Kuinka käyttää Outlookia yksinkertaiseen tehtävien ja projektien hallintaan

Mainos

Jos työskentelet pienessä projektissa, freelancerina tai yrityksessä, jossa on vähän työntekijöitä, Outlook 2016 voi auttaa sinua hallita projektejasi ja tehtävät ilman hefty-ohjelmistoa. Yksinkertaisesti muokkaamalla tehtäväosaa voit asettaa muistutuksia ja eräpäiviä, määrittää tehtäviä ja seurata aikaa helposti.

Miksi käyttää Outlookia projekteihin ja tehtäviin?

Suurissa projekteissa projektipäälliköt ja suuret yritykset käyttävät ammattimaisia ​​ohjelmistoja, kuten Microsoft Project tai Basecamp, joitakin parhaimmista projektinhallintatyökaluista työn suorittamiseen. Ne tarjoavat laajoja ominaisuuksia, joita tarvitaan onnistuneiden projektien järjestämiseen ja hallintaan.

Pienissä projekteissa, freelancereissa tai yhden tai kahden ryhmässä Microsoft Outlookilla on kuitenkin välttämättömät ominaisuudet, jotta onnistutaan missä tahansa alamittaisessa tilanteessa. Tässä on vain muutama sen sisältämistä perusominaisuuksista:

• Muokattavat tehtäväkentät
• Määritettävissä tehtäviin
• Hyödyllisiä muistutuksia
• Ajan seuranta
• Tilapäivitykset
• Priorisointi ja luokittelu
• Vie toiminto

Kuinka näitä Outlook-ominaisuuksia voidaan käyttää?

Mukauta tarvittavien kenttien kanssa

Voit helposti lisätä ja poistaa kenttiä tehtäväosassa. Voit esimerkiksi lisätä ajan seuraamiseksi todellisen työn ja kokonaistyön. Tilaseurantaan voit lisätä täydellisen ja mukautetun tilan prosenttimäärän.

Voit valita kentät napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella yhtä sarakkeista ja valitsemalla Kenttävalitsin. Vedä sitten pudota haluamasi kentät sarakealueelle.

Määritä tehtävät helposti

Jos työskentelet kumppanin tai yhden työntekijän kanssa, tehtävien jakaminen toisilleen on helppoa. Avaa tehtävä ja valitse ylävalikosta Määritä tehtävä. Klikkaa jotta -painike avataksesi yhteystietoluettelosi, valitse edustaja ja napsauta jotta -painike ponnahdusikkunassa. Tämä lisää yhteystietosi tehtävään ja kun napsautat Lähettää, tehtävä on matkalla luovuttajalle.

Voit myös sisällyttää kentän Tiimitehtävä joka sisältää yksinkertaiset valintamerkit ja Määritetty kenttä nähdäksesi yhdellä silmäyksellä, kuka vastaa.

Asenna muistutukset

Kuten kaikissa tehtäväsovelluksissa, muistutukset ovat välttämättömiä työkaluja. Microsoft Outlook antaa sinun mukauttaa muistutuksia valitsemalla päivämäärän, kellonajan ja halutessasi tietyn äänen. Päivämäärävalinnat ovat kalenterimuodossa ja aikavalinnat ovat 30 minuutin välein.

Jäljitysaika

Freelancereille tai muille, jotka veloittavat asiakkaita tunnilla, ajan seuranta on välttämätöntä. Microsoft Outlook -sovelluksella voit käyttää molempia Todellinen työ ja Yhteensä työtä kentät tai vain yksi niistä, tarkkojen tarpeidesi mukaan. Voit käyttää laskutettavaan määrään tosiasiallista työtä ja koko työhön vietetyn ajan yhteensä työtä. Molemmat kentät tallentavat ajan desimaalitunneina.

Päivitä tilat

Microsoft Outlook sisältää sekä täydelliset prosenttiosat että tilakentät projektien ja tehtävien seuraamiseksi. Kuten ajan seurannassa, voit käyttää molempia tai vain yhtä, mielestäsi riippuen.

Niiden käytön etuna on, että jos esimerkiksi merkitset tehtävän 100-prosenttisesti valmiiksi, tilakenttä tulee automaattisesti näkyviin valmistunut ja tehtävä raaputetaan läpi.

Tilakenttä sisältää myös valinnat käynnissä olevaan, jonkun muun odottamiseen ja viivästettyyn, joista kukin voi olla erittäin hyödyllinen radalla pysymiseen.

Käytä priorisointia ja luokittelua

Prioriteettikentän käyttö on toinen hieno työkalu katselua varten tärkeimmät kohteesi 3-lakkoinen järjestelmä: Kuinka priorisoida tehtäväluettelosiEtkö ole läpi tehtäväluettelosi? Ongelma ei ehkä ole tuottavuutesi, se voi olla vain sinun prioriteettejasi. Oppitaan kuinka priorisoida tehtäväluettelo ja saada asiat hoidettua. Lue lisää yhdellä silmäyksellä. Korkean prioriteetin kohteissa näkyy punainen huutomerkki ja matalan prioriteetin kohteissa sininen alaspäin osoittava nuoli. Voit myös lisätä a Muokattu prioriteetti kenttä tarvittaessa.

Microsoft Outlookin luokkaominaisuus on myös kätevä tietyntyyppisten tehtävien havaitsemiseksi yhdellä silmäyksellä. Kategoriat on oletuksena nimetty niiden värin perusteella, mutta niiden muuttaminen merkityksellisempiin nimiin on hyödyllistä. Voit esimerkiksi käyttää vihreää luokkaa kaikkiin finanssitehtäviin ja nimetä sen sellaiseksi. Voit luoda omia luokkia ja valita myös värin.

Vie tietosi

Jos haluat viedä tehtävänsä laskentataulukkoon, se on yksinkertainen prosessi Kuinka viedä Outlook-yhteystietoja mihin tahansaTarvitseeko sinun viedä Outlook-yhteystiedot etkä ole varma mistä aloittaa? Näytämme sinulle kuinka viedä Outlookista ja tuoda määränpäähän. Lue lisää . Aloita valitsemalla tiedosto > Avaa ja vie > Tuonti ja vienti. Kun seuraava ikkuna aukeaa, valitse Vie tiedostoon valintaluettelossa. Voit sitten valita kahdesta tiedostotyypistä; Pilkkuerotetut arvot (.csv) tai Outlook-datatiedosto (.pst).

Pilkkuerotetut arvot -vaihtoehto on yleisesti käytetty valinta. Sen avulla voit kartoittaa kentät puhdasta siirtymää varten ja tiedostoa voi ladata tai tuoda tietokantoihin ja laskentataulukoihin. Jos haluat luoda yksinkertaisen varmuuskopion Outlook-tehtävistä, voit valita Outlook-tiedoston.

Valitse seuraavassa vaiheessa tehtävät -kansio asetusluettelosta ja napsauta Seuraava. Tämän jälkeen voit tarvittaessa säätää tiedoston nimeä ja sijaintia. Viimeistele sitten vienti. Voit napsauttaa Kartta mukautetut kentät painike ensin tarvittaessa, jonka avulla voit muuttaa tiedostosi kenttiä; tämä vaihe on valinnainen. Klikkaus Suorittaa loppuun ja sinua pyydetään antamaan päivämäärä alue vietäville tehtäville.

Muut kätevät ominaisuudet

Microsoft Outlookin tehtävät tarjoavat helppokäyttöisyyttä lisää käteviä ja hyödyllisiä ominaisuuksia, jotka auttavat projektiasi ja tehtäviä.

• Lajittele minkä tahansa sarakkeen mukaan.
• Vedä ja pudota järjestääksesi sarakkeet.
• Lähetä tilaraportti yksittäisestä tehtävästä yhdellä napsautuksella.
• Tarkastele tehtävän yksityiskohtia tunteja, laskutustietoja ja yritystä.
• Suodata kaikki tehtävät avainsanan, tilan tai ajan mukaan.

Onko mobiilisovelluksen synkronointi saatavana?

Tällä hetkellä Microsoft Outlook-mobiilisovellus ei sisällä tehtäväominaisuutta. Mutta jos sinun on synkronoitava Outlook-tehtävät tien päällä, onneksi on sovelluksia, jotka voit yhdistää joko Android- tai iOS-laitteisiin.

• Muista maito (Pro-versio), Android ja iOS, 39,99 dollaria vuodessa
• Tehtävät ja huomautukset MS Exchange (vaatii vaihto-tilin), Android, $4.99
• SymTasks - Outlook-tehtävien synkronointi, Android [ei enää saatavilla]
• TaskTask Microsoft Outlookille ja Google Tasksille, iOS, $4.99
• Todo Exchange Tehtävät (vaatii vaihtotilin), iOS [Ei enää saatavilla]

Muita mobiilivaihtoehtoja, jotka toimivat a projektinhallintasovellus Macille 5 Helppokäyttöiset projektinhallintatyökalut MacilleHaluatko hallita projekteja Macillasi? Tässä ovat MacOS: n helpoimmat projektinhallintasovellukset minkä tahansa kokoisiin tehtäviin. Lue lisää , katso näitä työkaluja:

Oletko kokeillut pienten projektien Outlook-tehtäviä?

Microsoft Outlookin tehtäväominaisuuden käyttäminen ei toimi kaikille tai jokaiselle projektille. Kuitenkin, jos olet jo Microsoft Outlook -käyttäjä ja tarvitset vain yksinkertaisen työkalun, se toimii hyvin.

Katso lisää joitain Outlookin vähän tunnettuja ominaisuuksia 10 Microsoft Outlookin piilotettua ominaisuutta, joita käytetään harvoinMicrosoft Outlookissa on paljon ominaisuuksia. Käytä näitä vähemmän tunnettuja Outlook-ominaisuuksia ja paranna sähköpostisi työnkulkua Lue lisää . Ja jos etsit erityistä tehtävienhallintatyökalua, nämä monen alustan tehtävälista-sovellukset 8 tehtäväluettelosovellusta, joka synkronoi kaikissa laitteissasiValitse yksi näistä erinomaisista tehtäväsovelluksista, jos haluat, että tehtävät ja tarkistuslistat synkronoidaan kaikilla laitteillasi. Lue lisää autamme varmasti myös monday.com hankkeille, joissa on tiimiyhteistyötä Kuinka monday.com voi ladata joukkueyhteistyösimonday.com tarjoaa tehokkaita yhteistyö- ja organisointityökaluja joukkueellesi. Tästä syystä sinun pitäisi kokeilla sitä. Lue lisää .