Tulossa paperittomasti: Hyödyt, haitat ja digitaaliset kiertotavat

Mainos

paperiton toimisto Tulevaisuus on täällä - opas paperittomasta elämästä tänäänPaperiton - termi, jota käytetään melko usein nykyään. Mutta mitä se tarkoittaa? Ja missä määrin sitä sovelletaan? Varmasti me kaikki käytämme edelleen paperia jossain määrin edistyksestä huolimatta ... Lue lisää näyttää vihdoin saavan aikaan. Osittain tämä voi johtua vielä enemmän suosittu idea minimalismista Kuinka olla tehokas minimalisti jokapäiväisessä elämässäsiYhä useammat ihmiset valitsevat omaksua minimalismin. Tietyissä tilanteissa tämä voi aiheuttaa turhauttavaa huomiota arkeen. Pienellä suunnittelulla sen ei tarvitse tulla siihen. Lue lisää . Mutta onko se kaikki puita säästävä nirvana tai A4-kokoisten painajainen?

Tutkimme hyviä ja huonoja puolia, joihin liittyy toimivia neuvoja, joten voit tehdä mieltäsi ja jatkaa sitä heti.

Paperittoman toimiston hyvät puolet

Katsotaanpa ensin, mitä etuja on sanomalla adiosta paperille.

Päästä eroon vanhentuneesta faksilaitteesta

Huolimatta siitä, että faksi on muutettu arkaaiseksi laitteeksi, on edelleen joitain, jotka vaativat ripustamista siihen kynsiensä avulla. Nämä ovat ihmisiä, joiden faksinumero on näkyvästi näkyvissä käyntikortillaan. Nämä ovat ihmisiä, jotka eivät voi hyväksyä sitä, että keksittiin jotain nimeltä "sähköposti", ja sen seurauksena he ovat hukkumassa faksipaperien meren alle.

Jos joku sellainen vaatii ehdottomasti, että jotain TÄYTYY faksata sinulle, niin on olemassa tapoja mukauttaa ne ilman, että sinun tarvitsee käsitellä paperitukoksia ja omatuntoasi pudonneita puita. Lukuisat verkkopalvelut voivat antaa sinulle ”virtuaalisen faksinumeron” ja toinen henkilö voi faksata siihen numeroon. Sitten faksi muunnetaan sähköpostin liitteeksi ja lähetetään sinulle interwebs-verkon kautta.

Haittapuoli on, että näiden sivustojen ilmaiset suunnitelmat ovat uskomattoman rajoittavia. Jotta saat kunnollisen palvelun, joudut maksamaan kuukausittaisen suunnitelman.

Jotkut tarkastella sisällyttää Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFaxja FreeFaxtoEmail.

Ottaa enemmän tilaa tangoon

Tällä hetkellä minulla on useita laatikoita, täynnä asiakirjoja, jotka ovat peräisin 15 vuodesta. He istuvat työhuoneellani odottaen skannausta, jotta voin vihdoin silppua paperialkuperäiset. Samaan aikaan, kun paras ystäväni Procrastinate oleskelee kanssani, kompastuin jatkuvasti laatikoiden yli, lyömällä lonkkaani niitä vastaan ​​ja vannon yleensä pääni heille.

Kun pääsen vihdoinkin skannaamaan paperia, aion järjestää yhden valtavan murskausjuhlan ja juoda joka kerta, kun asiakirja menee murskaimen läpi (olen loppujen lopuksi täysin jaloton). Mutta mistä olen todella haaveillut, on toimistossani valtava määrä tilaa. Voin käyttää tätä tilaa tanssin aloittamiseen tai koiran painiin. Ja muistuta itselleni, minkä värinen lattiani on.

Jos olet yritys, joka kuluttaa paljon rahaa asiakirjojen tallennustilaan, mieti vain kuinka paljon säästät, skannaa nämä asiakirjat ja polttaa koko erän. Työntekijöiden moraali menee katon läpi.

Ympäristön säästäminen itseltämme

Ilmeisin etu on tietysti ympäristö. Liian monta puuta hakkuu ja Amazonin sademetsä katoaa osittain syöttääkseen massa- ja paperiteollisuutta. Kaikki mitä voimme tehdä hidastaaksemme tätä, on selvästi hyvä uutinen planeetalle, jolla elämme. Tulostamme liikaa ja liian paljon paperia hukkaantuu. Siirtymällä paperittomaan ympäristöön voit tehdä osasi äiti-luonnon hyväksi.

Jos sinä PITÄÄ tulostaa jotain Parhaat vinkit ja työkalut verkkosivujen tulostamiseenRiippumatta siitä, kuinka kovaa yrität siirtyä paperittomaksi, joudut joskus vain tulostamaan kyseisen verkkosivun. Se voi olla suuntiin, artikkeli luokalle, jaettava materiaali kokoukselle työssä jne. Kuten... Lue lisää , on olemassa tapoja minimoida käyttämäsi paperin ja musteen määrä. Palvelut kuten PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Maasikaja Tulostuslimaaja auttaa sinua poistamaan sivulta kaikki tarpeettomat elementit, kuten ilmoitukset, ennen niiden tulostamista. Mutta skannaa ja lähetä sähköpostia aina kun mahdollista.

Paperi ei kestä ikuisesti, mutta digitaaliset tiedostot säilyvät

On totta, että paperi ei kestä ikuisesti. Magna Carta ei todennäköisesti näytä niin tuoreelta kuin se tehtiin, kun se kirjoitettiin ensimmäisen kerran. Anne Frankin päiväkirja on alkamassa ruskeutua ja käpristyä reunoilla. Paperi yksinkertaisesti alkaa hajota, koska tarpeeksi aikaa on kulunut.

Joten toisin sanoen, se on kauhea tapa tallentaa tietoja pitkällä aikavälillä. Et voi koskaan olla varma, milloin se ruskenee, rypistyy, haalistuu, käpristyy tai yksinkertaisesti kupillinen kahvia heitetään sen yli. Mutta digitaalinen tiedosto? Edellyttäen, että säilytät sen suositussa muodossa, kuten PDF tai TXT ja tee säännöllisiä varmuuskopioita 5 perustietoa varmuuskopioista, jokaisen Windows-käyttäjän pitäisi tietääEmme koskaan väsytä muistuttamasta sinua tekemään varmuuskopioita ja pitämään tietosi turvassa. Jos mietit mitä, kuinka usein ja mihin sinun pitäisi varmuuskopioida tiedostosi, meillä on suora vastaus. Lue lisää , se on aina siellä, kun tarvitset sitä. Kahdenkymmenen tai kolmenkymmenen vuoden kuluttua se näyttää edelleen samalta kuin kun teit sen ensimmäisen kerran.

Työntekijät voivat työskennellä etäkäytössä

Paperin ongelma on, että jos haluat toimistoympäristössä, että muilla maantieteellisillä alueilla olevilla kollegoilla on kopio, sinun on postitettava se etanapostina. Se vie aikaa (vielä enemmän, jos postilaitos menettää sen). Aika tarkoittaa monissa tapauksissa rahan menetystä, mahdollisuuksien viivästymistä ja kasvavaa turhautumista.

Jos tiedostot kuitenkin digitalisoidaan, ne voidaan laittaa verkkoon yrityksessä intranet Asenna nopeasti oma kotisi intranet ocPortalin avullaOletko koskaan ajatellut, miltä voi olla "portaalisivun" löytäminen perheellesi, aivan kuten monet yritykset tarjoavat työntekijöille? Eikö olisi mukavaa olla keskitetty verkkopohjainen arkisto ... Lue lisää tai wiki 4 parhaasta henkilökohtaisesta wikistä, joka pitää sinut organisoitunaEntä jos olisi wiki-ohjelmisto, joka olisi suunniteltu auttamaan sinua henkilökohtaisella tasolla? Voit käyttää sitä mihin tahansa, esimerkiksi hahmotella romaaniasi, seurata kodinparannusprojekteja tai suunnitella ... Lue lisää . Tai ne voidaan lähettää sähköpostitse tai laittaa pilvitallennuskansioon. Tämä antaa toisen toimiston kollegoille mahdollisuuden saada kopionsa heti, ilman tarvetta odottaa. Jos asiakirja on lähetetty yhteistyösivusto 10+ Ilman ilmoittautumista yhteistyövälineitä, joita voit käyttää 10 sekunnissaVerkossa tekeminen voi säästää sinulle ja joukkueellesi sekä aikaa että rahaa. Nopea yhteistyö voi säästää hieman enemmän. Nämä työkalut ovat valmiita käyttämään, kun olet. Rekisteröintiä ei vaadita. Lue lisää kuten Google Docs tai Dropbox, kaikki sijainnit voivat alkaa jättää palautetta reaaliajassa.

Paperittoman toimiston haitat

Mutta ilman paperia meneminen ei ole aina paratiisia, mistä se on tehty. Pelastustekniikka!

Skannaa jokainen. Yksittäinen. Pala. Of. Paperi.

Heti lepakko, tämä on ärsyttävin asia koko yrityksessä. Löydät energian ja taipumuksen istua ja skannata jokainen paperi. Se on tylsiä, aikaa vievää ja rehellisesti sanottuna mieluummin katsot uusimista Baywatch Televisiossa.

Mutta on joitain asioita, joita voit tehdä tehdäksesi työstä hieman helpompaa. Tarkista ensin jokainen paperi ja laita se yhteen kolmesta paalusta - ehdottomasti skannata, ehkä skannataja silputa. silputa tavaraa… .hyvin… .hurskaa se ja päästä eroon.

Voit todennäköisesti päästä eroon maksetuista laskuista, kuitteista asioista, joille takuu on jo kauan voimassa, käyttöohjeista (mahdollisuudet ovat valmistajalta) on ladannut PDF-version Etkö löydä vaihdesi käyttöopasta? Hae näiltä asiantuntija-verkkosivustoiltaEnnakoiva huolellinen kaveri joko skannaa käyttöohjeen ja pitää pehmokopion tietokoneellaan tai etsiä pehmeän kopion, joka on yleensä saatavana PDF-muodossa valmistajan sivustolla. Siellä on kolmasosa ... Lue lisää heidän verkkosivustolleen), pankkitalletuksia (mutta EI lausuntoja) ja niin edelleen. Ota vain kriittinen silmä sen päälle ja päätä “Pitäisikö minun todella pitää tämä?“.

Ehkä Skannaa on asioista, joista et ole vielä varma, etkä halua kiirehtiä päätökseen. Pidä ne sivuun.

Tulet huomaamaan, että Ehdottomasti Skannaa kasa on todennäköisesti hallittavissa. Luo nyt kansiot tietokoneellesi (Verot, vakuutukset, palkanlaskutjne.), ja kun skannaat asiakirjan, siirrä se välittömästi asiaankuuluvaan kansioon ja lisää kuvaava nimi.

Jotkut sovellukset väittävät nopeuttavan prosessia puolestasi (tulokset ovat mielestäni monimuotoisia). Evernote on skannattava, joka tunnistaa asiakirjan reunat osoittamalla älypuhelimen kameraa siihen. On myös Photomyne, jos skannaat valokuvia. AlternativeTolla on joitain hyviä vaihtoehtoja Skannaavalle jos etsit jotain muuta. Pidän erityisesti ScanBotista Paras kuittisovellus laskujen skannaamiseen, seurantaan ja hallintaanNämä kuittiskannerisovellukset auttavat skannaamaan, tallentamaan ja järjestämään jokaisen laskun henkilökohtaisia ​​tai yritystarpeitasi varten. Lue lisää .

Muista varmuuskopioida kaikki

Mitä enemmän skannaat, sitä tärkeämpää on, että sinä varmuuskopioi kaikki Windowsin varmuuskopiointi- ja palautusopasKatastrofit tapahtuvat. Ellet halua menettää tietojasi, tarvitset hyvän Windows-varmuuskopion. Näytämme sinulle kuinka varmuuskopiot valmistella ja palauttaa. Lue lisää . Koska jos tietokoneesi päättää itsemurhan tai tuhota itsensä, varmuuskopioiden puuttuminen tarkoittaa sitä, että tiedostoja ei ole ollenkaan. Ja monissa tapauksissa se voi olla selvittämätön katastrofi (varsinkin jos olet menettänyt veroasiakirjat). Monet kokemukseni mukaiset yritykset tarjoavat korvaavia kopioita asiakirjoista hinnasta, ja saatat hyvinkin päättää tehdä niin. Mutta voit nukkua helpommin yöllä, jos sinulla on varmuuskopioratkaisu lähellä tai etäältä (tai molemmilta).

Ainakin sinulla pitäisi olla kannettava kiintolevy (saa vähintään 1 teratavu tilaa). Jos sinulla on Windows-tietokone Lopullinen Windows 10 -varmuuskopio-opasOlemme tehneet tiivistelmän kaikista varmuuskopiointi-, palautus-, palautus- ja korjausvaihtoehdoista, joita Windows 10: ltä löytyi. Käytä yksinkertaisia ​​vinkkejä ja älä koskaan epätoivoihin kadonneista tiedoista uudelleen! Lue lisää , lataa ja käytä SyncToy, SyncToy: Microsoftin yksinkertainen varmuuskopiointi- ja synkronointiratkaisu [Windows]Jos tietokoneellasi on tiedostoja, sinun on tehtävä varmuuskopio. Helppo ja yksinkertainen. Monet meistä tuntevat varmuuskopioinnin ja käytettäviä menetelmiä ja ohjelmia on paljon. Toinen näkökohta, joka ... Lue lisää erittäin helppo varmuuskopiointityökalu. Mac-käyttäjät Äärimmäinen kolminkertainen varmuuskopioratkaisu Macillesi [Mac OSX]Koska täällä MakeUseOfin kehittäjä ja joku ansaitsee koko tulonsa verkossa työskentelemisestä, on reilua sanoa, että tietokoneeni ja tietoni ovat melko tärkeitä. Ne on perustettu täydellisesti tuottavuudelle ... Lue lisää todennäköisesti kiinnittyy Aikakone Osiointi ja käytä aikakoneen kiintolevyä myös tiedostojen tallentamiseenJos Mac-tietokoneesi kiintolevy on pieni ja Time Machine -kiintolevy on suuri, voi olla syytä käyttää asemaa sekä varmuuskopiointiin että tallennustarkoituksiin. Lue lisää . Mitä tahansa päätätkin käyttää, sinun on määritettävä jonkinlainen automaattinen järjestelmä tiedostojen varmuuskopioimiseksi samaan aikaan joka päivä, ilman epäonnistumisia.

Ihannetapauksessa sinulla pitäisi olla myös etävarmuuskopio, vain jos paikkasi tulvii tai syttyy. Mutta ennen kuin lähetät arvokkaat tiedostosi pilveen, salaa ne erityiseen kansioon 5 tehokasta työkalua salattujen tiedostojesi salaamiseenMeidän on kiinnitettävä tarkempaa huomiota kuin koskaan aikaisemmin salausvälineisiin ja kaikkeen, mikä on suunniteltu suojaamaan yksityisyyttämme. Oikeilla työkaluilla tietojen turvallisuus on helppoa. Lue lisää ensimmäinen. WinRAR ja WinZip voivat salata tiedostot samoin Veracrypt, ja sen vanhentunut edeltäjä, TrueCrypt TrueCrypt on kuollut: 4 levyn salausvaihtoehtoa WindowsilleTrueCrypt ei ole enää, mutta onneksi on olemassa muita hyödyllisiä salausohjelmia. Vaikka ne eivät välttämättä ole tarkkoja korvaamisia, niiden tulee vastata tarpeitasi. Lue lisää . Pilvimahdollisuuksia ovat Dropbox, Google Drive, Box ja SkyDrive.

Tietokannan etsiminen OCR-tyyppisellä tekniikalla

Kun olet skannannut kaiken, voit mennä reitille, jonka mukaan kansiot ja alikansiot on lajiteltu päivämäärä- ja kuukausiluokkaan (ja jopa päiväkansioihin, jos todella haluat saada tarkat). Tai ovi numero kaksi löytää jonkinlaista tietokantaa OCR-tyyppinen tekniikka 4 ilmaista online-tekstintunnistustyökalua, jotka on asetettu viimeiseen testiinOCR-tekniikan kehityksen myötä skannatun PDF-asiakirjan tekstin ja kuvien muuntaminen muokattaviksi tekstimuodoiksi on helpompaa. Testasimme muutamia ilmaisia ​​online-tekstintunnistustyökaluja, joten sinun ei tarvitse. Lue lisää .

OCR tarkoittaa optista merkintunnistusta, ja se on tekniikka, joka lukee sivulle tulostetun tekstin ja on voi joko muuntaa kyseisen tekstin kopioitavaksi tekstiksi tai se voi palauttaa tulokset antamasi avainsanojen perusteella se. Tämä on tekniikka, joka ajaa Evernotea Evernoten käyttö: epävirallinen opasEvernoten käytön oppiminen vie kauan. Siksi olemme laatineet tämän oppaan, joka näyttää sinulle, kuinka hyödyntää tärkeimpiä Evernote-ominaisuuksia. Lue lisää , ja se on mitä Projekti Gutenberg käyttää Gutenberg-projekti: Enemmän kuin vain ilmaisia ​​kirjojaSivustot, kuten Project Gutenberg, jolla on tarjolla yli 45 000 kirjaa (kirjoittamishetkellä), varmistavat, että mikään kirja ei koskaan katoa. Epäselvien kirjallisten teosten löytäminen on nyt helpompaa kuin koskaan. Lue lisää skannata kaikki julkisesti saatavilla olevat tekstit e-kirjoihin. Teksti molemmissa asiakirjoissa ja kuvia 5 parasta tekstintunnistustyökalua tekstin purkamiseen kuvistaKun sinulla on paperiruloja, miten saat kaiken tulostetun tekstin muuntoksi jotain, jonka digitaalinen ohjelma pystyy tunnistamaan ja indeksoimaan? Pidä hyvä OCR-ohjelmisto lähellä. Lue lisää voidaan löytää, tunnistaa ja tuoda sinulle hakutuloksissa, kun kirjoitat kyseisen sanan.

Skannattujen asiakirjojen hakua varten on selvästi löydettävä tapa, jolla pystyt helposti keräämään tarvitsemasi heti. Joten jos menet OCR-reitin, sinun on päätettävä. Aiotko maksaa Evernotelle vuosimaksun ja luottaa heihin arkaluontoisiin asiakirjoihisi? Tai aiotko ladata jotain sen sijaan ja pitää kaiken tietokoneellasi.

Oletko paperin ystävä vai digitaalinen omistaja?

Kaikella on aina hyviä ja huonoja puolia, mutta jotkut ihmiset voivat sietää huijauksia enemmän kuin toiset. Joten kaikki johtuu siitä, minkä olet valmis hyväksymään.

Onko nyt kaiken skannaaminen turhaa ja ajanhukkaa? Vai onko digitalisointi tulevaisuuden tapa? Mitä sanot teille, lukijat?

Kuvapisteet: Uppoava liikemies Shutterstock.com-sivuston kautta, kaikki muut osoittamattomat kuvat PixaBay