Kuinka priorisoida tehtäviä Eisenhower-matriisin tuottavuusjärjestelmän avulla

Mainos

Tehtäväluettelosovellukset ovat kaikki raivoa nykyään. Tiede on todistanut sen luettelot todella edistävät tuottavuutta, ja voit lisätä tuottavuutta käyttämällä esimerkiksi temppuja tehtäväluettelon julkistaminen. Jotkut ihmiset jopa käyttävät sähköpostilaatikot tehtäväluetteloina.

Mutta entä jos olet kokeillut kaiken tämän eikä mikään niistä toimi?

Sinun onnesi, vaihtoehtoiset tuottavuusmenetelmät 5 uutta tuottavuustekniikkaa, jota et todennäköisesti ole kuullutJos etsit edelleen parasta tapaa lisätä tuottavuutta, kokeile jotakin näistä paremmista vaihtoehdoista Pomodorolle ja GTD: lle. Muista lopettaa etsiminen, kun olet löytänyt "tarpeeksi hyvän" ratkaisun. Lue lisää olla olemassa. Ja jos huomaat, että säännölliset tehtäväluettelot ovat liian hankalia tai liian raskaita, suosittelemme kokeilemaan vanhaa, mutta tehokasta tekniikkaa, nimeltään Eisenhower-matriisi.

Mikä on Eisenhower-matriisi?

Eisenhower Matrix on 2 × 2 ruudukkoinen ruudukko. Ylärivi on tarkoitettu tehtäville, jotka ovat ”tärkeitä”, ja alareuna on tehtäville, jotka ovat ”tärkeitä”. Samaan aikaan, vasen sarake on tehtäviin, jotka ovat ”kiireellisiä”, kun taas oikea rivi on tehtäviin, jotka ovat ”kiireellisiä”. Tässä se näyttää Kuten:

Useimmille ihmisille termit Tärkeät ja Kiireelliset ovat synonyymejä, joten määrittelemme hetki niiden välisen eron määrittelemiseksi:

• Tärkeä - Tehtävät, jotka edistävät pitkäaikaisia ​​tavoitteitasi ja arvojasi, olivatpa ne henkilökohtaisia, ammatillisia jne. Tärkeys on kyse merkityksellisyys. Yksi tapa päättää, onko tehtävä tärkeä, on kysyä itseltäsi: "Voinko silti saavuttaa tavoitteeni ja pysyä uskollisena arvoilleni, jos ohitan tämän tehtävän?"
• kiireellinen - Tehtävät, jotka on hoidettava päivän loppuun mennessä. Jos aikataululla on enemmän liikkumavaraa, voit valita viikon loppuun mennessä. Joka tapauksessa kiireellisyys on kyse aika. Yksi tapa päättää, onko tehtävä kiireellinen, on kysyä itseltäsi: "Milloin tämän tehtävän määräaika on?"

Ennen kuin voit päättää, onko tehtävä tärkeä vai ei, sinun on tiedettävä omat tavoitteesi ja arvosi. Monille urakehitys on pitkäaikainen tavoite, joten siihen suoraan liittyvät tehtävät ovat tärkeitä. Tai jos arvostat perhettä eniten, kotiin saapuminen ajoissa voi olla tärkeää.

Mutta kuinka tehtävä voi olla kiireellinen, mutta ei tärkeä? Muista, että kiireellisyys on vain oli jo aikakin. Ajattele määräaikaa. Oletetaan, että tänään on kansainvälinen kahvipäivä ja paikallinen kahvila antaa ilmaisia ​​kahvia. Jos et hyödynnä sitä tänään, mahdollisuus menetetään - mutta ilmaisella kahvilla ei ole merkitystä pitkäaikaisiin tavoitteisiisi tai arvoihisi. Se on kiireellinen, mutta ei tärkeä.

Näitä määritelmiä käyttämällä on helpompaa kuvailla millaisia ​​tehtäviä kuhunkin neljään ruutuun kuuluu. Voimme jopa ajatella matriisia tällä tavalla:

Miksi käyttää Eisenhower-matriisia?

Eisenhower-matriisi on yksinkertainen tapa priorisoida tehtävät.

Tehtäväluettelot ovat upeita seurannassa mitä sinun täytyy tehdä, mutta se ei ole aina helppo määrittää joka tehtävät ovat etusijalla. En ole henkilökohtaisesti koskaan käyttänyt “Priority” -ominaisuutta missään tehtäväluettelosovelluksessa, koska lopulta merkitsen kaiken ”prioriteettina” - ja kun kaikki on ensisijaista, mikään ei ole.

Lisäksi, kun tarkastelet tehtäväluetteloa ja näet 30 kasattua tehtävää, miten päätät, mitä tehtävää hoidetaan? "Aloita helpoimmasta", jotkut sanovat. "Ei, aloita vaikeimmasta", muut sanovat. Mutta mikä on helppoa ja mikä on vaikeaa? Se ei ole koskaan mustavalkoinen. Usein olen tuhlannut 10, 15 tai jopa 30 minuuttia yrittäessään valita tehtäväni!

Siksi Eisenhower-matriisi loistaa. Toisin kuin yksittäinen tehtävälista, matriisi on itse priorisoiva. Se kertoo sinulle joka tehtävä käsitellä seuraavaksi. Se vähentää kognitiivista kuormitusta, koska vain Nyt ja myöhemmin -ruudut ovat todella tärkeitä. Ja jos olet koskaan rypistynyt aikaa, se auttaa sinua näkemään, mitkä tehtävät voit ohittaa.

Lisäksi matriisilla on kaksi muuta vähäistä etua. Ensinnäkin, se pakottaa sinua olemaan enemmän tietoisia jokaisesta tehtävästä. Sen sijaan, että heität kaiken yhteen suureen sotkuiseen tehtävään, päätät aktiivisesti, ovatko tehtävät aikaasi arvoinen edessä, pitämällä todellisen tehtäväluettelosi tiukka. Toiseksi se muistuttaa jatkuvasti tavoitteistasi ja arvoistasi.

Ainoa ongelma on, että Eisenhower-matriisi voi olla aluksi hankala. Erityisesti uusilla käyttäjillä on taipumus kompastua Delegaatti- ja Trivial-ruuduilla. siellä On oppimiskäyrä, joten käydään läpi käytännön esimerkki matriisin asettamisesta, tehtävien järjestämisestä ja yhden päivän läpi käymisestä.

Kuinka käyttää Eisenhower-matriisia

Vaikka Eisenhower-matriisi on käsitteellisesti neljän ruudun neliö, voit lähestyä sitä neljänä erillisenä tehtäväluettelona: Nyt-luettelo, Valtuutettujen luettelo, Myöhemmin luettelo ja Triviaaliluettelo. Kaksi kiireellistä luetteloa ovat ennen muita kuin kiireellisiä luetteloita.

Minusta Trello on mahtava tähän. Asenna taulu jokaiselle elämäsi osa-alueelle (esim. Henkilökohtainen, ammatillinen, kirkko, harrastus) ja laita nämä neljä luetteloa jokaiselle taululle. Tai jos sinulla ei ole paljon tekeillä, voit käyttää yhtä lautaa kaikkiin tehtäviin. Se on sinusta kiinni. Etkö pidä Trellosta? harkita nämä vaihtoehtoiset Kanban-työkalut Näkemiin, Trello! 5 vaihtoehtoista ilmaista Kanban Board -työkaluaTrello on uskomaton sovellus projektinhallintaan ja tehtävien organisointiin. Mutta on myös muita kanban-sovelluksia, jotka voivat olla ihanteellisia tehtäviin. Puhutaanpa parhaista Trello-vaihtoehdoista. Lue lisää .

Kun luettelot ovat valmiita, voit aloittaa tehtävien lisäämisen:

Oletetaan, että olet perinteinen toimistotyöntekijä, joka haluaa käyttää Eisenhower Matrix -sovellusta entistä produktiivisemmaksi työssä. Tämä on skenaario, joka ohjaa loput esimerkistä, mutta näiden käsitteiden on oltava helppo soveltaa muuten.

Mitä levylläsi on tänään? Ensimmäinen mieleen tuleva asia: sähköposti. Luodaan tehtävä saavuttaa postilaatikon nollan, joka on kiireellinen (sähköposti tulisi tyhjentää päivittäin) ja tärkeä (puhumme täällä työhön liittyvistä sähköposteista):

Tänään sattuu olemaan Pretzel-päivä toimistossa ja etsit ilmaista esitelmää teosten kanssa. Tämä saattaa olla kiireellinen, mutta se ei ole tärkeää:

Pomosi muistuttaa, että tiimisi viimeisen projektin dokumentaatioraportti on määrä lähettää klo 16.00 mennessä, mikä on sekä kiireellistä että tärkeää:

Hän muistuttaa myös, että joukkueesi budjettipyyntö seuraavalle projektillesi tulee erääntyä perjantaina päivän loppuun mennessä. Tämä on tärkeää, mutta ei kiireellistä:

Toimistopäällikkö tulee luoksesi ja sanoo, että paperi- ja mustetarvikkeet ovat loppumassa. Sinun on tehtävä tilaus niin pian kuin mahdollista - mutta sillä ei ole paljon tekemistä uratavoitteidesi tai arvojesi kanssa:

On alkukesä (tässä tilanteessa) ja toimisto on liian mutainen märän vuodenajan kanssa. Kaikkien tuottavuus nousisi nopeasti hyvillä ilmankuivaimilla, puhumattakaan kaikista muut edut kosteuden vähentämisessä 4 Lämpötilan ja kosteuden valvonnan terveysedut kotonaTiesitkö, että älykkäiden kodin tuotteiden käytöstä on terveyshyötyjä? Oikein. Yksi tai kaksi älykästä ostosta voisi parantaa dramaattisesti elämäsi laatua kotona. Lue lisää .

Teet huomautuksen tuodaksesi esiin, mutta se ei ole kiireellinen eikä tärkeä:

Se jatkuu ja menee. Kokoukset rajautuvat, suunnittelu on tehtävä, muistat asiat, jotka haluat tehdä jne. Lopulta matriisi (eli luettelot) täyttyy, ja parasta on, että se on vähemmän pelottava kuin yksi pääluettelo tehtävistä:

Aina kun olet vapaa toiseen tehtävään, aloita vain vasemmalta ja siirry oikealle. Sinun tulisi puuttua kaikkiin Nyt- ja Valtuutettu-luetteloihin ennen kuin kosket itseäsi muissa kuin kiireellisissä luetteloissa.

Jos sinä voida siirry valtuutettuun, käsittele ensin valtuutettujen luetteloa ja poista niin monta tehtävää kuin pystyt. Siirry sitten Nyt-luetteloon. Kun olet käynyt läpi Nyt-luettelon, harkitse päiväsi menestystä. Voit nyt päästä alkuun myöhemmässä luettelossa tai lopettaa päivän aikaisin.

Jos sinä ei voi edustaja, aloita Nyt-luettelosta. Jos saat läpi Nyt-luettelon ja sinulla on enemmän aikaa, sinulla on valinnanvaraa: käsitellä edustajaluetteloa Nyt-luettelona, ​​päästä alkuun myöhemmässä luettelossa tai lopettaa päivä aikaisin. Käytännössä haluat todennäköisesti vuorotellen Delegaattorin ja myöhemmin tehtävien välillä.

Päivän päätteeksi käy läpi edustajaluettelo ja jätä kaikki tehtävät, joiden määräajat ovat kuluneet. Pidä ne, jotka voit silti tehdä. Pelasta heidät huomenna.

Seuraavan päivän alussa käydä läpi myöhemmin -luettelo ja päätä, mitkä tehtävät ovat nyt kiireellisiä. Siirrä heidät Nyt-luetteloon. Tee sama Trivial-luettelolle, paitsi siirtämällä nämä tehtävät valtuutettujen luetteloon. Lisää kaikki uudet tehtävät, jotka kasvavat koko päivän ajan. Huuhtele ja toista.

Aika tehtäväluettelot eivät toimi sinulle

Huomaa, että voit muokata Eisenhower-matriisia haluamallasi tavalla. Esimerkiksi sen sijaan, että käytät sitä koko päivän ohjaamiseen, voit lajitella sähköpostisi omalla matriisilla Tässä on ratkaisevin sähköpostilajitteluratkaisu, jota ikinä tarvitsetYksi yksinkertainen lajitteluratkaisu varmistaa, että olet aina sähköpostiviestien päällä. Tarvitset vain neljä tarraa tai kansiota hallitaksesi postilaatikkoasi ja vähentääksesi sähköpostisi stressiä. Lue lisää . Koko kiireellisyyden / tärkeyden käsite voi osoittautua hyödylliseksi kaikissa muissa tapauksissa kuin työ ja sähköposti.

Monet ihmiset ovat löytäneet suuren menestyksen Eisenhower-matriisin avulla. Mutta jos olet saavuttanut tämän pisteen etkä usko, että siitä on apua, se on hyvä. Etsitkö jatkuvasti menetelmää, joka toimii sinulle. Kun kaikki on sanottu ja tehty, ainoa tuottavuustekniikka, jolla on merkitystä Paras tuottavuuden työkalu on se, jota käytät itseTuottavuutta jahtaavassa maailmassa jokainen uusi ja kiiltävä tuottavuussovellus lupaa jotain uutta. Mutta menetämmekö jotain, kun muutamme tuottavuussovelluksiamme liian usein? Lue lisää käytät itse.

Löydätkö Eisenhower-matriisin hyödyllisenä? Jos ei, mitä tuottavuustekniikkaa käytät pysyäksesi organisoituneena ja eteenpäin? Jaa kanssamme alla olevissa kommenteissa!

Kuvahyvitys: Amy Bull Shutterstock.com-sivuston kautta