Haluatko tarkastella kaikkien asiakirjaan tehtyjen muutosten historiaa? Google-dokumenttien versiohistorian avulla voit tarkistaa minkä tahansa asiakirjan aiemmat versiot.
Pelko on todellinen, kun tarkastelet Google-dokumenttien versiota, joka oli aiemmin täydellinen, mutta näyttää nyt kauhealta. Kun koko tiimi työskentelee saman asiakirjan parissa, haluat varmistaa, että tiedät tarkalleen kuka muokkauksia tekee ja milloin ne on tehty. Google Docin versiohistoria voi viedä sinut takaisin muutoksiin vain muutamalla napsautuksella.
Opitaan kuinka se toimii.
Kuinka käyttää versiohistoriaasi
Google-dokumenteissa on kaksi tapaa käyttää asiakirjan versiohistoriaa.
Käytä Tiedosto-valikkoa
- Klikkaa Tiedosto > Versiohistoria.
- Näet kaksi annettua vaihtoehtoa: Nimeä nykyinen versio, jonka käsittelemme myöhemmin, ja Katso versiohistoria. Klikkaa Katso versiohistoria. Oikealla oleva paneeli on aikajana asiakirjaan tehtyihin muutoksiin.
Toinen tapa käyttää tätä osiota on hieman nopeampi, koska on linkki, joka näyttää ajan viimeisimmän muokkauksen tekemisestä. Se ohjaa sinut versiohistoriaan, mutta näet tämän linkin vain, jos olet tehnyt todellisia muutoksia asiakirjaan.
- Klikkaa Avaa versiohistorian linkki.
Tämä tapa käyttää versiohistoriaa ei kehota sinua valitsemaan vaihtoehtoista nimeä nykyiselle versiollesi. Voit edelleen nimetä minkä tahansa asiakirjan version, kun sinut ohjataan versiohistoriaan.
Versiohistorian tarkistaminen
Kun olet käyttänyt versiohistoriaasi, on paljon tietoja, jotka voivat olla hyödyllisiä, varsinkin jos olet yhteistyössä Google-dokumenttien kanssa.
Jos et ole koskaan harkinnut yritysasiakirjojen Google-dokumentteja, tämä pikaopas muuttaa mieltäsi. Opi kaikki mitä sinun tarvitsee tietää.
Näytön vasemmassa yläkulmassa oleva päivämäärä ilmoittaa, milloin asiakirjaan tehtiin viimeisin muokkaus. Jos nimät versiosi uudelleen, tämä nimi näkyy päivämäärän ja kellonajan sijasta. Päivämäärän alapuolella on mahdollisuus tulostaa asiakirja tai tallentaa se tietokoneellesi ja mahdollisuus lähentää asiakirjaa.
Oikealla puolella huomaat asiakirjan pääikkunassa tehtyjen muokkausten kokonaismäärän. Tämä numero on erityinen näytettävälle versiolle.
Napsauta kahta nuolta selataksesi kutakin muokkausta saadaksesi paremman käsityksen siitä, mitä muutoksia kyseiseen versioon tehtiin.
Oikealla on sivupalkki, joka sisältää lisätietoja kaikista asiakirjan tallennetuista versioista.
On helppo nähdä tarkalleen, kuka joukkueestasi on tehnyt muutoksia ja milloin he tekivät sen eri ympyröityllä värillä nimensä vieressä. Tämä väri vastaa muutoksia, jotka näet asiakirjan päänäytössä.
Näin voit helposti tunnistaa, kuka tiimistäsi on tehnyt muutokset asiakirjaan. Huomaat, että asiakirjan jokaisen tallennetun version vieressä on nuoli, joka osoittaa päivämäärää ja aikaa.
Napsauta nuolta ja lisätiedot auttavat sinua valitsemaan palautettavan. Voit halutessasi sisällyttää joitain sinä päivänä tehtyjä muokkauksia, mutta sulkea pois muut.
Napsauta kolmea pistettä päivämäärän ja kellonajan vieressä saadaksesi lisää vaihtoehtoja, kuten alla olevat. Sivupalkin yläosassa on jopa kytkin, jossa voit näyttää vain nimetyt versiot.
Kerromme, miksi tämä voi olla hyödyllistä, ja parhaat käytännöt asiakirjaversion nimeämiselle.
Palauta aiemmat versiot
Versiohistoria-osiossa sinulla on mahdollisuus palata asiakirjojen vanhempiin versioihin ennen tiettyjen muokkausten tekemistä.
Siirry johonkin asiakirjan vanhemmista versioista ja näet heti suuren sinisen painikkeen ilmestyvän näytön yläreunaan Palauta tämä versio.
Klikkaa Palauta tämä versio -painiketta ja vahvista, haluatko palauttaa tämän asiakirjan version.
Olet Google-dokumentti päivitetään automaattisesti vastaamaan vanhempaa versiota. Ruudun yläosassa on jopa pieni ponnahdusikkuna, joka ilmoittaa, minkä version näet.
Jokaisella vanhemmalla versiolla on vielä enemmän piilotettuja versioita, joita voit tarkastella laajentamalla osiota päivämäärän ja kellonajan vasemmalla puolella olevalla nuolella. Näillä versioilla on kukin yksittäinen muokkaus, joka tehtiin kyseisenä päivänä, ja sinulla on mahdollisuus palauttaa myös mikä tahansa näistä versioista.
Voit jopa tallentaa edellisen version, mutta silti Poista yksi sivuista jos haluat kirjoittaa osan materiaalista, mutta ei kaikkea.
Parhaat käytännöt asiakirjaversion tallentamiseen
Sinun kannattaa käyttää älykkäitä säästökäytäntöjä koko kirjoitus- ja muokkausprosessisi ajan, etenkin jos sinulla on useita tiimin jäseniä. Tämä helpottaa vanhempien versioidesi selaamista, jos siinä on mahdollisia ongelmia.
Nimeäksesi versiosi, napsauta Tiedosto > Versiohistoria > Nimeä nykyinen versio. Ponnahdusikkuna pyytää sinua keksimään nimen nykyiselle versiollesi.
Pidä nimi jotain yksinkertaista, joka kuvaa mitä dokumentille tehtiin sinä päivänä. Jos luonnos tehtiin ensimmäisen kerran, voit nimetä kyseisen version uudelleen ensimmäiseksi luonnokseksi.
Jos toimittaja teki muutoksia, voit nimetä kyseisen version muokkausohjelmalle. Samaa prosessia voidaan noudattaa palautteen ja lopullisen luonnoksen toteuttamisessa.
Tämä tekee paljon helpommaksi palata muokkauksiin ja ymmärtää, mitä vaiheita tehtiin ja milloin ne valmistuivat.
Voit myös käyttää oikeanpuoleista kytkintä näyttääksesi vain nimetyt versiot, jotta se olisi entistä selvempi.
Helpompi muokkaaminen ja päivittäminen Google-dokumenteissa
Nimeä asiakirjan eri versiot kirjoituksen jokaisessa vaiheessa. Tämä helpottaa aiempien versioiden paluuta ongelman sattuessa.
Versiohistoria näyttää, mitkä tiimin jäsenet tekevät mitä muutoksia. Nämä vaiheet auttavat sinua saamaan täydellisen version artikkelistasi, kun tarvitset sitä.
Google-dokumenteilla on puutteita. Katso nämä erinomaiset Google Docs -vaihtoehdot, kun tarvitset erilaisia ominaisuuksia.
- Internet
- Tuottavuus
- Google Docs
- Yhteistyökalut
- Google asema
Raul on sisällön tuntija, joka arvostaa ikääntyviä artikkeleita. Hän on työskennellyt digitaalisessa markkinoinnissa yli 4 vuotta ja työskentelee Camping Helperissä vapaa-ajallaan.
Tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme, jossa on teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja erikoistarjouksia!
Vielä yksi askel !!!
Vahvista sähköpostiosoitteesi juuri lähettämässäsi sähköpostissa.