7 vinkkiä tehtäväluettelon parempaan hallintaan

Mainos

Olisi fantastista, jos pitäisit tehtävälista oli salaisuus saada kaikki työsi suoritettu ajoissa. Näin ei kuitenkaan ole - tarvitaan hyvin ylläpidetty, järkevästi laadittu tehtäväluettelo haluttu vaikutus työnkulkuun Lopeta organisointi, aloita työskentely: 3 yksinkertaista tehtäväsovellusta, joka nopeuttaa työnkulkuaOletko luettelon rakastaja? Lopeta tehtäväluettelon käyttö vielä kerran tekosyynä viivyttää. Vaihda minimaaliseen tehtävänhallintajärjestelmään ja keskity asioiden saamiseen. Lue lisää .

Onneksi ei ole liian vaikeaa varmistaa, että tehtäväluettelosi onnistutaan leikkaamaan sinappi. Tarvitaan vain pieni eteenpäin suunnitteleminen, vankka käsitys siitä, mitä aiot saavuttaa, ja joustavuus käyttää hyviä ideoita, jotka joku on ajatellut.

Laita seuraavat vinkit toimintaan, ja katsot tehtäväluetteloa, joka vaikuttaa todellisesti työskentelytapaan.

1. Mieti, milloin sinun tulee luoda luettelo

Se voi kuulostaa triviaaliselta asialta, mutta tehtäväluettelon kokoamisen ajoituksella voi olla suuri vaikutus sen lopulliseen menestykseen. Menestymisstrategioita on enemmän kuin yksi - mutta se ei yleensä ole hyvä idea olla

heittävät yhdessä listan päivällä Kuinka luoda enemmän vapaa-aikaa pelaamalla aikataulusiEi ole mitään palkitsevampaa kuin suorittaa tehtävä, joka on aikataulussa etukäteen. Joten miksi vaadit rankaisemaan itseäsi tehtävien suorittamisesta sen sijaan, että annat itsellesi oikeudenmukaisen palkintosi? Lue lisää .

Sen sijaan vie jonkin aikaa iltana suunnitellaksesi huomenna. Ilman uuden työpäivän alkamisen stressiä on helpompi laatia toimittava luettelo, joka kattaa kaiken, joka on suoritettava loppuun. Ehkä kannattaa jopa olla tapana tehdä seuraavan päivän tehtäväluettelo päivätyön päätteeksi.

2. Valitse Kynä ja paperi tai digitaalinen ratkaisu

Nykyään usein oletetaan, että mobiilisovellus voi tehdä melkein mitä tahansa, josta olemme kerran kääntyneet kynän ja paperin hyväksi. Vaikka on totta, että digitaaliaika on tuonut mukanaan massiivisia parannuksia toimintatapoihimme, on virhe olettaa aina, että se on parempi valinta.

Joillekin ihmisille tehtäväluettelolla on enemmän painoa, kun se on esitetty a korkealaatuinen paperinen muistikirja 3 paperimuistikirjaa, joista kannattaa poiketaMe kirjoitamme paljon korkean teknologian tavoista seurata asioita ja hallita elämääsi. Mutta joskus tavallinen vanha kannettava tietokone on paras tapa, jota voit käyttää. Lue lisää sen sijaan, että muodostuisi yhdestä ja nollasta. Joka tapauksessa kannattaa kokeilla sekä fyysisiä että digitaalisia menetelmiä nähdäksesi, tarjoaako jompikumpi prosesseista ainutlaatuisen käsityksen omista työtavoistasi.

Sovelluksen pilvipohjaisella verkkopalvelulla on etuja, ja paperikopion saamisella on vastakkaisia ​​etuja. Ei ole järkevää olettaa, että moderni versio auttaa sinua saamaan enemmän aikaan 5 syytä tehtäväsovelluksesi tekee sinusta vähemmän tuottavaaLuopuminen tehtäväluetteloistasi? Sinun ongelmasi ei ole kunnianhimoasi tai käyttämäsi tehtävien suunnittelusovellus. Ongelma on siinä, kuinka käytät tehtäväluetteloa yleensä. Lue lisää - ei todellakaan voi korvata uusia lisäyksiä työnkulkuun ja arvioida, tarjoavatko ne merkittäviä parannuksia.

3. Jos olet menossa digitaalisesti, valitse arvokas työkalu

Monet käyttäjät valitsevat digitaalisen menetelmän, vaikka ovat kokeilleet tehtäväluetteloa. Tietysti on kymmeniä sovelluksia ja palveluita täyttämään tällainen toiminnallisuus, ja oikean vaihtoehdon valitseminen voi olla melko vaikeaa.

Ensimmäinen huomio, joka sinun on tehtävä siitä, mistä laitteesta haluat käyttää luetteloa. Jos vastaus on useita eri laitteita, sinun on parasta työskennellä tilipohjaisen järjestelmän, kuten Evernote, kanssa, jossa voit kirjautua sisään ja katsella muistiinpanojasi kaikkea älypuhelimesta kotitietokoneeseesi 8 tehokasta Evernote-sovellusta kivuttomaan tuottavuuteenTee Evernote-muistiinpanojasi entistä paremmiksi välttämättömien sovellusten ja lisäosien avulla. Nämä kahdeksan valintaa integroituvat Evernoteen saumattomasti verkkosovellustensa kanssa. Lue lisää .

Muita vaihtoehtoja on kuitenkin paljon. Jos olet jo syvällä Windows-ekosysteemissä, saattaa olla syytä hyödyntää OneNoten ja OS: n väliset syvät siteet 6 Vinkkejä OneNoten käyttämiseen tehtäväluettelonaTeetkö kaiken irti OneNote -tehtäväluettelostasi? Käytä vinkkejä parempiin OneNote-tarkistuslistoihin. Lue lisää .

Sekä OneNote että Evernote ovat melko monimutkaisia ​​ohjelmistopaketteja, ja haluat ehkä jotain hieman kevyempää estääksesi tehtäväluettelosi hallitsemasta. Onneksi niitä on paljon mobiilisovelluksia 8 parasta sovellusta tehtävälistojen hallintaan AndroidillaÄlä yritä taistella kymmeniä tehtäviä päässäsi. Nämä mahtavat Android-tehtävänhallintasovellukset auttavat sinua seuraamaan tehtävien luetteloa tehokkaasti. Lue lisää joka voi tehdä tehtäväluettelon ylläpitämisestä ja täydentämisestä helppoa.

4. Pidä asiat segmentoituna

Mitä pidempi tehtäväluettelo saa, sitä vähemmän tehokas se on. Jos luettelossasi on paljon tehtäviä, se tuntuu nopeasti yhdeltä ylitsepääsemättömältä haasteelta - ja se heikentää sen kokoamista ensin.

Sen sijaan, että annat tehtäväluettelosi poistua käsistä, segmentoi se helposti toimiviin tehtäviin. Yksi tapa saavuttaa tämä on lajittelu alueittain - esimerkiksi koulu, työ ja koti. Saatat kuitenkin huomata, että käytännöllisempi on erottaa tehtävät vaihtelevalla prioriteettitasolla.

Teemme sen selväksi mitkä tehtävät ansaitsevat olla etusijalla 10 tapaa kaivaa itsesi pois tehtävän jälkeisistä asiakirjoistaHukkumisen tunne loputtomien tehtävien luettelossa on meille kaikille yhteinen pelko. Hoito on saatavilla. Tässä on kymmenen tapaa palata takaisin. Lue lisää on suuri askel kohti tehtäväluettelon muuttamista tehtäväsuunnitelmaksi. Näin toimimalla saat yleiskuvan kaikesta lautasellasi, joka voi auttaa sinua luomaan tarkalleen kuinka paljon voit tehdä päivässä, viikossa tai kuukaudessa - ja se on jotain, mitä sinun on tiedettävä niin sinä pystyt tulla entistä tuottavammaksi 3 tyyppisiä luetteloita, jotka todella auttavat sinua olemaan tuottavampiTehtäväluettelot ovat lopullinen tuottavuusase. Nämä tehtävälistat voisivat antaa sinulle kaiken tarvittavan voiman asioiden saamiseksi. Lue lisää .

Jos et ole aivan varma mitä työskennellä tai missä järjestyksessä, harkitse yksittäisten hankkeiden arviointia. Luetteloi halutut tulokset, vaiheet tai tuotteet (komponentit) ja jaa ne erillisiin tehtäviin ja alatehtäviin, jotka voit sitten siirtää yksi toisensa jälkeen tehtäväluetteloosi. Tämän ensimmäisen yleiskatsauksen valmistelemiseksi Työnjakorakenne Kuinka järjestää projektit, joissa on työnjakorakenneTuhan mailin matka alkaa yhdellä askeleella. Jokainen monimutkainen projekti koostuu useista komponenteista. Työnjakorakenne voi auttaa sinua tunnistamaan kaikki vaiheet ja laittamaan ne peräkkäin. Lue lisää on hyvä paikka aloittaa.

Kun sinulla on yleiskatsaus kaikista tehtävistäsi, on helpompaa käsitellä pelottavaa hanketta askel askeleelta ja arvioida, kuinka kauan jokainen tehtävä - ja siten koko projektin valmistuminen - kestää.

5. Ajoitus on kaikki kaikessa

Tehtäväluettelo on hieno tapa pitää kaikki tehtävät yhdessä paikassa, mutta jos ei ole ymmärrystä siitä, kuinka kauan näiden tehtävien suorittaminen kestää, se ei ehkä ole kaikkea hyödyllistä. Voit vain arvioida tarkasti, kuinka kauan tietyn työn tekeminen kestää, joten nämä luvut saattavat olla likimääräisiä - mutta ne ovat silti erittäin tärkeitä.

Ajoitatko tehtäväluettelosi päivä päivältä tai kuukausittain, on tärkeää, että harkitset ajankohtaisia ​​näkökohtia. Jos luettelon kaiken tekemiseen ei ole tarpeeksi aikaa, jotkut tehtävät katoavat tietä pitkin - ja siitä voi nopeasti tulla todellinen ongelma.

Harkitse tämän ongelman ratkaisemiseksi käyttämällä Google-kalenteria perustana tehtäväluettelollesi Muistutukset tekevät Google-kalenterista uskomattoman tehtäväluettelonPidätkö tehtäväluetteloa ja erillistä kalenteria? Se tuo kitkaa, koska tehtävät ja aikataulut ovat riippuvaisia ​​toisistaan. Google ratkaisi tämän nyt ottamalla muistutukset käyttöön Google-kalenterissa Androidilla. Lue lisää . Äskettäin esitelty muistutustoiminto auttaa imemään tehtäviä ajoitetulla tavalla varmistaen, että ne saadaan aikaan ennen määräaikaa.

Google-kalenteri tekee koko prosessista mahdollisimman sujuvan, koska pystyt asettamaan muistutuksen äänellä tai käsin - ja se kehottaa sinua aina kiinnittämään aikaa yksittäisiin tehtäviin. Joskus on vaikea sitoutua aikataulujen luomiseen pelkkien tehtävien sijasta, mutta siitä on hyötyä pitkällä tähtäimellä.

6. Tarkista suoritetut tehtävät joka kerta

Kaikkien suoritettujen tehtäväluettelo-tehtävien viimeinen vaihe on sen tarkistaminen - mutta se on jotain, jonka usein unohdamme tekemisen. Tarkastelemattomat tehtävät, jotka tiedämme olevan suoritettuja, sotkevat luettelosi nopeasti, jolloin käsiteltäväksi jäävät asiat eivät ole niin selviä, että tästä voi nopeasti tulla ongelma.

Tässä prosessissa on kuitenkin myös psykologinen näkökohta. Tehtäväluettelon idea on, että se pitää tärkeimmät prioriteettinne milloin tahansa. Jos onnistut suorittamaan tehtävät, mutta et kirjaa näitä pieniä voittoja, et saa kaikkia luettelosi etuja.

Pidä huolestuttavana siitä, että merkitset hyvin tehtyä työtä. Osa tehtävälistan ideasta on asettaa kaikki käsiteltävät asiat - mutta se on myös tapa seurata kaikkea saavuttamaasi. Kun olet kamppailee motivaatiosta Kuinka palauttaa luova motivaatio, kun olet palanutKirjailijat eivät ole ainoita, jotka kärsivät "luovasta lohkosta". Mitä voit tehdä luovan tuleen herättämiseksi uudelleen? Tässä on viisi helppoa asiaa, joita voit kokeilla. Lue lisää , muista, että olet jo valinnut paljon tehtäviä.

7. Opi tekniikoista, joita muut ovat käyttäneet onnistuneesti

On hienoa laatia oma tehtävälista -menetelmäsi, strategia, joka sopii täydellisesti työnkulkuun. Ei ole kuitenkaan mitään vikaa kokeilla olemassa olevia strategioita ja käyttää niitä perustana.

Katsokaa järjestelmää kuten Henkilökohtainen Kanban. Se on melko yksinkertainen, ja siinä on vain kaksi todellista "sääntöä" - mutta voit käyttää tätä perustaa ja mukauttaa sitä, kunnes olet tyytyväinen tuloksiin. Ajattele kahta kanbania, jonka Kanban rakentaa:

• visualisointi: On tärkeää, että pystyt aina näkemään yhdellä silmäyksellä, mitä työskentelet, mitä seuraavaksi tapahtuu ja mitä olet jo suorittanut.
• Pienentynyt keskeneräinen työ: Kanban määrää, että sinun tulee asettaa rajoitus sille, kuinka monta meneillään olevaa tehtävää yrität käsitellä kerrallaan.

Se on vankka alku ja jotain, joka on helposti muokattavissa. Lisäksi löydät verkosta paljon aitoja Kanban-tapaustutkimuksia, joiden avulla voit ohjata omaa käyttöäsi. Tämän lisäksi on olemassa paljon enemmän strategioita - ota huomioon jonkun toisen huomio kuinka he parantavat työtä Yksi parhaimmista tuottavuus temppuni: Kuinka Gina Trapani saa asiat päätökseenGina Trapanilla on yksi huippuluokan temppu, jolla asiat saadaan aikaan myös kiireisenä päivänä. Tässä se mitä se on. Lue lisää , ja katso kuinka voit soveltaa sitä omaan elämääsi.

Onko sinulla hieno vinkki, kuinka tehtäväluettelo kootaan oikein? Etsitkö ohjeita oikeasta tavasta hallita tehtäviäsi? Kerro meille siitä alla olevassa kommenttiosassa.