Joskus sinulla voi olla liian monta ihmistä yhteydenpitoon, eikä sinulla ole tarpeeksi aikaa. Tällaiset päivät hyötyvät eniten automatisoidusta tekniikasta. Voit kirjoittaa sähköpostin ja pyytää Outlookia lähettämään sen viikkoa myöhemmin.
Tässä on opas sähköpostin ajastamiseen Outlookissa. Se vie vain muutaman askeleen. Kirjoita viesti, valitse päivämäärä ja anna ohjelmiston tehdä loput. Jos haluat muuttaa jotain ennen kuin sähköposti poistuu, voit tehdä sen yhtä helposti. Mennään vähän tarkemmin.
1. Luo uusi sähköposti Outlookissa
Käynnistä Outlook ja napsauta uusi sähköposti -painiketta. Kirjoita viesti normaalisti, lisää vastaanottajiaja kaikki muu mitä haluat. Sähköpostin sisältö ei vaikuta Outlookin viivästyneeseen toimitukseen.
Vaihtoehtoisesti voit laatia sähköpostin ajastettuasi sen. Mihin suuntaan teet sen, on täysin sinun tehtäväsi, mutta yritä suunnitella liikkeitäsi henkilökohtaiseen tai ammatilliseen käyttöön.
Menee niin pitkälle kuin asetetaan a viisivuotissuunnitelma ja työkalut sen tukemiseksi
, kuten OneNote ja Trello, on lopulta palkinnon arvoinen. Ja sähköpostisi ovat hyvä paikka aloittaa.2. Aikataulu ja hallinta sähköposti
Kun olet valmis seuraavaan vaiheeseen, siirry Vaihtoehdot -välilehti ja napsauta Viivästytä toimitusta -painiketta. Kuten edellä ehdotettiin, tämä on aktiivinen ja käytettävissä riippumatta siitä, onko sähköpostiosoitteesi mitään vai ei.
Painike avaa ikkunan, jossa on paljon hauskoja vaihtoehtoja. Jos kaikki, mitä välität, on sähköpostin ajoitus Outlookissa, siirry suoraan Toimitusvaihtoehdot -osiossa.
Valitse ruutu vieressä Älä toimita ennen ja aseta sitten päivämäärä ja kellonaika. Napsauta lopuksi kiinni ja Outlook tallentaa asetukset.
Lisävaihtoehdot Viivästytä toimitusta ikkuna voi tehdä automaattisista sähköposteistasi entistä tehokkaampia.
Voit asettaa viimeisen käyttöpäivän, jotta järjestelmä tietää, ettei vaivaudu sähköpostilla esimerkiksi projektin määräajan kuluttua.
Jos työskentelet tiimissä ja kaikkien sähköpostit ovat Outlookissa, voit antaa vastaukset sähköpostiviestiisi jollekin henkilölle.
Muita hallinta-asetuksia ovat mahdollisuus kysyä toimitusta ja lukea kuitteja. Voit jopa merkitä sähköpostin arkaluontoiseksi ja salata sen, jotta vuorovaikutus on turvallista.
Outlookin kyky ajoittaa sähköposteja on yksi sen ominaisuuksista monia piilotettuja ja käteviä ominaisuuksia löydettävissä. Ne voivat auttaa sinua hyödyntämään Microsoftin ohjelmistoja parhaalla mahdollisella tavalla ja parantamaan tuottavuutta.
3. Lähetä sähköposti
Kun kaikki on paikallaan, napsauta Lähettää ja Outlook ajoittaa sähköpostin. Tarkemmin sanottuna se menee tilillesi Lähtevät kansio, johon pääset sivupalkista.
Kansioon on tallennettu kaikki ajastetut vuorovaikutukset päivämäärän, tärkeyden, aiheen ja muun mukaan. Mutta voit myös suodattaa ne lukemattomille, merkittyille ja mainituille sähköposteille.
Voit tehdä muutoksia vain siirtymällä sähköpostiviestiin uudelleen ja säätämällä mitä haluat. Lähetyksen jälkeen löydät vuorovaikutusta Lähetetyt kansio.
Parhaat käytännöt sähköpostin aikatauluttamiseen Outlookissa
On olemassa muutamia tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa järjestelmän toimintaan. Ensinnäkin, et voi lähettää automaattista sähköpostia Outlookiin ilman internetiä, joten varmista, että yhteys on hyvä ja toimiva, kun sitä tarvitset.
Toiseksi, ajan tasalla oleva ohjelmisto on paras. Puuttuvien uusien ominaisuuksien lisäksi vanha Outlook-versio voi tuoda esiin ongelmia esimerkiksi yhteyden muodostamisessa Internetiin tai tietojen synkronoinnissa. Tällaiset häiriöt tekevät työstä vaikeampaa.
Ole tietoinen myös yleisistä teknisistä kysymyksistä. Usein esiin tuleva asia on sähköpostien jumittuminen, kunnes valitset manuaalisesti Lähetä vastaanota.
Tämä tapahtuu tyypillisesti, jos Lähetä heti, kun yhteys on muodostettu vaihtoehtoa ei ole valittu Outlookin lisäasetuksissa. Microsoft selittää syyn ja ratkaisun edelleen.
Lopuksi, ole varovainen ajoituksen suhteen. Ensinnäkin, tarkista, että tietokoneesi päivämäärä ja aika ovat oikein. Harkitse myös tekijöitä, kuten aikaero, loma ja viivästyneen sähköpostin muotoilu, varsinkin jos ajoitat sen seuraavalle kuukaudelle.
Hienosäädä sähköpostijärjestelmäsi
On tärkeää rakentaa itsellesi käytännöllinen ja mukava työnkulku. Automaatio vie paljon painoa olalta. Samalla se auttaa laajentamaan visioasi ja liiketoimintasuunnitelmaasi nykyajan ja kuinka paljon voit tehdä.
Sähköpostin aikatauluttaminen Outlookissa on vähiten moderni ratkaisu, jota voi opettaa. Säästä arvokkaita sekunteja älykkäällä ohjelmistolla, joka auttaa kaikessa, sähköpostin kirjoittamisesta nopeasti tehtävien jakamiseen oikeille ihmisille. Älä pelkää tutkia vaihtoehtojasi.
Tekstilaajennus auttaa kirjoittamaan tavallisia lauseita nopeammin kuin edes. Tässä ovat parhaat tekstinlaajennussovellukset Windowsille.
- Tuottavuus
- Sähköpostivinkit
- Microsoft Outlook
- Tehtävien automaatio
- Sähköpostisovellukset
Electra on MakeUseOfin henkilöstökirjailija. Useiden kirjoittajan harrastusten joukossa digitaalisesta sisällöstä tuli hänen ammatillinen painopiste tekniikan ollessa keskeinen erikoisuus. Hänen ominaisuutensa vaihtelevat sovellus- ja laitteistovihjeistä luoviin oppaisiin ja pidemmälle.
Tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme, jossa on teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja erikoistarjouksia!
Vielä yksi askel !!!
Vahvista sähköpostiosoitteesi juuri lähettämässäsi sähköpostiviestissä.
