Tuntuuko sinusta, että loputon sähköpostivirta vie kaiken tuottavuutesi ajan? Se ei ole vain sinä; Microsoft on havainnut, että vietämme keskimäärin 11 tuntia työviikostamme tarkistamalla ja vastaamalla sähköposteihin.
Microsoftin havainnot sähköpostitottumuksistamme
Microsoftin tutkimus esiteltiin Calcalist Tech. Raportti osoittaa, että sähköpostit vievät 28 prosenttia työntekijöiden ajasta, mukaan lukien lukeminen ja vastaaminen niihin.
On syytä huomata, että tämä jo huomattava aika ei sisällä muita sosiaalisen median ohjelmia, kuten Teams ja Slack. Tämä tarkoittaa, että vietämme huomattavan osan työaikaa kirjeenvaihtoon.
Tohtori Tomer Simon, Microsoft Israelin kansallinen teknologiajohtaja, sanoi tämän asiasta:
Sähköpostivirran kohdalla todistimme, että työntekijä saa keskimäärin 620 viikossa, ja jokainen sähköposti vie suunnilleen minuutti ajastaan, tämä vahingoittaa tuottavuutta, koska sähköposti ei ehkä edes vaadi työntekijää ryhtymään toimiin ja he olivat yksinkertaisesti se. Teemme paljon tutkimusta tämän tyyppisestä tiedosta työntekijöiden tuottavuuden parantamiseksi.
Tarpeellinen paha työntekijöille?
Simon selittää, että vaikka sähköpostit kuluttavatkin työntekijöille valtavasti aikaa, vastaus ei ole niin yksinkertaista kuin yrityksen postilaatikoiden sulkeminen. Sosiaalinen media on lisääntynyt viime vuosikymmenen aikana kuluttajien ja yritysten välisessä vuorovaikutuksessa, mutta luottamuksellisia tietoja lähetetään edelleen sähköpostitse.
Sinänsä eteenpäin on käsitellä sähköposteja paremmin. Simon sanoo, että sähköpostin lykkääminen ei ole vastaus, koska se antaa ongelman kasaantua. Sen sijaan hän suosittelee suorittamaan niin kutsuttua "sähköpostin luokittelua", joka uhraa vähemmän tärkeät sähköpostit vastaamaan kiireellisiin kysymyksiin.
Tällainen tekniikka käyttää aggressiivista merkintää ja lajittelua järjestää ja hallinnoi postilaatikkoa. Tekemällä tämän tiedät, mitkä sähköpostit he voivat purkaa ja mihin sinun on vastattava heti, kun se saapuu postilaatikkoosi.
Ottaako sähköposti enemmän aikaa kuin sen pitäisi? Järjestä ja kesy postilaatikkosi niin, että sinulla on enemmän aikaa muihin asioihin.
Älä anna sähköpostisi tulla sähköpostiosoitteeksi
Microsoft on paljastanut, kuinka sähköpostit voivat heikentää tuottavuuttamme, mutta kaikki ei ole kadonnut. Käyttämällä sähköpostin luokittelua ja uhraamalla vähemmän tärkeät sähköpostit tärkeiden tyydyttämiseksi, voit hallita pullistuneita postilaatikoitasi ja palauttaa päiväsi tuntia.
Jos postilaatikko tarvitsee enemmän kolminkertaista ohitusta kuin triagia, älä huoli. 20000: n levyinen postilaatikko on tapa leikata muotoilemaan vain 30 sekunnissa.
Kuvahyvitys: Marie Maerz / Shutterstock.com
Gmail-postilaatikosta voi kasvaa peto. Nämä vinkit auttavat sinua saavuttamaan postilaatikon nollan kuudessa yksinkertaisessa vaiheessa.
- Tech News
- Tuottavuus
- Microsoft
- Sähköpostivinkit
- Ajanhallinta
- Tuottavuus
Tietojenkäsittelytieteen kandidaatin tutkinto, jolla on syvä intohimo kaiken turvallisuuden suhteen. Työskenneltyään indie-pelistudiossa hän löysi intohimonsa kirjoittamiseen ja päätti käyttää taitojaan kirjoittamaan kaikesta tekniikasta.
Tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme, jossa on teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja erikoistarjouksia!
Vielä yksi askel !!!
Vahvista sähköpostiosoitteesi juuri lähettämässäsi sähköpostiviestissä.