Kuinka tehokkaasti etsiä tiedostoja ja kansioita Google-sovelluksista

Google yrittää auttaa käyttäjiä olemaan tuottavia, ja yksi ominaisuus, johon sinun on kiinnitettävä riittävästi huomiota, on hakutoiminto. Etsimättä räikeästi Gmail- tai Google Workspace -palvelusta etsiminen mistään vastineesta voi olla erittäin turhauttavaa.

Jotkut Google-työtilan ominaisuudet, kuten Google Cloud Search, operaattorit ja tarkennetut hakuvaihtoehdot, voivat auttaa yrityksiä, pienyrityksiä, freelancereita ja jopa suurta yleisöä poistumaan tästä haku-rut. Katsotaanpa tarkemmin näitä ominaisuuksia ja vinkkejä.

Käytä tarkennettuja hakutoimintoja Google Cloud Searchilla

Pilvihaku on tarkoitettu pääasiassa suurille ja pienille yrityksille. Aiemmin voit ladata lisäosia Gmail Labsista, joiden avulla voit tehdä hakuja samanaikaisesti eri alustoilla, kuten Google Docs ja Gmail. Gmail Labs ei kuitenkaan enää ole.

Google Cloud Searchin avulla voit hakea kyselyäsi kaikilla alustoilla (Google Docs, Sheets, Gmail jne.) Samanaikaisesti.

Ilmainen kokeiluversio on mahdollinen, ja Cloud Search on saatavana Google Workspacessa tai maksettuna erillisenä ominaisuutena. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen organisaatioille, jotka työskentelevät etänä - ihmiset pääsevät tiedostoihin ja sähköposteihin samalla hakupalkilla kuin vaihtavat välilehtiä.

Voit myös integroida Cloud Search -työkalurivin Google-sivustot. Tällä tavalla sinulla voi olla oma verkkosivusto organisaation sisällön hakemiseen.

Google Drive -suodattimet ja tarkennettu haku

Google Drive on toinen yhden luukun ratkaisu asiakirjojen tai median löytämiseen. Google Driven hakupalkki on samanlainen kuin Google-dokumenttien ja -taulukoiden hakukenttä.

Tämä tarkoittaa, että täällä käytetyt hakuoperaattorit toimivat myös Google Docsissa tai Sheetsissä.

1. Suodattimien käyttö

Suodata haku Google Drivessa napsauttamalla pudotusvalikko hakupalkin oikealla puolella, ja hakuikkuna avautuu.

• Käyttämällä Tyyppi Vaihtoehto, voit suodattaa PDF-tiedostoja, kansioita, asiakirjoja, videoita, ääniä ja niin edelleen.
• Omistaja Vaihtoehtoa käytetään etsimään tiedostoa, kun tiedät sen omistajan sähköpostiosoitteen.
• Sijainti käytetään, kun haluat määrittää tiedoston kansion. (Esimerkiksi: 'Alusta', 'Tähdellä merkitty' tai mikä tahansa muu kansio.)
• Sisään Muutettu päivämäärä, voit antaa tiedoston viimeisimmän muokkauspäivämäärän.
• Tuotteen nimi etsii nimenomaan tiedoston otsikkoa.
• Sisältää sanat etsii tiedostoa tietyillä avainsanoilla.
• Sisään Jaettu, kirjoita jaetun vastaanottajan sähköpostiosoite.

Klikkaa Hae -painiketta käyttöliittymän alaosassa, jos hyväksyt suodattimet, tai napsauta Nollaa -painiketta asetusten poistamiseksi tai palauttamiseksi.

2. Tarkennettu Haku

Käytä näitä operaattorit etsimään tietylle tiedostolle, sanalle, videolle ja äänelle.

• Lainausmerkit: Käytä niitä etsiessäsi tarkkaa ilmausta. (Esim. "Tehtävä 18")
• Miinusmerkki: Käytä tätä sulkeaksesi tietyn sanan hakutermistä. (Esim. Jos haluat hakea "Tehtävä", mutta et "Tehtävä suoritettu", kirjoita yksinkertaisesti "Tehtävä suoritettu").
• omistaja: Etsi tietyn omistajan tiedostot. (Esim. Omistaja: [email protected])
• luoja: Etsi sisällöntuottajan tiedostot. (Esim. Luoja: [email protected])
• vastaanottajalle: Etsi tiedostot vastaanottajan nimen mukaan. (Esimerkiksi: osoitteeseen: [email protected])
• alkaen: Etsi jonkun lähettämät tiedostot. (Esim.: lähettäjä: [email protected])
• on: tähdellä merkitty: Etsi tähdellä merkitsemäsi kohteet.
• on: binned: Etsi kohteita 'Bin' -kansiosta.
• tyyppi: Etsi asiakirjoja niiden tyypin mukaan. (Esim. Tyyppi: laskentataulukko, tyyppi: asiakirja, tyyppi: dia)
• ennen ja jälkeen: Etsi viimeksi muokatut kohteet. (Esim. Ennen: 04-05-2021)
• otsikko: Hae kohteita otsikon mukaan. (Esim. Nimi: olympialaiset)

Liittyvät: Asiat, joita et tiennyt, että Google-dokumentit voisivat tehdä

Google-haku on edelleen päällä ...

Tarkennetut hakuominaisuudet ja operaattorit helpottavat tiedostojen löytämistä ja säästävät aikaa, mutta me ovat edelleen kaukana yksittäisen työkalun löytämisestä, joka voi tehdä hakuja kaikista Google-sovelluksista rikkomatta pankki.

5 Gmail-hakutemppua, jotka jokaisen tehokäyttäjän tulisi tietää

Tässä on hyödyllisiä hakutemppuja, jotka jokaisen Gmail-tehokäyttäjän tulisi tietää.

Lue seuraava

Kirjailijasta