21 tapaa Dropboxin automatisointi voi säästää aikaa joka päivä

Mainos

Sen ytimessä Dropbox on palvelu tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen pilvessä. Jos olet yksi sen 200 miljoonasta käyttäjästä, luultavasti myös tässä käytät Dropboxia.

Mutta Dropbox tarjoaa paljon muuta, jotta voit helpottaa elämääsi.

Jotkut Dropboxin käyttämättömät ominaisuudet 15 asiaa, joita et tiennyt, että voisit tehdä DropboxillaPilvitallennuspalveluita on tullut ja mennyt, mutta Dropbox on todennäköisesti täällä pisin. Ja nyt se on ylittänyt pelinsä joukolla uusia ominaisuuksia. Tutkitaan. Lue lisää sisältää tiedostojen kommentit, kirjanmerkkien tallennus, podcast-hosting ja valokuva-albumien luominen. Siellä on jopa melko vaikuttavia tiimiyhteistyö Paranna toimistotiedostojen yhteistyömuokkausta Dropbox & Project Harmonyn avullaDropbox on edennyt lupaavasti kohti yhteistyöhön kirjoittamista ja muokkaamista. Project Harmony tarjoaa Dropboxin yrityskäyttäjille varhaisen pääsyn uuteen työpöytäyhteistyöominaisuuteen. Lue lisää ja PDF-merkintä Dropbox lisää tukea PDF-huomautuksille ja iWorkille

Dropbox julkaisi uuden iOS-sovelluspäivityksen, joka sisältää tuen kommenttien katselemiseen PDF-asiakirjoissa, tuen asiakirjojen viemiseen, joissa on enemmän iWork-muotoja, sekä valikoituja virhekorjauksia. Lue lisää työkaluja, joita monet ihmiset eivät ole vielä kokeilleet.

Toisin sanoen, jos käytät Dropboxia täysimääräisesti, voit säästää itsellesi paljon päänsärkyä.

Tämä on kuitenkin vain jäävuoren huippu. Jos käytät Dropboxia muutaman muun sovelluksen rinnalla, voit helposti automatisoida suuren määrän toistuvia tehtäviä, säästää aikaa Purista ylimääräinen tunti jokaisesta päivästä näiden 10 pikavinkin avullaMuutama yksinkertainen tapa voi auttaa meitä torjumaan tehottomia tapoja ja kasvattamaan aikavaraamme tekemällä tärkeitä asioita. Nämä ideat antavat sinulle yhden ylimääräisen tuottavan tunnin joka päivä. Lue lisää ja lyhentämällä tehtäväluetteloa 6 Vinkkejä OneNoten käyttämiseen tehtäväluettelonaTeetkö kaiken irti OneNote -tehtäväluettelostasi? Käytä vinkkejä parempiin OneNote-tarkistuslistoihin. Lue lisää .

Elämäsi helpottaminen

Viime vuonna MakeUseOf-kirjailija Akshata Shanbhag käsitteli muutamaa miten Dropbox voisi tehdä elämästäsi helpompaa Tee Dropboxista vieläkin hämmästyttävämpiä näiden aikaa säästävien pikakuvakkeiden avullaJos olet luottanut Dropboxiin tiedostojesi kanssa, voit myös tehdä kaiken voitaksesi saadaksesi enemmän irti siitä. Aloita kokeilemalla tässä lueteltuja mahtavia pikakuvakkeita. Lue lisää . Tämä artikkeli osoittaa sinulle, miten:

• Luo Kirjat -kansio Dropboxissa, joka lähettää ladatut kirjat automaattisesti Kindlesi.
• Julkaise WordPress-blogin viestit automaattisesti Dropboxista.
• Poista jaetut Dropbox-kansiot automaattisesti.
• Varmuuskopioi WhatsApp-kuvat Dropboxiin.

Tänään haluan laajentaa tätä luetteloa edelleen. Alla sinulle esitellään joukko erilaisia ​​sovelluksia, jotka voit helposti yhdistää Dropbox-tiliisi. Kun yhteys on muodostettu, voit aloittaa tehtävien automatisoinnin yksitellen.

Dropbox Automator

Dropbox Automator on työkalu, joka voi automatisoida tiettyihin kansioihin sijoitettujen tiedostojen tietyt toimet. Ilmaisen version avulla voit automatisoida rajoitetun määrän tehtäviä veloituksetta, mutta tarjolla on edullisia premium-päivityksiä, jos tarvitset niitä.

Ensimmäinen vaihe on valita, mihin Dropbox-kansioon haluat määrittää automaatiotehtävän. Valitse sitten tehtävä, jonka haluat soveltaa tähän kansioon. Kun tämä on tehty, joka kerta, kun kyseisessä kansiossa havaitaan oikea tiedostotyyppi, tehtävä laukaistaan ​​automaattisesti.

Alla oleva 3 minuutin video näyttää kuinka pääset alkuun.

Kun olet asettanut nämä tehtävät Dropbox Automator -sovellukseen, vain esimerkki siitä, mitä pystyt automatisoimaan, sisältää:

Muunna asiakirjat PDF: ksi

Lataa asiakirja (Word, Plain Text, ODF jne.) Valittuun Dropbox-kansioon. PDF-versio luodaan automaattisesti ja tallennetaan uuteen kansioon nimeltään jalostettu.

Lataa tiedostot Slideshare-tiedostoon

Sen sijaan, että lataat asiakirjan, kuten esityksen, suoraan Slideshare-sovellukseen, lisää se tiettyyn Dropbox-kansioon ja lataa se Slideshare-tiliisi automaattisesti.

Käännä tiedostot

Jos sinulla on tiedosto, jonka haluat kääntää toiselle kielelle, Dropbox Automator käyttää Bing kääntäjä tehdä tämä puolestasi. Tulokset eivät tule olemaan täydellisiä, mutta ne ovat toimivia ja nopeita.

Kuvien koon muuttaminen, muokkaaminen ja lähettäminen

Minkä tahansa määriteltyyn Dropbox-kansioon ladatun kuvan koko voidaan muuttaa valitsemasi mittasuhteeksi ja ladata sitten suoraan Facebookiin, Flickriin tai Google Driveen. Voit jopa manipuloida kuvia monin eri tavoin (katso koko luettelo alla). Voit lisätä vesileimoja (leimoja / logoja), muuntaa mustavalkoisiksi, kirjoittaa kuvan tekstiä, muuntaa tiedostotyyppejä ja kääntää kuvia.

Lähetä asiakirjat muihin palveluihin

Mihin tahansa kansioon lisätyt tiedostot voidaan ladata automaattisesti muihin palveluihin, kuten SkyDrive, Sugarsync, Evernote ja Basecamp. Ne voidaan myös muuntaa .zip-tiedostona, ladata FTP: n kautta tai lähettää sähköpostitse tiettyyn sähköpostiosoitteeseen.

IFTTT

IFTTT (Jos tämä sitten niin) on tehokas sovellus, joka pohjimmiltaan yhdistää ”kaiken mihin tahansa IFTTT muodostaa yhteyden mihin tahansa: Maker-kanavan esittelyIFTTT: n potentiaaliset käyttötavat ovat rajattomat. Mutta toistaiseksi on ollut vaikeaa liittää sitä omaan laitteistoprojektiisi. Nykyään kaikki on muuttunut. Lue lisää “. Sen automatisointi “reseptejä” voidaan käyttää säästää rahaa IFTTT-reseptit, jotka auttavat säästämään rahaaIFTTT: llä voidaan tehdä melkein mitä tahansa, eikä rahan säästäminen ole poikkeus. Tässä on joitain parhaista resepteistä, joiden avulla voit elää säästäväisemmin. Lue lisää , automatisoida Microsoft Office -tehtävät Kuinka automatisoida Microsoft Office -tehtäviä IFTTT-resepteilläIFTTT: llä, automatisointipalvelulla, joka suorittaa toiminnon, kun toinen ehto täyttyy, on nyt 50 tehtävä reseptiä Microsoft Office -sovellukselle. Näytämme sinulle miten se toimii ja tarjoamme valikoiman reseptejä. Lue lisää , automatisoida kotisi Älykkäitä IFTTT-älykotiintegraatioita elämääsi vartenÄlykkään kodin tulevaisuus on nyt. IFTTT: n kaltaisten online-verkkosivustojen ansiosta älykkään kodin luominen on helppoa ja vaikuttavampaa kuin koskaan. Lue lisää , ja (tietysti), hallita Dropbox-tiliäsi.

Kun olet luonut IFTTT-tilin ja liittänyt sen Dropbox-tiliisi, voit yhdistää muita tilejä, jotka voivat sitten toimia yhdessä Dropboxin kanssa useiden tehtävien automatisoimiseksi.

IFTTT: n avulla voit tallentaa tietyt valokuvat automaattisesti Dropbox-kansioon. Nämä voivat olla valokuvia, joihin sinut on merkitty Facebookissa, valokuvia sinusta kuten Instagramissa, valokuvia sinulle upload Instagramiintai valokuvia sinusta ota puhelimeesi.

IFTTT voi etsiä Gmail-postilaatikostasi uusia viestejä, jotka sisältävät termejä, kuten kuitti tai Tilausvahvistus. Kaikki nämä termit sisältävät sähköpostit tallennetaan tiettyyn Dropbox-kansioon.

Tallenna tiedostotyypit, joita Kindle ei yleensä lukeudu oikein (doc, PDF, jne.), Julkiseen Dropbox-kansioon nimeltä “convert2kindle”. Tiedosto muunnetaan Kindlen .azw-e-muotoon ja lähetetään laitteellesi. Poista tiedosto Dropboxista heti, kun se on saapunut Kindlesi tai muuten se lähetetään useita kertoja.

Jos haluat tallentaa tiedostoja helposti sekä Dropboxiin että Evernoteen, IFTTT: llä on resepti siihen.

Lataa vain tiedostot määritettyyn Dropbox-kansioon, ja ne lisätään Evernote-tiliisi automaattisesti.

Jos merkitset videon "Katso myöhemmin" YouTubessa, voit nyt ladata sen automaattisesti ja tallentaa Dropbox-tiliisi, jotta voit katsella sitä offline-tilassa.

merkki Feedly artikkeleita nimellä "Tallenna myöhemmin", ja ne muunnetaan PDF-tiedostoiksi ja ladataan Dropbox-tiliisi.

Yhdistä IFTTT Spotify-tiliisi ja joka kerta kun pidät kappaleesta, sen tiedot lisätään Dropbox-tekstitiedostoon.

Zapier

Zapier on samanlainen palvelu kuin IFTTT, vain sen avulla voit helpommin luoda monimutkaisia ​​toimintoja, nimeltään “Multi-Zaps”. Jos sinä opi käyttämään näitä multi-zappeja Luo mahtavia elämäautomaatioita monivaiheisilla zapeillaIFTTT: n suurin yksittäinen kilpailija Zapier ilmoitti tarjoavansa käyttäjille nyt mahdollisuuden luoda useita toimintoautomaatioita, joita kutsutaan monivaiheisiksi zapeiksi. Lue lisää oikein, voit avata kokonaan uuden automaatiomaailman. Pidämme kuitenkin tämän artikkelin suhteen asiat yksinkertaisina.

Monet tehtävistä, joita IFTTT voi suorittaa, Zapier voi myös suorittaa, samoin kuin muutamat mainitsemisen arvoiset.

Tämän kanssa nitistää, voit varmuuskopioida jokaisen uuden Evernote-huomautuksen Dropboxiin tekstitiedostoina. Voit valita, varmuuskopioiko Zapier muistiinpanot kaikista muistikirjoistasi vai vain yhdestä.

Kun olet asentanut tämän zapin, se tulee olemaan joka kerta, kun suositit SoundCloud-raitaa ladattu ja tallennettu Dropbox-tiliisi. Tämä toimii vain kappaleille, joilla on oikeat oikeudet.

Uudet OneNote-huomautukset

Jos vietät paljon aikaa Microsoftin muistiinpanosovelluksessa OneNotessa, tämä Zap voi osoittautua hyödylliseksi. Aina kun lataat tiedoston Dropbox-kansioon, uusi huomautus luodaan OneNote-sovellukseen, jotta voit tutkia työtäsi heti.

Kaiken tallennetun sisällön ja kuvasi pitäminen eri paikoissa voi olla vaivaa. Tämän Zap-toiminnon avulla kaikki Pinterestin nastat tallennetaan Dropbox-kansioon yhdessä siihen liittyvän kuvan ja linkin kanssa.

Muut automaatiopalvelut

Dropbox Automator, IFTTT ja Zapier tarjoavat monipuolisimmat automaatiovaihtoehdot Dropboxille. Paljon tehtäviä, jotka haluat automatisoida voida olla automatisoitu näiden palvelujen kanssa.

Mutta Dropboxille on olemassa vielä muutama itsenäinen automaatiopalvelu, jotka on mainitsemisen arvoinen.

Salaa tiedostosi

CloudFogger salaa paikallisella asemallasi olevat tiedostot ennen niiden lataamista Dropboxiin varmistaaksesi, että niitä pidetään turvassa. Kaikki ladatut tiedostot suojataan sitten 256 bittinen AES-salaus.

Siirto ja varmuuskopio tiedostoista

Jos haluat siirtää kaikki tiedostot yhdestä pilvijärjestelmästä toiseen (mukaan lukien Dropbox, OneDrive, Box, Google Drive ja muut), liikkuja tekee tästä helpon. Voit tehdä tämän, jotta sinulla on varmuuskopio tiedostoistasi tai yksinkertaisesti jotta voit alkaa käyttää toista tallennustilaa.

Muunna kaikki mitä tahansa

CloudConvert voit lähettää yhden tiedostomuodon ja muuntaa sen melkein kaikkiin muihin yhteensopiviin muotoihin. Voit sitten ladata tiedoston suoraan tai ladata tiedoston suoraan Dropbox-tilillesi, kun muuntaminen on valmis.

Tallenna näyttökuvat

Dropbox-näytönohjain (Vain Windows) on kevyt sovellus, jonka avulla voit ottaa kuvakaappauksia koko näytöstä tai näytön osasta. Nämä kuvakaappaukset tallennetaan sitten suoraan määritettyyn Dropbox-kansioon. Tämä on hieno työkalu yhteistyönäytön jakamiseen.

Järjestä tiedostosi

Jos Dropbox-tilisi on jatkuvassa kaaostilassa, aloita käyttö SortMyBox. Tämä on sovellus, jonka avulla voit käyttää suodattimia Dropbox-tiliisi (kuten käytät sähköpostitilejä). Tämän jälkeen lataat kaikki uudet tiedostot tilisi määritettyyn SortMyBox-kansioon. Asettamiesi suodattimien perusteella nämä tiedostot siirretään sitten automaattisesti oikeaan sijaintiin.

Mikä on automatisoitavissa?

Kuten näette, Dropbox-käyttäjille on tarjolla valtava määrä tehtävien automaatiovaihtoehtoja. Vietämällä vähän aikaa näiden perustamiseen automatisoidut tehtävät 4 tylsää tehtävää, jonka voit automatisoida Windowsin tehtävätoiminnon avullaAikasi on liian arvokas, jotta sitä ei tuhlata toistuvilla tehtävillä. Anna meidän näyttää sinulle kuinka automatisoida ja ajoittaa tehtäviä. Meillä on myös muutama hieno esimerkki. Lue lisää , säästät enemmän aikaa kuin luulet.

Sen sijaan, että lajittaisit tiedostoja muutaman viikon välein, ne voitaisiin lajitella automaattisesti. Valokuvien, videoiden ja blogiviestien manuaalisen lataamisen sijasta tämä voidaan asettaa-se-unohda-se. Sijasta kokonaisten verkkosivujen lataaminen Kuinka ladata koko verkkosivusto offline-lukemiseenNäin voit ladata kokonaisia ​​verkkosivustoja offline-lukemiseen, joten sinulla on käyttöoikeus, vaikka sinulla ei olisi Wi-Fi- tai 4G-yhteyttä. Lue lisää ja yksittäiset blogiviestit, tämä voidaan tehdä sinulle taustalla.

Vaikka et todennäköisesti tarvitse suurimpaa osaa yllä olevista tehtävistä automatisoituna, kokeile näitä kiertotapoja niille askareille, joista olet kyllästynyt.

Mitä muita tehtäviä olet onnistunut automatisoimaan Dropboxilla? Onko Dropbox-automaatio tehnyt tuottavuudestasi kotona tai toimistossa?

Kuvapisteet: vapaa- kirjoittanut Syda Productions Shutterstockin kautta, Dropbox esittäjä (t): Ian Lamont (Flickr), Evernote Meetup Pariisi esittäjä (t): Heisenberg Media (Flickr), Mikä on Dropbox 1 kirjoittanut Kilokon.tw (Flickr), lukee Vladimir Pustovit (Flickr)