20 tapaa, jolla ihmisen virtuaaliassistentti voi säästää aikaa

Mainos

On olemassa kahdenlaisia virtuaaliassistentit (VA) helpottamaan elämääsi hieman Käytin kolme virtuaaliassistenttia ja tämä yksi voittiVirtuaaliassistentin palkkaaminen on älykästä ajanhallintaa. Testasimme kolme virtuaaliassistenttipalvelua ja löysimme molemmille hyvät ja huonot puolet. Jokainen testi paljastaa vinkit ja vinkit ihanteellisen henkilökohtaisen avustajan valitsemiseen. Lue lisää : digitaalinen ja ihminen.

Digitaalisia avustajia ovat esimerkiksi Siri, Cortana, Alexa ja Google Assistant. Ne ovat ohjelmistoja, jotka voivat tulkita ja suorittaa peruspyyntöjä. Puhumme esimerkiksi ravintola- ja loma-suositusten löytämisestä, Uberin varaamisesta, muistutusten asettamisesta ja älykkään kodin hallinnasta. Melko yksinkertainen, mutta silti aika hyödyllinen.

Entä ne tehtävät, joita vihaat tekemättä, joita et voi tehdä tai joilla ei vain ole aikaa tehdä, jotka ovat aivan liian monimutkaisia ​​digitaalisen VA: n kannalta? Vastaus: vuokrata a ihmisen virtuaaliassistentti.

Nämä ovat ihmisiä (joten muista kohdella heitä sellaisina), joita voit vuokrata esimerkiksi sellaisilta sivustoilta oDesk tai Ihmiset tunnissa. Ulkoistamalla oikeat tehtävät näille ihmisten VA: ille, voit tulla supertuottavaksi ja tehdä enemmän aikaa keskittyä tärkeään työhön Miksi itsekuritoiminta on paras tuottavuuden hakkerointi, jota tarvitsetMikä on salaisuus saada syvä työtä? Onko se motivaatio vai onko se kurinalaisuus? Jos et pysty keskittymään ja lopettamaan työtäsi, tässä on joitain tapavihjeitä, jotka auttavat sinua saavuttamaan enemmän. Lue lisää tai yksinkertaisesti rentoutua.

Etkö ole varma, mitä voisit ulkoistaa näille ihmisten VA: ille? Tässä joitain ideoita.

1. Tee varauksia ja tapaamisia

Jos on ravintola, jonka olet tarkoittanut kokeilla, pyydä VA: ta “varaamaan pöytä 4 henkilölle [ravintolassa] noin 20.00 perjantaina. ” Sitten he löytävät puhelinnumeron, soittavat puhelun, ilmoittavat sinulle tarkat tiedot ja lisäävät varauksen a jaettu kalenteri Kuinka jakaa Google-kalenterisi kenen tahansa kanssaNäytämme kolme vaihtoehtoa Google-kalenterisi jakamiseen. ICalia käyttämällä jopa Apple-kalenteri ja Outlook-käyttäjät voivat tarkastella aikataulusi. Selitämme myös, kuinka Google-kalenterisi käyttöoikeudet voidaan peruuttaa. Lue lisää .

Jos heillä on pääsy yhteystietoihisi, he voivat jopa kertoa kaikille muille, milloin ilmoittautua. Sama koskee kaikkia muita varauksia ja tapaamisia, jotka haluat tehdä.

2. Online-ostot

Kun löydät VA: n, johon voit luottaa, osoittamalla heille pienen korvauksen tai antamalla heille pääsyn “yrityksen” luottokortille (pienellä rajoituksella), he voivat tehdä online-ostoksia puolestasi. Näet jotain mitä haluat? Lähetä heille linkki tai kuva. He voivat hoitaa tilien perustamisen ja maksutietojen syöttämisen, joten sinun ei tarvitse tehdä sitä.

3. Löydä (ja osta) täydellinen lahja

Jos sinulla on luettelo ihmisistä, joista haluat ostaa lahjoja (puolisosi, vanhempasi, paras ystäväsi), luo lyhyt profiili jokaisesta henkilöstä, mukaan lukien heidän kiinnostuksen kohteet, ja pyydä VA: ta hankkimaan netti lahjojen saamiseksi rakkaus. He voivat sitten rutiininomaisesti lisätä näitä ideoita jaettuun asiakirjaan Google Drivessa tai Evernotessa, joten sinulla on aina luettelo mahtavista lahjaideoista.

4. Suunnittele loma

Kun loma-aika lähestyy, pyydä VA: ta luomaan tiivis asiakirja mahtavista lomaideoista budjettisi ja mieltymystesi perusteella. Valmistettu oikein, voit tarkistaa tämän sivustossa pöytäkirja sen sijaan, että viettäisit tunteja tutkimuksen tekemiseen itse.

Heidän on pakko tutkia mahdollisia lentoja 5 matkustajasalaisuutta löytääksesi parhaat ja halvimmat lennotAinoa asia, joka on parempi kuin matkustaminen, on matkustaa fantastisella sopimuksella. Säästä rahaa ja pidä hieno matka näiden matkasuunnittelusovellusten avulla. Lue lisää , majoitus, aktiviteetit, nähtävyydet, sääennusteet jne. joten voit tehdä parhaan päätöksen.

5. Kirjanpito

VA-valokuvien lähettäminen kuitteista, jotka on syötettävä laskentataulukkoon, tai säännöllinen sähköpostin lähettäminen luettelolle kuluista, on uskomattoman yksinkertainen tapa kirjanpitoon. Tämän avulla voit siirtää kirjanpidon yksityiskohdat sen sijaan, että jättäisit kaikki nämä kustannukset kasaantua ja stressata sinua 10 tapaa kaivaa itsesi pois tehtävän jälkeisistä asiakirjoistaHukkumisen tunne loputtomien tehtävien luettelossa on meille kaikille yhteinen pelko. Hoito on saatavilla. Tässä on kymmenen tapaa palata takaisin. Lue lisää .

6. Löydä mielenkiintoisia tapahtumia

On aivan liian helppoa saada tietää mielenkiintoisista tapahtumista faktan jälkeen. Jotta tämä ei tapahdu, anna VA: n koota luettelo kaikista parhaista tapahtumapaikoista lähelläsi, pidä silmällä Facebook-tapahtumat Älä koskaan missaa tapahtumaa: Facebook antaa sinun tilata paikallisia tapahtumiaHaluatko, että Facebook ilmoittaa sinulle, kun alueellasi tapahtuu suuria tapahtumia? He aikovat. Lue lisää , ja lähettää sinulle säännöllisesti luettelon tapahtumista, joihin saatat olla kiinnostunut osallistumaan.

7. Asiakastuen käsittely

Kun joudut ottamaan yhteyttä asiakastukeen tai tekniseen tukeen mistä tahansa syystä, saatat loppua tuhlaamaan pitoon jäänyttä aikaa. Varmista, että et tuhlaa tätä aikaa, pyydä VA: ta ottamaan yhteyttä asiakaspalveluun puolestasi.

8. Hallitse tietojasi ja tiedostojasi

Jokaisella meistä on niin paljon tiedostoja, kansioita, tietoja, yhteystietoja ja valokuvia, että se on melkein kokopäiväinen työ vain pitämällä kaikki järjestetynä. Joten, etsi toimiva järjestelmä, selitä se VA: llesi ja anna heille tarvittavat oikeudet tämän tekemiseen puolestasi. Parin viikon välein he voivat siirtää uudet tiedostosi oikeisiin kansioihin Dropboxissa ja Google Drivessa. Nimeä ja järjestä uudet valokuvasi uudelleen. Merkitse Evernote-muistiinpanosi Paras tapa organisoida Evernote: Käytä tunnisteitaOnko Evernote -sovelluksesi valtava sotku? Näytämme sinulle yksinkertaisen säädön, jonka avulla voit järjestää muistiinpanosi kuten koskaan ennen. Lue lisää . Siivota yhteystietoluettelosi. Tällä tavalla saat aina pystyä löytämään tarvitsemasi.

9. Online-tutkimus

Jos sinun on löydettävä paras sovellus tiettyyn tehtävään, halvimman apuohjelman tarjoaja tai parhaiten arvioitu tuote tiettyyn käyttöön, hanki VA tekemään raskaita nostoja puolestasi. Sama pätee, jos joudut tekemään perustutkimuksia ongelman ratkaisemiseksi työssä. Hyvällä VA: lla on erinomaiset tutkimustaidot verkossa, joten voit luottaa siihen, että he keräävät sinulle oikeita tietoja.

10. Suodata sähköpostisi

Olemme aiemmin käsitellyt paljon tapoja parantaa postilaatikon ahdistus Kuinka hallita Gmail-postilaatikon ahdistustaNiin paljon sähköposteja, niin vähän aikaa. Tuntuuko sinusta näin Gmail-postilaatikon hallinnassa? Näytämme sinulle yksinkertaisia ​​asetuksia ja hyödyllisiä työkaluja Gmail-postilaatikon järjestämiseen ja stressiturvallisuuteen. Lue lisää ja viettää vähemmän aikaa sähköpostitse. Mutta jos sinulla on edelleen ongelmia, harkitse sähköpostisi ulkoistamista VA: lle. Se, miten koulutat VA: ta suodattamaan sähköpostia, on sinulle henkilökohtainen. He voivat arkistoida viestejä, joita et tarvitse. Siirrä vastaukset tarvitsevat vastauskansioon. Peruuta ei-toivottujen sähköpostiluetteloiden tilaaminen. He voivat jopa vastata joihinkin viesteihin puolestasi.

11. Luo esityksiä

Valmistellaanko esitystä työhön? Entä vain jakamalla VA: n kanssa kaikki mukana olevat tiedot ja antamalla heidän koota koko asia yhteen ja lähettämään sinulle valmis asiakirja?

12. Tietojen syöttö

Tietojen syöttäminen voi olla yksi aikaa vievimmistä, mutta heikoimmin tuottavista tavoista viettää aikaa. Jos jokin viikostasi kuluu tietojen syöttämiseen, vie se mahdollisimman pian VA: lle, jotta voit käyttää tätä aikaa parempaan käyttöön.

13. Vahvista varauksesi

Päivä tai enemmän ennen tapaamista tai varausta, anna VA: n tarkistaa, että kaikki on varattu oikein. Tästä on hyötyä lääkäritapauksissa ja etenkin hotelli- ja ravintolavarauksissa, joissa avustajan soittaminen puolestasi voi helposti viedä päivityksen.

14. korjauslukija

Kirjoitatko sähköposteja, blogiviestejä, raportteja, artikkeleita tai jotain muuta, virheet pääsevät varmasti halkeamien läpi. Jos sinulla on jotain tärkeää, lähetä sanasi VA: lle tarkistaaksesi (jos heidän kielitaidonsa ovat tyhjästä). He tarkistavat kirjoitettasi kieliopin ja rakenteen ja voivat jopa lisätä muotoilua asiakirjoihisi, jotta ne näyttäisivät aluksen muotoisina.

15. Oma henkilökohtainen muistutus

Jaetulla kalenterilla VA voi tietysti auttaa hallitsemaan aikataulusi, jotta tiedät aina, missä sinun täytyy olla jokaisessa päiväkohdassa. Mutta voit myös olla, että ne ovat oma henkilökohtainen muistutus, lähettämällä sinulle viestejä tai jopa soittamalla sinulle muistiin viettämään tapaamisia, syntymäpäiviä, kokouksia, konferensseja, harjoituksia. Mitä haluat.

16. Muistiinpanojen kirjoittaminen

Jos ympärillä on joukko käsinkirjoitettuja muistiinpanoja tai sivuja, joissa on kohokohtia, napsauta valokuvia niistä ja lähetä ne VA: lle kirjoittaaksesi sinulle. Digitaalisen kopion saaminen muistiinpanoista tekee niistä paitsi turvallisemman, myös täysin haettavan.

17. Luo ateriaohjelma

Jos haluat kokeilla uudenlaista ruokavaliota (ts. Vähän proteiineja, kasvissyöjiä, vähän hiilihydraatteja, runsaasti ravintoaineita, soveltuu Atkinsin ruokavalioon jne.), Ilmoita VA: lle vaatimukset ja pidä ne koota ateriasuunnitelma Kuinka luoda täydellisiä aterioita IIFYM-laskurilla ja ExcelilläVoit helposti suunnitella aterioita, jotka täyttävät ravitsemustarpeesi tavoitteet. Saavuta kuntotavoitteesi ilmaisella IIFYM-laskimella ja Excel-laskentataululla terveellisille aterioille päivittäin. Lue lisää ja päivittäistavarakaupan luettelosta, jotta ruokavalion noudattaminen olisi helppoa.

18. Seurata, tiivistää ja leikata uutisia

Jos VA: llasi on hyvä idea siitä, mistä olet kiinnostunut, hanki ne seurata alan uutisia Nämä uudet ominaisuudet helpottavat RSS-syötteiden sulauttamistaFeedlyn viimeisimmässä päivityksessä oli kolme uutta ominaisuutta: Taulut, muistiinpanot ja kohokohdat. Näin he voivat auttaa sinua olemaan tuottavampia ja organisoituneita RSS-syötteesi kanssa. Lue lisää ja varoittaa sinua kaikesta tärkeästä tarve tietää pysyäksesi pelin edessä.

He voivat joko lähettää sinulle linkin alkuperäiseen artikkeliin tai säästää vielä enemmän aikaa, pyytää heitä tiivistämään uutiset ja niihin liittyvät tiedot, jotta voit tarttua tarinaan murto-osan ajasta.

19. Löydä lupaavia työmahdollisuuksia

Joka kuukausi VA voi lähettää sinulle pienen luettelon mielenkiintoisista työmahdollisuuksista. Jos olet jo palkattu, mutta toivot muutosta, tämä on tehtävä, jonka on liian helppo antaa liukua. Siirrä se VA: lle varmistaaksesi, että se tapahtuu!

20. Säädä ansioluettelosi

Jos haet joukko työpaikkoja, anna VA säädä ansioluettelosi 10 asiaa, joita EI pidä laittaa ansioluetteloosiAnsioluettelosi on ensimmäinen katsaus sinusta, jonka potentiaalinen työnantaja näkee. Tee ensivaikutelmasi täydelliseksi. Tässä on mitä ei pidä laittaa ansioluetteloosi ja miksi. Lue lisää (ja saatekirje), joten ne on räätälöity jokaiselle haetulle roolille.

Tämä vaatii tutkimaan yritystä, jonka toivot työskentelevän, ja sisällyttämään erityiset buzz-sanat, jotka mainitaan työkuvauksessa.

Purista enemmän tunteja päivästä

Voit tehdä monella tapaa purista enemmän aikaa joka päivä Purista ylimääräinen tunti jokaisesta päivästä näiden 10 pikavinkin avullaMuutama yksinkertainen tapa voi auttaa meitä torjumaan tehottomia tapoja ja kasvattamaan aikavaraamme tekemällä tärkeitä asioita. Nämä ideat antavat sinulle yhden ylimääräisen tuottavan tunnin joka päivä. Lue lisää , mutta VA: n vuokraus on ylivoimaisesti paras vaihtoehto.

Tietenkin se maksaa rahaa, ja kun kyse on avustajista, sinulla on taipumus saada mitä maksat. Pohjimmiltaan tämä todella käy ilmi, kuinka paljon aikaa kannattaa?

Haluatko palkata oma virtuaaliassistentti? Katso artikkeli kuinka (ja miksi) ulkoistaa päivittäisiä tehtäviäsi Kuinka tulla supertuottava ulkoistamalla päivittäisiä tehtäviäsiSaa enemmän aikaan päivässä. Oppimalla, mitä voit ulkoistaa, sekä muutaman "parhaan käytännön" vinkin päivittäisten askareiden siirtämiseen, sinustakin voi tulla supertuottavaa. Lue lisää , saadaksesi tarkemman kuvan siitä, mitä se vie.

Tämän luettelon perusteella, olisiko sinulla houkutus palkata ihmisen virtuaaliassistentti auttamaan sinua saamaan enemmän aikaan päivittäin?

Kuvahyvitys: alphaspirit /depositphotos