Kuinka suunnitella kokouksia ja tehtäviä Calendlyn avulla

Kokousten ajoitus voi olla hankala prosessi. Saatat joutua käyttämään liikaa aikaa ja energiaa edestakaisin viestimään sopivan kokousajan löytämiseksi.

Onneksi intuitiivinen digitaalinen työkalu korvaa tämän tehoton aikataulutusprosessin yksinkertaisella, aikaherkällä menetelmällä. Tätä työkalua kutsutaan Calendly.

Tässä artikkelissa opastamme sinut läpi Calendlyn, miten se toimii ja kuinka hyödyntää sitä parhaalla mahdollisella tavalla.

Kuinka Calendly toimii?

Jos olet perehtynyt tapaamisen aikatauluttamiseen Microsoft Outlookissa, Calendly toimii samalla tavalla. Outlookin lisäksi Calendly toimii myös Google-kalenterin ja Apple iCloud-kalenterin kanssa.

Kun synkronoit henkilökohtaisen ja työkalenterisi, voit luoda tapahtumatyyppejä. Sinulla voi olla esimerkiksi "15 minuutin kokous" ja "30 minuutin kokous" tyyppi.

Sieltä voit lähettää varauslinkin asiakkaille, työtovereille tai ystäville. Nämä ihmiset voivat valita jonkin aiemmin luomastasi tapahtumasta ja valita sitten ajan kanssasi. Älä huoli - heillä ei ole pääsyä kalenterisi tapahtumiin.

Tämä on nopea katsaus Calendlyn toimintaan. Mennään nyt yksityiskohtiin.

Kuinka lisätä kalentereita Calendlyyn

Ennen kuin määrität tapahtumalajeja, varmista, että kalenterit ovat synkronoituja.

Kun olet luonut profiilisi, napsauta Tili profiilikuvasi vieressä Calendlyn verkkosivuston oikeassa yläkulmassa. Valitse avattavasta valikosta Kalenteriyhteydet.

Napsauta vain Kalenterin yhteydet -sivulla + Lisää kalenteritili ja sitten Kytkeä lisättävän kalenterityypin vieressä. Valitettavasti ilmainen suunnitelma antaa sinun synkronoida vain yhden kalenterin.

Varmista, että tarkistat myös kokoonpano-osan. Täällä voit asettaa kalenterit, jotka Calendly tarkistaa, jotta vältetään tapahtumaristiriidat. Myös alla Kokoonpano, voit valita, mistä kalenteristasi uudet tapahtumat näkyvät.

Tapahtumatyyppien luominen Calendlyssä

Tämän avulla voit nyt luoda uudenlaisia ​​tapahtumia, jotka ihmiset voivat varata. Aloita valitsemalla jompikumpi + Uusi tapahtuman tyyppi tai + Luo>Tapahtumatyyppi Calendly-kotisivullasi.

Näet kaksi vaihtoehtoa kokoustyypeille: Yksi kerrallaan ja Ryhmä. Koska useimmat käyttävät todennäköisesti Calendlyä henkilökohtaisiin tapaamisiin, niin käytämme sitä täällä. Valitse Luoda vieressä Yksi kerrallaan.

Seuraavaksi sinun on annettava seuraavat tiedot: nimi, kuvaus, väri ja tapahtuman URL-osoite.

Kun valitset kokouksen sijainnin, voit valita Zoom- tai Google Meet -linkin, puhelun tai pyytää tapahtumaa tiettyyn paikkaan.

Voit lisätä niin monta sijaintivaihtoehtoa kuin tarvitset. Jos valitset puhelun, voit valita, aloitatko sinä vai osallistuja. Kun olet suorittanut nämä vaiheet, napsauta Seuraava.

Tällä sivulla voit ajoittaa odotusten täyttämisen, kuten kuinka kauan etukäteen osallistujat voivat varata paikan, keston kokous, milloin olet käytettävissä, ja mikä tahansa puskuriaika tarvitaan ennen kokousta tai sen jälkeen työmatkalle tai käärimistä varten asiat ylös.

Jos sinun on määritettävä, kuinka monta tätä erityistapahtumatyyppiä voi varata päivässä, voit tehdä sen kohdassa Lisäsäännöt saatavuusosastollesi.

Kun olet valinnut Seuraava uudelleen, varmista, että tapahtumasi on asetettu Päällä, ja olet valmis toimimaan.

Voit muokata muita tapahtuma-asetuksia, kuten kysymyksen, johon kutsutun on vastattava kokousta varattaessa, miten heille ilmoitetaan, mitä näkyy varausvahvistussivulla tai maksutiedot (vain Calendly Pro -ominaisuus) ennen paluuta omalle kotisivu.

Liittyvät: Tapoja tehdä Google-kalenterista Windows-työpöydän kalenteri

Voit jakaa Calendly-linkin kahdella tavalla. Ensimmäinen tapa on jakaa Calendly-URL-osoitteesi, joka näkyy profiilikuvasi ja nimesi alapuolella etusivulla, johon osallistujat voivat varata minkä tahansa tapahtumalajin kanssasi.

Kun he napsauttavat linkkiäsi, se ohjaa osallistujat samankaltaiselle sivulle kuin yllä. Ihmiset voivat valita haluamansa tapahtuman ja käytettävissä olevan ajan.

Toinen vaihtoehto on jakaa linkki vain yhden tyyppiseen tapahtumaan osallistujien kanssa. Voit tehdä tämän joko kopioimalla linkin tai valitsemalla Jaa tietyllä tapahtumalajilla Calendly-kotisivullasi.

Valitusta vaihtoehdosta riippumatta voit kopioida ja liittää Calendly-linkkisi sähköpostiin, tekstiviestiin tai verkkosivustoon ( Jaa vaihtoehto) ja jaa se ihmisten kanssa, jotta he voivat suunnitella tapaamisen kanssasi.

Kuinka varata tapahtuma Calendlyllä

Yllä on, miltä tietty tapahtumatyyppinen sivu näyttää osallistujillesi. Harmaat päivät ovat joko menneisyyttä tai kun et ole käytettävissä.

Henkilö voi nähdä saatavuutesi valitsemalla sinisellä korostetun päivän ja valitsemalla ajan. Kun he ovat vahvistaneet ajan, Calendly kehottaa henkilöä syöttämään tietonsa (nimi, sähköpostiosoite, sijainti jne.).

Tämän jälkeen osallistuja saa sähköpostin, jossa on kalenterikutsu, ja tapahtuma näkyy sekä hänen kalenterissasi että sinun.

Liittyvät: Työkalut Microsoft Outlookin synkronointiin Google-kalenterin kanssa

Calendlyn avulla on helppo ajoittaa kokouksia tehokkaammin. Tarvitaan vain perusprosessin oppiminen.

Calendly on vapaasti käytettävissä, mutta on olemassa vaihtoehtoisia tilausvaihtoehtoja, jotka mahdollistavat useiden tapahtumien tyypin, yhteyden muodostamisen useisiin kalentereihin, vieraiden maksujen käsittelyn ja paljon muuta. Voit tarkistaa Calendyn hinnoittelu täällä.

Pitäisikö sinun käyttää kalenteria?

Joten, ehkä mietit, käytetäänkö Calendlyä. No, jos olet jatkuvasti törmäämässä ajoitettuihin kinkkeihin, niin ehdottomasti. Kun olet asettanut tapahtumalajit paikoilleen, Calendly voi säästää lukemattomia tunteja ärsyttävää edestakaisen aikataulun suunnittelua.

Jos et kuitenkaan sovi tapaamisia usein, Calendly saattaa haitata tuottavuuttasi. Lisäksi Calendly -tapahtumatyyppien asettaminen ei ole aikasi paras käyttö, kun tapaamisia ajoitetaan harvoin.

Silti Calendly on vain yksi digitaalisista aikataulutustyökaluista markkinoilla. Jos Calendly ei vastaa tarpeitasi, voit harkita muita vaihtoehtoja.

6 parasta kokousaikataulutyökalua ja -sovellusta

Aikataulusovellus helpottaa kokousten järjestämistä. Tässä ovat parhaat kokousaikataulut, joiden avulla voit päättää milloin tavata.

Lue seuraava

Kirjailijasta