Älä anna sähköpostin lähettämisen muuttua tietoturvaloukkaukseksi

Mainos

On todennäköistä, että vahingossa tapahtuva vastaus on vaikuttanut tuntemaasi henkilöyn. Se on kiusallinen ja täysin vältettävissä oleva tila, ja se on melko yleinen. Ihmiset ovat tulleet ulos työtovereidensa kanssa, jakaneet potilaan nimet ja paljastaneet sähköpostiosoitteet vain napsauttamalla vahingossa Vastaa kaikille. Vuonna 1997 Microsoft kärsi vahingossa tapahtuneen vastauksen kaikista puhkeamista, joka sisälsi arviolta 15 miljoonaa sähköposteja.

Se ei ole aina vain noloa; saatat todella kärsiä vakavasta tietoturvaloukkauksesta, kun kaikki vastaat kohtuuttomasti. Jos lähetät tilitietoja tai liikesalaisuuksia ja otat vahingossa mukaan ihmisiä, joiden ei ole tarkoitus kopioida, sinulla voi olla vakavia ongelmia käsissäsi. Haluatko varmistaa, ettet tee sopimusta Vahingossa vastaus kaikille? Näin suojelet itseäsi.

Jos käytät Outlookia

Paras tapa pysyä turvassa on poistaa Vastaa kaikki -painike kokonaan. Voit napsauttaa Outlook 2003: ssa tai 2007: ssä alaspäin osoittava nuoli Napsauta työkalurivin oikeassa reunassa

Lisää tai poista painikkeetja päästä eroon Vastaa kaikille. Voit tehdä saman toiminnon Outlook 2010: ssä tai 2013: ssa, mutta se on vähän monimutkaisempi.

CNET antaa seuraavan ohjeet. Mene Tiedosto> Asetukset> Mukauta nauhaa. Klikkaa Vastata Napsauta oikeanpuoleisessa ruudussa ja napsauta sitten OK Poista. Klikkaus Uusi ryhmä nimeä ensimmäinen uusi ryhmä (mukautettu) uudelleen nimellä "Vastaa (mukautettu)" ja toinen "Vastaa kaikille (mukautettu)". Klikkaus Päävälilehdet laajenna vasemmalla ruudulla Koti (posti) ja Vastata. Valitse oikeasta ruudusta Vastaa (mukautettu).

Lisää yksi kerrallaan komennot Lähetä vastaus, Vastaa, Eteenpäin, Tapaaminen, OLENja Lisää vasemmasta ruudusta kohtaan Vastaa (mukautettu). Valitse oikeasta ruudusta Vastaa kaikille (mukautettu). Lisää komento Vastaa kaikille. valita Vastaa kaikille (mukautettu) ja käytä alas -painikkeella, siirrä se kohtaan Lähetä / vastaanota (IMAP / POP), ja napsauta sitten kunnossa.

Yksinkertainen tapa on asentaa TuneReplyAll-lisäosa Outlookille. Tämän avulla voit ottaa ponnahdusikkunan varoituksen käyttöön vastauksena kaikille. Jos lähetät sen kaikille kunnossa, paina vain Kyllä - jos ei, napsauta Ei.

Voit myös luoda säännön, joka kertoo Outlookille lähetä viestit viiveellä Kuinka asentaa Microsoft Outlook ajoittamaan sähköpostin toimitus Lue lisää ; tällä tavoin, jos huomaat, että osut Vastaa kaikkiin, sinulla on aika peruuttaa lähetys. Tässä on vaiheet, jotka sinun on suoritettava tämän säännön luomiseksi.

Klikkaus Työkalut> Säännöt ja hälytykset> Uusi sääntö. Napsauta Tyhjä sääntö -kohdan Valitse malli -ruudussa Tarkista viestit lähettämisen jälkeenNapsauta sitten Seuraava. Valitse haluamasi vaihtoehdot Valitse tila (t) -luettelosta ja napsauta sitten Seuraava (jos et valitse mitään ehtoja, sääntöä sovelletaan jokaiselle lähettämällesi viestille). Valitse ”Valitse toiminto (t)” -luettelosta Viivästytä toimitusta muutamalla minuutilla. Napsauta alleviivattua fraalia ”Muokkaa sääntökuvausta” -ruudussa joukko ja kirjoita minuuttimäärä, jonka haluat, että jokainen viesti viivästyy, korkeintaan 120 minuuttia. Klikkaus kunnossa ja Seuraava, lisää haluamasi poikkeukset ja napsauta sitten Seuraava. Anna säännölle nimi, tarkista Ota tämä sääntö käyttöön -ruutu ja napsauta Suorittaa loppuun.

Jos käytät Gmailia

Yksi Gmailin parhaat ominaisuudet Mitä uutta vanhassa hyvässä Gmailissa? 5 ominaisuutta, jotka sinun kannattaa tarkistaaSaatat unohtaa muutaman uuden Gmailin lisätyn ominaisuuden viimeisen vuoden aikana. Katsotaanpa siis sitä, mikä ansaitsee huomion. Lue lisää jota et ehkä käytä, on Kumoa lähetys -toiminto, jonka avulla voit peruuttaa enintään 30 sekunnin kuluttua Lähetä-painikkeen painalluksesta, jonka avulla voit viimeinkin välttää sattumanvaraisen vastauksen kaikkiin tapauksiin toinen. Valitettavasti, jos käytät työpöydän Gmail-asiakas Etsi täydellistä Mac Desktop Gmail -asiakastaTarvitsetko työpöytäohjelman Gmailiin Mac-tietokoneellasi? Tässä on parasta mitä voimme löytää. Lue lisää , tämä ei auta sinua.

Toinen asia, joka on tarkistettava Gmail-asetuksissa, on, että oletusvastauskäyttäytymisasetuksena on Vastaa eikä Vastaa kaikille. Jos viesti on Vastaa kaikille, aina kun painat vastauspainiketta, Gmail täyttää Vastaanottaja- ja Vastaanottaja-kentät niiden ihmisten osoitteilla, jotka on kopioitu myös alkuperäiseen sähköpostiin.

Boomerang, Gmail-lisäsovellus Aikatauluta viestit Gmailissa Boomerangin avullaBaydin (Boomerangin takana oleva yritys) on juuri ilmoittanut, että käyttäjät voivat ajoittaa viestejä Gmailissa, kun ne on jo ajoitettu. Lue lisää , antaa sinun ajoittaa viestit lähetettäväksi myöhemmin, jolloin voit palata niihin muutamassa minuutissa tai Muutaman päivän kuluttua varmistaaksesi, että et lähettänyt mitään kiusallista kaikille yhteyshenkilöillesi lista. Valitse viiveväli, napsauta Lähetä myöhemminNapsauta sitten Bumerangi näytön oikeassa yläkulmassa, jotta voit hallita viivästyneitä viestejä. Helppo!

Jos käytät muita sähköpostin tarjoajia tai asiakkaita

Jos käytät muita sähköpostin tarjoajia tai asiakkaita, saatat joutua tekemään pienen kaivauksen. Thunderbird-laajennus nimeltään Lähetä myöhemmin antaa sinun ajoittaa sähköpostisi lähettämistä myöhemmin. Lotus Notes sisältää lähetä myöhemmin -toiminto heti laatikosta, samoin kuin MailMate ja Airmail.

Voit käyttää myös verkkopohjaisia ​​palveluita, kuten LetterMeLater, lähettääksesi sähköpostia myöhemmin. Kun olet luonut tilin, voit luoda sähköposteja, jotka lähetetään myöhemmin, ja voit myös hallita niitä ennen niiden lähettämistä, jotta voit tehdä tarvittavat muutokset. Voit käyttää sitä jopa omasta sähköpostiohjelmassasi.

Jos sähköpostiohjelmasi ei tue mitään näistä vaihtoehdoista, voit aina tehdä tapana tallentaa sähköpostisi luonnoksena ja palata siihen viisi tai kymmenen Minuuttia myöhemmin ja tarkista uudelleen, ettet ole tehnyt mahdollisesti tuhoisia virheitä, kuten kopioimalla kaikki asiakasluettelossasi tai tarkistamalla koko toimistoon.

Vahingossa vastaus kaikille: Älä anna sen tapahtua sinulle!

Ensimmäinen sähköposti lähetettiin 44 vuotta sitten; luulit, että olemme poistaneet onnettomuuksien vastaukset kaikille siitä, miten tapahtuu. Valitettavasti emme ole vielä keksineet rokotetta, joten suoja on otettava omaan käsiisi. Kaikkien toimintojen poistaminen käytöstä, sähköpostien lähettämisen viivästyminen tai vain niiden tallentaminen luonnoksena muutama minuutti myöhemmin lähetettäväksi voi olla apua. Vain sinä voit estää vahingossa tapahtuvan vastauksen kaikille!

Oletko koskaan jakanut vahingossa liian paljon tietoja Vastaa kaikille -sovelluksen kanssa? Käytätkö jotakin yllä luetelluista strategioista? Jaa parhaat taktikot tahattoman taistelun torjumiseksi alla!

Kuvahyvitys: pitäen päätään lähettäjä thodonal88 Shutterstockin kautta