Mainos
Dante oli väärässä; helvetissä on kymmenen ympyrää, joista syvin on varattu niille, jotka tekevät pahimmat sähköpostiviestit. Sähköposti on täällä jäädäkseen, mutta jotkut syntiset tekevät siitä pahemman meille muille. Tänään aion tutkia joitain vakavimpia tapoja, joilla ihmiset voivat väärinkäyttää sähköpostia ja saada elämän imemään meitä muita.
Älä huolestu, vaikka et olisi syntinen, et ole tuomittu kärsimyksen iankaikkisuuteen. Hyödyntäkää viikon pituinen rangaistus korjataksesi virheenne ja tehdä parannus sähköpostiosoitteesi synnille ja kaikki anteeksi.
Lue edelleen saadaksesi selville sähköposti pyhimys 7 etikettiohjeet sähköpostien ja foorumiviestien kirjoittamiseenOtsikko on lyhyt verkko- tai Internet-etiketti. Se kattaa online-vuorovaikutuksessa esiintyvät erityiset sosiaaliset käytännöt. Vaikka etiketti on hyvin samanlainen kuin hyvä käyttäytyminen tai etiketti offline-kohtaamisissa, on olemassa ... Lue lisää tai syntinen.
Sähköpostien lähettäminen liian monille ihmisille
Sähköpostin lähettäminen on uskomattoman halpaa. Yksi henkilö voi viettää viisi minuuttia sähköpostin kirjoittamisessa ja lähettää sen tuhansille tai jopa satoille tuhansille vastaanottajille. Se on myös laajasti ottaen erittäin kallista vastaanottaa. Jos lukemiseen kuluu kaksi minuuttia tai jopa 30 sekuntia hylkäämiseen, yhden sähköpostin tuhlaamiseen tarvittavien ihmisten minuutti määrä on valtava. Tämä merkitsee massiivista tuottavan ajan tuhlausta. Vaikka otatkin toimenpiteet vaikutuksen minimoimiseksi, kuten monitasoisen viestintäjärjestelmän perustaminen Käytä tätä 3-tasoista viestintäjärjestelmää estääksesi häiriöitäTarve pitää yhteyttä jatkuvasti on häiritsevää. Hallita suhteita ja aikaa, hallita myös tapa kommunikoida maailman kanssa. Luo älykäs 3-tason suunnitelma. Lue lisää , sinun on vielä käsiteltävä sitä jossain vaiheessa.
Liian monilla organisaatioilla on käytäntöjä, joissa kuka tahansa, kaikki ja kaikkien koirat ovat CC: tä kaikissa sähköposteissa. Kaikkien ei tarvitse vastaanottaa jokaista sähköpostia. Jos olet yksi ihmisistä, jotka tekevät näitä politiikkoja, tai vain välität kaikkia tavaroilta, kun sinun ei tarvitse tehdä, olet sähköpostin syntinen.
Älä huolestu, rangaistus on yksinkertainen. Lähetä viikon ajan sähköpostia vain niille ihmisille, joiden on ehdottomasti vastaanotettava ne. Jos et ole varma, älä lähetä sähköpostia. Olet todennäköisesti yllättynyt siitä, kuinka vähän sillä on vaikutusta kaiken toimintaan.
Bonuksena on, että mitä enemmän sähköpostia lähetät, sitä enemmän olet todennäköisesti vastaanoton, joten jos kohtaat oman sähköpostisi ylikuormituksen, myös tästä voi olla apua.
Vastaa kaikille liian paljon
Sähköposti on parhaimmillaan, kun sitä käytetään täsmälleen kuten kirje: yksi henkilö lähettää toiselle henkilölle yhden viestin ja odottaa hänen vastausta. Sähköposti toimii myös silloin, kun yksi henkilö lähettää yhden viestin kuormille ihmisille (niin kauan kuin he lähettävät) kaikki täytyy vastaanottaa se). Jopa hienoja ominaisuuksia, kuten kierteitetyt viestit 7 syytä, miksi sinun pitäisi lopettaa työpöytäpostin asiakasasiakkaiden käyttöOnko Web-pohjainen sähköpostiohjelma parempi kuin työpöytävaihtoehto? Tarkastelimme erilaisia etuja ja haittoja ja löysimme sinulle vastauksen. Lue lisää , sähköpostia ei vain ole suunniteltu käsittelemään useita viestejä oikein.
Ongelma tulee todella ilmeiseksi ryhmäsähköposteissa. En luokittele niitä hiukan ydinpommia korkeammalle 1900-luvun huonoimmalle teknologiselle kehitykselle. Sähköpostilanka, johon 15 tai 20 ihmistä vastaa, voi nopeasti poistua käsistä jos ihmiset eivät ole varovaisia Älä matkusta itsesi yli: 5 vältettävää ryhmäkäyttäytymistäHyvän sähköpostin muotoilu ei ole helppoa, ja se on taidetta, jota harvat ihmiset pystyvät parantamaan. Ryhmäsähköpostiviestit eivät ole helppoa. Nämä vinkit auttavat parantamaan viestejäsi. Lue lisää . Ja muista, että jokainen lähetetty viesti on uusi ilmoitus jollekin jollekin.
Vaikka ensimmäinen viesti saattoi olla merkityksellinen kaikille organisaation jäsenille, on mahdollista, että vastaukset eivät ole. Jos pomo lähettää kysymyksen koko henkilöstölle, tee työtoverisi Todella täytyy nähdä vastauksesi? Vastaa kaikki -painikkeen liiallinen käyttö on yksi suurimmista sähköpostisynteistä, jonka voit tehdä.
Parannus on jälleen melko yksinkertainen. Viikon ajan sinun on käytettävä vain vastauspainiketta. Jos useamman kuin yhden henkilön on näytettävä vastaus, CC ne manuaalisesti. Vastaa kaikki -painike on paha houkutus, jota on vastustettava.
Lähetä sähköpostia, kun sinun ei tarvitse
Joskus sähköposti on paras tapa tavoittaa joku. Joskus se ei ole. Valitettavasti sähköpostia pidetään usein oletusasetuksena. Sähköpostin lähettäminen, kun sinun ei tarvitse, on toinen tapa saada itsesi lähettämään suoraan helvettiin.
Joskus on parempia tapoja saada asiat hoidetuksi. Jos Tony istuu huoneen poikki sinusta, ellei sinun tarvitse luoda paperireittiä, miksi et kävelisi yli ja puhuisi hänelle? Samoin, jos jotain vaatii paljon edestakaisin, henkilökohtaiset tai puhelinkokoukset ovat todennäköisesti paljon tehokkaampia. 30 minuutin puhelu voi korvata viikon mittaisia keskusteluja sähköpostista. Varmista vain älä anna kokoustesi muuttua aika tyhjöksi Syönyt tehottomia kokouksia? Lähetä nämä 8 sääntöä pomollesiJos kokous on hyvin järjestetty, ei ole mitään syytä, että se ei paranna tuottavuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja moraalia. Tässä on joitain sääntöjä, joita on noudatettava tehokkaita kokouksia varten. Lue lisää .
Rangaistuksesi on tehdä kaikkensa, jotta et lähettäisi sähköpostia viikon ajan. Jos Tony ei ole pöydän ääressä, kun kävelet yli, jätä käsin kirjoitettu muistiinpano. Jos Bob haluaa organisoida jotain, soita hänelle ja pura se puhelimeen. Katso, kuinka oletuksen vaihtaminen "lähetä sähköposti" -asetukseksi "vain sähköpostin lähettäminen, ellei muuta vaihtoehtoa ole" vaikuttaa työhösi. Kaikkien postilaatikko kiittää sinua.
Lähetetään liian pitkiä sähköposteja
Aivan kuten lyhyen sähköpostin lähettäminen liian monelle ihmiselle on synti, todella pitkien sähköpostien lähettäminen vain yhdelle henkilölle voi olla myös. Jos se, mitä yrität sanoa, vaatii 2000 sanan sähköpostin, käytät todennäköisesti väärää viestintätyökalua. Mitä pidempi sähköpostiosoite, sitä enemmän aikaa vie toisen henkilön lukemiseen ja sitä enemmän vaivaa tarvitaan vastaamiseen. Pitkät sähköpostit voivat todella imeä!
"Minulla ei ollut aikaa kirjoittaa lyhyttä sähköpostia, joten kirjoitin sen sijaan pitkän." - Merkitse “Marky” Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28. huhtikuuta 2015
Yhä useammat ihmiset sitoutuvat siihen Pidä kaikki sähköpostiviestit alle viidessä lauseessa. He tuntevat, että jos viestiä ei voida välittää niin nopeasti, teet sen väärin. Jos olet syyllinen siihen, että kirjoitat Tolstoi-esque-alueelle reunustavia sähköpostiviestejä, sinun rangaistuksesi on liittyä viiden lauseen joukkoon viikon ajan. Mikään lähettämäsi sähköposti ei ole väliä kuinka tarpeellista se voi olla, yli viisi - mieluiten lyhyttä - lausetta. Se on hyvä tapa päästä sisään ja tulee tekevät sinusta entistä tuottavampaa 7 sähköpostitehokkuusvinkkiä, jotta saataisiin lisää sähköpostia, nopeamminElämä pyörii viestinnän ympärillä ja kirjaimellisesti mitään ei saada aikaan ilman sitä. Sähköposti on viestintäväline, jonka tarkoituksena on helpottaa elämääsi. Sen sijaan, että tarvitsisit kirjoittaa kirjainta tai yrittää kiinni joku ... Lue lisää .
Vastaaminen jokaiseen viestiin
Tämä on synti, johon olen syyllisin, ja kesti hetken päästäkseni siitä ohi. Kun saat sähköpostin, luonnollinen impulssi on vastata heti. Ongelmana on, että tämä voi houkutella sinut tarpeettomaan, reaktiiviseen vaihtoon ja ihmiset odottavat, että pystyt vastaamaan välittömästi sähköpostiviesteihin kaikkina aikoina. Kaikkien sähköpostien välitön vastaaminen on vain pieni synti, kun taas keskustelu, joka odottaa kaikkien vastaavan heti, on suurempi synti.
Vastaamalla nopeasti kaikkeen, mitä ruokkit petoa, joka on pomo, joka vaatii vastauksia sähköpostitse lauantaina kello 4. Sinun ei pidä panimoida sellaisiin pomoihin. Parannuksena tästä synnistä, sinun on vietettävä viikko odottamalla vähintään tunti ennen vastaamista sähköposteihin ja vastattava vain työaikoina. Jos jokin vaatii kiireellistä vastausta, sinun on käytettävä toista viestintätapaa.
Mene nyt rauhaan
Rakasta tai vihaa sitä, sähköposti on täällä jäädäkseen. On kuitenkin tapoja parantaa kokemusta kaikille muille. Jos olet kauhistuttava sähköpostin syntisyys, tee parannuskeinot ja laita osa näistä yksinkertaisista ratkaisuista toimintaan. Ihmiset kiittävät sinua siitä. Jos taas olet sähköposti-pyhimys, välitä tämä artikkeli kaikille tunnetulle syntisille ja levitä hyvä sana.
Siellä on lukemattomia muita sähköpostiviestejä. Mitkä luulet kaivanneeni? Ja mitä rangaistusta ehdottaisit?
Kuvapisteet: xkcd.org.
