Kokoukset vs. Kokoukset: Kaksi Mac-sovellusta esityslistojen ja pöytäkirjojen hallintaan

Mainos

Jos tarvitset laajoja, yksityiskohtaisia ​​kokousohjelmia ja pöytäkirjoja, kaksi Mac Store -sovellusta, joita kutsutaan molemmiksi kokouksiksi, tarjoavat hyödyllisiä ratkaisuja, joita ei ole saatavana muihin OS X -ohjelmistoihin.

Kokoukset (12,99 dollaria) kirjoittanut Exquisitus Inc ja kokoukset (19,99 dollaria) kirjoittanut Komento Guru kukin tarjoaa sarjan samanlaisia ​​ominaisuuksia, joissa on muutama tärkeä erottelutoiminto erottamaan ne toisistaan. Huolimatta äskettäin löytäneestä Evernoten voima kokousten järjestämisessä Kuinka käyttää Evernotea kokousten hallintaanTiesitkö, että Evernoten uusimmat työkalut ja ominaisuudet tekevät siitä erittäin hyödyllisen sovelluksen kokousten hallintaan? Lue lisää , jokainen näistä sovelluksista sisältää ominaisuuksia, joita muistilappu ei vielä tarjoa.

Molemmat sovellukset voidaan synkronoida OS X: n ja vastaavien iOS-sovellusten välillä, mutta keskityn tänään OS X -versioihin.

Kokous: Exquisitus Inc (12,99 dollaria) [ei enää saatavilla]

Exquisituksen kokoukset on sovellus, joka on jaettu kolmeen osaan: yksi osa esityslistoja ja minuutteja (hallitaan

Aktiiviset aiheet osio), oma kalenteri (merkitty kojelauta) ja panos -osiossa luettelo muistutuksista, toimintokohteista ja kokousaiheista.

Sovellus voi olla hieman vaikea selvittää, kun aloitat aloittamisen. Asenna uusi kokous valitsemalla Tiedosto> Uusi kokousaihetai napsauta sivupalkin pluspainiketta +. Toisin kuin Command Gurun kokouksissa, tämän ohjelman avulla voit lisätä nimiä ja vastaavia sähköpostiosoitteita Yhteystiedoistasi, mikä kuten näette, on helppo lähettää esityslistoja ja minuutteja.

Napsauta pientä “+ Esityslistan kohta-Painike lisätäksesi ensimmäisen esityslistan kohdan kokoukselle. Vaikka voit myös lisätä Shift + Command + G -pikanäppäintä uuden kohteen lisäämiseen, olisi vielä parempi, jos käyttäjät voisivat painaa Shift + Return-yhdistelmää lisätäksesi nopeasti esityslistan kohteita kirjoittaessasi.

Huomaa, että tämän sovelluksen esityslistan kohdat sisältävät kyvyn lisätä muistiinpanot ja liitteet jokaiselle kohta ja painike esityslistojen aiheiden selektiiviseen sisennämiseen, kaksi esillä olevassa sovelluksessa ainutlaatuista. Yksittäiset esityslistan kohdat voidaan myös lähettää sähköpostitse suoraan sovelluksesta kaikille tai valituille kokouksen osallistujille.

Yksi tämän sovelluksen käytön eduista Evernote-lähestymistapaan nähden on, että esityslistan aiheita voidaan helposti siirtää. Tämä on hyödyllistä sekä luotaessa esityslistoja että tehtäessä muutoksia esityslistaan ​​kokouksen alussa tai osittain.

Pöytäkirjojen luominen

Kun olet lisännyt kaikki esityslistan kohteesi, napsauta Uusi kokous -painike asettaaksesi minuutit. Kun kokouspöytäkirjat on luotu, kaikki esityslistalla olevat muutokset on muokattava manuaalisesti kokouspöytäkirjoissa, joten saattaa olla hyvä idea luoda vain pöytäkirjoja. jälkeen osallistujat hyväksyvät esityslistan.

Toinen plussa tässä lähestymistavassa on, että jos kokouksissasi käytetään säännöllisesti samoja esityslistan kohtia jokaiselle kokouksen, voit napsauttaa Uusi kokous -painikkeita luodaksesi uuden minuuttijoukon tulevaisuutta varten kokouksissa. Tietenkin esityslista voidaan muuttaa myös jokaiselle uudelle kokoukselle.

Kuten esityslistan kohteissa, minuutteja voidaan lähettää sähköpostitse, viedä PDF- tai RTF-tiedostoihin, kopioida leikepöydälle tai määrittää hinnanalennus Merkitseminen täällä: Käytä merkinnän tekstiä Gmailissa ja tee se renderoiduksi [Chrome] Lue lisää HTML-muotoilu. Kun esityslistat tai minuutit lähetetään sähköpostitse, Kokoukset lisäävät automaattisesti sähköpostiosoitteet ja kokouksen sisällön. Tämä ominaisuus puuttuu jäljempänä tarkastellusta sovelluksesta.

Toimintojen ja tehtävien lisääminen

Yksi kokousten tärkeimmistä tarkoituksista on tunnistaa, mitä on tehtävä, ja asettaa määräajat. Exquisitus-kokoukset sisältävät kolme hyödyllistä tapaa lisätä muistutuksia. Voit käyttää Tiedosto> Uusi toiminto napsauta valikkokohta Toiminnot Kohteet kokousosion oikeassa yläkulmassa tai lisää muistutuksia hallintapaneeliin.

Hallintapaneelin ominaisuuden avulla voit määrittää eräpäivät kohteille sekä esitellä muita kalenteritapahtumia ja muistutuksia.

Kokouksiin on hyödyllistä myös se, että kaikki aiheesi, esityslistat ja pöytäkirjat pidetään yhdessä sovelluksessa ja viedään vastaavaan Kokoukset iOS-sovellukseen (4,99 dollaria) [ei enää saatavilla].

Command Gurun kokoukset (19,99 dollaria) [ei enää saatavilla]

Command Gurun Mac-kokouksille on puhdas mutta värikäs asettelu, jonka käyttöliittymä on mielestäni intuitiivinen. Huolimatta tästä, että tämä maksaa 7 dollaria enemmän kuin Exquisitus-sovellus, se ei ole täysin varustettu esityslistojen ja minuuttien asettamiseen ja jakamiseen. Onneksi sovelluksen 30 päivän kokeiluversio voidaan ladata kehittäjän verkkosivustolta.

Luo uusi kokous valitsemalla Tiedosto> Uusija lisää otsikko, päivämäärä ja kokouksen sijainti. Käyttöliittymässä on osioita, joissa voit lisätä kokouksen osallistujien nimiä, valmistelu- ja esityslistan kohtia, keskustelutilaisuuksia, päätöksiä ja tehtäviä. Voit myös piilottaa osiot, joita et tarvitse. Ne ovat erittäin hyödyllisiä, ja muutama niistä ei ole saatavana Exquisitus-sovelluksessa.

Valitettavasti tämä sovellus ei muodosta yhteyttä Macin Yhteystiedot-sovellukseen, joten joudut syöttämään osallistujien nimet ja osoitteet manuaalisesti. Esityslistan kohteiden lisäämisessä ei ole myöskään pikanäppäimiä, vaikkakin on ”Smart Task” -ominaisuus, jonka ollessa käytössä, voit syöttää ja lisätä kohteita määritettynä pikanäppäimellä.

Toinen tämän sovelluksen haittapuoli on, että esityslistan kohtien käyttämisessä minuutteihin ei ole mitään ominaisuutta. Joten olennaisesti sinun on luotava uudelleen keskustelujen esityslistan kohdat, jos valitset tämän lähestymistavan.

Tämän sovelluksen ainoa vientiominaisuus on sähköpostia, ja valmis vienti näyttää paremmalta kuin Exquisituksen sovelluksen tuottama asettelu. Kuten mainittiin, tämä ohjelma ei lisää sähköpostiosoitteita, ja siinä luetellaan myös osallistujien nimet pystysuunnassa, mikä vie tarpeettoman paljon tilaa.

Kuten Exquisitus-sovellus, kokoukset synkronoidaan myös vastaavaan Meetings iOS -sovellukseen (4,99 dollaria) iCloudin kautta.

johtopäätös

Molemmat kokoussovellukset tarjoavat erittäin tarpeellisen ratkaisun, jota ei aiemmin ollut saatavana Mac-alustalla. Ja vaikka vahvoja on useita iOS-kokoussovellukset MinuteTaker ja kokoukset auttavat sinua tuottamaan Professional iPad -raporttejaIlmaisessa online-kokousoppaassani MakeUseOf, jossa annoin vinkkejä kokousten suunnitteluun ja pitämiseen Webissä, viittasin muutaman minuutin ottamiseen myös sovelluksiin. Vaikka hyvin harvat meistä ... Lue lisää , on hienoa, että näitä työpöytäsovelluksia liitetään mobiiliversioihin, jotka synkronoivat tiedot, koska iPadin kirjoittaminen ei ole kaikkien ajatus hyvissä ajoin. Toisaalta iPad-versiot ovat hienoja sisällön tarkistamiseen.

ladata: Exquisituksen kokoukset [ei enää saatavilla] (12,99 dollaria) / Command Gurun kokoukset [ei enää saatavilla] (19,99 dollaria)

Muita ehdotuksia kokousten suunnittelusta ja pitämisestä saat ilmaiseksi ladattava online-kokousopas Online-kokousopas: Ohjelmisto ja strategiaNykyaikaiset videoneuvottelupalvelut ovat helppokäyttöisiä ja saatavana melkein kaikille, joilla on tietokone tai älypuhelin. Mahdollisuus yhdistää ja tavata ihmisiä verkossa tarkoittaa, että meitä ei enää rajoita maantieteellinen sijainti. Lue lisää . Haluamme myös tietää ominaisuuksia, jotka haluaisit lisäävän näihin kokoussovelluksiin.