Mainos
Kun matkustat liikematkoihin, tiedät todennäköisesti kuinka tylsää voi olla matka-, ruoka-, hotelli- ja viihdekustannusten seuraaminen. Usein sinun on muistettava kuittien hankkiminen, keräämällä ne yhteen ja toimittamalla yrityksellesi tai organisaatiollesi kustannusraportti. ExpenseCloud, uusi verkkopalvelu ja mobiilisovellus, saattaa säästää paljon aikaa.
ExpenseCloud toimii paljon kuin suosittu henkilökohtainen talouspalvelu, Mint.com. ExpenseCloudin avulla voit tuoda tapahtumia online-luotto- tai pankkikorttitileiltäsi tai lisätä kuluja manuaalisesti ja lopulta luoda kuluraportin hyväksyttäväksi.
Vaikka ExpenseCloud-palkkiovaihtoehdot ovat hyödyllisimpiä yrityksille, joilla on useita tilejä, henkilöiden ilmainen tili voi olla hyödyllinen myös esimerkiksi opettajille, freelancereita, julkishallinnon työntekijöitä ja vastaavia, joilla ei ehkä ole yritystiliä, mutta joiden on seurattava kuluja ja toimitettava kuluraportti, jopa veroihin liittyvistä syistä tarkoituksiin.
Kuinka se toimii
ExpenseCloud on eri alustojen mobiilisovellus iPhonelle, Blackberrylle ja Androidille. Rekisteröinnin jälkeen voit alkaa käyttää ExpenseCloudia suoraan. Kotinäytön käyttöliittymä koostuu yksinkertaisesta tietosyöttöpainikkeiden kokoamisesta pysäköinti-, hotelli-, matka-, viihde-, lentomatkojen, aterioiden ja muiden kulujen kirjaamiseksi.
Kun napautat luokkaa, voit lisätä manuaalisesti kustannuksen, joka sisältää määrän, päivämäärän ja kauppiaan tietokentät ja jos kustannus on Laskutettavissa tai Ennakkomaksu. Jos matkustat ulkomaille, voit myös ilmoittaa käytetyn valuutan.
Koska ExpenseCloud on iPhonessa, otat valokuvia kuiteista sisäänrakennetun kameran avulla. IPhone-kamera tallentaa asiakirjat jopa paremmin kuin jotkut skannerit. Pienellä harjoituksella vie alle 30 sekuntia kuvan vastaanottamisesta ja sen tallentamisen iPhonellesi. Voit käyttää ExpenseCloud-sovelluksen vihreää Lisää-painiketta aktivoidaksesi kameran tai lisätäksesi olemassa olevan kuvan kuitista kirjastossasi.
ExpenseCloud-sovelluksen avulla voit tietysti syöttää tietoja manuaalisesti, kuten voit, kun tallennat kuitit ja lokit kohteita kynällä ja paperilla. Mutta ExpenseCloud toimii kuin laskentataulukko, joten kun syötät tietoja manuaalisesti, se tarjoaa yksityiskohtaisen raportin, joka laskee kaikki tiedot sinulle, mikä tekee siitä tarkemman. Kaikki syöte, jonka teet ExpenseCloudin mobiiliversiossa, synkronoidaan online-tilisi kanssa ja päinvastoin.
Automaattisen tuonnin kulut
ExpenseCloud toimii samalla tavalla kuin Mint.com sillä, että se voi linkittää henkilökohtaisiin luotto- ja pankkikorttitilisiisi ja ladata tapahtumia ExpenseCloud-tiliisi, mikä puolestaan vähentää tarvetta syöttää tietoja manuaalisesti, paitsi tietenkin kun maksat käteisellä.
Automaattinen tuonti on hyödyllinen ajan säästö, varsinkin jos teet paljon liikematkoja, joissa joudut hallitsemaan ja raportoimaan kulut. Kuten rahapaja, ExpenseCloudin pääsy luottotileihisi ei salli sinun ja kenenkään muun tehdä muutoksia ExpenseCloudin avulla. Se lataa tapahtumasi vain raportointia varten.
Kuluraportit
Valtava aikaa säästävä on silloin, kun sinun on kerättävä ja lajiteltava kuitit, laskettava kulut ja luotava kuluraportti. ExpenseCloud suorittaa nämä tehtävät puolestasi. Kun olet palannut matkaltasi, voit jopa lisätä kuluja, joita ei ole vielä kirjattu, ja luoda sitten yksinkertaisesti raportti, joka voidaan viedä PDF-tiedostoon tai lähettää sähköpostitse suoraan kirjanpitoon.
Jos teet valokopioita kuiteistasi, ne tietysti lisätään myös raporttiin.
hinnoittelu
Suuremmat yritykset perustavat todennäköisesti ExpenseCloud-tilit työntekijöilleen, mutta on myös ilmaisia ja edullisia yksittäisiä vaihtoehtoja. Ilmaiseen suunnitelmaan sisältyy kulujen automaattinen tuonti, raportointiominaisuudet ja ilmaisen mobiilisovelluksen käyttö synkronoi online-ExpenseCloud-tiliisi ja integroituu muiden tiliohjelmistojen, kuten Quickbooks.
ExpenseCloud-tekniikan kaltaisella mobiilitekniikalla ei ole juurikaan syytä roikkua vanhentuneisiin paperikuitteihin ja lokikirjamenetelmään kustannusten seuraamiseksi. Kerro meille mitä mieltä olet ExpenseCloudista. Onko se palvelu, jonka luulet ehkä yrittävän käyttää?
Bakari on freelance-kirjailija ja valokuvaaja. Hän on pitkäaikainen Mac-käyttäjä, jazz-musiikin fani ja perheen mies.
