Kuinka yhteisölliset kirjoitustyökalut helpottavat elämääsi

Mainos

Jos joudut koskaan tuottamaan kirjallista työtä, tiedät kuinka monella tasolla tämä voi olla vaikeaa. Kirjoittamiskumppanien odottaminen tai asiakirjan ristiriitaisten versioiden korjaaminen pitäisi olla vähiten huolestuttava. Loppujen lopuksi Internet tekee yhteistyössä kirjoittamisesta helppoa.

Kirjoitettuaan 100 sivun väitöskirjan kolmen ryhmässä Google Driven avulla tiesin tämän olevan totta. Olen kuitenkin äskettäin onnistunut pakottamaan Google Drivea päätökseen alle kymmenen sivun asiakirjan valmistumisesta viiden ryhmässä. Lopulta lähetimme Word-asiakirjoja edestakaisin, mikä melkein ajautti minut hulluksi. Auta ryhmääsi välttämään seuraavia aiheita siirtymällä a reaaliaikainen yhteistyöhakuinen kirjoitustyökalu Tekstinkäsittely Google-dokumenteissa? 5 tärkeätä vinkkiä pitää mielessäSuurimman osan elämästäni Microsoft Word oli tekstinkäsittelytyökalu käytettäväksi, jos aiot tehdä vakavaa työtä. Toki, oli vaihtoehtoja, kuten Corel WordPerfect ja myöhemmin OpenOffice, ... Lue lisää alusta.

Odotan toisiaan

Mitä tapahtuu, kun et käytä työkalua, joka tukee reaaliaikaista yhteistyötä kirjoittamista?

Lopulta odotat toisiamme. Vain yksi henkilö voi kirjoittaa tai muokata asiakirjaa, ennen kuin seuraava voi jatkaa. Kun ajat määräaikaa, tämä maksaa sinulle arvokasta aikaa.

Tehokasta yhteistyötä varten ryhmän jäsenet tarvitsevat rajoittamattoman pääsyn asiakirjaan, jonka parissa työskentelet. Tämän avulla jokainen voi kirjoittaa tai muokata vapaasti. Huomaat, että mikään ei ole tehokkaampaa kuin viettää aikaa yhdessä reaaliaikaisesti yhdessä asiakirjassa kirjoittamiseen, varsinkin jos et ole samassa huoneessa.

Pariksi huono kommunikointi ja etätyöskentely, toistensa odottaminen maksoi joukkueelleni viikkoja. Onneksi meidän ei tarvinnut noudattaa kovaa määräaikaa. Mutta se ei ole pahin asia, jonka voit odottaa työskenteleessäsi etätiimissä.

Toistensa versioiden muotoilun lopettaminen

Todennäköisesti kaikki eivät käytä samaa käyttöjärjestelmää, samaa tekstinkäsittelyohjelmaa tai samaa ohjelmistoversiota. Tämä voi hämmentää asioita ja tuhlata tunteja työstäsi.

Voit välttää muotoiluongelmia tarjoamalla kaikille täsmälleen saman työkalun. Helpoin tapa tehdä tämä on, että kaikki työskentelevät täsmälleen samassa asiakirjassa yhdellä käyttöjärjestelmän neutraalilla alustalla, kuten online-tekstinkäsittelyohjelmalla.

Tiimissämme syytettiin tästä ongelmasta, koska en käytä Microsoft Officea. Miksi maksan Wordistä, jos tarvitsen sitä yleensä vain asiakirjojen avaamiseen ja jos on paljon hyviä ilmaiset Office-vaihtoehdot 7 parasta ilmaista Microsoft Office -vaihtoehtoaMicrosoft Office on toimistopakettien kuningas, mutta se ei tarkoita, että se on oikea sinulle. Tässä on joitain muita toimisto-sviittejä, joista saatat pitää parempana! Lue lisää ? Valitettavasti menin vaihtoehdon kanssa - LibreOffice - mikä ei pelaa hyvin Wordin kanssa.

Ristiriitaisten asiakirjojen luominen ja jäljitettyjen muutosten menettäminen

Kun ihmiset eivät voi odottaa toisiaan, koska määräaika lähenee, saat dokumentin eri versioita. Lopulta jonkun on istuttava ja sulautettava eri versiot yhdeksi asiakirjaksi. Se ei ole vain ajanhukkaa, vaan myös virheiden lähde.

Lisäksi kun synkronoit ristiriitaiset versiot yhdeksi asiakirjaksi, menetät myös ainakin osan seurataan muutoksia Kuinka tehdä yhteistyötä seuraamalla muutoksia Microsoft Wordissa Lue lisää ja kommentit. Se voi keskeyttää yhteisen ajattelutavan ja johtaa väärinkäsityksiin. Kuinka voit välttää tämän?

Kokemukseni mukaan mitään tällaista ei tapahdu, kun käytät yhteistyöhön tarkoitettua kirjoitustyökalua. Tiimissämme ihmiset kärsivät kärsimättömyydestä ja lopullinen palautekierros ja muokkaus tehtiin samaan aikaan. Tämä tarkoitti sitä, että yhden henkilön oli sulautettava kaikki asiakirjat, mikä johti melkein kiusalliseen virheeseen.

Yhteistoiminnallisen kirjoittamisen edut ongelmien välttämisen lisäksi

Yhteistyölliset kirjoitustyökalut voivat olla turvallisempia kuin tiedostojen siirtäminen Internetissä.

Turvallisuusongelmien vuoksi (NSA et al.), Monet laitokset ovat rajoittaneet Dropbox-kaltaisten työkalujen käyttöä. Vaikka Dropbox ei olekaan ensinnäkin ihanteellinen, se välttää yhden erityisen huonon käytännön: edestakaisin asiakirjojen lähettämisen sähköpostitse.

Yleisesti, sähköposti ei ole kovin turvallinen 7 tärkeää sähköpostiturvallisuusvinkkiä, jotka sinun pitäisi tietääInternet-turvallisuus on aihe, jonka me kaikki tiedämme olevan tärkeä, mutta se istuu usein taaksepäin mielemme syvennyksissä ja huijaa itseämme uskomaan, että "minua ei tapahdu". Olipa ... Lue lisää asiakirjojen jakamiseen. Sähköpostia ei ole vain helppo siepata, vaan voit myös unohtaa sisällyttää jonkun tai valita vahingossa väärän vastaanottajan. Liity yhteistyöhön kirjoitusympäristöihin, jotka voivat ratkaista kaikki nämä ongelmat.

Jos et halua mennä suurten yritysten palveluihin, kuten Google asema tai SkyDrive (pian OneDrive), valitse monista vaihtoehtoiset online-tekstinkäsittelyohjelmat 5 hienoa vaihtoehtoa Google-dokumenteille, jotka sinun tulee harkitaGoogle-dokumenteilla on puutteita. Ehkä haluat välttää Googlea tietosuojahuolen vuoksi. Tai ehkä tarvitset erilaisia ​​ominaisuuksia. Löysimme viisi erinomaista vaihtoehtoa ja yksi niistä toimii sinulle. Lue lisää . Oletko varma turvallisuudesta? Käytä työkalua kuten EtherPad perustaa oma, itse isännöity, yksityinen ja pilvipohjainen yhteistyöhakuinen kirjoitusalusta.

Lopuksi, kuten aiemmin mainittiin, se on todellinen kiire työskennellä asiakirjan parissa samalla kun tarkkaillaan muiden luovia panoksia. Silloin kun päästään todellisen yhteisluonnon maastoon ja siellä syntyy joukkuehenki.

Kuinka teet yhteistyötä asiakirjojen laatimiseen ja mitkä temput tai työkalut ovat auttaneet pitämään sinua terveenä?

Kuvapisteet: Mies odottaa Shutterstockin kautta