6 tapaa taata loukkaa, vihaa ja ärsyttävää jokaisesta lähettämästäsi sähköpostiviestistä

Mainos

Sähköpostit ovat kovia. On todella vaikeaa selvittää, mitä todella haluat sanoa sähköpostissa, ja puolet ajasta ihmiset ymmärtävät sinut melkein aina väärin. Suuri ongelma johtuu siitä, että kirjoittamasi ihmiset eivät näe kasvojasi. He eivät voi nähdä hymyä naamasi, etkä näe heidän kasvoissaan olevaa ilmaisua - luonnollista ihmisen kyky ymmärtää tunteita sanoissa ilmeen kautta on täysin tyhjä sähköpostitse.

Joten mikä voi korvata kasvoilmaisuuden ja äänen sävyn? Kuinka saat viestisi tehokkaasti läpi ilman, että kaikki ystäväsi tai kaikki toimistossa olevat merkitsevät sinut kuninkaallisesti?

Kirjailija Peter Drucker kirjoitti kerran, ”Tärkein viestinnän asia on kuulla, mitä ei sanota.” Menisin askeleen pidemmälle ja sanoisin, että tärkein asia sähköpostin lähettämisessä on riittävän selkeyttäminen, jotta vastaanottaja ei kuule, mitä ei sanota. Itse asiassa suurin osa sähköpostiviestinnän ongelmista on silloin, kun sähköpostiviestin vastaanottaja tulkitsee kaikenlaisia ​​kauheita asioita, jotka olet ajatellut, vaikka olet kirjoittanut vain yhden linja.

Tämä johtaa vihaan ja tyytymättömyyteen. Tämä rakentaa kaunaa. Siksi kaveri, joka on pöydän yli pöydällä, aamulla pidetyssä kokouksessa, vilkaisee sinua, koska olit lähettänyt hänelle sähköpostia sähköpostitse, jonka lähetit eilen iltapäivällä, ja hän otti sen henkilökohtaisena hyökkäyksenä.

Täydellisen sähköpostisi muotoilu

Olemme täällä MUOssa käsitellyt paljon sähköpostien lähettämisen teknisistä näkökohdista, kuten sähköpostien lähettäminen nimettömästi Kuinka lähettää nimettömiä sähköposteja: 5 salaista tapaaAnonyymin sähköpostin lähettäminen ei ole vaikeaa. Ja tuntemattoman sähköpostitilin käyttämiseen on perusteltuja syitä. Näytämme sinulle kuinka. Lue lisää tai sähköpostini sähköpostien lähettäminen Excelistä Kuinka sähköpostit lähetetään Excel-taulukosta VBA-skriptejä käyttämälläKoodimallimme auttaa sinua määrittämään automatisoidut sähköpostit Excelissä käyttämällä CDO- ja VBA-komentosarjoja. Lue lisää . Mutta entä sähköpostin tunnepuolella? Entä miten kohtaat sähköpostisi ja parempia tapoja esitellä itsesi kirjoitetussa sanassa, joka ei saa kaikkia niin merkitsemään sinua jatkuvasti?

No, ei ole ilman paljon kipua ja kärsimystä, että voin seisoa täällä tänään ja kertoa teille, että voin nyt auttaa. Olen tehnyt melkein kaikki virheet, jotka voidaan tehdä sähköpostitse, alkaen varhaisimmista päivistä klo yliopisto, kun yritin aloittaa monitasoisen markkinointiyrityksen lähettämällä sähköpostiviestejä kaikille kampus. Päivän kuluessa minulla oli tilini suljettu 24 tunniksi ja IBM: n keskusyksikön pääkäyttäjä antoi suuren, ilkeän varoituksen siitä, mikä määrittelee ”roskapostin”.

Se ei ollut niinkään sähköpostiohjeen oppitunti, kuin herättäminen, että sähköposti voi todella saada sinut vaikeuksiin, jos käsittelet sitä väärin. Vuosien varrella olen loukannut ihmisiä, olen loukkaantunut ja olen joutunut eeppisiin slash-taisteluihin ihmisten kanssa. Haluaisin sanoa, että joku voitti - mutta kukaan ei koskaan voita. Siksi seison täällä tänään toivoen voivani auttaa sähköpostiviestien tulevia legionaatioita paremmin valmistamaan nämä sähköpostit ennen napsauttamalla Lähetä-painiketta.

1. Romaanin lähettäminen

Yksi ensimmäisistä syyllisistä synneistäni, kun aloin työskennellä insinöörinä, oli, että kirjoitan melkein aina sähköpostiviestejä, jotka ulottuivat kolmeen tai neljään kohtaan. Syynä ei ollut vain se, että osaan kirjoittaa melko nopeasti, vaan koska minusta tuntui aina, että jos jätän yksityiskohdat ulkopuolelle, ihmiset eivät oikein ymmärtäisi mitä puhun. Se voi olla totta jossain määrin - ja saamme sähköposteja, jotka ovat liian lyhyitä minuutissa - mutta yksinkertaisuuden vuoksi on jotain sanottavaa.

Kun kirjoitat niin monimutkaisia ​​sähköpostiviestejä, et pysty lähettämään viestiäsi monilla eri tavoilla. Ensinnäkin se, että kirjoitit niin paljon, merkitsee henkilölle, että sinulla on vain vähän kunnioitusta heidän ajalleen, ja jos teet sen liian usein, sinun on pakko ärsyttää heitä. Toiseksi, vaikka 500 sanainen sähköposti, joka on jaettu useisiin kappaleisiin, tekee siitä paljon järkeä sinä, hämmentät todennäköisesti kaikkia - ja annat heille migreenin.

Jos olet sanakirja ja taipumus kirjoittaa liian paljon, palaa aina takaisin ja työskentele näiden kappaleiden "pilkkomisen" parissa. Esitä uusia ja luovia tapoja lyhentää niitä, tai ehkä voit poistaa ne kokonaan. Ehkä tarjoat aivan liian paljon tietoa. Kerro ihmisille mitä he tarve tietää, ei mitä haluat heidän tietävän sinä tietää. Tiedät kyllä?

2. Kaksisanaisen sähköpostin lähettäminen

Uuden sähköpostin vastakohta on yhden tai kahden sanan sähköposti, joka ei selitä mitään. Se muistuttaa sitä, kun pyydän lapsiani ruokapöydässä, "Joten kuinka päiväsi meni?”Hetken kuluttua vastahakoinen vastaus, "Hieno.”Et ole varma, miksi edes vaivaudu, painan. “Mitä teit, jotain hauskaa?”Väistämätön vastaus, "Ei, ei oikeastaan.”

En tiedä rehellisesti, miksi jotkut ihmiset vaivautuvat jopa sähköpostin käyttämiseen. Jos olet onnekas, tämän henkilön sähköpostiviesti sisältää yhden kokonaisen lauseen. Jos epäonnistut, henkilö pyytää sinua tekemään jotain heidän puolestaan, mutta ei vaivaudu selittämään tarkalleen mitä he haluavat sinun tekevän. Se on eräänlainen kuin hätäviestin lähettäminen radion kautta, kun olet kadonnut erämaan keskelle ja et tiedä pelastushenkilöstölle koordinaatit.

Se on erittäin turhauttavaa, koska ihmisten on kamppaileva ymmärtääksesi mitä maan päällä puhut. Vielä pahempaa, voit tosiasiallisesti pakottaa heidät tuhlaamaan aikaa vastaamaan sähköpostiisi, vain pyytää sinua kehittämään vähän enemmän.

Epäilen, että useimmat ihmiset, joilla on tämä ongelma, kirjoittavat niin lyhyitä sähköpostiviestejä, koska kirjoittaminen on niin hienoa harjoitusta. Kaikki eivät voi kirjoittaa yli 60–70 sanaa minuutissa, joten sinulla on oltava vähän myötätuntoa tälle ryhmälle.

3. Yhdelle henkilölle tarkoitetun joukkoviestin lähettäminen

Haluatko todella merkitä ihmiset pois? Lähetä joukko sähköposti kaikille toimistossasi yksinkertaisesti nojataksesi yhtä henkilöä jostakin, jonka he tekivät väärin. Kutsun tätä "julkiseksi nöyryytykseksi". Yleensä jokainen toimistossa voi jo tietää, että tietty henkilö on tehnyt virheen, mutta johtaja ei voi jättää sitä yksin. Joten he lähettävät jokaiselle suureen sähköpostiin selittäen suurella ja sietävällä tavalla yksityiskohtaisesti, miksi tietty toiminto on niin väärin tehdä tai miksi kyseinen virhe on niin paha.

Minun on myönnettävä, että olen joutunut joihinkin johtotehtävissäni aiempaan tapaan käyttäytymään. Olen nähnyt muiden kollegoideni tekevän myös sen. Se on helppo virhe, koska saatat itse asiassa varmistaa, että kaikki muut hallinnoimat eivät tee samaa virhettä. Tosiasia on, että jos kaikki tietävät siitä jo, virheen tehnyt henkilö nöyryytetään. Jos he eivät tiedä siitä, kaikki ovat hämmentyneitä ja epävarmoja siitä, puhutko heistä vai et.

Tee siitä yksinkertaista - keskustele erityisestä ongelmasta virheen tehneen henkilön kanssa. Sitten, jos tunnet sen olevan tarpeeksi tärkeä kaikille, lähetä ilmoitus, mutta tee se kuulostavan ikään kuin se olisi vain yleinen ”FYI”, joka on lähetetty ylemmältä johdolta - tämä poistaa syyttävän äänen ja tekee siitä vähemmän henkilökohtaisen.

4. Dramaattisten adverbien käyttö

Toinen erittäin yleinen käyttäytyminen sähköpostissa - yleensä ihmisiltä, ​​jotka ovat erittäin intohimoisia työstään yleensä tai tietystä keskusteltavana olevasta projektista. Tämä käyttäytyminen on erittäin dramaattisten adverbien liiallista käyttöä. Lauseet kuten ”Tuo muotoilu on vain hirveän väärinTaiTämä lähestymistapa on tuskallisen epämääräinen ” vain tuoda tunteita keskusteluun.

Kun katsot näitä lauseita ilman adverbeja, näet kuinka paljon liikemielisempiä - ja paljon vähemmän antagonistisia - ne ovat. Muuten törmäät vain liian dramaattisella, pilaantuneella paskalla.

Kokeile sitä ilman adverbeja. Tuo malli on väärä. Tämä lähestymistapa on epämääräinen.

Se ei ehkä miellytä vastaanottajaa - mutta se ei myöskään hyökkää heitä vastaan ​​ja asettaa heitä puolustamaan. Se on ammattimaisempaa ja saatat tosiasiallisesti pystyä siirtämään itsesi kypsäksi aikuiseksi, vaikka et olekin eri mieltä jonkun kanssa.

5. Liian suuri passiivisen äänen käyttö

Olin vasta myöhässä kirjoitusurani aikana, että todella, todella oppin ja ymmärsin passiivisen äänen. Ongelma sen oppimisessa on, että alat nähdä sen kaikkialla. Yksi yleisimmistä passiivisen äänen käytöistä on sähköposti, koska passiivinen ääni antaa henkilön erottua toiminnasta.

Sen sijaan, että sanot:Ajoin asiakkaan lentokentälle ”, joka asettaa vastuun suoraan harteillesi, voit kirjoittaa sen sijaan:Asiakas vietiin lentokentälle. ”

Tämä on käyttäytymistä, jotka ovat yleisiä ihmisille, jotka ovat hermostuneita ottamaan vastuun melkein kaikesta, koska jos jokin menee pieleen, he eivät halua syyttää. Nämä ovat samoja ihmisiä, jotka valittavat, kun riskinottajat - ne, jotka ottavat vastuun asioiden tekemisestä - saavat tunnustusta tai ylennyksiä. Totuus on, että ihmiset näkevät passiivisen äänen sähköposteissa. Jos olet suorittanut tehtävän tai saavuttanut tavoitteen, älä pelkää ottaa luottoa!

6. Hemmottele itseäsi takana

Kummallista kyllä, vastakkaiset ääripäät ihmiset, jotka käyttävät passiivista ääntä sähköpostissa koko ajan, ovat ihmisiä, jotka kirjoittavat melkein aina kaikesta ensin. Lukemalla heidän sähköpostejaan luulet, että projekti ei ollut ryhmäponnistus, se oli henkilökohtainen saavutus. Luulet, että sähköpostin lähettäjä teki ehdottomasti kaiken työn!

Kuinka tunnistat nämä sähköpostit? Laske sanan “I” esiintymiset.

Lukeessasi tämän tyyppisen henkilön sähköpostia, on selvää, että heidän mielestään koko maailma pyörii heidän ympärillään, ja että jokaisen tulisi antaa heille jatkuvat kuutot kaikesta työstä, jonka he ovat yksin suorittaneet aikaan. Nämä sähköpostiviestit jättävät joukkuetoverit aina poikkeuksellisiksi ja täysin huomaamatta. Tämä lähestymistapa on nopea viha ja eristys tovereistasi.

Olen varma, että siellä on paljon muun tyyppisiä sähköposteja, jotka todella häiritsevät ja loukkaavat ihmisiä. Lyön vetoa, että sinulla on myös oma luettelosi! Minkä tyyppiset sähköpostit todella vievät sinut pois? Minkä tyyppisiä lemmikkisi pissisi on? Jaa ajatuksesi alla olevassa kommenttiosassa.

Kuvahyvitys: Keskittynyt liikemies Shutterstockin kautta, Matematiikan kaava Shutterstockin kautta, Nuori liikenainen Shutterstockin kautta, Ilmeikäs vanhempi Shutterstockin kautta, Sotilaallinen lapsi Shutterstockin kautta, Häpeä Shutterstockin kautta