Tässä on ratkaisevin sähköpostilajitteluratkaisu, jota ikinä tarvitset

Mainos

Käytätpä Gmailia, Outlookia, Google Inboxia, Yahoo Mailia tai jotain muuta, sähköposti on sähköposti ja aiemmin tai myöhemmin postilaatikko tulvii. Mutta yksi yksinkertainen lajittelujärjestelmä varmistaa, että et koskaan tunne, että se on käsistäsi ja olet aina viestien päällä.

Oletko koskaan yrittänyt soveltaa tehtäväluettelo temppuja sähköpostiisi? Minä tein. Useimmiten he eivät toimi. Emme ymmärrä eroa sähköpostiosoitteiden ja tehtävälistojen välillä, että tehtävät vaativat vain sinulta toimenpiteitä, kun taas sähköpostiviestit koskevat kommunikointia ihmisten kanssa.

Mutta yhden suositun tuottavuusjärjestelmän muokkaaminen on vastaus sähköpostiviestien jatkuvan virtaamisen peukalointiin. Yhdysvaltain presidentti Dwight Eisenhowerin matriisi tehtävien lajitteluun on myös hienoa, kun lajittelet sitä oikein, myös sähköpostien lajitteluun.

Muokattu Eisenhower-matriisi sähköposteihin

Eisenhower-matriisi Näin hän jakoi tehtäväluettelon neljään kvadranttiin, mikä auttoi häntä selvittämään, minkä tehtävän hänen tulisi tehdä seuraavaksi. Perusmatriisi näyttää tältä, ja pidämme se ehjänä:

Luokittelet jokaisen sähköpostin yhteen näistä neljästä kvadrantista. Neljännestä tulee sanella, mitä teet sillä sähköpostilla ja milloin toimit sen suhteen. Unohda "postilaatikko nolla", keskitymme vain asioiden tekemiseen.

On parasta yhdistää matriisi Outlookin tai Käytä Gmail-tarroja tallettaaksesi postilaatikkosi Löydä uudelleen Gmail-tarrat ja viimeinkin kesyttää Saapuneet-kansiosiSähköpostin ylikuormitukseen on paljon temppuja, mutta nenän alla on yksi oikea, jota et ehkä käytä: vanhat hyvät Gmail-tunnisteet. Lue lisää . Joten jokaisella kvadrantilla on oma tarransa / kansion nimi ja kenties myös oma väri.

Mitä tahansa teetkin, älä muuta näiden kvadranttien nimeä. Joten kansioissa tai tarroissa on vain nämä neljä luokkaa:

• Tärkeää ja kiireellistä
• Tärkeä (ei kiireellinen)
• Kiireellinen (ei tärkeä)
• Ei tärkeä eikä kiireellinen

Mikä on "kiireellinen"?

On helppo tunnistaa mikä "tärkeä" on - kyse on subjektiivisesta puhelusta, jonka voimme helposti ottaa vastaan ​​prioriteetteistamme riippuen. Mutta "kiireellinen" asettaa kuvan aikaperusteisesta laskelmasta, ja se heittää ihmiset pois.

Rentoudu, älä paniikki. "Kiireellinen" tarkoittaa tässä mitä haluat. Jos sinulla on kiireinen päivä ilman yhtä hetkeä varaa, niin "Kiireellinen" saa uuden merkityksen. Jos päivä on täynnä kokouksia, ”kiireellinen” saa toisen merkityksen. Olkoon se joustava; itse asiassa on tärkeää, että se on joustava.

Useat tuottavuusasiantuntijat todella haluavat asettaa aikarajan Eisenhower-matriisin ”kiireelliseen” sarakkeeseen, mutta se ei vain ole kannattava, kun otetaan huomioon, että elämän ja työn aikaperusteiset tarpeet muuttuvat jatkuvasti.

Ei ole mitään maagista kaavaa tai asetettua aikarajaa "kiireellisen" määrittelemiseksi. Tiedät sen kun näet sen. Sitä ei ole vaikea ymmärtää, joten älä ymmärrä sitä.

Pidä se yksinkertaisena, älä ole ”kvadranttisääntöjä”

Sinua houkutellaan yhdistämään toimintosi kvadranttiin. Esimerkiksi, Tutumin Bryan Lee käyttää järjestelmää ja on asettanut jokaiselle kvadrantille erityisen toiminnon, kuten ”Päätä, milloin se tehdään” ”Tärkeä mutta ei kiireellinen” ja “Delegoi” kohtaa ”Kiireellinen, mutta ei tärkeä”.

Vastusta sitä. Tässä on kaksi ongelmaa.

Ensinnäkin nämä ”toimintasäännöt” päätyvät harhauttamaan sähköpostin merkitsemistä. Jos tiedät, että joudut toimimaan sähköpostin kanssa heti, mutta sinulla ei ole aikaa tehdä sitä, huomaat, että aivosi huijaavat sinua luokittelemaan sen väärin.

Toiseksi neljännellä ei aina ole samaa toimintaa. Tehtävän delegointi ei aina ole vaihtoehto. "Ei kiireellinen eikä tärkeä" ei tarkoita, että sinun on poistettava se, saatat silti tarvita sähköpostin myöhemmin.

Sen sijaan luota Eisenhowerin matriisiin ja omaan kykyysi saada asiat hoidetuksi. Liian monimutkainen, liian spesifinen tuottavuusjärjestelmä on sellainen, jonka kanssa loppuu kolmen iskun tuottavuussääntö 3-lakkoinen järjestelmä: Kuinka priorisoida tehtäväluettelosiEtkö ole läpi tehtäväluettelosi? Ongelma ei ehkä ole tuottavuutesi, se voi olla vain sinun prioriteettejasi. Oppitaan kuinka priorisoida tehtäväluettelo ja saada asiat hoidettua. Lue lisää . Näiden neljänneksien nimet todella antavat sinulle hyvän kuvan siitä, mistä sähköpostilla on kyse, ja pystyt tekemään oikean päätöksen vastaavasti.

Yksi kultainen sääntö: Ei liikkumista ilman merkintää

Ajatuksena on lajitella sähköpostisi häikäilemättä Et voi lähettää sähköpostia joka aamu? Kokeile sen sijaan tätä rituaaaliaPäivän alkamisesta sähköpostitie laitetaan säännöllisesti - vaikka suurin osa meistä tekee sen. Onko sähköpostin tarkistaminen herätyksen jälkeen todella niin huono? Lue lisää , ja siihen sisältyy yksi itsekurin teko - et voi siirtyä seuraavaan sähköpostiin merkitsemättäsi lukemaasi.

Tämä on kriittistä. Aina kun avaat sähköpostin, sinun on ehdottomasti lajiteltava se. Älä anna itsesi tarkistaa seuraavaa sähköpostia, jos et ole luokitellut tätä kvadranttiin.

Kuten olemme aiemmin puhuneet, lajittelu tai huono lajittelu ei ole miksi tuottavuussovelluksesi ei toimi 5 syytä tehtäväsovelluksesi tekee sinusta vähemmän tuottavaaLuopuminen tehtäväluetteloistasi? Sinun ongelmasi ei ole kunnianhimoasi tai käyttämäsi tehtävien suunnittelusovellus. Ongelma on siinä, kuinka käytät tehtäväluetteloa yleensä. Lue lisää . Lajitteluvaihe on suoritettava oikein, ja kaikki muu putoaa paikalleen.

Kuinka hyökätä sähköpostisi

Tässä on sen kauneus: Kun postilaatikkosi on lajiteltu, et oikeastaan ​​tarvitse paljon neuvoja siitä, milloin ja miten sinun tulisi osoittaa sähköpostiosoitteesi. Kiireellisiä ja tärkeitä asioita varten päädyt käsittelemään niitä heti, kun sinulla on vapaata aikaa.

Kaikelle muulle kuten ActiveInboxin Andy Mitchell kertoi MakeUseOfille Kuinka käsitellä postilaatikon ylikuormitusta ja tehtäväluetteloita sähköposteissaSähköposti ei ole vain viestintää, se myös määrää suurelta osin tehtäväluettelosi. Puhutaan parhaista vinkistä postilaatikon linkittämiseen tuottavuuteen Andy Mitchellin kanssa - ActiveInboxin perustajan kanssa. Lue lisää ,

Valitse päivässä vähän energiaa vieviä pisteitä (kuten uninen puoli tuntia lounaan jälkeen) ja pudota postilaatikkoosi lähentääksesi sitä.

Jos se on jo priorisoitu, asiat on helppo saada aikaan tekemättä välttämättä pakollista tuotetta.

Suorita jokaisen päivän lopussa kaikki lajitellut sähköpostiviestit, jopa älypuhelimesi sovelluksesta. Luota minuun, kun se on jo asetettu etusijalle, saat sen läpi puolessa ajassa, jonka otat muuten.

Onko tämä helppoa vai vaikeaa?

Henkilökohtaisesti mielestäni Eisenhower Matrix -menetelmä sähköpostien lajittelemiseksi on helpoin käyttämäni. Se on itse asiassa tehnyt postilaatikostani paljon helpommin hallittavan, enkä ole menettänyt siitä mitään.

Luuletko, että tämä järjestelmä on helppo ottaa käyttöön vai onko sinulla sitä vaikeaa? Kerro miksi!

Kuvapisteet: Hei Paul Studios / Flickr