejä, joita lähetetään ja vastaanotetaan joka päivä, ei ole ihme, että tämä sähköinen viestintä on tullut liian vaikea käsitellä niin monille meistä. Mutta älä huolestu, tässä on joitain tuottavuuden salaisuuksia, jotka voivat auttaa sinua kesyttämään petoa.

Käytä säilöttyjä vastauksia

En voi korostaa tämän merkitystä. Vastaa todennäköisesti siihen, että vastaat moniin sähköpostiviesteihin samalla tavalla riippumatta siitä, onko kyseessä ilmoituksen epääminen, kollegan ponnistelujen tunnustaminen tai yksinkertainen tervehdys. Yksi asia, joka sinun on ehdottomasti tehtävä, on luoda säilöttyjä vastauksia useimmin käytettyihin sähköposteihisi.

Se on todella helppoa määritä säilötyt vastaukset Gmailissa Sähköposti nopeammin ja paremmin säilytettyjen vastausten avullaEikö sinulla ole aikaa keittää lounasta? Ei hätää, tartu tölkki. Tarvitsetko retkeily-chowia, joka ei tule pahaksi? Helppo, hanki säilyke. Oletko kyllästynyt kirjoittamaan samat sähköpostiviestit? Kokeile säilöttyjä sähköposteja! Ajatella...

Lue lisää tai mikä tahansa muu sähköpostiohjelma. Huolimatta siitä, kuinka nopea konekirjoittaja olet, et ole nopeampi kuin kaksi hiiren napsautusta, eikö niin? Säästä itsellesi aikaa ja tee tämä nyt.

Asenna suodattimet ja tarrat / kansiot

Paras tapa ratkaista ylikuormitus on ensin selvittää se. Tämä tarkoittaa suodattimien ja tarrojen / kansioiden käyttämistä postilaatikossasi. Outlookilla on kansioita, Gmailissa on tarroja ja molemmilla on suodattimet, jotka voit määrittää reitittämään sähköpostisi automaattisesti näihin kansioihin ja tarroihin. Voit perustaa edistyneet suodattimet 5 Gmail-suodatinta priorisoimaan ja järjestämään postilaatikkosiMitä suodattimia jokaisella ihmisellä tulisi olla arsenaalissaan, jotta heidän postilaatikonsa olisi yhtä säännöllinen kuin minun? Olen täällä auttamassa sinua pääsemään alkuun viiden ensimmäisen suodattimen asettamisessa tai ... Lue lisää Gmailissa räätälöityjen tarpeidesi mukaan. Itse asiassa Gmail tarjoaa automaattisesti tuo tilauksesi sähköpostiisi 6 tapaa palauttaa sähköpostilaatikkoosiOnko jotain muuta yhtä hyödyllistä, yleistä ja turhauttavaa kuin sähköpostilaatikko? Se on ollut olemassa ikuisesti, ja käytämme sitä jatkuvasti, ja niin kauan kuin jatkamme käyttöä, minä kuten minäkin ... Lue lisää uudella Tärkeät postilaatikolla.

Niiden asettaminen ja kategorisointi vie jonkin aikaa, ja ensimmäinen kuukausi vaatii jatkuvaa panosta sinulta. Mutta se on sinun aikosi arvoinen pitkällä tähtäimellä. Älä vain laita asioita kiireellisesti tarrojen ja suodattimien alle, ajattele sitä ja luokittele hyvin, koska tämä on automaatio, jota postilaatikkosi käyttää loppuelämäsi ajan.

Minusta on parasta tehdä kolmivaiheinen tarkistus ennen sähköpostin suodattamista:

1. Kysy itseltäsi, mikä olisi tämän viestin paras tarran / kansion nimi (olipa olemassa tai ei).
2. Tarkista, onko nimi jo olemassa, ja jos ei, luo se.
3. Kysy itseltäsi, onko nimen oltava erillinen kokonaisuus vai alaluokiteltu johonkin olemassa olevista kansioista.

Tee tämä säännöllisesti, ja postilaatikkosi on maagisesti puhtaampaa.

Ota tehtävälista muualle

Sano se kanssani: "Saapuneet-kansio ei ole tehtäväluettelo." Googlen Vivek Haldar kirjoitti tästä jonkin aikaa sitten, ja en voinut olla yhtä mieltä siitä. Tässä on Haldarin otto:

Sähköposti on kauhea paikka tehtäväluettelolle. En todellakaan tiedä, kuinka GTD: lle voidaan lähettää sähköpostia. Sähköposti ei ole käytettävissä. Kun olet lukenut sen ja ymmärtänyt sen, saatat joutua suorittamaan selkeän toimenpiteen, mutta postilaatikkosi ei ole oikea paikka sitä ajaa.

Sähköpostiosoitteesi koskee viestintää, joten anna sen olla siitä. Tehtävälistoille on paljon fantastisia sovelluksia, ja suosittelen Any.do tai Wunderlist Wunderlist - Paras tehtävälista -sovellus iPhonessa [iOS]Wunderlist on yksi yksinkertaisimmista tavoista seurata, mitä sinun täytyy tehdä. Siinä on tyylikäs käyttöliittymä, jolla on vain järkeä. Kuka tahansa voi poimia sen ja selvittää kuinka ... Lue lisää .

Lopeta roskapostin tilaaminen

Et usko kuinka monta uutiskirjettä ja muuta roskapostia tukkeuttaa postilaatikkosi roskapostisuodattimesta huolimatta. Ja kun sotku alkaa rakentua, se voi nopeasti poistua hallinnasta. Jos haluat pysäyttää sen kappaleissaan, sinun on aloitettava tilauksen peruuttaminen ja siihen on yksi todella helppo temppu.

Etsi sähköpostiohjelmassasi vain sana “tilauksen purkaminen”. Se on liitetty jokaisen uutiskirjeen loppuun, joten näet yhtäkkiä luettelon kaikista postilaatikossasi olevista joukkoviesteistä. Nyt avaa ne vain yksi kerrallaan ja peruuta tilaukset. Suosittelen Gmailin käyttöä Esikatseluikkuna kun teet tämän nopeuttaaksesi asioita.

Mukana on myös lisäosia ja palveluita nopeasti lopettaa postituslistojen tilaaminen Tyhjennä postilaatikko: peruuta nopeasti useiden uutiskirjeiden tilaukset näiden työkalujen avullaUutiskirjeiden tilaaminen on muutakin kuin vain roskapostia. Suurin osa postilaatikoihimme täyttävistä uutiskirjeistä ei myy lääkkeitä tai tarjoa palkintorahoja - ne ovat aitoja uutiskirjeitä luotettavilta yrityksiltä, ​​jotka olemme itse tilanneet ... Lue lisää tai niputtaa ne sähköpostihakemistoihin.

Kultainen kysymys jokaiselle sähköpostille

Tämä on isohitti, ja se on auttanut minua pitämään postilaatikon ylikuormituksen viimeisen vuoden aikana. BBC Future -tapahtuman Tom Stafford tarjosi yhden kultaisen kysymyksen, jonka voit kysyä itseltäsi, kun avaat viestin:

"Jos minulla ei olisi näitä tietoja postilaatikossani, menisinkö etsimään niitä?"

Jos vastaus on kieltävä, älä paina vastausta tai paina Poista-painiketta edes avaamatta sitä. Se on niin yksinkertaista. Ei, et tule kaipaamaan mitään valtavaa - olen tehnyt sitä vuoden ja se todella toimii. Stafford selittää sen seuraavasti:

Tämä ei missään ole selvempää kuin ryhmäsähköposti ja vastausten lumivyöry, joita aina esiintyy. Löydä itsesi muistuttamalla itseäsi, että kaikkiin sähköpostiosoitteisiin ei tarvitse vastata, että muut ihmiset käsittelevät - ja niiden pitäisi käsitellä - paljon asioita. Kysy itseltäsi: "Jos minulla ei olisi näitä tietoja postilaatikossani, menisinkö etsimään sitä?" Suurin osa kun vastaus on todennäköisesti ei, ja se on merkki siitä, että joku muu hallitsee sinua huomio.

Jaa sähköpostiosoitteesi hakkerit

Jokaisella on omat sähköposti hakkereidensa hallussaan sotkua, ja paras tapa oppia on jakaa ne. Meillä on myös oma Gmail-opas kaikille Gmailin tehokas käyttöopasTämä ilmainen Gmail-opas on tarkoitettu sinulle, joka käyttää jo Gmailia sähköpostiohjelmana ja haluaa hyödyntää parhaiten sen monia tuottavuusominaisuuksia. Lue lisää . Se auttaa, samoin kuin ammattikäyttäjien neuvot. Jos Stafford ei olisi kirjoittanut kyseistä artikkelia, hukkaan silti viestejä ja olen ikuisesti kiitollinen hänelle siitä.

Joten kerro minulle, miten käsittelet sähköpostin ylikuormitus 3 vinkkiä Gmailin sähköpostin ylikuormituksen käsittelemiseen [Näytä ja kerro]Suurin osa meistä kärsii tiedon ylikuormituksesta. Yksityisten sähköpostiosoitteiden hukkuminen ei välttämättä ole suuri ongelma, ja puoleen sähköpostien sivuuttaminen on tietyssä määrin hyväksyttävää. Ammatillisessa elämässä ... Lue lisää ? Täällä ei ole vääriä vastauksia.

Kuvapisteet: Pete, Lars Plougmann