5 kriittisiä työkaluja, joita tarvitset tuottavampaan virtuaalitoimistoon

Mainos

Virtuaalitoimisto on mobiilitoimisto, joka sijaitsee tietokoneellasi tai pilvessä. Jos työsi ei sido sinua tiettyyn sijaintiin, voit määrittää työkalut toimimaan mistä päin maailmaa tahansa. Yhä useammille ihmisille etätyöstä on tulossa realistinen ja haastava vaihtoehto työmatkalla työskentelemiseen perinteisessä toimistossa.

Vaikka se tarjoaa uskomattoman paljon vapautta, käytännössä ja mahdollisesti tien päällä työskenteleminen vaatii myös suurta kurinalaisuutta ja erinomaisia ​​organisaatiotaidoja. Olen työskennellyt ja matkustanut yli vuoden, joten voin kertoa sinulle yhden tai kaksi työstä "virtuaalitoimistosta".

Sähköpostiviestintä

Tehokas viestintä on avain tuottavuuteen. Sähköposti on edelleen olennainen virtuaalitoimistotyökalu ammatillisessa viestinnässä, eikä se näytä siltä, ​​että se korvataan pian. Sähköpostiohjelmasi pitäisi olla asetettu suodattamaan postisi automaattisesti, sen pitäisi olla helppo merkitä ja lajitella sähköposteja, ja sinun pitäisi pystyä pääsemään sähköpostiisi verkossa, jos jotain tapahtuu tietokone.

Minulle, Google Sähköposti Joillakin mukautetuilla asetuksilla ja useilla Google Labs -ominaisuuksilla käytössä kaikki nämä vaatimukset täyttyvät. Olemme kirjoittaneet lukemattomia artikkeleita aiheesta GMail sivustossa MakeUseOf.

Suosittelen lukemaan myös seuraavat artikkelit:

• • Kuinka muuttaa Gmail Gmail monitoimikoneeksi (osa 1) Kuinka muuttaa Gmail Gmail monitoimikoneeksi (osa 1) Lue lisää

• 3 asiaa, jonka Gmail-käyttäjät ovat asettaneet tililleen 3 asioita Pro Gmail -käyttäjät ovat asettaneet tililleen Lue lisää

Organisointi ja suunnittelu

Mikään virtuaalitoimisto ei ole täydellinen ilman kalenteria, joka muistuttaa sinua määräajoista, tapahtumista ja tapaamisista. Koska se on saumattomasti integroitu GMailiin, käytän Google-kalenteri.

Seuraavat artikkelit paljastavat kuinka voit hyödyntää kaikkia Google-kalenteri:

• 10 mahtavaa Google-kalenterin ominaisuutta, jotka sinun tulisi kokeilla 10 mahtavaa Google-kalenterin ominaisuutta, jotka sinun tulisi kokeilla Lue lisää
• 5 hyödyllistä Greasemonkey-skriptiä Google-kalenterin parantamiseksi 5 hyödyllistä Greasemonkey-skriptiä Google-kalenterin parantamiseksi Lue lisää

Jos tarvitset enemmän apua kuin yksinkertainen kalenteri voi tarjota, harkitse oman virtuaalisen avustajajärjestelmän perustamista. Erinomainen ratkaisu laskujen, matkatietojen ja muun hallinnointiin on Pageonce. Toinen hieno työkalu järjestäytymiselle on Muista maito, työkalu luetteloiden, tehtävien ja muistutusten hallintaan verkossa tai missä haluat, esimerkiksi GMailissa.

• 8 helppoa tapaa hallita tehtäviä muistamalla maito 8 helppoa tapaa hallita tehtäviä muistamalla maito Lue lisää
• 5 fiksua käyttötapaa Muista maitolistat ja tunnisteet 5 fiksua käyttötapaa Muista maitolistat ja tunnisteet Lue lisää

Suora viestintä

On tärkeää olla yhteydessä ihmisiin. Suora viestintä pikaviestinnän, ääni-, puhelin- tai videopuhelujen avulla auttaa myös välittämään tietoja tehokkaammin kuin sähköpostin välityksellä. Kummassakin tapauksessa sinun on kommunikoitava suoraan kollegoiden tai asiakkaiden kanssa.

skype kattaa koko suoran viestinnän kaistanleveyden. Voit käyttää sitä pikaviesteihin, ääni- tai videokeskusteluihin ja soittaa puhelinnumeroon.

Katso seuraavista artikkeleista neuvoja ja vinkkejä skype :

• 5 yksinkertaista tapaa korjata heikko äänenlaatu Skypessä (tai muissa VoIP-palveluissa) 5 yksinkertaista tapaa korjata heikko äänenlaatu Skypessä Lue lisää
• Vianmääritys, kun Skypessä ei ole videota [Windows] Skype-video ei toimi? Kameran testaaminen ja vianetsintäSe on turhauttavaa, kun Skype-video ei toimi. Tämän tarkistusluettelon avulla voit ratkaista Skypen videovirran yleiset ongelmat. Lue lisää
• Kuinka Skypen avulla tallentaa puheluita tai suorittaa haastatteluja HotRecorderin kanssa (Windows) Kuinka Skypen avulla tallentaa puheluita tai suorittaa haastatteluja HotRecorderin kanssa (Windows) Lue lisää

Vaihtoehtona Skypelle voit myös harkita Google Talk tai ooVoo.

Online-tiedostojen tallennus ja jakaminen

Jos toimistosi ei ole vain virtuaalinen, vaan myös The Cloudissa, tarvitset luotettavan online-tiedostojen tallennustyökalun. Saatat tarvita myös työkalun asiakirjojen vaihtoon tai yhteistyöhön yhteistyökumppaneidesi kanssa. Dropbox osaa tehdä kaiken muun.

Katso mitä suosittelemme tekemään Dropbox:

• 2 työkalua, joiden avulla tiedostojen jakaminen Dropboxissa on nopeampaa ja helpompaa 2 työkalua, joiden avulla tiedostojen jakaminen Dropboxissa on nopeampaa ja helpompaaYksi tiedostonjakopelin pelaajista on Dropbox. Tämän suositun tiedostojen varmuuskopiointi- ja synkronointipalvelun avulla käyttäjät voivat jakaa tiedostoja helposti "julkisen kansion" kautta. Tämän ominaisuuden avulla tiedostojen jakaminen on ... Lue lisää
• 3 muuta tapaa hallita Dropbox-tiedostojasi, joista et ehkä tiedä 3 muuta tapaa hallita Dropbox-tiedostojasi, joista et ehkä tiedäSuosikki, kaikkien aikojen tiedostonjakopalvelumme, Dropbox, tarjoaa anteliaasti jopa 2 keikkaa tiedostoa ilmaiseksi. Monille käyttäjille tämä saattaa olla tarpeeksi, mutta nyt kun Dropboxista on tulossa synkronoivan keskuspilven ... Lue lisää
• Kuinka palauttaa kadonneet tiedostot Dropboxissa Kuinka palauttaa kadonneet tiedostot DropboxissaMitä tapahtuu, jos poistat tiedoston vahingossa Dropboxista? Poistuuko se ikuisesti, kun muutokset on synkronoitu? Kyllä, tiedosto katoaa, mutta se ei ole kokonaan poistunut vielä. Niin on ... Lue lisää
• Kuinka luoda suora linkkejä Dropbox-sisältöön ja automatisoida prosessi Kuinka luoda suora linkkejä Dropbox-sisältöön ja automatisoida prosessiYksi Dropboxin parhaista käyttötavoista on tiedostojen jakaminen. Dropbox-tililläsi voit käyttää Julkinen-kansiota tiedostojen jakamiseen muiden kanssa. Tässä artikkelissa aion näyttää sinulle nopeaa ja ... Lue lisää
• Dropbox-tietojen salaaminen ENCFS: llä [Linux] Dropbox-tietojen salaaminen ENCFS: llä [Linux]Dropbox on kiistatta yksi parhaista online-synkronointityökaluista. Jos kuitenkin viime aikoina olette käyneet läpi teknisiä uutisia, huomaat, että Dropboxilla on joitain tietosuojaongelmia jo myöhään. Siksi salataan ... Lue lisää

Laitteisto

Lopuksi haluaisin mainita lyhyesti hyödyllisistä laitteistoista. Tarvitset tietysti tietokoneen ja mahdollisesti matkapuhelimen. Laitevalinta riippuu suurelta osin henkilökohtaisista mieltymyksistäsi tai luuletko luottaa kokonaan julkisiin tietokoneisiin. Kummassakin tapauksessa on otettava huomioon kaksi lisälaitteistoa:

• Varmuuskopiointi ja tiedostonsiirto
  Saat SD-kortin tai USB-muistitikun, jolla on riittävästi tallennuskapasiteettia, jotta et voi tai halua tallentaa verkkoon. Voit myös asentaa mobiilisovelluksia näihin laitteisiin, jos luotat julkisiin tietokoneisiin.
• Kuulokkeet ja / tai kuulokkeet
  Kun työskentelet kiireisellä ja meluisalla julkisella paikalla, hyvät kuulokkeet voivat olla kriittinen kohta keskittymisellesi ja terveellisyydellesi. Kun joudut toisinaan soittamaan tietokoneesi kautta, hanki monitoimikuulokkeet, jotka myös kaksinkertaistuvat kuulokkeina.

johtopäätös

Virtuaalitoimisto on erittäin yksilöllinen tietokonelaitteistojen, työpöytäohjelmistojen ja verkkopalvelujen asennus. Kuten perinteisessä toimistossa, valitsemasi virtuaalitoimistotyökalut riippuvat suuresti henkilökohtaisista vaatimuksista ja mieltymyksistä. Voit pitää organisaation yksinkertaisena ja tehokkaana, mutta älä koskaan unohda suojata tietojasi ja tehdä varmuuskopioita uskonnollisesti.

Mitä sovelluksia ja laitteita käytät virtuaalitoimistossasi?

Kuvahyvitykset: Edhar