Mainos
Minulle henkilökohtaisesti Outlook 2007 on massiivinen pesuallas. Sieltä kaadetaan paljon sähköpostia ja Outlook tarttuu niihin ilman valitusta. Mutta niin monen sähköpostin ollessa uppoutumaton kuoppaan, joskus Outlook osoittautuu aivan kuten Bermudan kolmio. Joskus se, mikä menee sisään, ei tule aivan niin helposti esiin, ja minun on pyydettävä se ponnisteluilla.
Vaikka suurimmalla osalla meistä on kansiomme ja säännöt kaikkien saapuvien sähköpostien järjestämiseksi MS Outlook-vinkki: Saapuvien sähköpostien automaattinen järjestäminen Lue lisää ja jotkut meistä suhtautuvat melko kurinalaisesti sähköpostien organisointiin, kukaan meistä ei voi välttyä sähköpostien hakuominaisuuden käytöstä joskus. Olimme antaneet lyhyen esityksen Microsoft Outlookin hakuominaisuuksista 10 tehokasta tuottavuutta koskevaa vinkkiä ja vinkkejä Outlook 2007: lle 10 tehokasta tuottavuutta koskevaa vinkkiä ja vinkkejä Outlook 2007: lle Lue lisää .
Kaikkien hakuoppien hallitsemisesta on melkein tullut selviytymistäpaikka digitaalisessa viidakossa. Joten luulen, että siitä ei olisi ketään haittaa, jos tarkasteltaisiin tarkemmin, miten päästä kadonneeseen sähköpostiin postilaatikkomme epäjärjestyksessä.
Hakutyökalumme on Pikahaku ominaisuus Outlook 2007. Huomaa, että sitä ei ehkä ole asennettu oletusarvoisesti asiakkaaseesi.
Tässä tapauksessa se on vain 5,8 Mt ilmainen lataus Microsoftin verkkosivustolta. Se on osa Windows-haku.
Etsi sähköposteja pikahaulla
Pikahaku-ruutu on konsoli, josta voit käynnistää kaikki haut. Kirjoita hakutermit, niin tulokset näkyvät ja korostuvat heti tulosruudussa. Poista tulokset napsauttamalla ruudun vieressä olevaa pientä ristiä.
Voit laajentaa sähköpostihakuasi napsauttamalla Kaikki postilähetykset. Tämä sisältää kaikki haussa olevat kansiot (henkilökohtaiset ja arkistoidut).
Haku avainsanoilla
Hakukenttä hyväksyy avainsanojen käytön tiettyjen syntaksien kanssa. Syntaksi, avainsana: hakukriteerisi arvo seuraa yleensä missä avainsana voi olla mitä tahansa kohteeseen, kohteesta, subjekti, kopio, piilokopio jne. Esimerkiksi haku käyttämällä vastaanottajalle: Saikat, tuo esiin kaikki Saikatille lähetetyt sähköpostit.
Etsintöjä voidaan supistaa edelleen esimerkiksi operaattoreilla JA, TAI, jne. samalla tavalla kuin verkkohaku. Mutta tässä kaikkien operaattoreiden on oltava isoja.
Virallinen Outlook 2007 -ohje ja ohjekehys kuvaavat erilaisia avainsanoja, joita voit käyttää nopeaan hakuun.
Haku Query Builder -sovelluksella
Jos kaikki tämä kuulostaa Windowsin tunnetulta käyttäjäystävällisyydeltä, voit olla varma, tässä se on kätevä Kyselynmuodostaja tulee sisään. Klikkaa Laajenna Query Builder nuoli aivan Pikahaku-ruudun vieressä. Oletusarvon mukaan neljä yleisempää tapaa etsiä sähköpostia saadaan näkyviin. Voit esimerkiksi etsiä kaikkien sähköpostien sisällöstä lausekkeen, jota kutsutaan ruumis ala.
Lisää avainsanavaihtoehtoja avataan napsauttamalla Lisää kriteerit. Esimerkiksi on erittäin helppo suodattaa kaikki sähköpostit liitteineen valitsemalla Liitteet ja sitten valitsemalla Joo avattavasta valikosta.
Query Builder -kriteerikentät voidaan yhdistää hakuun kaventaaksesi tuloksia. Query Builder -sovelluksessa käytetyt arvot ja kriteerit näytetään myös hakukyselyn syntaksina, täsmälleen sellaisena järjestelynä, jonka yritit saavuttaa avainsanahaulla sähköpostille.
Etsi viestin sisällä
Viestin sisällä etsiminen toimii ilmeisimmällä tavalla. Avaa sähköposti ja napsauta F4 tai valitse löytö nauhasta.
Kuten muissakin Microsoft Office asiakirjat, Etsi / korvaa -valintaikkuna avautuu asiakirjan sisäistä hakua varten.
Etsi liittyviä viestejä
Avaa sähköposti, jolle haluat löytää kaikki siihen liittyvät viestit. Napsauta Nauha-valikossa olevaa pudotusvalikkoa liittyvä ja valitse sitten Aiheeseen liittyvät viestit. Jos valitset vaihtoehdon, joka kuuluu: Lähettäjän viestit, kaikki kyseisen lähettäjän sähköpostit lajitellaan.
Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella valittua viestiä ja valita vaihtoehdon pikavalikosta.
Haku Advanced Search -sovelluksen avulla
Läsnä oleva löytö laatikko ei ehkä ole kovin vaikuttava, mutta Tarkennettu haku laatikko varmasti on sen valikoima hakuvaihtoehtoja. Jos haluat löytää neulan heinäsuovasta, suuntaa kohti Työkalut - Pikahaku - Tarkennettu haku (tai CTRL + VAIHTO + F). Tarkennettu haku -valintaikkuna avautuu asiayhteydessä ja näyttää sinulle parhaiten sopivan välilehden. Jos olet sisällä Yhteydet, Lisäasetukset-ruutu näyttää Yhteystiedot-välilehden.
Advanced Search -ruudussa on kolme välilehteä. Ensimmäisen välilehden nimi riippuu siitä, missä olet Outlookissa, ja se sisältää yleisimmät hakuvaihtoehdot. Toinen välilehti on kyse Lisää valintoja ja voit käyttää tätä kohdistettuihin hakuihin.
Kolmas välilehti on energian käyttäjille ja se sisältää valtavan määrän kriteerejä, jotka voit määritellä löytääksesi jopa pikkukivi valtamerestä.
Tarkennettu haku -valintaikkuna on hiukan ylenmääräinen hakuprosessin suhteen, ja useimmissa tapauksissa et mene sinne.
Perushakutoimintojen käyttämisen pitäisi riittää, jos henkilökohtaiset kansiosi on järjestetty ja tarpeettomat sähköpostit poistetaan. Mutta jos sekä edellinen että jälkimmäinen jätetään huomioimatta, Outlookilla on tarpeeksi työkaluja, joiden avulla voit selviytyä näistä huonoista sähköpostitavoista.
Pitääkö sinun etsiä vanhoja sähköposteja usein? Miten arvioisit Outlookin hakuominaisuuksia?
Saikat Basu on Internetin, Windowsin ja Tuottavuuden varatoimittaja. Poistuttuaan MBA: n ja kymmenen vuotta kestäneen markkinointiuran lian, hän on nyt intohimoinen auttamaan muita parantamaan tarinankeräystaitojaan. Hän etsii kadonnyttä Oxford-pilkkua ja vihaa huonoja kuvakaappauksia. Mutta valokuvaus, Photoshop ja tuottavuusideat rauhoittavat hänen sielunsa.
