Tehtäväluetteloiden valmistelu Eisenhower Matrix -matriisin avulla

Voit parantaa tuottavuuttasi aikatauluttamalla tehtävät oikein ja minimoimalla häiriötekijät. Mutta miten tehtävät priorisoidaan? Kun laitat kaiken tehtäväluetteloon, varmistat, että teet tärkeimmät tehtävät ensin ja sitten toissijaiset tehtävät.

Kun sinulla on luettelo kaikista tehtävistäsi, viettää aikaa niiden järjestämiseen ja priorisointiin varmistaaksesi, että teet oikeita asioita oikeaan aikaan. Tässä artikkelissa opit priorisoimaan tehtävät sen mukaan, kuinka paljon huomiota he tarvitsevat ja kuinka voit käyttää Eisenhower-periaatetta niiden suorittamiseen oikein.

Eri tyyppiset huomiot

Ennen tehtävien priorisointia, ymmärretään jokaisen tehtävän tarvitsemat erityyppiset huomiot.

1. Ennakoiva huomio: Se on sellainen huomio, joka on keskitettävä ja ylläpidettävä vaikeimpien tai monimutkaisimpien tehtävien suorittamiseksi. Opinnäytetyön kirjoittaminen, projektiehdotussähköpostien lähettäminen, akateemisen ongelman ratkaiseminen, youtube-videon luominen ovat tehtäviä, jotka vaativat eniten keskittymistä. Näiden tehtävien suorittamiseksi sinun on kiinnitettävä ennakoivaa huomiota.

2. Aktiivinen huomio: Aktiivinen huomio tarkoittaa huolellista huomiota, jota tarvitaan päivittäisten toistuvien, kohtuullisen tason tehtävien hoitamiseen. Suurin osa vähäisemmistä päivittäisistä toiminnoista, kuten tapaamiesi ajoitus Google-kalenteriin, odottavien sähköpostien lähettäminen, tärkeiden asiakirjojen lähettäminen kollegoille, vaatii aktiivista huomiota. Vaikka et kehitä jotain ennakoivasti, tarvitset silti jonkin verran huomiota, jotta asiat saadaan aikaan.

3. Ei-aktiivinen huomio: Suhteellisen helposti automatisoitaviin tehtäviin tarvitaan vain vähän huomiota. Roskapostin puhdistaminen postista, sähköpostiluonnosten peruuttaminen, tapahtumakutsujen lähettäminen kollegasi luetteloon, kaikki nämä toiminnot edellyttävät yhdellä napsautuksella. Tällaiseen tehtävään ei tarvita asianmukaista aktiivista huomiota.

Tehtävien priorisointi tarkkaavaisuuden tason mukaan

Tehtävien priorisointi niiden vaatiman huomiotason mukaan on erinomainen tapa luetella päivittäiset aktiviteetit.

Kaikki ennakoivaa huomiota vaativat tehtävät ovat varmasti tärkeitä sinulle. Näihin tehtäviin kannattaa käyttää enemmän aikaa, joten niiden pitäisi olla niitä, joilla aloitat päiväsi. Yritä myös kohdistaa päivän keskitetyimmät ja tuoreimmat tunnit näihin aktiviteetteihin. Nappiminen kupin kahvia ja heittäminen kuulokkeisiin voi auttaa sinua pysymään ennakoivana.

Epäaktiivista huomiota vaativat tehtävät ovat ennakoivan ja epäaktiivisen toiminnan välillä. Voit jakaa nämä tunnit päivän aikana, kun et ole aktiivinen tai ei-aktiivinen. Jos joudut soittamaan ystävällesi, aamu ei ehkä ole oikea aika tehdä se. Joten, älä tuhlaa aktiivista tuntia tällaiseen toimintaan.

Voit ajastaa tehtävät, jotka edellyttävät vain aktiivista huomiota, niihin tunteihin päivässä, kun pääset laiska-alueelle. Tämä on täydellinen aika tarkistaa ne nopeasti tehtäväluettelostasi. Näin voit käyttää laiskoja tuntejasi tekemällä jotain tuottavaa päivän edetessä.

Toteutetaan edellä mainitut käsitteet priorisoida tehtäväluettelosi todistissa. Katso tätä varten luettelo kuudesta tehtävästä, jotka sinun on tehtävä päivän aikana.

Yllä oleva luettelo tehtävistä, käsikirjoituksen kirjoittaminen ja YouTube-videon kuvaaminen vaatii suurinta huomiota. Napsauta siis molempia näitä tehtäviä ja aseta prioriteetti yhdeksi.

1. Klikkaa kolme pistettä jokaisen tehtävän edessä.

2. Aseta etusijalle punaiselle lipulle.

Näet, että kaikki prioriteettitehtävät siirtyvät kaikkien muiden tehtävien yläpuolelle.

Kun tapaat pomoasi ja soitat ystävällesi, sinun ei tarvitse olla ennakoiva. Et voi kuitenkaan tehdä molempia laiskana ja uneliaisena. Joten aseta nämä tehtävät toiseksi prioriteetiksi valitsemalla oranssi lippu prioriteettiasetuksista.

Sähköpostikutsujen lähettäminen työtovereille ja tietojen siirtäminen MS-Exceliin ovat kaksi tehtävää, jotka vaativat passiivista huomiota. Joten aseta ne prioriteettipuusi valitsemalla sininen lippu prioriteettiasetuksista.

Näin voit priorisoida tehtäväluettelon tehtävät päättämällä, mikä on ennakoiva, passiivinen ja aktiivinen. Ainoa asianmukainen huomio, joka sopii jokaiseen tehtävään, vaatii sinua saavuttamaan tehokkuustavoitteesi.

Kun olet priorisoinut päivittäiset tehtävät ja ymmärtänyt jokaisen vaativan huomion, on aika sovittaa ne todelliseen työpäivään. Eisenhower-menetelmä on tunnettu menetelmä, joka opettaa käsittelemään erityyppisiä rutiinitehtäviä.

Liittyvät: Parhaat tehtävät, joissa keskitytään tehtäviin

Tehtävien asettaminen päivittäiseen aikatauluusi käyttämällä Eisenhower Matrixia

Eisenhowerin mukaan voit jakaa kaikki tehtävät neljään eri luokkaan sen mukaan, kuinka tärkeitä ja kiireellisiä ne ovat. Sitten joko teet sen heti, siirrät sen, lykkäät sitä tai jätät sen kokonaan.

Keskustellaan lyhyesti kaikista näistä luokista:

1. Tee se: Se viittaa sellaisen tehtävän suorittamiseen, jota et voi välttää. Kun tiedät sen tärkeyden ja aikaherkkyyden, täydennät sen välittömästi.
2. Delegoi se: Luovutat tehtävän jollekin muulle, ja he hoitavat sen.
3. Lykkää sitä: Haluat tehdä sen itse myöhemmin myöhemmin päivällä. Nämä ovat tehtäviä, jotka voit jättää sivuun ja ajoittaa vastaavasti.
4. Kaataa se: Se viittaa sellaisten tehtävien polkumyyntiin, jotka eivät ole sinun aikasi arvoisia, ja nämä tehtävät eivät ole muuta kuin häiriötekijä.

Näin Eisenhower-menetelmä soveltuu todistin tehtäviin.

YouTube-videon kuvaaminen on ensimmäinen tehtävä, joten sinun pitäisi tee se ensinnäkin, koska se on prioriteettisi. Seuraava prioriteettisi on kirjoittaa komentosarja, jotain mitä pystyt delegoida kirjoittajallesi. Vastaavasti voit siirtää tietojen siirtämisen Exceliin.

Pomoosi tapaaminen ja ystävillesi soittaminen voi viivästyä, joten lykätä nämä kaksi tehtävää. Lopuksi, jos sinulla on vähän aikaa, voit kaataa lähettämällä sähköpostikutsuja ja tekemään ne myöhemmin.

Tämä on yksinkertaisin ja tehokkain tapa hallita työtasi oikein. Muuten saatat olla erittäin kiireinen tehtävien suorittamisessa väärällä hetkellä tehottomasti, paitsi että olet tuottava.

Liittyvät: Todoist Shortcuts Cheat Sheet tehtävänhallintaa varten

Ota enemmän irti tehtäväluettelostasi

Olitpa aamu- tai yökyöpeli, suodata tehokkaimmat tunnit ja kohdista heidät suorittamaan ennakoivaa huomiota vaativia tehtäviä. Ensisijaisen tulisi olla, ettet anna passiivisten ja aktiivisten tehtävien häiritä sinua ennakoivista.

Aloita tuottavuussovellusten käyttäminen, jotka auttavat sinua toimimaan paremmin paineen alla ja pysy kurinalaisena.

Suorituskyky paineessa: 8 tuottavuutta lisäävää sovellusta

Aika ja paine voivat tehdä sinusta tuottavampaa. Lisää nämä hyödylliset tuottavuussovellukset työnkulkuun, jotta saat positiivisia tuloksia!

Lue seuraava

Kirjailijasta