Vältä PowerPointin tekemiä murhia: Kuinka tehdä esityksistäsi vakuuttavia ja ikimuistoisia

Mainos

Oletko koskaan tehnyt PowerPoint-esitystä? Tietysti sinulla on. Jos sanoit "ei", kutsuisin sinua valehtelijaksi. Okei, se voi olla äärimmäistä. Mutta useimmilla meistä on, eikö niin? Sanoisin niin. Joten mikä on minun pointini? Tarkoitan, että täällä suurin osa meistä on luonut PowerPointin ja tehnyt esityksen (tai aikoo jossain vaiheessa), ja silti se on todennäköisesti yksi tietokoneen huonoimmista asioista.

Näkemäni esitelmät, jotka opiskelijat tekivät yliopistossa ja opettajat, olivat vähintäänkin kiusallisia. Ohjaajien naurettavan pitkistä dioista opiskelijoille, jotka näyttivät siltä, ​​etteivät tienneet miten lukea (mitä heidän ei ensinnäkään olisi pitänyt tehdä). Huonot PowerPoint-esitykset ovat epidemia koulutuksessa, joka jatkuu sitten työpaikalla. Tietenkin, se ei koske vain itse PowerPointia, vaan myös esittäjää ja sitä, kuinka hyvin he puhuvat ja välittävät tietoja. Ja käsittelen myös sitä.

Aloita ääriviivat

Aivan kuten raporttia kirjoitettaessa, on hyödyllistä asettaa erityisiä kohtia. Yleensä tämä on vain sinun saadaksesi ajatuksesi alas. Kuitenkin PowerPointissa yleisölle on mukavaa nähdä, minkä esityksen he käyvät läpi. Se yhdistää heidät hieman enemmän ja pitää heidät kiinnostuneina, varsinkin jos aikajanalla oli jotain, joka kiinnosti heitä. Kehys on yksinkertainen ja koostuu vain tarkoista asioista, jotka aiot peittää. Joskus on hyvä saada hieman yksityiskohtaisempi ja laajentaa ääriviivat saadaksesi lisätietoja käsiteltävistä ala-aiheista. Tämä riippuu kuitenkin esityksen perusteellisuudesta ja kattamasi sisällön vaatimuksista. Alla on esimerkki esityksestä, jonka tein tietoturvasta.

Ole johdonmukainen teeman ja asettelun kanssa

On olemassa useita näkökohtia, joiden avulla häiriötekijöiden pitäminen minimissä ja aiheen ja asettelun johdonmukaisuus koko PowerPoint-ohjelmistossasi on varmasti tärkeä tekijä siinä. Et halua luoda ajatuksia, jotka muuttaisivat yleisön keskittymistä sisältöösi ja sanoihisi. Voit tehdä tämän pitämällä aiheen johdonmukaisena (se on melko suoraviivainen), mutta myös asettelussa. Jos esimerkiksi yksi aihe vie kaksi dioa, merkitse toinen dia ja lisää otsikon loppuun ”(jatkuu)”. Tämä näyttää nopeasti saman aiheen yleisölle, vaikka diat vaihdetaan, ja keskitytään aiheeseen sen sijaan, että mietitään, mistä kyseisestä diasta voi olla kyse.

Unohda ClipArt, hullu äänet ja fancy siirtymät

Häiriötekijöistä puhuttaessa, tämä on toinen iso pelaaja. Jotkut visuaalit voivat olla hyviä. Merkitykselliset visuaalit tai äänet (tosiasiallisesti kaikki äänet) ja hullujen siirtymät eivät kuitenkaan vain häiritse yleisöä, vaan myös antavat PowerPointillesi vähemmän ammattimaisen ilmeen. Suosittelen pysyvän poissa suurimmasta osasta näitä, kuten tästä alla olevasta vihreä-ish-keltaisesta, pörröisestä asiasta.

Yliopistossa minulla oli ohjaaja, joka rakastettu kaikki nämä asiat. Mielestäni hänen olisi pitänyt opettaa / olla opettamassa lastentarhaa, jos se antaa sinulle kuvan siitä, millainen hän oli (ja hänen esityksensä).

Älä lue PowerPointiasi. Aikana.

Todella? Luetko yhä PowerPointisi? Toivon todella et. Eikä loukkaa sinua, jos teet, mutta sinun on lopetettava - ihmiskunnan hyväksi. Okei, nyt kun olen kunnioittanut ihmisarvoasi, sallikaa minun kysyä sinulta tätä: oletko koskaan kuunnellut jonkun lukevan jotain? Jos he ovat Todella hyvä siinä, kuten jotkut ammatit vaativat, voit tuskin kertoa. Mutta jos ne ovat keskimääräisiä kuten useimmat meistä, se kuulostaa yksitoikkoiselta ja vaalealta. Etkö halua muiden ajattelevan sinusta oikein? Tämä palaa takaisin miksi annat ensinnäkin esityksen. Annoitko sen, koska sinä omistaa on? Koska nautit aiheesta? Tai siksi, että haluat yleisön absorboivan mahdollisimman paljon tietoa ja sisältöä positiivisten muutosten tekemiseksi? Ehkä niitä on useita, mutta toivottavasti viimeinen on yksi niistä, koska jos ei, et todennäköisesti välitä sisältöä, jota olet työskennellyt niin kovasti tutkia ja koota tavalla, että yleisösi Olisiko nauti oppimisesta ja hakemisesta.

Viimeiseksi, ei ole mitään syytä lukea sitä, mitä yleisösi voi selvästi nähdä. Tavoitteesi esittelijänä on laajentua itse PowerPointin ulkopuolelle. PowerPoint on yksinkertaisesti opas ja laaja kuvaus yleisölle, jota seurataan koko esityksen ajan.

Sisällön toimitus on yhtä tärkeää kuin itse sisältö. Tässä on ratkaisu, jonka olen löytänyt tähän ongelmaan, joka toimii hyvin minulle. Kun olet luonut PowerPoint, käy läpi se ja luo komentosarja. Käsikirjoitus voi koostua kaikesta, mitä haluat, esityksen pääpiirteistä tai tiivistelmistä aina siihen, mitä aiot sanoa, jäljitelmästä. Sisällytä koko käsikirja, missä diasiirtymät tapahtuvat, joten et unohda vaihtaa dioja, kun annat esityksen. On okei vilkaista lukemista, mutta sinulla pitäisi jo olla jonkinlainen käsitys siitä, mitä aiotte jo sanoa.

Mene Kohta Ja salamurhata saagaa

Tämä on toinen puoli, jotta et lukeisi mitä aiot sanoa. On vaikeaa antaa mielekästä esitystä aina, kun kaikki tekemäsi luetaan pisteestä toiseen (sille komentosarja on tarkoitettu). Älä kuitenkaan laita kyseistä käsikirjoitusta itse dioihin. Se saattaa kuulostaa sinulle järkevältä, mutta minulla oli ohjaaja, jonka dioja oli niin paljon pakattu, että kesti kauan saadakseen niistä tärkeimmät kohdat ja tärkeät tiedot. Melko turhauttavaa yrittäessäsi opiskella. Mutta se ei koske vain opiskelua - entä työpaikalla, kun PowerPointin on oltava resurssi muille? He eivät halua viettää aikaa selata romaani kaltaisia ​​diojasi. Joten, kuten otsikossa sanotaan, mene kohtaan - sitä kutsutaan voimaksiKohta syystä, ei ”PowerSaga”.

Käytä mediaa, mutta laadukasta mediaa

Aiemmin puhuin hullujen kuvien, kuten ClipArt-kuvan tai muun häiritsevän median käyttämättä jättämisestä. Tämä ei tarkoita, ettet voi käyttää sitä ollenkaan. Valokuvat, videot, jopa äänileikkeet ovat paikkansa tarvittaessa. Avainsana siellä. Sinulla ei ole satunnaista kuvaa vain tilan täyttämiseksi. Sen sijaan etsi jotain, joka liittyy siihen, mistä puhut. Se on plus, jos se lisää laatua jo sanomallesi, mutta jos se tekee vain dioista hieman steriilin ulkonäön, se on myös ok. Vain varmista, että se on merkityksellistä kattamasi suhteen, etkä ota pois yleisön keskittymästä.

Käytä käytettävissäsi olevia resursseja

Ehkä on aikoina ollut ideoita jotain, jonka halusit tehdä, mutta sinulla ei ollut osaamista toteuttaa sitä PowerPointissa. Älä unohda yksinkertaisesti etsiä Internetistä. Tietysti Microsoftin verkkosivuilla on paljon vinkkejä ja tietoa, ja se on loistava resurssi tällaisiin asioihin. Mutta jopa nopea haku ensisijaisella hakukoneella tuottaa upeita tuloksia, koska todennäköisesti on joku muu, joka on miettinyt samaa ja löytänyt ratkaisun.

Kaikki makaa sinulle, Presenter

Yleisön huomion kiinnittäminen get-go-toiminnasta on ratkaisevan tärkeää esityksen onnistumisen ja sen vaikutuksen kannalta. Aloita tarttuvalla linjalla, kiehtovalla tilastolla tai kysymyksellä, joka herättää heidän uteliaisuutensa. Kun sinulla on se, sinun täytyy ylläpitää sitä. Teet tämän noudattamalla aiempia vinkkejä, jotka on mainittu täällä, ja yhtä muuta: annat tunnelman. Oletko hermostunut? Vai oletko rento ja itse? Sinun on oltava jälkimmäinen, mikä se sitten tahansa olisi. Älä huolestu, jos tunnet persoonallisuutesi riittämättömäksi esittämäsi sisällön kanssa - älä yritä muuttaa sitä. Sen sijaan luota vaistoihisi ja ole oma itsesi. Esimerkiksi, jos olet hauska, heitä oma huumori täällä ja siellä. Tai jos olet vakavampi, tee se sen sijaan. Tärkeintä on välittää luottamusta itseesi, työhösi ja esittämäsi sisältöön.

Harjoitella. Harjoitella. Harjoitella. (Ja älä laita sitä pois)

Joten miten voit olla varma noista asioista? Yksinkertainen - harjoittelu. Sinun olisi pitänyt koko esitys (ei PowerPoint) muistaa. Näin parannetaan tiedonkulkua, kuvataan luottamusta, estetään diojen kuivat esitykset (yksitoikkoiset) ja diojen lukeminen ja kiinnitetään paremmin yleisön huomio. Tämän poistaminen lisää vain negatiivisia ja vähentää positiivisia. Joten älä viivytä ja pysy pelin edessä.

Doh! Tallensit PowerPoint -sovelluksesi vain yhteen paikkaan - ainoaasi flash-asemaan, joka sinulla oli. Ja matkalla rakennukseen pudotit sen mutatappoon. Toivottavasti se toimii edelleen - työsi / arvosi ja muut ihmiset luottavat sinuun. Jos niin ei ole koskaan tapahtunut sinulle, me kaikki tiedämme jonkun, jolle se on tapahtunut. Varmuuskopiointi on järkevää, joten tee se! Se on ilmainen (useimmiten) eikä oikeastaan ​​ole mitään syytä olla tekemättä sitä, paitsi omalle laiskuudellesi - mikä on vain säälittävää, että annat sen tielle. Tiedät, että pahoittelet niitä aikoja, jolloin et varmuuskopioinut, jos sinulle tapahtui jotain tällaista, joten miksi et estä kaikkea stressiä ja tee vain asiat alusta alkaen.

Tähän on useita tapoja. Ensinnäkin, pidä sama tiedosto useita sijainteja eri lähteissä. Joten jos sinulla on tiedosto tietokoneellasi, pidä se myös muistitikulla. Jos aiot tuoda vain flash-aseman kytkeäksesi toiseen tietokoneeseen esityksen antamiseksi, Kokeile pilvipalvelun käyttöä Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Mikä pilvitallennustila sopii sinulle parhaiten?Oletko muuttanut tapaa, jolla ajattelet pilvivarastoa? Muut ovat yhdistäneet Dropboxin, Google Driven ja OneDriven suositut vaihtoehdot. Autamme sinua vastaamaan, mitä pilvitallennuspalvelua sinun tulisi käyttää. Lue lisää kuten Dropbox, SugarSync, SkyDrive tai Google Drive. Myös muita palveluja on lukuisia, mutta ne ovat mielestäni suosituimpia vaihtoehtoja, SugarSync on henkilökohtainen suosikki SugarSync: Monipuolisin ilmainen tiedostojen varmuuskopiointi- ja synkronointipalveluTiedoston varmuuskopiointi ei ole mitenkään uusi keskustelu tai aihe. Jos haet Googlelta ”tiedostovarmuuskopio”, sinua todennäköisesti hämmästyttävät aiheeseen liittyvät palvelut ja artikkelit. Se on laaja ... Lue lisää . Toinen vaihtoehto on sekä kannettava kiintolevy että flash-asema (tai kaksi saman tyyppistä kiintolevyä) laite), joten jos et ole varma Internet-yhteyden luotettavuudesta, sinulla on silti a varmuuskopioida. En ole nirso Miten varmuuskopioit vain niin kauan kuin sinä tehdä ja se on luotettava.

Lisäksi, tallenna kirjoittaessasi PowerPoint- ja esitysskriptisi. Nimeä tiedostot alusta alkaen ja käytä sitten vain "Ctrl + S" kirjoittaessasi. En voi laskea kuinka monta kertaa olen tehnyt niin vain tässä artikkelissa. Vaikka ajattelisitkin keskikokoisuuden säästämistä - tee se. Se vie vain sekunnin ja säästää tuntia turhautumista.

johtopäätös

Muista, että on olemassa monia asioita, jotka voit tehdä, jotta PowerPointista tulee miellyttävämpi lukea ja ymmärtää. Toiset 50% painosta määräytyy kuitenkin sen mukaan, kuinka hyvin esittelet materiaalia. Molempien on oltava yksimielisiä vangitaksesi ja pitämällä yllä yleisön huomion varmistaakseen, että he ymmärtävät täysin sisällön, jota olet tehnyt niin kovasti valmistellaksesi. Mutta se ei lopu tähän. Sisältö on keskitettävä yleisön tarpeisiin ja kiinnostuksen kohteisiin. Jos se ei ole heidän erityinen intressinsä, voit korvata sen sisällön esittämisalueiden kautta käyttämällä analogioita, jotta he suhtautuvat niihin mahdollisimman paljon heihin ja omaan persoonallisuuteesi. Nämä asiat yhdistettynä luottamukseen, jonka hankkit toistuvasti tutkimalla esitysskriptisi, takaa yleisöllesi kiinnostuneisuuden. Viimeiseksi, älä unohda varmuuskopiointia. Se voi tuntua vaivalta, mutta muista, että se on paljon enemmän, kun joudut luomaan kaiken, mitä menetit.

Katso lisää hyödyllisiä vinkkejä 10 PowerPoint-vinkkiä ammattimaisen esityksen valmistelemiseksi 10 PowerPoint-vinkkiä ammattimaisen esityksen valmistelemiseksiKäytä näitä Microsoft PowerPoint -vinkkejä välttääksesi yleisiä virheitä, pidä yleisösi kiinni ja luo ammattimainen esitys. Lue lisää kirjoittanut Tina ja 10-20-30 sääntö PowerPointista Guy Kawasaki.

Kuvahyvitys: Käsi katkeaa Valkoisen kautta Shutterstockin kautta | Keltainen lelu Shutterstockin kautta | Söpö Furry FerretConcentration Comic Shutterstockin kautta | Kuva liikemies Shutterstockin kautta