Seuraa asiakasongelmia ja prioriteetteja tiukan tukipalvelun ohjelmiston avulla

Mainos

Jos ylläpidät tietokonetukea tai hallitset IT-neuvontakeskusta, tiedät, että IT-tuki sisältää muutakin kuin pelkkien tietokoneongelmien korjaamisen. Jokainen ongelma edustaa oiretta, joka voi merkitä paljon suurempaa järjestelmävirhettä. Useita ongelmia, jotka kaikki vastaavat, on myös tarkistettava ohjelmistovirheitä, jotka on ehkä ohitettu testauksen aikana.

Yksi parhaimmista tavoista seurata ja analysoida kaikkia ongelmia on keskitetyn tukipalvelun ohjelmisto. Tällaisella järjestelmällä et vain seurata tietokone- tai järjestelmäongelmia, vaan seuraat myös sitä, mitkä henkilökunnan jäsenet huolehtivat lipuista, loki mitkä asiakkaat tai asiakkaat käyttävät tukipalvelua yleisimmin, ja se tarjoaa hyvän korkean tason yleiskuvan IT-henkilöstösi hallinnasta ongelmia.

Yksi parhaista löydetyistä ilmaisen asiakaspalvelun ohjelmistoratkaisuista, joka pystyy käsittelemään samoja toimintoja kuin jotkut siellä olevista kalliimmista vastaavista ovat Sulje tukipalvelu.

Läheisen tukipalvelun perustaminen

Ohjelmistoa kutsutaan pikemminkin palvelupisteeksi kuin asiakaspalveluksi, koska se on todella hyödyllinen muutakin kuin pelkissä IT-asioissa. Jos suoritat lainkaan palvelua, joka sisältää asiakkaita tai asiakkaita, jotka kutsuvat sinua ongelmista, voit käyttää tätä ohjelmistoa näiden ongelmien seuraamiseen. Ehkä ylläpidät elektroniikan korjauspalvelua, LVI-yritystä tai mitä tahansa muuta alaa, joka sisältää vianetsintää ja korjaamista koskevia ongelmia. Tämä ohjelmisto voi auttaa sinua muistamaan, seuraamaan ja analysoimaan näitä ongelmia, varsinkin jos sinulla on teknikkojen ryhmä, joka työskentelee sinulle.

Kun asennat ohjelmiston ensimmäistä kertaa, huomaat, että se kysyy sinulta, mihin haluat käyttää järjestelmätietokantaa. Sulje tuki käyttää Access Runtime -toimintoa, ja taustatietokanta, nimeltään CloseSupportBE.mdb, tallentaa kaikki järjestelmän tiedot. Tallenna tietokanta paikallisverkkoon, jotta hajautetut käyttäjät voivat käyttää tätä järjestelmää ongelmalippujen syöttämistä, hallintaa ja sulkemista varten. Jos haluat käyttää sitä Internetin kautta, määritä vain online-kiintolevy, kuten Dropbox, ja tallenna keskitietokanta kyseiselle tilille.

Ärsyttävyys, jos käytät ilmaista ohjelmistoa, on ensimmäinen laatikko, joka aukeaa, kun lataat ohjelmiston, missä sinun on napsautettava “Jatkaa”Kieltäytyä ilmaisen kokeilun kirjautumisesta. Kun pääset ohjelmistoon, näet neljä pääaluetta.

Yläosasta (1) löydät pikahakukentät ja -painikkeet uuden puhelutapahtuman luomiseksi tai uuden tehtävän luomiseksi yhdelle henkilöstölle (tai itsellesi). Tehtävät voidaan osoittaa tietylle ongelmalle ja tietylle teknikolle. Vasemmalla oleva palvelualue sisältää aktiiviset tehtävät (2) ja aktiiviset puhelut (3). Pääruudun oikealla puolella näet puhelut, jotka on lajiteltu toimeksiantajan, tilan ja prioriteetin mukaan (4).

Tietojen syöttäminen aina, kun ongelmapuhelu (tai sähköposti) tulee, on yhtä helppoa kuin käyttää erilaisia ​​avattavia ruutuja prioriteetin ja ongelman luokan valitsemiseksi. Oikealla oleva ruutu antaa erityisiä tietoja ongelmasta.

Kun puhelu on järjestelmässä, se pysyy "live" -alueella, kunnes se joko ratkaistaan ​​tai peruutetaan. Kun aktiivinen ongelma ilmenee, kaikki järjestelmän muutokset kirjataan automaattisesti puheluhistorian alueelle.

Uuden tehtävän lisääminen on hyödyllinen tapa luoda ja seurata työpaikkoja työntekijöille, jotka voivat liittyä tai eivät liity tiettyihin ongelmiin, joihin kutsuttiin. Voit jopa asettaa tiettyjä tehtäviä toistuvasti, joten järjestelmää voidaan käyttää sekä työaikatauluun että ongelmapuheluiden kentämiseen.

Jos napsautat yrityksiä vasemmalla puolella vasemmalla olevasta selauspalkista, näet kaikki asiakkaat, joille olet tehnyt työtä. Täällä voit kirjoittaa uusia yrityksiä manuaalisesti ja täyttää kaikki yhteystiedot. Kun napsautat yritystä tehtävien tai puheluiden sisällä, se linkittää näihin yksityiskohtaisiin tietoihin, jotta voit helposti saada yhteystietoja puhelun tai tehtävän näytöltä.

Sama koskee ihmisiä, olivatpa kyse sitten yksittäisasiakkaat vai työtä tekevät työntekijät. Kirjoita kaikki tiedot tähän, ja työntekijöiden kohdalla voit määrittää heidän käyttäjätunnuksensa Service Desk -järjestelmän käyttämiseen. Hieno asia on, että aina kun käytät asiakkaan nimeä lipussa, sinulla on välitön pääsy heidän yhteystietoihinsa.

Lopuksi, toinen järjestelmän hyödyllinen ominaisuus on, että voit viedä puhelut tai tehtävät (joko aktiiviset tai arkistot) Excel-laskentataulukko, jota voit käyttää omien raporttien luomiseen tai vain oman arkistosi luomiseen kysymyksiä.

Tätä ilmaista Help Desk-ohjelmistoa voi käyttää paljon vain IT-teknikkojen lisäksi. Voit käyttää sitä hallitsemaan ja järjestämään melkein mitä tahansa yritystä, jonka on korjattava tai poistettava ongelmat. Anna sille kuva ja katso jos se virtaviivaistaa yritystäsi!

Kerro meille, mitä mieltä olet Close Support Help Desk -palvelusta tai jos tiedät vastaavista työkaluista, jotka ovat yhtä hyödyllisiä. Jaa tietosi alla olevassa kommenttiosassa.

Kuvaluotto: Carlos Chavez