Kuinka luoda ammattimaisia ​​Excel-laskentataulukoita

Microsoft Excel on loistava yleiskäyttöinen taulukkolaskentaohjelma. Ottaen huomioon, kuinka helppoa sitä on käyttää, virheitä esiintyy varmasti monimutkaisempien laskentataulukoiden luomisessa.

Joitakin yleisimpiä virheitä ovat monimutkaiset suhteet, piilotetut tiedot, käsittämättömät laskelmat tai yksinkertaiset virheet. Jotta voit luoda ja ylläpitää jatkuvasti hyviä Microsoft Excel -tiedostoja, sinun on aina pidettävä mielessä muutama asia.

Kuinka valmistaa hyvä laskentataulukko?

Ensinnäkin sinun on valittava organisaatiostandardi ennen kuin aloitat laskentataulukon kehittämisen. Jos työskentelet ammattimaisessa ympäristössä, tämä organisaatiostandardi asettaa vaiheen kaikille käyttäjille, jotka käyttävät / työskentelevät laskentataulukossasi.

Jaettu standardi parantaa viestintääsi tiimin kanssa ja säästää kehitysaikaa.

Siitä huolimatta on erittäin tärkeää luoda laskentataulukko tulevaisuutta ajatellen. Sinun on oltava valmistautunut, koska kohtaat varmasti tapauksia, joista et tiennyt aloittaessasi laskentataulukon määrittämistä.

Pitämällä tulevia muutoksia mielessä, voit tehdä laskentataulukostasi kestävämmän. Tämä puolestaan ​​tarkoittaa, että vietät vähemmän aikaa korvaavan laskentataulukon luomiseen.

Liittyvät: Kuinka työskennellä laskentataulukoiden välilehtien kanssa Microsoft Excelissä

Hyödynnä useita laskentataulukoita

Saatat olla yllättynyt, kun tiedät kuinka moni ammattilainen tekee tämän virheen! Microsoft Excel tarjoaa useita laskentataulukoita, ja on tärkeää, että opit käyttämään niitä. Aloita asettamalla erityyppisiä tietoja erilaisiin laskentataulukoihin.

Voit esimerkiksi käyttää perustietoja parilla ensimmäisellä laskentataulukolla; seuraavia laskentataulukoita voidaan käyttää laskelmiin, kun taas viimeistä taulukkoa käytetään usein tuloksiin ja kaavioihin.

Tietysti tämä vaihtelee myös tekemäsi työn tyypin ja mukavimman mukaan. Muista, että useiden taulukoiden käyttö laskentataulukkoa kohden voi aiheuttaa paljon ongelmia, kun yrität lajitella niitä, lisätä tai muotoilla soluja.

Kun työskentelet tiimin kanssa, useiden laskentataulukoiden omistaminen työn eri osille helpottaa kaikkien ymmärtämistä, mitä tapahtuu.

Tietovirtojen järjestäminen

Tietojen tulisi kulkea vasemmasta yläkulmasta oikeaan alakulmaan, ja sinun tulisi järjestää laskentataulukot noudattamaan tätä rakennetta. Aikajanan tulee olla yhdenmukainen kaikissa laskentataulukoissasi, koska se helpottaa kaikkien ymmärtämistä laskentataulukon toiminnasta.

Kun hoidat tietovirtaa, vältä ristikkäismalleja, koska ne pyrkivät viemään lukijoita. Tässä huomautuksessa kannattaa myös välttää kaikenlaisia ​​kiertoviittauksia.

Sarakkeiden ja rivien merkitseminen

Vaikka yksinkertaisen laskentataulukon käyttäminen ilman tunnisteita ei välttämättä ole sinulle (laskentataulukon luojana) hämmentävää, muut käyttäjät saattavat pitää sitä melko ongelmallisena.

Siksi on tärkeää, että alat merkitä sarakkeet ja rivit yksinkertaisilla nimillä. Varmista, että käytät jatkuvasti samoja nimiä samantyyppisille tiedoille.

Mitä vältetään kaavoja kirjoitettaessa?

Jos Excel-laskentataulukossasi on paljon kaavoja, voit tehdä pari asiaa, jotta se näyttää paljon ammattimaisemmalta. Ensinnäkin, vältä toistamattomia laskelmia ja laske kaavat vain kerran.

Jos kopioit kaavan, lisääntyy virheiden mahdollisuus. Puhumattakaan siitä, että jos muutat yhtä kaavaa, aiemmin tekemääsi kopiota ei muuteta. Tämä voi johtaa paljon sekaviin virheisiin.

Jos sinun on käytettävä täsmälleen samaa kaavaa uudelleen, on parempi viitata takaisin ensimmäiseen tapaukseen, jossa sinun oli käytettävä kaavaa.

Lisäksi sinun tulee aina välttää kiinteiden numeroiden käyttöä kaavoissa. Sen sijaan, mitä sinun tulisi käyttää kiinteisiin arvoihin, on erilliset syöttösolut ja käyttää viitteitä tähän soluun, kun käytät sitä laskelmissa.

Muita asioita, joita sinun tulisi välttää, kun teet laskentataulukoita

Yksi tärkeimmistä vältettävistä asioista Microsoft Exceliä käytettäessä on vaihtoehto Yhdistää soluja. Tämä on harvoin hyvä idea, ja useimmiten sitä käytetään vain estetiikan parantamiseen. Yhdistämällä taulukon solut, sinulla on suurempi todennäköisyys kokea ongelmia viitteiden ja laskelmien kanssa.

Yksi suurimmista riskeistä on, jos viittaat yhdistettyyn soluun. Kun viitataan yhdistettyyn soluun, kaikki solut ovat osa laskelmiasi, kun taas vain yksi niistä on oikea.

Toinen asia, jota sinun tulisi välttää, on tietojen, kuten rivien, sarakkeiden ja jopa laskentataulukoiden piilottaminen. Tämä vain lisää muiden käyttäjien mahdollisuuksia menettää jotain tärkeää, kun he työskentelevät laskentataulukon kanssa.

Tallenna estetiikka loppuun asti

Excelin tyylivaihtoehdot ovat kattavat, joten voit säätää soluarvoja mieltymyksesi kanssa monin tavoin. Voit valita erilaisia ​​reunuksia, värejä, teemoja ja muita ominaisuuksia.

Ei ole mitään vikaa siinä, että haluamme tietyn taulukkolaskennan, mutta yleensä tämä abstraktio tiedot katsojalle.

Jos aiot muotoilla laskentataulukkoasi, yritä pitää se yhtenäisenä koko asiakirjassa. Yhtenäinen ja yksinkertainen muotoilutapa auttaa lukijoita ymmärtämään laskentataulukkoasi paljon helpommin!

Lisäksi on tärkeää luoda selite ja selventää lähteesi selvästi. Voit oppia luomaan kaavion selitteen oikein Excelissä virallisella Microsoft verkkosivusto.

Liittyvät: Kuinka lisätä kipinöintiä Excelissä

Opi tekemään Excel-dokumenttisi näyttävä ammattimaiselta

Tasaisen hyvien Excel-tiedostojen luominen ja ylläpitäminen ei ole niin vaikeaa, jos tiedät perusvinkit. Ei ole mitään vikaa, että haluat muotoilla Excel-dokumenttisi, mutta yritä jättää muotoilu / estetiikka loppuun.

Ensinnäkin sinun on luotava selkeä ja tiivis laskentataulukko alusta loppuun. Tämän jälkeen voit lisätä hienosäätöä Excel-asiakirjaasi, mutta yritä pitää se yksinkertaisena ja yhtenäisenä kaikissa laskentataulukoissa!

Pyöreiden viitteiden löytäminen ja poistaminen Excelissä

Tässä on, mitä sinun on tiedettävä Microsoft Excelin pyöreistä viitteistä ja siitä, miten käsitellä niitä, kun ne näkyvät.

Lue seuraava

Kirjailijasta