5 tapaa estää työntekijöitä varastamasta yritystietoja lähtiessään

Kun työntekijä päättää lähteä, monet yritykset voivat tehdä saadakseen heidät pysymään. Vaikka työntekijöiden on normaalia etsiä vihreämpiä laitumia, on tärkeää ymmärtää, että kaikilla työntekijöillä ei ole hyviä aikomuksia, kun on aika lähteä.

Itse asiassa yksi asia, josta on tulossa yhä yleisempi ongelma yrityksille kaikkialla, on varastettujen tietojen erottaminen työntekijöiltä. Jos mietit, miten työntekijöiden tietovarkaudet voidaan estää, tässä on otettava huomioon muutama asia.

1. Korosta suostumus valvonta- ja tietosuojakäytäntöihin

Yritystietojesi suojaaminen on käytäntö, jonka pitäisi olla läsnä kaikissa työntekijän elinkaaren vaiheissa. Kaikki tarvittavat käytännöt yrityksen suojelemiseksi tulisi kuitenkin aina perustua suostumukseen.

Ennen kuin aloitat työn yrityksen kanssa, työntekijöiden tulisi jo ymmärtää, mitä odotuksia datalle tulee. Heidän on myös ymmärrettävä valvonnan määrä, johon he suostuvat suojellakseen sitä.

Liittyvät: Kuinka suojata henkilötiedot työnantajilta

Suostumuksella yritykset voivat toteuttaa sekä ennalta ehkäiseviä että ennakoivia toimenpiteitä tietorikkomusten tunnistamiseksi.

Yritysten tulisi myös kannustaa tiimejä ilmoittamaan kyseenalaisesta käyttäytymisestä ja antamaan keinot tee niin turvallisesti ja nimettömästi, varsinkin kun on kyse joukkueista, joiden tiedot voivat vaikuttaa kokonaisuuteen yhtiö.

2. Perustaa institutionaalinen tiedonhallinta

Myynnin kaltaisissa rooleissa monet yritykset kamppailevat suhteiden menettämisestä, kun myyjä lähtee. Monet myyjät yrittävät tuoda tilinsä mukanaan uusiin yrityksiin, mikä tekee yrityksesi suhteeseen sijoittamastasi arvosta hukkaan.

Lisäksi strategioiden varastamisella kokousten suunnittelulla on useita vaikutuksia yrityksiin.

Tämä voi paitsi aiheuttaa tulojen menetyksiä, myös se voi heikentää joukkueen moraalia. Kampanjassa rajat ylittävät tiimit työskentelevät usein yhdessä ottamalla yhteyttä asiakkaisiin, rakentamalla kenttiä, hallinnoimalla suhteita ja sulkemalla myynnin. Joten kun yritys menettää asiakkaita kilpailijoille tietorikkomusten vuoksi, se on pettymys monille ihmisille.

Liittyvät: Rakenna parempia asiakassuhteita Keapin kanssa

Suojaa yritystäsi menettämästä arvokasta asiakasverkostoa. Yhtälössä on kaksi osaa - järjestelmän luominen institutionaalisten tietojen tallentamiseksi ja asiakassuhteen hajauttaminen automaation kautta.

Jos huomaat, että tiimisi ovat liian hukkua lisäämään uutta vaihetta työnkulkuunsa, voit ulkoistaa osan tiedonhallinnasta myynnin mahdollistaville ohjelmistoille tai asiantuntijoille. Jo nyt on saatavana erilaisia ​​työkaluja, jotka seuraavat suhteita ja automatisoivat osia myyntiputkesta.

3. Korota tunkeutumisen havaitsemisjärjestelmiä

Ennen kuin työntekijä eroaa, saattaa ilmetä muutama ilmaisin.

Ensinnäkin voi olla, että työntekijät ovat LinkedInissä useammin tai selaavat muiden yritysten uraportaaleja. Toiseksi he voivat käyttää yrityksen Wi-Fi-yhteyttä lähettääkseen työhakemuksia sähköpostitse.

Jos epäilet, että tietyt yritykset yrittävät piratisoida kykyjäsi varastamaan tietosi, aseta ilmoitus mahdollisesta kirjeenvaihdosta näiden yritysten kanssa. Vaikka näiden spekulatiivisten yritysten jälkeen ei tarvitsisi tehdä välittömiä toimia, tietoturvaryhmien tulisi tehostaa vaarassa olevien työntekijöiden valvontaa.

Olipa kyseessä kyseenalaisen tiedostokoon lataaminen, PDF-tiedostojen lähettäminen salattujen viestialustojen kautta tai lähettäminen epätavallisen suuret sähköpostit henkilökohtaisille tileille, on paljon tapoja havaita tietovarkaus ja yritysten vakoilu ennakoivasti.

4. Suorita poistumishaastattelut

Poistohaastattelut ovat hieno tapa tarkistaa, onko lähteville työntekijöille ja jopa jäljelle jääneille punaisia ​​lippuja. Välilehtien pitäminen siitä, minne työntekijä on menossa seuraavaksi, auttaa kartoittamaan mahdollisen tarkoituksen varastettujen tietojen tapauksessa.

Esimerkiksi työntekijät, jotka lähtevät työskentelemään samanlaisessa roolissa olevan kilpailijan palveluksessa, ovat todennäköisemmin vaarassa kuin ne, jotka työskentelevät etuyhteydettömällä alalla eri tehtävissä. Jos työntekijän uskotaan olevan suuri riski, häntä tulisi seurata heidän muutaman jäljellä olevan työviikon ja jopa viikkojen jälkeen.

Myöskään näiden pitkäaikaisten työntekijöiden kohdalla monet eivät muista sopimussuhteita eroamisensa jälkeen. Nämä merkitykselliset sopimukset sisältävät luottamuksellisuussopimukset, kilpailulausekkeet ja muut tietoihin liittyvät ehdot.

Muistuta työntekijöille poistumishaastattelun aikana erityisehdoista, joita he ovat edelleen laillisesti sidottuja, vaikka he eivät enää tekisikään kanssasi.

Tähän tulisi sisältyä yrityksen omistaman tiedon tahallinen jakelu sekä yritykselle kuuluvien tietojen paljastamisen, poistamisen tai palauttamisen laiminlyönti. Tämä on hieno tapa estää niitä, joilla on mahdollinen aikomus varastaa tietoja, ja se on muistutus kaikille, jotka ovat yksinkertaisesti unohtaneet työsuhteen ehdot.

5. Uloskirjautumisen menettelyt

Poistumishaastattelujen jälkeen seuraava on tietojen suojaaminen lennon aikana. Lukuun ottamatta ilmeistä pyyntöä palauttaa yrityksen laitteet ja peruuttamalla kaikki järjestelmänvalvojan oikeudet, tietoturvaryhmien tulisi myös tehdä rutiinihaastattelu tietojen tallennusmenetelmistä.

Eroamisen jälkeisissä haastatteluissa tulisi olla kysymyksiä heidän henkilötietojensa turvallisuuskäytännöistä. Esimerkiksi työskentelemällä julkisella Wi-Fi-yhteydellä työskennellessäni yritystiedostojen kanssa, kysyen, onko heillä vielä jäljellä paperiversioita tiedoista kotona vai ovatko he lainanneet laitteitaan ystäville tai perheenjäsenille.

Vaikka ei ole hyvä olettaa, että jokainen lähtevä työntekijä aikoo varastaa tietosi, on turvallista olettaa, että monet suhtautuvat siihen löyhästi. Vaikka nämä toimet ovat tahattomia, ne voidaan silti katsoa lähtevän työntekijän syyksi ja vaarantaa yrityksesi tiedot tarpeettomasti.

Estä tietojen rikkomukset poistuvien työntekijöiden kanssa

Hyvien turvallisuuskäytäntöjen opettaminen on investointi, joka kannattaa tehdä jokaiselle yritykselle. Vaikka työntekijä olisi kanssasi vain muutaman kuukauden, tiedonhallintapolitiikat ja -menettelyt voivat estää monia mahdollisia ongelmia tuona aikana.

Vaikka on mahdotonta tietää alusta alkaen, mitkä työntekijät ovat luotettavia, on paljon parempi välttää uhkapelejä. Huolimatta siitä, että kilpailijat eivät houkuttele yrityksiä tai aikovat varastaa yritystietoja, on silti tapoja mennä pieleen. Jotkut irtisanoutuvat työntekijät voivat olla vain laiskoja ja aiheuttaa tietorikkomuksia.

Yritysdatan suojaaminen on jatkamisen arvoinen yritys, olipa kyseessä ilkeä tahallisuus tai puhdas tietämättömyys. Työntekijöillä on kaikki oikeudet siirtyä uusiin yrityksiin ja paremmin sopiviin rooleihin. Yritystietojesi ei kuitenkaan tarvitse mennä niiden mukana.

Oman laitteen käyttäminen työhön? Näin suojaat liike- ja yksityiset tiedot

Näin voit luoda vahvoja Brod Your Own Device (BYOD) -käytäntöjä töissä tietojen suojaamiseksi.

Lue seuraava

Kirjailijasta