Yhteistyöpostilaatikon luominen G Suitessa

Kun tiimisi on hallinnoitava samoja saapuvia sähköposteja, voit lisätä G Suiten Yhteistyöpostilaatikkoon useita käyttäjiä samalle tilille. Toiminnon avulla useat tiimin jäsenet voivat ylläpitää samaa postilaatikkoa samanaikaisesti.

Näin voit luoda oman yhteistyöpostilaatikkosi, käyttää kaikkia ominaisuuksia, määrittää tiimin jäseniä ja myöntää kaikki käyttöoikeudet G Suite -tililtäsi.

Mikä on yhteistyöpostilaatikko G Suitessa

G Suiten yhteistyöpostilaatikko antaa ihmisryhmälle mahdollisuuden käyttää, ylläpitää ja hallita samaa sähköpostilaatikkoa. Tästä voi olla hyötyä yrityksille ja organisaatioille, jotka tarvitsevat koko markkinointi- tai myyntitiiminsä vastaamaan vastaaviin sähköposteihin.

Se on hieno tapa lisätä tuottavuutta kannustamalla verkkoon tiimityöskentely Google-työkalujen avulla luoda tehokas työnkulku.

Esimerkiksi, jos myyntiedustajat saavat jatkuvasti sähköposteja mahdollisista kumppanuuksista, voit määrittää kaikki seuraamaan samaa postilaatikkoa. Kuka tahansa voi vastata ja hallita saapuvia sähköposteja.

Voit myös perustaa Yhteistyö-postilaatikon, jos työskentelet koulussa, joka vastaanottaa vanhempien sähköposteja, jotta kuka tahansa opettaja voi vastata näihin sähköposteihin. Jokainen jäsen, jolla on oikeat käyttöoikeudet, voi vaatia itselleen sähköpostia tai osoittaa sen toiselle ryhmän jäsenelle.

Google Workplace ei ole ainoa yhteistyötyökalu yhdistettäväksi Gmailiin, mutta se on tehokkain, jos sinulla on jo G Suite.

Tämän työkalun avulla voit merkitä tietyt sähköpostit, mikä auttaa järjestämään postilaatikkosi ja helpottaa vanhempien sähköpostien hakua. Jos myyt tuotteita, kaikkien sähköpostien merkitseminen kyseisillä tuotteilla auttaa muita löytämään ne.

Ennen kuin voit saada yhteistyöpostilaatikon, sinun on määritettävä Google-ryhmä ja lisättävä jäseniä.

Kuinka luoda Google-ryhmä ja lisätä jäseniä

Yhteistyöpostilaatikkosi hallitsemiseksi ja käyttämiseksi sinun on ensin luotava ryhmä. Tämän avulla voit alkaa lisätä jäseniä Yhteistyö-postilaatikkoosi.

1. Kirjaudu sisään Google-ryhmät.
2. Klikkaus Luo ryhmä.
3. Tulla sisään tiedot ja valitse asetukset.
4. Klikkaus Luo ryhmä.

Kun olet määrittänyt ryhmän, voit alkaa kutsua ihmisiä ryhmään sähköpostitse, lisäämällä heidät suoraan ryhmääsi tai hyväksymällä hakeneet ihmiset.

Kutsu lähetetään sähköpostitse suoraan vastaanottajien postilaatikkoon vahvistamaan, että he haluavat liittyä ryhmään. Jäsenen lisääminen suoraan ryhmään edellyttää hänen sähköpostiosoitettaan. Se lisää jäsenen lähettämisen jälkeen.

Luomalla ryhmän ja lisäämällä jäseniä sinulla voi olla täysin toimiva Yhteistyö-postilaatikko. Ainoa asia, joka pidättelee sinua, on tarve kytkeä ominaisuus päälle.

Yhteistyöominaisuuksien ottaminen käyttöön

Jos haluat luoda yhteistyöpostilaatikon nykyisille jäsenillesi, sinun on ensin otettava käyttöön yhteistyöominaisuudet. Mutta ennen kuin noudatat alla olevia ohjeita, varmista, että olet ottanut keskusteluhistorian käyttöön Google-ryhmissä.

1. Kirjaudu sisään Google-ryhmät.
2. Klikkaa ryhmän nimi.
3. Klikkaus Ryhmäasetukset.
4. Alla Ota käyttöön Google-ryhmän lisäominaisuudet > Valitse Yhteistyön postilaatikko.

Kun kaikki yhteistyöominaisuudet on määritetty, sinun on annettava jokaiselle jäsenelle käyttöoikeudet, jotta he voivat helpottaa tilin hallintaa.

Kuinka määrittää käyttöoikeuksia postilaatikon yhteistyöjäsenille

Määrittämällä käyttöoikeudet ryhmän jäsenille annat tiimillesi mahdollisuuden käydä keskusteluja, määrittää keskustelut, merkitse keskustelut valmiiksi, merkitse keskustelut kaksoiskappaleiksi ja merkitse keskustelut toimimatta tarvittu.

Voit määrittää ryhmälle erilaisia ​​käyttöoikeuksia oletusryhmäroolien (omistajat, ylläpitäjät, jäsenet), organisaation kaikkien, verkon kaikkien tai mukautettujen luomien roolien mukaan.

1. Kirjaudu sisään Google-ryhmät.
2. Napsauta ryhmän nimeä.
3. Klikkaus Ryhmäasetukset.
4. Napsauta vaihtaa kohtaan Kiihottua käyttöoikeudet.
5. Siirrä liukusäädintä ja valitse, mitkä käyttäjät saavat käyttöoikeudet.

Voit myös luoda käyttöoikeuksissasi poissulkemisia sulkeaksesi tietyt jäsenet käyttöoikeusasetuksiisi.

G Suite -yhteistyöpostilaatikon hallinta

Yhteistyön Saapuneet-kansion avulla voit määrittää eri jäseniä ryhmään ja antaa heille erityiset käyttöoikeudet, jotta he voivat hallita sähköpostia tehokkaasti.

Jokaisella ryhmän jäsenellä on pääsy koko postilaatikkoon ja hän voi määrittää erilaisia ​​keskusteluja eri jäsenille. Nyt kun tiimisi on luotu, sinun on harkittava kaikkien tilien pitämistä turvassa.

Google lisää G Suiteen uusia suojausominaisuuksia

Tässä G Suite -päivityksessä on kaikkea Gmailin BIMI-standardin tuesta chatin uusiin turvaominaisuuksiin.

Lue seuraava

Kirjailijasta