Optimoi etätyöajat näiden uusien Google-kalenterin ominaisuuksien avulla

Kun työskentelet etänä, loputtomien askareiden hallinta kuluttaa aikaa ja energiaa. Ajanhallintaan liittyvän ongelman ratkaisemiseksi verkossa on saatavilla runsaasti hyödyllisiä työkaluja. Mutta Google-kalenteri on yksi suosituimmista työkaluista ajan optimoimiseksi ja ajanhukan poistamiseksi.

Joten tässä artikkelissa esitellään joitain hienoja ominaisuuksia, temppuja ja laajennuksia, joiden avulla voit hyödyntää etätyöaikasi parhaalla mahdollisella tavalla Google-kalenterin avulla.

Google-kalenterin uudet ominaisuudet

Google päivittää jatkuvasti Google Workspacea (aiemmin G Suite) ja lisää uusia ominaisuuksia sovelluksiinsa, mukaan lukien Kalenteri. Keskustellaan näistä ominaisuuksista ja niiden eduista.

1. Aikatauluta kalenteritapahtumat chatista

Kun viestit kollegoillesi tai asiakkaillesi Google Chatissa, voit ajoittaa Google-kalenterin tapahtumat suoraan poistumatta chatista. Tämä kätevä ominaisuus säästää paljon aikaa ja välilehtien vaihtamisen vaivaa silloin tällöin.

Se on kaikkien Google-käyttäjien käytettävissä heidän työtilan suunnitelmastaan ​​riippumatta. Chatin kirjoituspalkissa on

kalenteri -kuvaketta. Napsauttamalla sitä avautuu tapahtuman sivupaneelissa (työpöydällä) oleva Kalenteri. Oletusarvoisesti se lisää kaikki chat-jäsenet osallistujiksi, mutta voit aina tehdä muutoksia.

2. Aikataulu Google Meet Breakout Rooms

Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää Google Meet Breakout -huoneet etukäteen Google-kalenterin kautta. Aikatauluttamalla Breakout-huoneet voit maksimoida kokousaikasi ja välttää huoneiden luomisen vaivaa puhelun aikana.

Mahdollisuus asettaa Meet Breakout -huoneita on kaikkien käyttäjien käytettävissä, paitsi Workspace Business Starters, Education Fundamentals ja G Suite Basic -käyttäjät. Tämä artikkeli Google Meet Breakout Roomin aikataulusta opastaa sinua tekemään niin.

3. Jaa saatavuus helposti ja tarkasti

Etätyön avulla voit asettaa tunnit. Mutta siitä, että kollegoillesi ilmoitetaan jatkuvasti muuttuvasta saatavuudesta, tulee haaste.

Nyt voit ilmoittaa saatavuudesta työtovereillesi Google-kalenterin kahdella uudella vaihtoehdolla: toistamalla toimiston ulkopuoliset merkinnät ja jakamalla työaikasi useisiin segmentteihin päivässä. Kun otat käyttöön toimiston ulkopuoliset merkinnät, voit valita, hylätäänkö kaikki kokoukset vai vain uudet kokoukset.

4. Katso Google-kalenterisi tapahtumiin perustuvat Google Chat -ehdotukset

Kun kokous on ajoitettu Google-kalenteriin, Chat näyttää chat-ehdotuksen pikakuvakkeen chatit -osiossa. Tämä pikakuvake ilmestyy 10 minuuttia ennen tapahtumaa ja pysyy siellä 10 minuuttia tapahtuman / kokouksen jälkeen.

Tämän ominaisuuden ansiosta voit jakaa tiedostoja ja seuranta-asiakirjoja vaivattomasti. Ajan tai esityslistan muutosten osallistujien päivittäminen on myös helpompaa tämän ominaisuuden avulla. Kaikki, lukuun ottamatta käyttäjiä, joilla on henkilökohtainen tili, voivat käyttää tätä ominaisuutta.

5. Tarkastele henkilökohtaista ja yrityskalenteria yhdessä (Android 11 ja uudemmat)

Tämä oli ehkä kaikkein tarvituin ominaisuus Google-kalenterissa. Sen sijaan, että vaihdat henkilökohtaisten ja työkalentereidesi välillä, tarkastelet molempia kalentereitasi yhdessä.

Ellet ole jakanut henkilökohtaista kalenteriasi työtilille, järjestelmänvalvoja tai kollegasi eivät näe henkilökohtaisia ​​sitoumuksiasi. Vaikka kaikki Googlen käyttäjät voivat hyötyä tästä ominaisuudesta, se on käytettävissä vain laitteissa, joissa on Android 11 tai uudempi.

merkintä: Sekä järjestelmänvalvojan että käyttäjien tulisi ottaa tämä ominaisuus käyttöön ennen kuin kukaan käyttäjä voi käyttää tätä ominaisuutta.

6. Saat ilmoituksen, kun joku tilaa kalenterisi

Tilaamalla kollegasi jaetun kalenterin voit pysyä ajan tasalla muutoksista, joita he tekevät kalenteriinsa.

Avoimuuden varmistamiseksi Google on ilmoittanut, että saat nyt sähköpostin, jos joku työtovereistasi tilaa kalenterisi. Tämä ominaisuus on kaikkien käyttäjien käytettävissä.

7. Tuki useille Exchange-päätepisteille Google-kalenterissa

Kun Kalenteri Intertop ominaisuus, voit synkronoida Google-työkalenterisi useiden Microsoft Exchange -päätepisteiden kanssa ja tarkastella toistensa saatavuutta. Ominaisuus toimii paikallisten Exchange- ja Exchange-verkkopalvelimien kanssa.

Kaikki käyttäjät molemmilta puolilta voivat tarkastella toistensa kalentereita, mutta voit silti piilottaa kaikki tapahtumat merkitsemällä sen näkymättömäksi.

Tämä ominaisuus on kaikkien Google-käyttäjien käytettävissä paitsi Workspace Essentials, G-Suite Nonprofits -asiakkaat ja Enterprise Essentials.

Liittyvät: Työkalut Microsoft Outlookin synkronointiin Google-kalenterin kanssa

Muita käteviä ominaisuuksia Google-kalenterissa

Edellä hahmoteltujen uusien ominaisuuksien lisäksi Google-kalenterissa on myös joukko muita ominaisuuksia, jotka voivat helpottaa etätyötä. Tässä on luettelo muista Google-kalenterin ominaisuuksista, joita kannattaa hyödyntää työskennellessäsi kotona.

1. Aikataulu Zoom-kokoukset suoraan Google-kalenterista

Zoomin itsensä kehittämä Zoom Scheduler -selainlaajennus antaa sinun ennakoida Zoom-kokoukset suoraan Google-kalenterista.

Kun asetat uuden tapahtuman Google-kalenteriin, näet vaihtoehdon määrittää Zoom-kokous etukäteen, aivan kuten Google Meet -puhelu. Zoom kerää kaikki kalenteritapahtuman tiedot ja antaa sinulle kokouslinkin. Se on yksinkertainen ominaisuus, mutta todellinen ajansäästäjä.

Ladata: Zoom-ajastin kohteelle Kromi | Näkymät | Firefox (Vapaa)

2. Lähetä agenda sähköpostitse itsellesi

Olitpa haja-aivot tai erittäin järjestäytynyt henkilö, haluaisit mielellään saada aamuisen sähköpostin, jossa on päivän esityslista. Onneksi Google antaa sinulle mahdollisuuden tehdä niin. Kun otat tämän vaihtoehdon käyttöön Google-kalenterissa, saat päiväsi aikataulun postilaatikkoosi joka päivä klo 5.00.

3. Käytä Etsi aika -ominaisuutta kokousten aikatauluttamiseen

Kun tiimisi työskentelee etänä, aikavälin löytäminen kokouksille tulee hankalaksi. Tämän älykkään ominaisuuden avulla Google tarkistaa osallistujien kalenterit ja näyttää käytettävissä olevat paikat. Näin voit järjestää kokouksia nopeasti huolehtimatta osallistujien saatavuudesta.

4. Tee kalenteritapahtumia sähköpostista

Saitko sähköpostin tapahtuman yksityiskohdista? Lisää se Google-kalenteriin napsauttamalla sähköpostin yläpuolella olevaa kolmen pisteen kuvaketta ja säästä aikaa.

5. Seuraa kalenterin aikaa Toggl-toiminnolla

Etätyössä on tärkeää seurata, kuinka paljon aikaa olet tosiasiallisesti viettänyt kokouksissa tai tapaamisissa, varsinkin jos sinulle maksetaan tunnissa. Tässä tapauksessa voit seurata Google Kalenteri -tapahtumiin käyttämääsi aikaa Toggl-sovelluksella.

Ladata: Vaihda Kromi | Firefox (Ilmainen, tilaus saatavilla)

Käytä näitä ominaisuuksia toimiakseen älykkäästi

Goggle-kalenteri on loistava työkalu yhteistyöhön tiimisi kanssa riippumatta siitä, työskenteletkö etätyössä tai yrityksen sisällä. Nämä uudet ominaisuudet ovat edelleen helpottaneet etätyötä, jolloin voit pysyä tehtävässä ja seurata.

Vaikka kaikki edellä mainitut temput ja laajennukset voivat parantaa tuottavuuttasi, et voi hyödyntää aikasi parhaalla mahdollisella tavalla, ennen kuin opit käyttämään Google-kalenterin pikanäppäimiä.

Google-kalenteri: kaikki tarvitsemasi pikanäppäimet

Hallinnoi Google-kalenteriasi ammattilaisena tämän ilmaisen ladattavan PDF-huijausarkin avulla.

Lue seuraava

Kirjailijasta