Kuinka räätälöidä Toodledo jotta voit tehdä asiat tehokkaasti päivässäsi

Mainos

My Cloud Getting Things Done (GTD) -asetus käyttää Gmailia, Toodledoja Google-kalenteri. Käytän mobiilikäyttöä tehtäviini Toodledo iPhonellaniyhdessä natiivien iPhone Mail- ja Kalenteriohjelmien kanssa, jotka on synkronoitu Gmailin ja Google-kalenterin kanssa.

Näin määritän Toodledon kenttäasetukset käyttämään sitä GTD: hen. Tarvitsemani kentät ovat Konteksti, eräpäivä, toistaja Roskakori. Omassa versiossani käytetään myös Tunnisteita, mikä tarjoaa hiukan tarkemman hallinnan tehtävien näytölle tavallisissa GTD-konteksteissa: Työ, sähköposti, puhelut, projektit, jonain päivänä / ehkäja Odottaa. (Minulla on esimerkiksi tunniste 'MUO', joten voin seurata Makeuseof.com-tehtäviäni projektien, sähköpostien tai työn yhteydessä).

Yksi Outlookin mukavista ominaisuuksista on kyky muuttaa sähköposti tehtäväksi joko vetämällä se päälle tehtäväpalkkiin siirtymisruudussa tai napsauttamalla viestiä hiiren kakkospainikkeella ja lähettämällä sen tehtäviin kansio. Kummassakin tapauksessa luodaan uusi tehtävä ja tarvittavat tiedot voidaan lisätä. Sähköpostin rungosta tulee uuden tehtävän runko.

Toodledo ei voi vielä tehdä tätä (siitä on keskusteltu pitkään Toodledon foorumeilla). Mutta siitä huolimatta olen löytänyt helpon tavan muuttaa sähköpostiviesti Toodledon tehtäväksi. Toodledon kyvyn avulla voit määrittää tehtävän sähköpostitse seuraavasti:

Etsi ensinImport / Export / Sync”-Painiketta Toodledon sivupalkissa. Klikkaa sitä.

Napsauta Määritä-linkkiä Sähköpostin tuonti / vienti paneeli.

Tarkistaa "Ota sähköpostien tuonti käyttöönNapsauta sittenTallenna muutokset“. Toodledo luo sitten yksityisen sähköpostiosoitteen tuontitehtäviin ja mahdollistaa sähköpostien tuonnin palvelimella. Osoite tulisi vaihtaa ajoittain turvallisuuden vuoksi.

Luo yhteyshenkilö sähköpostiohjelmaan siirtääksesi viestejä Toodledo-tehtäväluetteloon.

Jos haluat muuttaa viestin tehtäväksi, siirrä vain sähköposti Toodledolle; oletuksena se tulee ilman asiayhteyttä, eräpäivää tai muita metatietoja. Sähköpostin runko tallennetaan uuden tehtävän huomautuskenttään, mikä on erittäin kätevää. Välitän tehtäviä usein tällä tavalla, muokkaan niitä myöhemmin, kun tarkistan työnkulkua. Mutta Toodledon hihassa on vielä yksi temppu.

Toodledo tarjoaa komentosarjan syntaksin kenttien asettamiseksi uudessa tehtävässä listaamalla ne sähköpostiviestiin. Yksitoista kenttää voidaan asettaa tällä tavalla; tässä näytetään vain Getting Things Done -tapahtumassani olevat.

1. Eräpäivä: # -merkki, jota seuraa päivämäärä, asettaa eräpäivän. Huomaa, että vaihtoehtoinen syntaksi, jonka Toodledo käyttää päivämääriin, on sallittu: “#tomorrow”, “#next teesday”.
2. Taustaa: @ -merkki, jota seuraa kontekstin nimi. Esimerkiksi, käyttämällä GTD-standardin mukaisia ​​konteksteja, käytän ”@@ work” lisätäkseni tehtävä @work-kontekstiin.
3. Tag: ”%” -symboli, jota seuraa tunniste tai tunnisteet. Käytän tunnisteita sekä konteksteja. Esimerkki: “% MUO”.

On helppo pitää tyhjä postilaatikko, kun viestit voidaan käsitellä tehtäviin lennossa. Kaikkien kaappaaminen työnkulkuun parantaa todella tuottavuutta. Toodledo ja sen iPhone-sovellus tarjoaa loistavan ilmaisen ratkaisun tehtävien hallintaan.

Mitä ilmaisia ​​sovelluksia käytät työnkulkuun? Kuinka liikkuvan ajan ja tehtävien hallinta tapahtuu?

Lisää ideoita asioiden tekemisestä GTD (Getting Things Done) Roundup - aika organisoida Lue lisää