Löydä uudelleen Gmail-tarrat ja viimeinkin kesyttää Saapuneet-kansiosi

Mainos

Ennemmin tai myöhemmin kaikkien Gmail-postilaatikoista tulee valtava sotku. Sähköpostin ylikuormitukseen on paljon temppuja, mutta nenän alla on yksi, jota et ehkä käytä: vanhat hyvät Gmail-tunnisteet.

Etiketit ovat olleet olemassa jo pitkään, joten niistä on tullut melkein sokeita kohtia monille meistä. Olen ollut Gmail-käyttäjä sen perustamisesta lähtien, mutta en ole koskaan käyttänyt tunnisteita viime aikoihin asti. Se on täysin muuttunut tapaan lähestyä sähköpostia, auttaen lopulta keskenemään postilaatikkooni.

Tunnisteiden käyttäminen onnistuneesti riippuu muutamista tuottavuuden perusperiaatteista, kuten mikä tahansa tehtävähallintajärjestelmä. Tässä on temppuja, jotka auttoivat minua ja voivat auttaa myös sinua.

Etiketit eivät saisi ajattelemaan sinua

Etiketin kiinnittämisen tulisi olla mekaanista; merkinnän perusteella tekemäsi toiminnan tulisi olla mekaaninen.

Tämä on ehkä tärkein osa tarrojen käyttämisessä Gmailissa. Aluksi sinulla on houkutus laatia pitkä luettelo tarroista. "Jokainen tehtävä tai sähköpostiosoite on ainutlaatuinen", kerrot itsellesi. Vältä putoamista tähän ansaan. Mitä enemmän tarroja sinulla on, sitä enemmän ne saavat sinut ajattelemaan, sitä enemmän aikaa vie. Sinun täytyy

taistelu aktiivisesti päätöksenteon väsymystä Kuinka muodostaa uusi tapa, kun se näyttää liian vaikealta jatkaa menemistäTottumukset eivät muodostu yön yli. Joka vuosi teemme nämä päätöslauselmat, jotka vaativat suuria muutoksia. Jos haluat uuden tavan, sinun on oltava valmis sudenkuoppiin ja niiden ylittämiseen. Lue lisää , joten sellaisten merkintöjen pitäisi olla.

Käytä niin vähän tarroja kuin pystyt. Jokaisen etiketin tulisi palvella yhtä tarkoitusta. Käytä peukalosääntönä näitä ensisijaisia ​​tarroja ja lisää viisi muuta, jotka ovat ominaisia ​​työsi tarpeisiin.

5 ensisijaista etikettiä: Tänään, Valmis, Odottaa, Tehtävä, Vastaa

Useat postilaatikon asiantuntijat suosittelevat tarkistaa sähköpostisi päivittäin aamulla Kuinka voittaa sähköposti-riippuvuus seuraamalla postilaatikon tapojaSähköposti kaappaa päiväsi, ja se on oivaltava siitä. Voit saada hallinnan ajastasi. Selvitä, kuinka paljon aikaa vietät sähköpostille nyt ja varastaa se takaisin. Lue lisää , joten tiedät mitä tehdä jokaiselle sähköpostille. Käsittele tätä skannausta ajankohtana, jolla järjestelet postilaatikkosi, aivan kuten järjestäisit tehtäväluettelosi.

nolla-sääntö sähköpostinhallinnasta: Jos voit poistaa sen, poista se. Viesteille, joita et voi poistaa, voit yleensä luokitella ne seuraavilla viidellä ensisijaisella tunnisteella:

1. Tänään: Merkitse tämä jokaisessa sähköpostissa, johon on ryhdyttävä toimiin tänään. On hienoa, jos sähköpostiviestiin on merkitty Tänään samoin kuin jollekin muulle; Asia on tietää, että tämä sähköpostiosoite on merkityksellinen tänä päivänä.
2. Tehdä: Jos sähköpostiviestissä on projekti tai tehtävä, joka sinun on tehtävä tänään, merkitse se tällä etiketillä. Tärkein kohta: Tehtävän on oltava muutakin kuin vastaaminen tähän sähköpostiin. Voit yrittää kytkeä tämän Lajiteltu muuttamaan Gmailin Trello-kaltaiseksi tehtävälautaksi Muunna Gmail osaksi Trello-tyyppistä Task Board -työtauluaNykyaikaisessa työvoimassa sähköpostisi muuttuu usein tehtäväluetteloksi. No, nyt voit saada Trello-tyylisen organisaation suoraan Gmailissa uudella Sortd-Chrome-laajennuksella. Lue lisää .
3. Vastaa: Merkitse tämä mihin tahansa sähköpostiin, johon tarvitaan vastaus. Joten sähköposti voidaan merkitä ”Tänään + tehtävä + vastaus” osoittaen, että se sisältää tehtävän, joka ei sisällä sähköpostia, ja siihen on vastattava päivän loppuun mennessä.
4. Odottaa: Merkitse tämä mihin tahansa sähköpostiin, missä se on sinulle tärkeää, mutta sinun on odotettava, että toinen henkilö ryhtyy toimiin. Noutin tämän tempun ActiveInbox-perustajalta Andy Mitchellin vinkkejä sähköpostien ylikuormituksen hallintaan Kuinka käsitellä postilaatikon ylikuormitusta ja tehtäväluetteloita sähköposteissaSähköposti ei ole vain viestintää, se myös määrää suurelta osin tehtäväluettelosi. Puhutaan parhaista vinkistä postilaatikon linkittämiseen tuottavuuteen Andy Mitchellin kanssa - ActiveInboxin perustajan kanssa. Lue lisää .
5. Tehty: Tärkein etiketti. Jos sähköpostiosoite ei enää ole tarpeen, merkitse se valmiiksi. En halua poistaa sähköpostiviestejä, koska mieluummin minulla on tämä paperipolku; ja vaikka arkistoit sähköpostia, lähettäjän vastaus tuo sen takaisin postilaatikkoosi. Tarvitset sen "Valmis!" etiketti - varsinkin jos olet tehnyt luettelon tuottavuusmenetelmän fani.

Etiketit ovat hienoja kuin placebo!

Aina kun sain uuden sähköposti-ilmoituksen, ensimmäinen vaistoni oli avata, lukea, vastata tai poistaa. Se oli häiritsevää työnkululleni. Mutta tämä valvomaton ilmoitus häiritsisi minua, joten päädyin keskeyttämään mitä tein sen korjaamiseksi.

Nyt vain kiinnitän etiketin ja palaan takaisin töihin. Osoitan sähköpostiin myöhemmin, kun nykyinen työni on valmis. Tunnisteen asettaminen antaa minulle henkisen tyytyväisyyden siitä, että olen vuorovaikutuksessa tai osoittanut sähköpostiviestin käyttämättä aikaa, joka minulla olisi muuten.

Etiketit ovat loistava plasebo niille, jotka pakollisesti tarvitsevat tehdä jotain saapuviin sähköposteihin.

Tarrojen tulisi olla helppo käyttää, käyttää ja tunnistaa

Gmailissa on paljon työkaluja, joiden avulla etiketit ovat mahdollisimman käyttäjäystävällisiä. Vietä vähän aikaa tarrojen ulkonäön mukauttamiseen, se lisää käyttöäsi.

Mene Vaihdekuvake> Asetukset> Tarrat nähdäksesi kaikki tunnisteesi ja hallita niitä. Täällä suosittelen myös piilota suurin osa muista kohteista, jotka näet vasemmalla sivupalkilla Gmail päivittää tarroja kahden Labs-laajennuksen avulla [Uutiset] Lue lisää , kuten Lähetetyt viestit, Luonnokset, Tärkeät, Luokat, Piirit ja muut. Jos tarrat näkyvät ensin, on helpompaa havaita niitä ja vetää ja pudottaa sähköposteihin.

Myös, värikoodi tarroihisi. Napsauta pientä pudotusvalikkoa missä tahansa sivupalkin tarrassa valitaksesi värit. Ensisijaisiin tarroihisi levitetyt yksinkertaiset värit auttavat sinua tunnistamaan ne helposti. Käytän vihreää etikettiä VALMISTETTU! - se on tyytyväinen katsottavaan ja tietääkseni, että minun ei tarvitse enää vaivautua kyseiseen sähköpostiin. Samoin merkitsin ”TÄNÄÄN!” etiketti kirkkaan punaisella, joten se kiinnittää aina huomioni.

Ei laajennuksia, ei hienouksia

Tarrojen kauneus on se, että ne on rakennettu Gmailiin. Sinun ei tarvitse RAM-pureskelulaajennuksia, joita voit käyttää Chromessa, mutta et Gmail-mobiilisovelluksessa. Se toimii täydellisesti, kun avaat postilaatikon. Paras tuottavuusjärjestelmä on sellainen, joka pääsee pois tieltäsi, ja se on mitä tarrat ovat.

Jos sinulla on temppu käyttää etikettejä tehokkaammin Gmailissa, kuullaan mielellämme! Pudota ehdotuksesi kommentteihin tai kysy kysymyksiä.

Kuvapisteet: Kairo