Joten sinulla on tuhansia tietorivejä Excel-taulukossa ja haluat skannata rivit läpi löytääksesi mallin tietojen sarakkeista.
Tiedät, että tarvitset Excel-suodattimen auttamaan sinua siinä, mutta et tiedä, miten edetä siinä. Tässä keskustelemme kaikista parhaista tavoista suodattaa Excel-taulukkoasi ja näyttää tarvitsemasi tiedot.
Suodata Excelissä
Oletetaan, että sinulla on Excel-taulukko, jossa on kolme saraketta: ikäryhmä, alue ja myyntien määrä. Tällöin Excel-suodatin voi olla hyödyllinen, kun haluat nähdä myynnin tehokkuuden valitulla alueella tietyn ikäryhmän perusteella.
Excel-suodattimet voivat olla hyödyllisiä myös silloin, kun haluat luoda pienemmän ryhmän aiemmin piirtämällä Excel-tiedot kaavioon.
Etkö ole koskaan luonut kaaviota Excelissä? Näin voit tehdä kaavion Excelissä ja mukauttaa sitä käyttämällä yleisimpiä kaaviotyyppejä.
Katsotaanpa seuraavia menetelmiä tietojen suodattamiseksi Excelissä.
Suodatus luokkien perusteella
Kun olet avannut tietolomakkeen, napsauta Excel-valintanauhassa Tiedot.
Etsi seuraavaksi Lajittele ja suodata ryhmä ja napsauta Suodattaa. Tämä asettaa pudotuspainikkeen taulukkolomakkeen jokaiseen sarakkeeseen.
Jos tiedoissasi on esimerkiksi sukupuoli -sarake, joka on kategorinen muuttuja, voit päättää suodattaa tietosi nähdäksesi vain naispuoliset merkinnät.
Voit tehdä sen napsauttamalla avattavaa painiketta valitsemassasi kategorisessa sarakkeessa (tässä tapauksessa sukupuoli). Poista näkyviin tulevassa valikossa kaikki napsauttamalla Valitse kaikki laatikko. Valitse sitten arvot, joiden mukaan haluat suodattaa tietosi, ja napsauta OK.
Tämä toiminto suodattaa tiedot naislistausten tai minkä tahansa valitsemiesi kategoristen tietojen perusteella. Voit sitten tarkistaa Excel-tiedoston vasemman alakulman nähdäksesi tietyn suodattimen tietueiden määrän.
Vaikka tämä vaihtoehto toimii myös numeroille, se on yleensä tehoton ja pelottava. Tämä johtuu siitä, että numeroilla voi olla laajempi arvoalue. Sellaisenaan pitkän luettelon valitseminen vie aikaa.
Numerosuodattimien käyttö Excelissä
Joskus haluat ehkä suodattaa tietyn numeroalueen perusteella.
Käytä numerosuodatinta napsauttamalla Suodattaa nauhassa. Napsauta sitten sarakkeen yläosassa olevaa avattavaa painiketta, joka sisältää suodatettavat numerot.
Siirry seuraavassa valikossa kohtaan Numerosuodattimet ja valitse haluamasi valinta avautuvista vaihtoehdoista.
Jos esimerkiksi haluat suodattaa sarakkeen kaikkien numeroiden perusteella, jotka ovat pienempiä tai yhtä suuria kuin tietty numero, sarakkeesta Numerosuodattimet valitse Vähemmän kuin.
Voit käyttää myös Ja/Tai osiossa lisätä toinen suodatin numeroillesi.
Klikkaus OK kun olet valmis.
Paljon numeropohjaisia suodatinvaihtoehtoja on käytettävissä. Voit leikkiä heidän kanssaan nähdäksesi kuinka he työskentelevät.
Kuinka käyttää edistyneitä suodattimia Excelissä
Excelin edistynyt suodatusmenetelmä tarjoaa joustavamman tavan suodattaa tietoja. Lisäsuodattimen avulla voit erottaa suodatetun tuloksen lähdetiedoista liittämällä samaan taulukkoon tai uuteen Excel-taulukkoon.
Jos haluat käyttää tarkennettua suodatinta, luo uusi sarake taulukon oikeaan reunaan. Tässä uudessa sarakkeessa määritetään suodatusehdot. Voit jättää tämän kriteerisarakkeen ja lähdetietojesi viimeisen sarakkeen väliin välilyönnin erottaaksesi ne, jos haluat.
Kirjoita ehtosarakkeeseen suodatettavan lähdetietosarakkeen tarkka nimi; parempi vaihtoehto on kopioida ja liittää sarakkeen otsikko virheiden välttämiseksi.
Kirjoita seuraavalle riville arvo, jonka mukaan haluat suodattaa tietoja kyseiselle sarakkeelle. Jos esimerkiksi haluat nähdä kaikkien miesten tiedot lähdetietojen sukupuolisarakkeessa, kirjoita ehtosasi "mies" -alueen "sukupuoli" alle.
Voit luoda useita ehtosarakkeita suodatettavaksi, jos haluat. Voit tehdä sen kopioimalla haluamasi sarakkeiden nimet päätiedoista ja liittämällä ne ensimmäisen ehtosarakkeen jälkeen.
Kirjoita kunkin sarakeotsikon alle tietoarvo, jonka haluat suodattaa.
Sinä pystyt käytä Excel Boolean -toimintoja kuten vähemmän kuin () kriteereinä numeroiden suodattamiseksi.
Kun olet noudattanut yllä olevaa prosessia, valitse Tiedot Excel-valintanauhassa. Sisällä Lajittele ja suodata napsauta Pitkälle kehittynyt.
Napsauta avautuvassa valikossa nuolta Luetteloväli -kenttä ja valitse suodatettava osa tiedoistasi. Tai sivuuttaa Luetteloväli kenttä, jos haluat käyttää suodatinta kaikkiin tietoihin.
Aseta seuraavaksi kohdistin Kriteerialue -kenttä ja korosta aiemmin luomasi kriteerisarakkeet: otsikot ja arvot.
Klikkaus OK suodattimen asentamiseksi.
Suodatettujen tulosten liittäminen edistyneellä suodatusmenetelmällä
Kuten aiemmin mainitsimme, voit käyttää edistynyttä suodatinta myös erottamaan tuloksen ja liittämään sen muualle samalle tai uudelle Excel-taulukolle.
Voit tehdä tämän toistamalla yllä olevat vaiheet tietojen suodattamiseksi edistyneellä menetelmällä. Kuitenkin tällä kertaa Lisäsuodatin valikossa Kopioi toiseen sijaintiin.
Aseta seuraavaksi kohdistin Kopioi -kenttään ja valitse mikä tahansa solu Excel-taulukostasi ja napsauta sitten OK.
Tämä toiminto kopioi suodatetun tuloksen ja liittää sen Excel-taulukon valittuun kohtaan.
Suodatetun tuloksen tarkasteleminen valituilla sarakkeilla Excelissä
Jos haluat tarkastella vain valittuja sarakkeita suodatetuissa tiedoissa, korosta sarakkeiden otsikot ja kopioi ne.
Liitä seuraavaksi otsikot mihin tahansa saman taulukon kohtaan, jossa haluat nähdä suodatetun tuloksen.
Toista yllä olevat vaiheet suodatettujen tulosten erottamiseksi edistyneellä suodatusmenetelmällä. Mutta tällä kertaa, kun pääset Kopioi korosta liitetyt otsikot.
Napsauta sitten OK tarkastella suodatettua tulosta näiden otsikoiden alla.
Suodatettujen tulosten liittäminen uuteen Excel-taulukkoon edistyneiden suodattimien avulla
Jos haluat liittää saadut tiedot uudelle taulukolle, napsauta Lisätä (+) -painiketta Excel-taulukon vasemmassa alakulmassa avataksesi uuden taulukon.
Aktivoi se napsauttamalla mitä tahansa uuden arkin solua.
Valitse Tiedot nauhasta ja napsauta sitten Pitkälle kehittynyt tehdä Lisäsuodatin valikko avautuu. Valitse Kopioi toiseen sijaintiin vaihtoehto.
Aseta kohdistin Luetteloväli -kenttään ja siirry taulukkoon, joka sisältää lähdetiedot. Korosta sitten koko lähdetieto.
Aseta sitten kohdistin seuraavaan Kriteerialue korosta aiemmin luomasi ehdot lähdetiedostossa.
Valitse Kopioi ala. Valitse sitten mikä tahansa solu uudelta arkilta uudelleen. Klikkaus OK liittää suodatettu tulos uudelle arkille.
Huomautus: Jotta tämä toimisi, varmista, että aktivoit kohdesivun napsauttamalla ensin solua sen sisällä.
Liittyvät: Kuinka yhdistää Excel-tiedostot ja taulukot
Ota kaikki irti Excel-suodattimista
Vaikka tietojen suodattamiseen on muita vaihtoehtoja, Excel on yksi monipuolisimmista tuottavuustyökaluista. Vaikka Excel-suodattimet voivat olla hieman hämmentäviä, se on helppoa, kun hallitset nämä temput.
Olemme keskustelleet yleisimmistä tavoista suodattaa tietoja Excelissä täällä, mutta käytettävissä on vielä edistyneempiä vaihtoehtoja, jos pelaat edistyneen suodattimen kanssa. Suodatettujen tietojen analysoinnissa saatat tarvita myös Excel-kaavan käyttöä.
Excel ei ole vain liiketoimintaa varten. Tässä on useita Microsoft Excel -kaavoja, jotka auttavat sinua ratkaisemaan monimutkaisia päivittäisiä ongelmia.
- Tuottavuus
- Microsoft Excel
- Tietojen analysointi
Idowu on intohimoisesti kaikesta älykkäästä tekniikasta ja tuottavuudesta. Vapaa-ajallaan hän leikkii koodauksella ja vaihtaa shakkilautaan, kun hän on tylsistynyt, mutta rakastaa myös irtautumista rutiinista silloin tällöin. Hänen intohimonsa osoittaa ihmisille tien ympäri nykytekniikkaa motivoi häntä kirjoittamaan enemmän.
Tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme, jossa on teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja erikoistarjouksia!
Vielä yksi askel !!!
Vahvista sähköpostiosoitteesi juuri lähettämässäsi sähköpostiviestissä.
