7 uutta Google-työtilan ominaisuutta, jotka helpottavat työskentelemistä kotona

Kuluneen vuoden aikana on tullut esiin monia työkaluja, jotka mahdollistavat saumattoman etäyhteistyön, mutta Google Workspace erottuu.

Se johtuu erityisominaisuuksista, jotka lisätään tähän päivitykseen G-Suitesta, joka on alkuperäinen Google-sovelluskokoelma. Vain muutamalla muutoksella nämä työkalut mahdollistavat reaaliaikaisen yhteistyön tuottavuutta parantavalla tavalla.

Vaikka työn kotona -rakenteella on haittapuolensa, Google-työtila on suunniteltu auttamaan. Googlen G-suite oli loistava, mutta Workplace on erityisen jännittävä käyttää, koska se helpottaa työn käsittelyä. Tässä on seitsemän syytä:

1. Yhtenäinen käyttöliittymä

Jos olet käyttänyt G-Suitea, tiedät sovellusten välillä vaihtamisen vaikeudesta. Ennen päivitystä Gmail, Meet, Kalenteri ja Drive olivat erilliset, ja koska työskentely vaatii useamman kuin yhden näistä työkaluista, sovellusten vaihtaminen oli hieman hankalaa.

Mukaan tutkimuksen Pega, keskimääräinen työntekijä vaihtaa 35 eri sovelluksen välillä jopa 1100 kertaa päivässä, mikä voi johtaa häiriötekijöihin, ajan menetykseen ja heikentyneeseen tuottavuuteen.

Google Workplace yksinkertaistaa tätä prosessia tarjoamalla kaiken tarvitsemasi yhdessä paikassa, valmiina käytettäväksi missä tahansa. Sinun ei tarvitse vaihtaa välilehtiä, jos haluat tarkastella sähköpostiin liitettyä asiakirjaa, tai napauta kalenteriasi päästäksesi kaikkiin kalenterikokouksiin. Kaikki on käden ulottuvilla.

2. Helpompaa yhteistyötä

Voi olla vaikeaa työskennellä etäältä eri aikavyöhykkeiden ja sijaintien välillä, koska se voi luoda synergian puutetta, mikä vaikeuttaa yhteistyötä ja tuottavuutta.

Uusien ominaisuuksien, kuten Chat, Rooms, Jamboard ja Meet, avulla voit nyt vaihtaa sähköpostien välillä löytääksesi pikaviestinnän. Voit jopa soittaa video- ja äänipuheluita. Yhteistyö on nyt helpompaa!

Chat-ominaisuus sisältäisi myös toiminnon, joka auttaa luomaan asiakirjoja suoraan, jotta kuka tahansa chat-huoneesta voi tehdä yhteistyötä ja työskennellä asiakirjojen kanssa yhdessä.

Jaetut linkit ja tiedostot tallennetaan myös helppoa käyttöä varten, ja eri huoneet tehostavat viestintää eri tarkoituksiin. Tällä tavoin jokainen projektien parissa työskentelevä voi olla silmukassa viimeaikaisesta kehityksestä tai tehtävistä.

Lopuksi, Google on ilmoittanut käyttöönoton "Google Workspace Frontline" etulinjan työntekijöille. Järjestelmänvalvojille näyttää olevan suoraviivaisempi tapa perustaa Google-työtila vähittäiskaupan tai kenttätyöntekijöille.

Yksi kaikkein lannistavimmista näkökohdista työ-kotona -rakenteessa on sotkuinen työaika. Joissakin organisaatioissa joustavat työajat alkavat tarkoittaa ympärivuorokautista saatavuutta. Ja tämä ei ole helppoa; Erilaisten henkilökohtaisten vastuiden ja työn tasapainottaminen on tullut entistä vaikeammaksi.

Google-kalenterin ominaisuuksien päivitys merkitsisi enemmän sekä työntekijöille että esimiehille. Aikatiedot ovat nyt käytettävissä, jotta voit seurata todellisiin tehtäviin ja kokouksiin käytettyjä tunteja. Ei hätää, nämä oivallukset ovat vain sinulle, ei työnantajillesi.

Voit myös määrittää työajan ja sijainnin, jotta työnantajasi pysyy tietoisena saatavuudesta ja aikavyöhykkeestä. Google-kalenteri nyt jakaa saatavuutesi tila ja auttaa osoittamaan, että olet poissa toimistosta.

Toimiston ulkopuolisten ja työaikojen asettamisen lisäksi käyttäjät voivat luoda uuden tapahtumatyypin nimeltä Focus Time. Kun määrität kohdeajan lohkon, Google sanoo, että se rajoittaa ilmoituksia näiden tapahtumaikkunoiden aikana.

4. Google Assistant

Aikaisemmin Google Assistant oli käytettävissä vain henkilökohtaisilla Gmail-tileillä, mutta ei enää. Voit nyt käyttää äänikehotuksia työtoimintoihin, kuten kysyä Googlelta, mitä kalenterissasi on seuraavaksi, tai lähettää viestin jollekulle.

Tekoälyn avulla voit myös pysyä ajan tasalla tehtävistä helpottamalla yksinkertaistamista ja muistuttamalla sinua vastaamaan chat-viesteihin ja sähköposteihin. Ääni-avustaja voi jopa toimia muistutuksena ja auttaa sinua asettamaan työjärjestyksesi.

Liittyvät: Mikä on Google Assistant? Kuinka käyttää sitä täyteen potentiaaliin

5. Kolmannen osapuolen sovellusten integraatiot ja suojausominaisuudet

Suosikkilaajennuksillasi ja kolmannen osapuolen integraatioilla on edelleen paikka Workspacessa. Voit käyttää Trellon, DocuSignin ja Salesforcen sovelluksia Gmailista, Chatista ja Huoneista toimia ja pysyä ajan tasalla päivityksistä.

Suojaus on myös päivitetty siten, että arkaluontoiset tiedot eivät vaarannu. Edistyneen tietojenkalastelusuojauksen avulla voit olla varma, että sähköpostiisi tai chattiin lähetetty haitallinen sisältö ja linkit merkitään. Google Meet sisältää myös päivityksen turvalukkoihin ja koputussäätöihin, jotta kokouksia ei hakkeroida.

Liittyvät: Käytä Creative Cloud -kirjastojasi Google-työtilassa

6. Jaetun näytön ominaisuus

Uusi Google Workspace lupaa vielä yhden jännittävän ominaisuuden, jonka avulla voit taistella kahden näytön välillä käyttäessäsi laitettasi kokoukseen.

Yhden näytön avulla voit nähdä kokouksen osallistujat, kun taas toinen on jätetty lisätoimintoihin, joita saatat tarvita kokousten aikana.

Tämä tarkoittaisi, että voit käyttää muita älykkäitä toimintoja tarvitsematta lopettaa videon toistoa. Tämä ominaisuus on tällä hetkellä käytettävissä työpöydällä, mutta se otetaan käyttöön myöhemmin mobiililaitteella.

7. Live-kuvatekstit kokousten aikana

Pixel-käyttäjien live-tekstitykset alkavat ottaa käyttöön Workspace-kokouksissa. Käsiteltäviä kieliä ovat englanti, ranska, saksa, espanja ja portugali.

Lopuksi, sinun ei tarvitse vaivautua ymmärtämään keskustelua, koska voit helposti päästä kiinni kielestäsi riippumatta. Tämä ominaisuus on kattava paitsi ihmisille, joiden äidinkieli ei ole englanti, mutta myös sanattomille tai kuulovammaisille.

Mitä Google-työtila tarjoaa

Googlen pyrkimys "Collaboration Equity" -ohjelmaan on johtanut useiden toimistotyökalujen käyttöönottoon, jotka tekevät yhteistyöstä ja tiimityöstä yhtä saumatonta kuin paikan päällä olevassa työympäristössä.

Tämä uusi dynaamisuus ulottuu pandemian jälkeisiin aikoihin, ja voit odottaa, että siellä on sekoitus tätä uutta etätyön vauhtia, joustavia työaikoja ja "vanhaa normaalia".

Hyödynnä näitä ominaisuuksia tänään. Ilmainen suunnitelma on kaikkien käyttäjien käytettävissä, mutta monimutkaisempia tarpeita käyttävät yritykset voivat käyttää maksettuja vaihtoehtoja, ja kuukausittaiset suunnitelmat vaihtelevat 6 dollarista 13 dollariin ja 18 dollariin.

Mitä uutta G Suitessa on? 5 päivitystä, joita kannattaa varoa

Tässä ovat viimeisimmät uutiset Google Workspacesta, jotka voivat tehdä etätyöstä tuottavamman.

Lue seuraava

Kirjailijasta