Tulevaisuus on täällä

Mainos

Paperiton - termi, jota käytetään melko usein nykyään. Mutta mitä se tarkoittaa? Ja missä määrin sitä sovelletaan? Varmasti käytämme edelleen paperia jossain määrin tekniikan kehityksestä huolimatta, joten miten voimme mennä täysin paperiton?

No, totuus on, siellä on todennäköisesti aina jonkinlaista paperia, mutta ongelma ei ole siinä, että käytetään itse paperia, vaan sen sijaan että tietoisuus käytetylle määrälle ja menetelmille, joita varten sitä käytetään. Instagram-verkkosivun versio työpöydälle ja tietokoneelle Instagram Selaa Instagramia parhaan kokemuksen avulla.

Kaiken kaikkiaan, huolimatta paperittomista vihjeistä, jotka esitetään sinulle tässä artikkelissa, viime kädessä sinun on tehtävä se toteuttaa. Joten kun luet, ajattele itsellesi, kuinka voit pystyä suorittamaan tämän elämässäsi. Jos on jotain, joka ei todennäköisesti ole sinulle, sen sijaan että suljetaan ovi kokonaan, kokeile miettiä, mitä se saattaa tarvita sen toteuttamiseksi. Usein alkuperäinen ajatus on, että se ei toimi, mutta yleensä jonkin vakavan pohdinnan ja syvemmän tutkimuksen jälkeen saatat löytää joitain siisti tapoja saada se tapahtumaan.

Vaihtoehtoja tulostus- ja paperimuistiinpanoille

Tulostamisesta voi olla hyötyä, siitä ei ole epäilystäkään. Joskus on mukavaa vain, että asiakirja on kädessä, ja joskus se on välttämätön samoin. Kun näin on, on tärkeää tietää kuinka pitää tulostuskustannukset mahdollisimman alhaisina Kuinka pitää tulostuskustannukset mahdollisimman alhaisinaTehdään tämä suoraan - sähköpostien ja asiakirjojen tulostaminen on ensisijaista! Sen lisäksi, että se maksaa rahaa, se tuhlaa myös resursseja, säilytystilaa ja aikaa. Itse asiassa puolta kaikista tulostetuista sivuista ei koskaan käytetä ... Lue lisää . Usein napsautamme tulostusta kuitenkin ajattelematta kahdesti. Mitä me oikein teemme sillä äskettäin tulostetulla verkkokaupan kuittilla? On kiva, että se on levyille, mutta tekee sen Todella onko tulostettava? Luultavasti ei.

Tulosta PDF

”Tulostaminen” PDF: ään voidaan tehdä useilla työkaluilla - joista jotkut ovat selaimen laajennuksia ja toiset ohjelmia. Olemme jakaneet pari tapaa MakeUseOfilla tehdä se PDF995 Muunna kaikki PDF-tiedostoiksi käyttämällä PDF995: tä Lue lisää ja Tulosta sivuille Firefoxissa Tulosta sivut PDF: ään: Tulosta verkkosivut PDF-tiedostoiksi Firefoxilla Lue lisää . Henkilökohtaisesti käytän Nitro PDF-tiedostoa ja suosittelen sitä erittäin hyvin PDF-lukijana. Se sisältää myös ”print to PDF” -sovelluksen.

Et kuitenkaan edes voi tarve ohjelma, joka tekee tämän. Google Chrome voi tallentaa tulostettavan PDF-tiedostoon.

Muita vaihtoehtoja on käyttää Google Cloud Print -sovelluksen avulla Google Tallenna Google Driveen. Voisin myös huomata, että Microsoft OneNotessa on myös ominaisuus, jonka tietokone tunnistaa tulostimeksi ja voi lähettää asiakirjan sinne.

Tallenna nimellä WWF, Tallenna puu

Saatat olla perehtynyt Maailman luonnonvarainen rahasto (WWF). Heidän ”Ajattele ennen kuin tulostat” -liike, he ovat käsitelleet merkittävää asiaa - tarpeetonta tulostusta. Toki saatat mennä paperittomaksi, mutta miten voit varmistaa, että muutkin alkavat?

He ovat luoneet tiedostomuodon nimeltä WWF - PDF, jota ei voi tulostaa. Kun olet asentanut ohjelmiston, voit tallentaa tiedostot tässä muodossa. Muoto voidaan avata millä tahansa PDF-tiedostolla, mutta sitä ei tietenkään voida tulostaa.

Allekirjoita sähköisesti asiakirjat

Jos asiakirjojen allekirjoittaminen on suuri syy asiakirjojen tulostamiseen, kannattaa ehkä harkita niiden allekirjoittamista tietokoneellasi. On laitteita, jotka voit ostaa tätä varten, ja ohjelmia, jotka auttavat sinua tekemään sen helposti. Monilla PDF-lukulaitteilla, kuten Nitro PDF tai Adobe (eSignatures), on ominaisuudet upotettu niihin. Mutta myös monet muut työkalut voivat tehdä tämän.

Sisältää, mutta ei näihin rajoittuen: Hellofax Ei faksia? Ei ongelmaa - allekirjoittaa ja lähettää fakseja helposti tietokoneeltaSiihen päivään saakka, kun voimme lopulta tappaa tämän vanhentuneen koneen, saatat joutua lähettämään faksin joka kerta, mutta löytämään itsesi ilman faksia. Kokeile HelloFaxia. Lue lisää , PDFPen, MyLiveSignatures MyLiveSignature: Luo online-allekirjoitus Lue lisää , DocShaker, MiddlePost, DocuSign ja SignNow Signnow: Yksinkertainen ja ilmainen sähköisen allekirjoituksen työkalu Lue lisää . Valintasi riippuu käyttämästäsi, mutta rohkenen sinua tutkimaan sitä, jos se on jotain, jota teet usein. Jos kyse on enemmän kuin "kerran sinisellä kuulla", niin kompromissi ei ehkä ole yhtä suuri, mutta jos olet todella Haluan mennä täysin paperittomaksi ja se helpottaisi asiakirjojen järjestämistä, joten suosittelen se.

Käytä älypuhelintasi muistiinpanoihin

Ehkä sinulla ei ole älypuhelinta (minulla ei ole kumpaakin), ja jos sinulla ei ole, sanon ensi käden kokemuksesta, että täysin paperittoman käyttäminen on usein vaikeaa. Jos sinulla on älypuhelin, voit kuitenkin todella hyödyntää sen paperittomia ominaisuuksia. Ensimmäinen etu älypuhelimessa on yksinkertaisesti se, että sinulla on se aina. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse tehdä muistilapuja ja rappata niitä koko työalueellesi. Luo vain muistiinpano puhelimeesi (tätä tekee paljon sovelluksia), joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä unohtaaksesi pöydälle jättämäsi paperin ostoslistasi kanssa, niin ja niin puhelinnumeron, jne.

Lisäksi älypuhelimessa on usein mahdollisuus asettaa muistutus muistiinpanoista - muistilaput eivät voi tehdä sitä, varsinkin jos kadotat tai unohdat tuoda ne mukanasi.

Samaa voidaan tietysti soveltaa myös tablet-laitteisiin, vaikka niiden siirrettävistä eduista huolimatta ne eivät ole läheskään yhtä liikkuvia kuin älypuhelin.

Leikkaa verkkosivuja niiden tulostamisen sijasta

Viimeiseksi Evernote Web Clipper on erittäin kätevä työkalu tietojen tallentamiseen. Laajennan Evernotea hiukan myöhemmin, mutta tämä työkalu on erinomainen. Se on saatavana selaimen laajennuksena ja kirjanmerkkinä, mutta tietysti tarvitset Evernote-tilin käyttääksesi sitä - joka sinun pitäisi hankkia! Web Clipper voi tunnistaa ja tallentaa artikkeleita tai valittua tekstiä. Tämä tarkoittaa, että voit tallentaa vain sen, mitä haluat lukea, eikä mitään muuta.

Leikkaaminen postitse

On niin monia asioita, jotka turhauttavat postilaatikkosi ja jotka johtavat pöydän tai keittiön pöydän turhamiseen - tiliotteet, laskut, lehdet, sanomalehdet puhumattakaan uutiskirjeistä ja tavallisesta roskapostista. Kuinka pääset eroon kaikesta? No, on olemassa useita tapoja, joilla voit vähentää postin, saapuvan ja lähtevän postin määrää.

Hanki tiliotteesi sähköpostitse

Ensimmäinen asia, jonka voit tehdä, on ilmoittaa pankillesi, että haluat saada lausunnot sähköpostitse. En tiedä sinun, mutta pankkini mainostaa sitä jatkuvasti - jopa minun kaltaisilleni ihmisille, jotka ovat jo antaneet sen käyttöön. Sinun ei todennäköisesti tarvitse edes puhua pankkisi kanssa, mutta sinun pitäisi pystyä käyttämään asetusta verkkopankkitililläsi.

Täytä lomakkeet verkossa

Sen sijaan, että tulostetaan lomakkeita, täytetään tiedot ja kulutetaan postikuluja sen lähettämiseen, monet palvelut, jopa valtion organisaatiot, tarjoavat mahdollisuuden täyttää lomakkeet ja lähettää ne verkossa. Monta kertaa he pitävät tätä itse asiassa parempana, joten yritä ennen kuin siirryt noihin tungosta julkisiin rakennuksiin, selvittää, voitko suorittaa tehtävän kodin mukavuudesta.

Sähköpostilaskut (yrityksille)

Jos omistat yrityksen, sinulla on todennäköisesti paljon enemmän paperia käsiteltäväksi kuin tavallisella talonomistajalla. Yksi tapa vähentää tätä dramaattisesti on vähentää lähtevän postin määrää, esim. laskut. Tietenkin on myös paljon muita asiakirjoja, mutta laskut näyttävät olevan yksi suurimmista. Asiakkaasi arvostavat todennäköisesti myös paperittomia ponnisteluitasi.

Hanki uutiset ja tiedot verkossa

Päivittäisen sanomalehden sijasta yritä saada vain viikoittainen lisäys. Tai vielä parempaa, leikkaa se kokonaan pois. Verkon kauneus on, että meillä on loputtoman paljon tietoa käden ulottuvilla. Voit tarkistaa kaikki suuret uutissivustot omallasi ja saada tietoja vapaa, niin miksi maksaa siitä?

Jos kuitenkin haluat sanomalehden (koska sillä on sen etuja), monet suuret kustantajat sallivat sinun tilata sähköisen version. Tämä koskee myös lehtiä.

Bonuksena, jos sinulla on eReader, voit todennäköisesti lähettää heidät suoraan siihen! Olen oikeasti kirjoittanut artikkelin MakeUseOfista Kuinka tallentaa verkkoartikkeleita, jotta voit lukea niitä myöhemmin muualla kuin Tablet-KindleOlemme kaikki olleet siellä - surffat Internetissä ja löydät hienon artikkelin, jonka haluat lukea. Mutta tekemistä on niin paljon, ja tiedät, että sinun ei pitäisi ottaa aikaa lukemiseen ... Lue lisää lähettäessäsi verkkoartikkeleita (jotka saattavat jopa korvata lehtien tarpeen kokonaan) Kindlellesi.

Lopeta postituslistojen tilaaminen

Usko tai älä, voit päästä eroon paljon kyseisestä postista. Valitettavasti se voi viedä jonkin aikaa, mutta on erinomainen resurssi WikiHow joka selittää erilaisia ​​tapoja tehdä se - puhelinnumerot, organisaatiot kirjoittaa ja tekniikat, jotka muistetaan tehdä.

Maksa laskut verkossa

Viimeisenä, mutta varmasti vähäisimpänä on laskujen maksaminen. Se on luultavasti yksi suurimmista tavoista vähentää paperia ja säästää aikaa prosessissa. Usein voit saada yrityksiltä sähköpostimuistutuksia postituksen sijaan ja voit jopa automatisoida prosessin joten sinun ei tarvitse edes ajatella maksujen suorittamista - varmista, että sinulla on vain rahaa tili.

Skannaa olemassa olevat ja uudet asiakirjat

Paras tapa muuntaa olemassa olevat asiakirjat digitaalitiedostoiksi on skannata ne sisään. Suosittelen PNG-muodon käyttöä, koska JPEG-muoto on heikompaa laatua. Jos sinulla on suuri skanneri, hienoa, mutta jos sinulla on vain älypuhelin, älä huolestu - itse asiassa saatat alkaa suosia sitä perinteisiin skanneriin nähden.

Asiakirjojen skannaamiseen on saatavana monia sovelluksia. Miksi et voi vain ottaa valokuvan puhelimen kameralla? Voit kuitenkin huomata, että monilla erityisesti skannaamiseen luotuilla sovelluksilla on enemmän ominaisuuksia, jotka johtavat parempaan skannattuun asiakirjaan.

Käytä tiedostonhallintaa, mieluiten OCR: n kanssa

Nyt kun skannaat sekä olemassa olevia että uusia asiakirjojasi, sinun on hallittava niitä. On ehdottomasti joitain tekniikoita ja menetelmiä, joita sinun täytyy käyttää tähän tekemiseen, ja olen myös kirjoittanut tästä artikkelin MakeUseOf-sivustolla. On elintärkeää siirtyessäsi paperittomuuteen varmistaaksesi, että aloitat sen heti alusta alkaen - vaikka et ole toistaiseksi ollut kovin hyvä organisoinnissa.

Kun sinulla on perusteet organisoinnista, ohjelmisto on paljon hyödyllisempi. On olemassa pari erilaista ohjelmaa, joita suosittelen. Yksi on kuuluisin, Evernote. Minusta se on hienoa. Se ei ole vain ohjelma paperittomaksi menemistä varten, se on ohjelma mille tahansa haluat - se on mitä rakastan siinä - se on universaali ja vastaa miten sinä työ.

Yksi Evernoten tärkeimmistä ominaisuuksista on kyky havaita kuvissa oleva teksti - muuten nimeltään OCR tai Optical Character Recognition. Tämä tarkoittaa, että jos skannaat asiakirjan ja tallennat sen kuvana, Evernote skannaa ja löytää kuvan sisällä olevan tekstin myöhemmin etsiessäsi jotain asiakirjasta.

Olemme hiljattain julkaissut kokonaisuuden opas Evernoten käytöstä Evernoten käyttö: epävirallinen opasEvernoten käytön oppiminen vie kauan. Siksi olemme laatineet tämän oppaan, joka näyttää sinulle, kuinka hyödyntää tärkeimpiä Evernote-ominaisuuksia. Lue lisää , joten suosittelen tarkistamaan ja tutustumaan muihin sitä koskeviin artikkeleihin MakeUseOfilla.

Toinen työkalu on Doxo. Se on keskittynyt auttamaan sinua menemään paperittomalle ja on erinomainen työkalu siihen.

Synkronoi asiakirjat kaikkien laitteiden välillä

Sinulla on todennäköisesti useampia kuin yksi laite, ja yksi paperittomuuden hyödyistä on, että sinun ei tarvitse ottaa kyseistä paperimuistiota tai asiakirjaa mukanasi. Asiakirjan kopioiminen ja liittäminen laitteelta laitteelle on kuitenkin melko enemmän haittaa. Onneksi on paljon pilvipalveluita, joista voi valita apua tässä asiassa. alkaen SugarSync SugarSync: Monipuolisin ilmainen tiedostojen varmuuskopiointi- ja synkronointipalveluTiedoston varmuuskopiointi ei ole mitenkään uusi keskustelu tai aihe. Jos haet Googlelta ”tiedostovarmuuskopio”, sinua todennäköisesti hämmästyttävät aiheeseen liittyvät palvelut ja artikkelit. Se on laaja ... Lue lisää laatikkoon ”kolme suurta” - Google Drive, SkyDrive ja Dropbox Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Mikä pilvitallennustila sopii sinulle parhaiten?Oletko muuttanut tapaa, jolla ajattelet pilvivarastoa? Muut ovat yhdistäneet Dropboxin, Google Driven ja OneDriven suositut vaihtoehdot. Autamme sinua vastaamaan, mitä pilvitallennuspalvelua sinun tulisi käyttää. Lue lisää , sinulla on paljon valita.

Johtopäätös: Hyödylliset menetelmät omaksumiseksi

Näiden erilaisten tehtävien lisäksi, tosiasiassa sinun on tehtävä kaikki paperiton. Aivan kuten tiedostojen hallinta, jos et yritä ja sinulla on oikeat asiat paikoillaan, se ei toimi hyvin. Haluaisin pyytää sinua tämä artikkeli LifeHackista joka käsittelee sitä vielä enemmän. Mielestäni on melko tärkeää saada se vakiintuneeksi ennen minkään tekniikan tai muun menetelmän kokeilemista.

Muut asiat, jotka voit tehdä siirtyäksesi paperittomaksi, ovat vain mennä kirjastoon ja lainata kirja ostamisen sijasta. Kierrätys on erittäin tärkeää, ja se voidaan tehdä enemmän kuin pelkällä perinteisellä tavalla, mutta myös käyttämällä paperin molemmin puolin uuden arkin sijaan. Uudelleenkäyttö sitä raaputuspaperina tai muihin tarkoituksiin on myös hienoa.

Varmista, että et tulosta liikaa. Muista - ”ajattele ennen tulostamista”. Ennen kuin tulostat asiakirjan, tarkista myös, vähentääkö fontin koon ja tyypin sekä sivureunusten säätäminen sivujen määrää. Jotkut asiakirjat vaativat tietyn muodon ja asettelun, olivatpa ne sitten koulua tai ammatillisia tarkoituksia. Näitä asioita ei voida välttää, mutta muistakaa palata takaisin Tinan artikkeliin, johon viittasin aikaisemmin, tulostuskustannusten vähentämisestä.

Muita tapoja leikata kustannuksia tulostettaessa verkosta on käyttää verkkosivustoja, kuten PrintWhatYouLike ja PrintFriendly poistaa kaiken sivulta, kuten mainokset, lisäkuvat tai linkit jne. jotta saat vain mitä haluat sivulta.

Viimeiseksi sinun täytyy tehdä varmuuskopio. Nyt. Älä lopeta sitä Nämä kaverit eivät varmuuskopioineet tiedostojaan, katso nyt mitä tapahtuiJos on jotain, mitä olen oppinut tietokoneiden (ja niitä käyttävien) varhaisvuosien aikana työskentelyn aikana, se oli kuinka tärkeää on paitsi tallentaa tärkeitä asioita myös myös ... Lue lisää . Yksi paperittomuuden saavuttamisen eduista on ottaa varmuuskopioita, jos alkuperäiselle tiedostolle tapahtuu jotain, joten varmista, että et poista tätä.

Ajattelin, että tämä video voi olla hyödyllinen aloittaessasi paperittoman suunnan aloittamiseen. Videon on kirjoittanut SmallBusinessDoer [enää saatavilla] ja sen perustaja DocumentSnap.

Oletko mennyt paperittomaksi? Jos on, kuinka se on muuttanut elämääsi? Mitkä ovat yleiset ajatuksesi paperittomuudesta?

Kuvapisteet: Kirjoja kannettavalla tietokoneella Shutterstockin kautta, Paperiton näppäimistönäppäin Shutterstockin kautta, eSignature Shutterstockin kautta, Älypuhelimen muistikirja Shutterstockin kautta, Maksaa laskut Shutterstockin kautta, Roskapostit Shutterstockin kautta, Online-uutiset Shutterstockin kautta, Paperin muuntaminen Shutterstockin kautta, Tiedostot pilvessä Shutterstockin kautta, Verkkopankki Shutterstockin kautta, WWF