5 vaihetta paperin tallentamiseksi ja digitaaliseksi siirtämiseksi

Mainos

Paperi ja vaihtoehtoiset materiaalit, kuten pergamentti, olivat aikoinaan hyvin harvinaisia ​​ja arvokkaita materiaaleja. Nykyään käytämme paperia melkein kaikkialla tai pikemminkin - missä tahansa sitä ei voida korvata muovi-.

Kummankin materiaalin tuotanto on taakka ympäristölle, vaikka paperi - tyypillisesti puusta valmistettu - on biologisesti hajoavaa, ja siksi sen kierrättäminen on paljon helpompaa.

Digitaalinen siirtyminen säästää paperia ja auttaa ympäristöä, ja säästää myös paljon tilaa: työpöytäsi tai jopa jääkaappisi näyttää paljon puhtaammalta. Asiakirjojen löytäminen on paljon nopeampaa. Ja loppujen lopuksi elämme digitaaliajalla! Näin aloitat:

1. skannaus

Kaikki alkaa olemassa olevien paperiasiakirjojen skannaamisesta. Jos sinulla ei ole skanneria, voit käyttää digitaalikameraasi, ottaa valokuvan ja käyttää Snapter korjata näkökulma ja vääristymät. Damien tarkasteli työkalua yksityiskohtaisesti pari kuukautta sitten: Snapter - Skannaa dokumentit ilman skanneria Snapter - Skannaa dokumentit ilman skanneria Lue lisää

2. tiedosto

Varmista, että olet keksinyt hyvän järjestelmän, jonka avulla voit helposti jäljittää tarvitsemasi asiakirjan. Kysy aina itseltäsi: "Mistä ja miten etsin tätä?"

Luultavasti helpoin tapa arkistoida asiakirjat ovat ne PDF-tiedostoina, nimeämällä ne päivämäärällä ja lyhyellä kuvauksella ja etsimällä mitä tarvitset sisällöstä avainsanoilla.

Koska kuvien etsiminen tekstistä ei ole vielä vakiona, kuvien tiedostonimen on oltava hyvin kuvaava. Vaihtoehtoisesti voit käyttää työkalua nimeltään JOCR, joka purkaa skannattujen asiakirjojen tekstiä ja laittaa ne tekstitiedostoon. Voit antaa tekstitiedostolle täsmälleen saman nimen kuin kuva, arkistoida se samaan kansioon ja tällä tavoin pystyt helposti jäljittämään asiakirjan. Varun arvosteli JOCR: Kuinka poimia tekstiä kuvista Kuinka poimia tekstiä kuvista (OCR)Paras tapa poimia tekstiä kuvasta on käyttää optista merkintunnistusta (OCR). Näytämme sinulle seitsemän ilmaista OCR-työkalua työhön. Lue lisää

Jos tämä kuulostaa liialliselta ongelmalta, voit myös arkistoida skannatut asiakirjat ja PDF-tiedostot käyttämällä GMail. Lähetä vain tiedostot itsellesi ja kirjoita sähköpostiin sopivat, osuvat avainsanat. Pidä vain mielessä tietoturvariski, johon tiedostot saattavat altistua, joten yritä olla lähettämättä arkaluontoisia asiakirjoja.

3. Käytä työkaluja

Käytämme paljon paperia satunnaisiin muistiinpanoihin, jotka tarttuvat sitten pöydällemme ikuisesti tai kunnes läikytämme kahvia. Voit säästää paperia ja tehdä työpöydästäsi hieman siistimmän. Yritä saada rutiini työkalujen käyttämiseen.

Muistutukset, nopeat muistiinpanot, tehtäväluettelot ja osoitteet voidaan järjestää ja tallentaa digitaalisesti. Käytetyistä työkaluista riippuen voi olla lisäetuna pääsy niihin missä tahansa.

Pika muistiinpanoihin kannattaa käyttää stickies, joka on pohjimmiltaan digitaalinen vaihtoehto Post-It Notes -sovelluksille.

Google-kalenteri tekee erinomaisesta verkko- ja pöytäkalenterista. Se voi myös muistuttaa teitä tehtävistä. Jos integroit Google-kalenterin Thunderbirdiin, voit jopa luoda tehtävälistoja suoraan työpöydältä. Artikkelissani Kuinka: Integroida Google-kalenteri Thunderbirdiin Kuinka integroida Google-kalenteri ThunderbirdiinKäytät Thunderbird- ja Google-kalenteria ja ihmettelet, kuinka voit yhdistää nämä kaksi? Näytämme kuinka integroida Google-kalenteri täysin Thunderbird-ohjelmaan. Lue lisää , näet kuinka se tehdään.

Yksi parhaista työkaluista pysyä järjestettynä ja päästä eroon paperimuistiinpanoista ja muistutuksista on Muista maito. Koska se on yhteensopiva monien muiden sovellusten kanssa, siitä voi myös tulla keskuskeskittymäsi tehtävien ja tietojen seuraamiseen. David peitti 8 helppoa tapaa hallita tehtäviä muistamalla maito 8 helppoa tapaa hallita tehtäviä muistamalla maito Lue lisää , joka antaa hieman enemmän tietoa siitä, mitä tämä työkalu voi tehdä sinulle.

Lisäksi artikkelissa Hallitse elämääsi ilmaisilla online-ajanhallintatyökaluilla Hallitse elämääsi ilmaisilla online-ajanhallintatyökaluilla Lue lisää , Tarkastelin useita muita hyödyllisiä työkaluja, joista jotkut on mainittu edellä.

4. Varmuuskopio, Varmuuskopio, Varmuuskopio

Jotta voit mennä kokonaan paperittomaksi, joudut jossain vaiheessa hävittämään alkuperäiset paperiasiakirjat tai varastoimaan ne pois. Tietenkin on asiakirjoja, jotka sinun on pidettävä kiinni. Mutta suurimmalle osalle digitaaliset kopiot ovat riittävän hyviä.

Onnettomuuksia kuitenkin tapahtuu. Kiintolevy saattaa vioittaa, kun otat asiakirjojen digitaalisen kopion mukana. Joten on tärkeää luoda säännöllisiä varmuuskopioita.

Luottamukselliset tiedostot eivät saa koskaan jättää kiintolevyäsi, ja sinun tulisi varmuuskopioida ne ulkoisiin asemiin säännöllisesti.

Entä GMail-tiliisi tallennetut asiakirjat? Vaikka GMail voi olla melko turvallinen paikka, sinun tulee myös varmuuskopioida GMail-tilisi, vain ollaksesi 100% varma, että kaikesta huolehditaan.

GMail-varmuuskopioinnilla on tapa varmuuskopioida GMail, kuten Karl kuvaili artikkelissaan Kuinka varmuuskopioida Gmail-tilisi tietokoneellesi Kuinka varmuuskopioida Gmail-tilisi kiintolevyllesiVoit menettää pääsyn arvokkaisiin Gmail-tietoihisi. Koska käytettävissä on niin paljon vaihtoehtoja, on järkevää varmuuskopioida Gmailin säännöllisesti. Tämä pikaopas näyttää kuinka. Lue lisää .

Viimeinkin, jos sinulla on sähköinen kopio jokaisesta tärkeästä asiakirjasta, vaikka et voi hävittää alkuperäistä, on itsessään varmuuskopio. Kuvittele vain kaikki arvokkaat paperiasiakirjat, jotka menetetään tulvassa tai tulipalossa - ja sinulla on edelleen kopio kiintolevyllä.

5. Toistaa

Tee yllä olevista vaiheista tapa. Se on ratkaisevan tärkeää. Jatka muistutusten asettamista paperiasiakirjojen skannaamiseksi. Tee skannausrutiini kaikelle uudelle tulolle ja työskentele vanhojen asioiden parissa, kun sinulla on aikaa. Ja toista.

Joten mikä estää sinua muuttamasta täysin vanhan koulun paperin käyttäjästä uuden aikakauden digitaaliseksi mestariksi? Kerro meille, digitaalisesti, kommentteissa.