Digitaalinen vs. Paperin tehtävälista: mikä on parempi?

Tehtäväluettelon avulla voit hakea odottavia töitä ja priorisoida ne vastaavasti. Koska meillä kaikilla on niin paljon tehtäviä näinä päivinä, meillä on tapana unohtaa monet niistä.

Lukemattomien tehtävien hukkuminen ei ole harvinaista, mutta sinun ei pidä paniikkia. Jos haluat varmistaa, ettet unohda mitään, voit hyödyntää joko sovelluspohjaista tai paperista tehtäväluetteloa.

Mikä on paperipohjainen tehtävälista?

Ajanhallinta on aina ollut vaikea tehtävä. Kun on kyse teloituksesta, asiat muuttuvat aina mitä suunnittelemme. Tehtävälista on hyödyllinen näiden ongelmien ratkaisemiseksi.

Paperille tehdyt tehtäväluettelot ovat vanhin tapa järjestää tehtäviäsi. Se voi olla päiväkirja, muistilappu, muistikirja tai jopa paperipaperi kartonkilaudalla.

Mikä on digitaalinen tai sovelluspohjainen tehtävälista?

Nykyään keskimääräisen ihmisen päivässä suorittamien tehtävien kokonaismäärä on kasvanut merkittävästi. Lisäksi digitaalisista laitteista ja sovelluksista on tullut yhä tärkeämpiä.

Tämän seurauksena digitaalisten tehtäväluetteloiden käyttö on strateginen tapa suunnitella tehtäviä. Tehtäväluettelosovellusten avulla voit seurata

tehtäviä tietokoneelta tai älypuhelimelta.

Liittyvät: Google-kalenteri + Tehtävät on ainoa tehtävälista, jota tarvitset

Hyödyt paperipohjaisesta tehtäväluettelosta

Jos haluat tehdä asioita perinteisesti, voit valita paperipohjaisen tehtäväluettelon. Tämän tehtäväluettelon edut ovat seuraavat:

1. Kirjoittaminen paperille tuntuu hyvältä

Monet ihmiset ovat olleet niin kiireisiä kannettavien tietokoneiden käytössä, etteivät he ole kirjoittaneet vuosia. Tehtävien kirjoittaminen paperille voi tarjota sinulle erittäin tyydyttävän tunteen ja elvyttää kynän ja paperin kokemusta. Sen lisäksi on myös suorituksen tunne, kun suoritat tehtävän.

2. Paperin esteettömyys on lyömätöntä

Olitpa tekemässä tehtäväluettelosi muistikirjoissa tai hakemistokorteissa, voit kuljettaa sitä missä tahansa. Laitteesta, Internet-yhteydestä tai akkuvirrasta ei ole riippuvuutta.

Sinun ei myöskään tarvitse huolehtia luettelon synkronoinnista useille laitteille uudestaan ​​ja uudestaan. Sen sijaan voit kirjoittaa tehtävän paperille ja kirjoittaa sen myöhemmin yhdistettyyn pääluetteloon.

3. Ei alustan riippuvuutta

Jos kyllästyt käyttämääsi kannettavan tuotemerkkiin, voit heti vaihtaa mihin tahansa toiseen tuotemerkkiin. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa kaikki uuteen.

Sinun ei tarvitse huolehtia käyttöjärjestelmän yhteensopivuudesta tai sovelluksen kokoonpanosta, puhumattakaan tietojen tuonti- ja vientiasetuksista.

4. Paperi pitää sinut poissa näytöltä

Pysyminen poissa digitaalisesta näytöstä (tietokone tai älypuhelin) voi auttaa sinua tekemään asioita häiritsemättä. Liiallinen käyttöaika silmien rasituksen lisäksi voi myös aiheuttaa unettomuutta, ahdistusta ja stressiä.

Luomalla tehtäväluettelon paperille saat kehollesi tarvitsemasi ergonomisen tauon.

Liittyvät: FamiSafe: Lopullinen näyttöaika ja lapsilukko-sovellus

Haitat paperitehtäväluetteloista

Tehtävien luetteloimiseen paperilla on myös joitain haittoja, kuten:

1. Paperi hidastaa sinua

Kun käytät aina tietokonetta, tehtävien kirjoittaminen paperille hidastaa sinua. Kynää ei välttämättä löydä sotkuiselta pöydältäsi, ja sen etsiminen voi viedä enemmän aikaa.

2. Unohdettava tuote

Useilla paikoilla työskentely voi tehdä kannettavan kannattamisesta vaivaa. Ponnisteluistasi huolimatta saatat unohtaa tuoda muistikirjan mukanasi.

3. Ei muistutushälytystä

Yhdessä muistikirjassa tai paperissa ei ole hälytystä, joten se ei voi muistuttaa määräaikoja. Sen sijaan sinun on tarkistettava luettelo toistuvasti muistaa ne.

Hyödyt digitaalisesta tehtäväluettelosta

Jos olet jatkuvasti liikkeellä ja digitaaliset laitteet ovat parhaita ystäviäsi, tehtäväluettelosovelluksen löytäminen olisi hyvä idea. Näiden sovellusten etuja ovat:

1. Helppo lajitella ja luoda

Tehtäväluettelosovellusten avulla on helppo laatia uusi tehtävä, joka sinun on suoritettava. Sinun ei myöskään tarvitse kirjoittaa tehtäviä järjestyksessä. Tehtäväluettelosovellusten avulla voit lajitella ne vaivattomasti mieltymystesi mukaan.

Vielä parempi, voit jakaa tehtävän osiin ja ajoittaa sen suorittamisen vaiheittain. Sovellukset tarjoavat myös tehtävien nopean luomisen perusmalleista.

2. Voit mukauttaa tehtäväluettelosi

Tehtäväluettelot ovat saatavilla eri muodoissa. Jokainen tyyli on ainutlaatuinen, ja joidenkin avulla voit jopa muokata sitä. Tehtävien järjestäminen värin mukaan on toinen hyödyllinen tehtävä-tehtäväsovellusten ominaisuus. Luodaksesi elävän näköisen tehtäväluettelon, et tarvitse värikyniä, koska muutama napsautus tekee työn.

3. Saumaton synkronointi ja saavutettavuus

Älypuhelimista on tullut olennainen osa elämäämme. Sovelluspohjaisen tehtäväluettelon avulla voit käyttää sitä koko ajan. Esimerkiksi hybridityöntekijä, joka työskentelee kotona ja toimistossa, arvostaisi online-tehtäväluetteloa.

Voit käyttää tätä luetteloa toimistotietokoneestasi, kotikannettavastasi ja älypuhelimestasi reaaliaikaisen synkronoinnin ansiosta, joka varmistaa, että se on aina ajan tasalla.

4. Toimii muistutuksina

Yksi digitaalisten tehtäväluetteloiden eduista on, että niiden avulla voidaan muistuttaa sinua tulevista tapahtumista. Kun tehtäviä on liikaa, niiden lisääminen ei riitä.

Tämän seurauksena tarvitset oikea-aikaisen muistutuksen ennen määräaikoja varmistaaksesi, että tehtävät suoritetaan ajoissa. Tehtäväluettelot muistuttavat sinua määräajoista sähköpostitse ja ilmoituksella, jotta et koskaan unohda.

5. Jättää sinut auki aikatauluttamiseen ja järjestämiseen

Digitaaliset tehtävälistat tarjoavat rajattoman joustavuuden tehtävien organisoinnissa ja aikataulussa. Voit sisällyttää äkillisen suunnitelman muutoksen nopeatempoiseen elämään tehtäväluettelosovellukseesi. Muuta vain määräaikaa tai prioriteettitasoa synkronoitavaksi uuden skenaarion kanssa.

Liittyvät: NTaskin parhaat ominaisuudet saumattomalle projektinhallinnalle

Digitaalisen tehtäväluettelon haitat

Tehtäväluettelosovelluksilla on myös joitain haittoja. Tässä on joitain esimerkkejä:

1. Ohjelmistojen yhteensopivuus

Kaikilla sovelluksilla on joitain yhteensopivuusedellytyksiä. Joten sinun on otettava huomioon tehtävän sovelluksen käyttöjärjestelmä, muisti ja tallennusvaatimukset ennen uuden kannettavan tai älypuhelimen ostamista.

2. Turvallisuusongelmat

Koska tehtäväluettelosi tiedot on tallennettu verkossa, ne ovat alttiita tietovarkauksille. Luottamuksellisia tietoja sisältävän luettelon käyttäminen voi vaarantaa tietoturvaloukkaukset.

3. Lisätty näytön aika

Sovelluspohjainen tehtäväluettelo ei ehkä ole hyvä idea sinulle, jos vietät jo paljon aikaa laitteellasi. Tämä saa sinut kuluttamaan enemmän näyttöaika työasemilla, älypuhelimet tai tabletit.

Olipa paperi tai sovellus - parannetun tuottavuuden pitäisi olla ensisijainen tavoitteesi

Luettelon tekeminen tehtävistä ja niiden suorittaminen ajoissa on helpoin tapa olla tuottava. Kun olet arvioinut sekä paperisten että digitaalisten tehtäväluetteloiden edut ja haitat, voit nyt valita elämäntyyliisi parhaiten sopivan.

Tarkistuslistan luominen Microsoft Excelissä

Tarkistuslista on hyvä tapa seurata tehtäviä tai prosesseja. Näytämme sinulle, kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä, yksi yksinkertainen vaihe kerrallaan.

Lue seuraava

Kirjailijasta