Kuinka vastata kaikkiin sähköposteihin oikealla tavalla: Inline

Mainos

Vuonna 1971 ensimmäinen sähköposti lähetettiin tietokoneelta toiselle. Nyt, 269 ​​miljardia sähköpostia lähetetään joka päivä.

On mahdotonta kuvitella, kuinka monta näistä sähköposteista on tarpeettomia. Kuinka moni palvelee vain lisää sekaannusta. Polttaa vastaanottajien huomion ja kärsivällisyyden vielä enemmän.

Mutta yksi asia on varma: jos enemmän ihmisiä aloittaisi vastaamalla sähköposteihin tehokkaasti 5 työkalua parempien sähköpostien kirjoittamiseen, joita ihmiset lukevat ja vastaavatKirjoittaminen ei ole kaikkien kuppia teetä. Mutta sinun ei tarvitse olla suuri kirjailija, jotta voit lähettää upean sähköpostin. Tarvitset vain muutaman työkalun laadukkaiden viestien varmistamiseksi. Lue lisää , meidät kaikki olisi kiinnitetty postilaatikoihimme hieman vähemmän tiukasti ja meidän sähköpostin ahdistus Kuinka hallita Gmail-postilaatikon ahdistustaNiin paljon sähköposteja, niin vähän aikaa. Tuntuuko sinusta näin Gmail-postilaatikon hallinnassa? Näytämme sinulle yksinkertaisia ​​asetuksia ja hyödyllisiä työkaluja Gmail-postilaatikkosi järjestämistä ja stressiturvaa varten.

Lue lisää olisi vähän vähemmän heikentävää.

Selvin ratkaisu tässä ei ole pelkästään ”riviin vastaaminen”, vaan riviin vastaaminen oikein. Inline-vastaaminen on se, missä vastaat sähköpostin pääosassa sen sijaan, että kirjoitat oman sähköpostin tyhjästä.

Inline-vastaaminen on jotain, mitä useimmat meistä tekevät jo aika ajoin. Mutta meidän pitäisi vastata tekstiin pitkälle useammin. Ja meidän pitäisi tehdä niin muutamia sääntöjä ajatellen, jotta nämä monimutkaiset sähköpostiketjut pysyisivät järjestettyinä ja helppo seurata.

Vastaamme sähköpostiin väärin

Inline-vastaaminen on päinvastainen kuin sitä, jota usein kutsutaan "suosituimmaksi postittamiseksi". Tässä painat vastauksen sähköpostiin ja ala vain kirjoittaa tekstiruudun yläosaan. Näin suurin osa nykyisistä sähköposteista koostuu. Mutta ellet ole tekemisissä erittäin yksinkertaisten sähköpostikeskustelujen kanssa, suosituimmat viestit voivat aiheuttaa kaikenlaisia ​​ongelmia.

Ensinnäkin, kun lähetät eniten postia, alkuperäisestä sähköpostiviestistä viittaamisesta tulee valtavaa vaivaa, johon sisältyy hankaaminen sähköpostitse sähköpostin jälkeen löytääksesi etsimäsi. Tämän jälkeen sinun täytyy vierittää takaisin alas kirjoittamasi sähköpostiviestiin, jotta ehkä parafraasit juuri löytämääsi, kontekstista pois ja usein puuttuvia tärkeitä kohtia.

Joskus vastaanottaja voi vastata sähköpostiviestisi kokonaan uudella sähköpostiketjussa, eli keskustelu tapahtuu nyt kahdessa tai useammassa erillisessä säikeessä.

GIPHYn kautta

Jos olet ryhmäkeskusteluissa, asiat muuttuvat vieläkin sotkuisemmaksi. Seurataan sitä, kuka vastaa mihin, milloin ja mitä vastaukset olivat nuo vastauksista tulee melkein mahdotonta feat.

Sisäinen vastaaminen on ratkaisu

Sen sijaan, että ylhäältä postittaisi, meidän pitäisi vastata linjassa - eli alkuperäisen sähköpostiviestin rungossa. Outlookissa ja Apple Mailissa voit nähdä alkuperäisen viestin heti, kun osut vastauksen. Näytä Gmail-palvelussa vain kolme pistettä kirjoitusnäytön alareunassa näyttääksesi keskustelun.

Kärki: Poista pystysuora tarjousrivi vastauksestasi Gmailissa korosta koko sähköposti ja napsauta sitten luetelmakohta vähemmän painiketta.

Inline-vastaus ratkaisee ongelman, joka liittyy selaamiseen joukkoa viestejä, koska alkuperäinen sähköposti sisältyy siihen ja se on haettavissa viimeisimmässä viestissä, jonka sait keskusteluun. Tämä tarkoittaa, että kaikki pidetään yhteydessä.

Lisäksi sinun ei tarvitse tuhlata aikaa summata muiden ihmisten vastauksia tai kopioida ja liittää sähköpostiviestien katkelmia vain omien vastausten tekemiseksi järkeväksi. Inline-vastauksilla kaikki ovat käytettävissä, jotta kaikki voivat palata takaisin milloin tahansa.

Ja langoissa, joissa on useita ihmisiä, on helppo erottaa toisistaan ​​kuka sanoi ja kenelle on vastaus (jos tehdään oikein).

Sisäinen vastaus oikein

Kun useimmat ihmiset vastaavat tekstissä, he kirjoittavat vastauksensa vain tekstin rinnalle, johon haluavat vastata, ja he tekevät tästä lihavoidun tai punaisen.

Tämä on kaukana ihanteellisesta. Heti kun joku avaa sähköpostiviestin selkeästi, hän ei näe tätä muotoilua. Ja heti, kun säieessä on enemmän kuin pari ihmistä, asiat voivat muuttua sotkuiseksi nopeasti.

Joten, tässä on lyhyt opas oikein sisäisessä vastauksessa, joka on skaalautuva ja pitää sekaannuksen mahdollisimman pienenä.

1. Älä luota alustamiseen

Kuten mainittiin, joissain tapauksissa vastaanottaja ei ehkä pysty näkemään sähköpostissa lisäämääsi muotoilua (esim. He saattavat mieluummin selkeää tekstiä). Jos joku on sokea, heillä voi olla vaikea seurata useita värejä sisältäviä ketjuja.

Käytä muotoilua kaikin tavoin, jotta vastaukset olisi helpompi löytää, kun skannaat sähköpostia. Mutta älä luota yksinomaan sen päällä.

2. Esipuhe vastaa nimesi kanssa

Sen sijaan, että luottaisi muotoiluun, päästä tapana tehdä etukäteen kaikki vastauksesi nimelläsi ja, jos tarvitset erityistä organisointia, päivämäärällä. Pyydä kaikkia vastaanottajia tekemään sama.

Tällä hetkellä Gmailissa sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kirjoittaa nimesi manuaalisesti. Sama pätee ikuinen Apple Mail -sovellus.

Jos kuitenkin käytät Outlookia, on ominaisuus, joka esittelee vastauksesi automaattisesti nimesi kanssa. Voit tehdä tämän mennä Tiedosto> Asetukset> Mail. Siirry sitten Vastauksia ja eteenpäin, Tarkista Esipuhe kommentit ja kirjoita nimesi tekstikenttään. Kun vastaat sähköpostiviestissä, nimesi näkyy suluissa automaattisesti.

Mailbird on myös tämä vaihtoehto oletuksena.

3. Käytä rivinvaihtoa

Aina kun jätät rivivastauksen, vastauksen tulisi olla uudella rivillä sen sijaan, että se lisäisi lauseen puolivälin tai kappaleen loppuun.

Tämä helpottaa muiden ihmisten vastaamista kommentteihisi ja tekee jokaisesta kohdasta tapahtuvan keskustelun skannaamisen paljon virtaviivaisemmaksi.

4. Luetelmakohdan monitasoiset vastaukset

Kun samassa sähköpostissa osoitetaan useita pisteitä, sinulla on useita viestiketjuja, jotka tapahtuvat yhdessä viestissä.

Jotta nämä järjestetään, sinun on sisennettävä kierteitetyt vastaukset, jotta on selvää, mitkä kommentit liittyvät jokaiseen kohtaan. Mielestäni kulmasulkojen (>) käyttäminen on täällä intuitiivisimpia merkkejä, koska luettelomerkkien kohdat eivät välttämättä näy tavallisissa sähköposteissa.

Tämä säästää paljon vaivaa yrittää selvittää, mihin keskusteluun sinun on kiinnitettävä huomiota.

5. Viimeinen keino: Käytä parempaa työkalua

Kukaan ei teeskentele, että sisäiset vastaukset ovat täydellinen ratkaisu. Mutta jos sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin käyttää sähköpostia, vie aikaa kirjoita tehokkaita ja toimivia sähköposteja Kuinka kirjoittaa täydellinen ammatillinen sähköposti (tietojen tukema)Sähköposti on edelleen tärkein viestinnän muoto liiketoiminnassa. Menestyäksesi tässä ympäristössä, sinun tulee oppia säveltämään tehokkaita ammatillisia sähköposteja. Näytämme sinulle 9 yksinkertaista temppua, jotka ovat osoittautuneet toimiviksi. Lue lisää . Edellä esitettyjen syiden perusteella sisäinen vastaaminen on paras tapa pitää projektit etenevinä. Se auttaa myös kaikkia seuraamaan useita keskusteluja sähköpostin säieissä ilman, että sinun tarvitse tuhlata aikaa etsiessäsi pitkiä luetteloita aiemmista sähköposteista.

Jos havaitset jopa sisäisistä vastauksista liian monimutkaisia ​​tai jos kollegasi eivät pääse tapana sisäisiin vastauksiin oikein, voi kuitenkin olla aika etsiä erilaista työkalua.

Viestintävälineet, kuten löysä, Hölistäja Värjötellä helpottaa monimutkaista tiimiviestintää. Sen sijaan, että jatkat taistelua sähköpostin kanssa, voi olla aika kokeilla yhtä näistä.

Levitä sanaa

Kun hyväksyt nämä yksinkertaiset sisäiset vastaussäännöt, monet vastaanottajat arvostavat tämän tehokkuutta sähköpostikäyttäytyminen 5 työkalua, joiden avulla voit kirjoittaa parempia sähköpostiviestejäKaikki yrittävät edelleen ratkaista sähköpostiongelman. Joten puhutaanpa myös kaikkien peruselimmistä - tavasta kirjoittaa parempia sähköposteja. Hyvien työkalujen avulla. Lue lisää on ja alkaa matkia lähestymistapaa luonnollisesti.

Jos he eivät luonnollisestikaan kopioi harkittuasi sähköpostiviestisi, vedä heitä siihen. Lähetä heille tämä artikkeli. Kuvaile, kuinka haluat heidän vastaavan, ja selitä, että se säästää miljoonia väärin ymmärrettyjä viestejä, hukkaan vietyä aikaa ja kontekstin menetystä.

Ei oikeastaan ​​ole mitään haittapuolia.

Uskotko, että nämä säännöt auttavat sinua pysymään monimutkaisten sähköpostikierrosten päällä? Onko muita sisäisiä vastausvinkkejä mielestäsi hyödyllisiä?

Kuvahyvitys: sangoiri /depositphotos