Online Tehtävienhallintaopas: 10 vinkkiä oikean sovelluksen valitsemiseen

Uuden normaalin aikana online- ja offline-projektinhallintasovellusten määrä kasvoi moninkertaisesti. Nykyään on satoja sovelluksia, jotka voivat auttaa sinua ohjaamaan yritysprojektia tehokkaasti samalla kun hallinnoit yhteistyötahoa.

Jos olet kiinnostunut ostamaan tehtävienhallintaohjelmistoja, sinun tulisi selvittää, onko sovellus riittävän joustava ja skaalautuva tavoitteidesi saavuttamiseksi. Lue lisää oppiaksesi valitsemaan oikean online-tehtävänhallinnan.

Mikä on online-tehtävänhallintaohjelmisto?

Liiketoimintaprojekti sisältää useita riippuvia tai itsenäisiä tehtäviä. Jokainen tiimin jäsen on vastuussa yhdestä tai useammasta tehtävästä. Useisiin tehtäviin liittyy monia alkamis- ja päättymispäiviä, aikabudjetti, kustannusbudjetti, resurssien kohdentaminen, muistutukset, raportit, asiakirjat jne.

Kun hienostunut tietokoneohjelmisto hallitsee kaikkia näitä projektin näkökohtia, se tunnetaan tehtävänhallintaohjelmistona. Pandemian puhkeaminen sai tuhannet yritykset vakuuttamaan etätyön. Tämän seurauksena tehtävienhallintasovellukset ovat nyt verkossa ja niitä isännöidään pilvipalvelimilla.

Liittyvät: Hyödyt ja haitat Microsoft Excelin käyttämiselle projektinhallintatyökaluna

Online-tehtävänhallintasovellusten vakio-ominaisuudet

Kun online-tehtäväseurantasovellusten kysyntä kasvoi, monet IT-palvelut ja ohjelmistokehitysyritykset tarjoavat monipuolisia sovelluksia projektinhallintaan. Suurimmassa osassa näistä sovelluksista on kuitenkin joukko perusominaisuuksia, jotka ovat välttämättömiä perusprojektin hallinnalle. Nämä ominaisuudet ovat seuraavat:

1. Laadi tehtäväluettelon katseluohjelma

Suurin osa online-tehtävänhallintasovelluksista sisältää tehtävänäkymän. Täältä näet kaikki käynnissä olevien tai valmiiden projektien kaikki tehtävät ja alitehtävät.

2. Kanbanin hallitus

Kehittynyt online-tehtävänhallintasovellus sisältää Kanban-kortin Kanban tehokkaaseen projektinhallintaan yksilön tai organisaation tasolla. Sovellukset visualisoivat digitaalisesti Kanban-levyt, jotka osoittavat sarakkeita Odottaa, Käynnissäja Valmistunut tehtävän tilat ja kortit todellisina tehtävinä.

3. Gantt-kaavio

Gantt-kaavio on minkä tahansa online-tehtäväseurantasovelluksen ydinprojektinhallintaominaisuus. Gantt-kaaviot kuvaavat projektin edistymistä pinottu vaakasuora pylväsdiagrammin menetelmä. Se voi myös visualisoida tehtävistä riippuvuuksia, käytettyä aikaa ja tehtävien nykytilaa.

4. Sähköposti- tai viestisovelluksen ilmoitus

Online-projektinhallintasovellukset korostavat myös kaikkien pitämistä ajan tasalla tarjoamalla reaaliaikaisia ​​projektin tilan ja toiminnan päivityksiä. Aina kun sovellus havaitsee muutoksia tehtäväluettelossa, se ilmoittaa siitä välittömästi määritetylle resurssille ja projektin omistajalle.

5. Ajan seuranta

Online-tehtävienhallintasovelluksissa on automaattinen ajanotto-ohjelma, jolla voidaan seurata tuottavuutta, resurssien käyttöä, projektibudjettia, laskutusaikoja jne. Projektin omistajat voivat tehdä reaaliaikaisia ​​päätöksiä näkemällä projektin ajankäytön suorituskyvyn.

Liittyvät: Parhaat Toggl-ajanseurantasovellusvaihtoehdot

Useimmissa online-tehtävänhallintasovelluksessa on tehtävien koodaus- ja suodatusvaihtoehdot. Projektin omistaja voi asettaa erityisiä tunnisteita, kuten ensisijainen työ, vastuullinen osasto, erityiset taidot, toimitusaika, kehitysvaihe jne. Tiimin jäsenet voivat suodattaa tehtävät helposti näiden tunnisteiden perusteella oikean tehtävän löytämiseksi.

7. Tiimi- tai asiakasviestintä

Tavalliset online-tehtävänhallintasovellukset alkoivat tarjota sisäisen ja ulkoisen viestinnän osiota. Nämä sovellukset sisältävät moduuleja, kuten videoneuvottelut, äänipuhelut ja tekstiviestit.

8. Raporttien luominen, tiedostojen tallennus ja jakaminen

Tehtävienhallintasovellukset tarjoavat myös raporttien luontitiloja visualisoimaan projektin suorituskykyä, resurssibudjettia, alitehoisia resursseja, tehtäväkysymyksiä, projektin pullonkauloja jne.

Voit myös viedä raportteja laskentataulukoina tai PDF-tiedostoina ja lähettää ne sähköpostilla tiimille tai asiakkaalle. Näiden sovellusten avulla projektiyhteistyökumppanit voivat myös tallentaa ja jakaa turvallisesti projektiin liittyviä kriittisiä tiedostoja.

Liittyvät: NTaskin parhaat ominaisuudet saumattomalle projektinhallinnalle

Vinkkejä parhaan tehtävänhallintasovelluksen valitsemiseen

Tehtävienhallintaohjelmisto voi parantaa kokonaistuottavuutta ja vuosituloja kaiken kokoisille yrityksille. Freelancereiden, yksittäisten yrittäjien ja pienyritysten on kuitenkin valittava paras tehtävänhallintasovellus, joka yksinkertaistaa tehtävää eikä lisää ylimääräistä työmäärää.

Edellä mainittujen vakio-ominaisuuksien lisäksi sinun on etsittävä myös lisäarvoa tuottavia ominaisuuksia. Tässä ovat tärkeimmät vinkit, jotka auttavat sinua ostamaan täydellisen online-tehtävänhallintasovelluksen:

Tiimi- tai projektitasolla yhteistyökumppaneiden välillä voi olla eturistiriita. Sovelluksen tulisi sallia keskushallinta projektin omistajalle ja paikallinen hallinta vertaiskäyttäjille. Projektin järjestelmänvalvojalla tulisi olla valtuudet mukauttaa pääsy työkaluun yhteistyökumppanin kyvystä riippuen.

2. Yksityisyyden ja luottamuksellisuuden valvonta

Useimmissa freelancereissa tai yritystason projekteissa on haaste pitää henkilökohtaiset tiedot ja immateriaalioikeudet luottamuksellisina. Sinun tulisi etsiä tehtävienhallintaohjelmistoja, jotka vastaavat tietosuojaongelmiin.

3. Cloud Platform Security

Parhaan tehtävänhallintasovelluksen tulisi salata kaikki lähtevät ja saapuvat tiedot uusimpien Internet-tietoturvaprotokollien mukaisesti. Salaus toimii myös, kun sovellus on levossa. Sinun on etsittävä suojausominaisuuksia, kuten:

• Identity and access management (IAM) -järjestelmä.
• Sovellus on GDPR-, DSGVO- ja SOC2-yhteensopiva.
• Advanced Encryption Standard (AES) 256-bittinen SSL-salaus.

4. Tehtävä ja ilmoitus

Tehokkaan online-tehtäväseurannan tulisi antaa tiimin jäsenten määrittää tehtäviä ryhmälle keskitetystä tehtäväluettelosta. Lisäksi ominaisuudet, kuten projektipäällikkö, joka määrittää tehtävän tietylle resurssille taitokokonaisuudesta riippuen, lisäävät arvoa työkalulle.

Kun projektin omistaja antaa tehtäviä tai kun resurssi vaatii tehtäviä, hänen tulee ilmoittaa asiasta vastuuhenkilöille.

5. Synkronoi henkilökohtaisen kalenterin kanssa

Etätyön trendin kasvaessa on erittäin suositeltavaa, että online-tehtäväseurantasovelluksesi synkronoidaan henkilökohtaisen kalenterisi kanssa. Jos näet kaikki henkilökohtaiset ja ammatilliset päivittäiset tehtävät yhdellä näytöllä, voit tuottaa tehokkaammin korkean tuottavuuden.

6. Kolmannen osapuolen sovellusten integrointi

Parhaan tehtävänhallintasovelluksen tulisi mahdollistaa vaivaton integrointi muiden sovellusten, kuten graafisten, kanssa suunnittelu, laskentataulukko, tekstinkäsittelyohjelma, sähköpostiohjelma, viestit, videoneuvottelut, digitaalinen taulu jne. Integrointi ammattimaisiin sovelluksiin antaa sinun löytää kaikki projektiin liittyvät resurssit yhdestä paikasta.

7. Usean laitteen yhteensopivuus

Etsi online-tehtäväseuranta, jonka avulla voit kirjautua sisään millä tahansa laitteella, kuten Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS jne. Saat enemmän vastinetta rahalle, jos sovelluksen avulla voit säästää edistymistä yhdellä laitteella ja aloittaa työskentelyn toiselta laitteelta sujuvasti.

8. Tekoälypohjainen analyysi

Joissakin tehtävienhallintasovelluksissa on myös sisäänrakennettu tekoäly, joka tuottaa korkean tason analyysia menneistä projekteista. Ottaen näkemyksiä tällaisista raporteista voit suunnitella tulevia projekteja tehokkaammin pienemmällä budjetilla.

9. Asiakastuen pääsy

Suurin osa sovelluksista tarjoaa nykyään asiakastukea chatin, sähköpostin ja puhelimen kautta. Kun ostat online task tracker -sovelluksen, selvitä, tarjoaako kehittäjä riittävät yleiset ja tekniset tukipalvelut.

10. Hinnoittelurakenne

Etsi online-tehtävänhallintasovellus, joka tarjoaa joustavan hinnoittelurakenteen. Hanki lähtötason budjettisuunnitelma, kun olet aloitteleva tiimi, ja laajenna projektisi ja resurssien kasvaessa.

Onko online-tehtävänhallintasovellus oikea sinulle?

Paras online-tehtävienhallintasovellus voi kuluttaa paljon tuottavuutta. Voit seurata yllä olevia vinkkejä saadaksesi täydellisen tehtävienhallintaohjelmiston yrityksellesi ja välttää kallisarvoista aikaa.

ClickUp vs. Asana: Mikä on parempi projektinhallinnassa?

Projektinhallintaohjelmistolle on paljon vaihtoehtoja, tässä on joitain vinkkejä, joiden avulla voit valita Asanan ja ClickUpin välillä.

Lue seuraava

Kirjailijasta