Kuinka hallita postilaatikkoa ja pysyä tuottavana

Ammattilaiselle on mahdotonta ajatella päivää ilman sähköposteja. Tutkimukset osoittavat, että yritysammattilaiset käyttävät noin kolmanneksen toimistotunnistaan ​​postilaatikoidensa tarkastamiseen.

Painottamalla sähköpostiosoitetta päätät uhrata tuottavuutesi, keskittymisesi ja luovuutesi. Seuraavat vinkit auttavat pitämään postilaatikon tarkistusajan hallinnassa.

1. Rajoita sähköpostin tarkistamista

Saapuneet-kansion tarkistaminen loputtoman monta kertaa ei vie minnekään. Siksi rajoita haluamiesi kertojen määrää tarkista uudet sähköpostit postilaatikostasi.

Luo raja vaatimuksen ja työmäärän mukaan. Sähköpostin tarkistaminen työajan alussa ja lopussa on hienoa. Tarvittaessa voit tarkistaa sen myös kerran lounaan jälkeen.

Älä tarkista postilaatikkoa päivän tuottavimpina aikoina, kuten aamulla ja illalla, tai kun vietät aikaa perheen kanssa. Voit olla joustava ja jatkaa kokeilua, kunnes löydät jotain sopivaa. Voit esimerkiksi asettaa rajoituksia, kuten:

• Älä tarkista yrityssähköpostia ennen klo 10 ja sen jälkeen. tai viikonloppuisin.
instagram viewer
• Tarkista postilaatikkosi vain kahdesti tai kolmesti päivässä.
• Käytä mitä tahansa jäsenneltyä järjestelmää, joka näyttää vain viimeisimmät tai tärkeät sähköpostit.

2. Hanki Tehtävät suoraan Tehtävienhallintasovellukseen

Oletteko yksi niistä, joka riippuu tehtävien määrityksestä sähköpostiviesteistä? Jos kyllä, on aika muuttua. Yksi tärkeimmistä syistä postilaatikoiden jatkuvaan tarkistamiseen on, että muut määrittävät sinulle uusia tehtäviä sähköpostitse tai pitävät tehtävänsä siellä.

Liittyvät: NTaskin parhaat ominaisuudet saumattomalle projektinhallinnalle

Sähköpostilaatikkosi ei tarvitse toimia tehtäväluettelona. Rajoita sähköpostin käyttö vain viestintätarkoituksiin, siirrä kaikki toimia edellyttävät toimet vastauksen ulkopuolelle tehtävienhallintasovelluksiin tai tehtäväluettelosovelluksiin. Tällaiset sovellukset tarjoavat myös välittömän viestinnän ominaisuuksia, jotka tekevät projektinhallinnasta saumattoman.

Jos avaat sähköpostin ja luet sen, älä sulje sitä lukemisen jälkeen ja ole kiireinen muille sähköposteille. Toimi kyseisellä sähköpostilla välittömästi, jotta et palaa takaisin postilaatikkoosi vastaamaan.

Jos sähköposti vaatii vastauksen, tee se. Jos tarvitset sähköpostia myöhempää tarvetta varten:

• Pidä se.
• Jos sähköposti on yrityskriittinen, merkitse se tähdellä.
• Jos et enää tarvitse sitä, poista se.

Jokaisen lukemasi sähköpostin tekeminen on avain, jotta postilaatikkosi ja aivosi pysyvät puhtaina.

4. Sulje sähköpostiohjelma

Kyllä, voit jatkaa työskentelyä työpöydällä pitämättä sähköpostisovellusta käynnissä. Kun olet tarkistanut sähköpostiviestit ja vastannut niihin, sulje sovellus ja keskity tehtävien suorittamiseen.

Ilmoita perheellesi, ystävillesi, kollegoillesi ja asiakkaillesi, että sähköposti ei ole paras tapa tavoittaa sinua välitöntä vastausta varten.

Kun he ovat siitä tietoisia, heillä on rajoitetut odotukset sinulta sähköpostivastausten suhteen. Voit käyttää useita muita pikaviestisovelluksia puhelimellasi tai kannettavassasi pitääksesi yhteyttä perheeseesi ja kollegoihisi.

5. Pidä sähköpostivastaukset lyhyinä

Jos sinulla on tapana kirjoittaa pitkiä sähköposteja, älä tuhlaa aikaa ja vaihda kirjoittaa lyhyitä sähköpostiviestejä. Varmista, että sähköpostisi ovat asiaankuuluvia, ja kyselysi ilmoitetaan aivan ensimmäisellä rivillä sekaannusten välttämiseksi. Voit viimeistellä useimmat sähköpostit muutamalla lauseella, ja sen lyhytkestoisuus viittaa siihen, että arvostat kaikkien, myös oman, aikaa.

Vain muutama sähköposti tarvitsee pidemmän vastauksen, ja voit pitää ne helposti "vastaa myöhemmin" -luokassa. Jos mahdollista, voit lähettää vastaukset ääniviesteinä.

6. Sano Ei sähköposti-ilmoituksille

Ilmoitukset ovat tärkein syy häiriötekijöihin nykyajan ammattilaisille. Olisi väärin olettaa, että kaikki ilmoitukset tulevat sosiaalisesta mediasta.

Myös sähköposti-ilmoitukset näkyvät ajoittain, mikä aiheuttaa normaalin työnkulun häiriöitä. Kun sähköposti-ilmoitus on käytössä, sovelluksen tai välilehden sulkemisesta ei ole apua.

Jos jokainen uusi sähköposti-ilmoitus häiritsee sinua ja olet kiireinen sähköpostilaatikkosi tarkistamisessa, on parempi poistaa uusi sähköposti-ilmoitus käytöstä. Se auttaa sinua keskittymään käsillä olevaan tehtävään, erityisesti niihin, jotka tarvitsevat täydellistä huomiota.

7. Yritä aktivoida viikonloppu-automaattivastaaja

Tämä menetelmä on välttämätön, jos olet freelancer tai solopreneur. Automaattinen vastaaja säästää sinua vieraantumiselta kaikilta samalla kun sivuutat sähköpostit mielenrauhasi vuoksi.

Luo harkittuja ja informatiivisia automaattivastaajia, jotka voivat hoitaa kaikki viikonloppuisin tai loman aikana saamasi sähköpostit.

Liittyvät: Android-sovellukset automaattisten vastausten määrittämiseen kaikkeen

8. Lopeta sähköpostin tarkistaminen älypuhelimessa

Tämä kohta saattaa pelottaa sinut FOMO: lla. Ajattele kuitenkin kahdesti, tarvitsetko todella sähköpostiohjelman asennettuna puhelimeesi vai ei. Sähköpostiviestien sijaan voit käyttää puhelimessasi enemmän pikaviestinsovelluksia, kuten Slack. Jätetään sähköposti työpöydällesi ja nauti lyhyestä tauosta ilman huolta.

9. Arvostaa postilaatikkosi tilaa

Saatat käyttää ilmaista sähköpostiohjelmaa, mutta se ei tarkoita, että annat postilaatikon sekoittua ei-toivottuihin sähköposteihin. Jos tilasit verkkosivustoja, jotka pommittavat sinua koko päivän ajan myynti- ja myynninedistämistarjouksilla, on aika ryhtyä toimiin.

Monet tarjoussähköpostit laskeutuvat sähköposteihisi, koska annoit heille ensiksi luvan. Joten peruuta sivustot, jotka eivät enää ole kiinnostuneita.

Mieti myös kahdesti ennen kuin ilmoittaudut uutiskirjeisiin ensi kerralla. Tämän ansiosta sinun ei tarvitse viettää aikaa tärkeiden sähköpostien etsimiseen tai tarpeettomien sähköpostien poistamiseen.

10. Erota henkilökohtaiset ja yrityssähköpostitilit

Se saattaa näyttää siltä, ​​että me kaikki tiedämme sen, mutta aina on joitain ihmisiä, jotka saavat sekä ammatillisia että henkilökohtaisia ​​sähköposteja samaan postilaatikkoon. Jos olet yksi heistä, on korkea aika luoda erilaisia ​​sähköposteja henkilökohtaisiin ja ammatillisiin tarkoituksiin.

Yritä olla tarkistamatta henkilökohtaista sähköpostiosoitettasi virka-aikana (ellet odota tärkeän sähköpostin saapumista). Vältä myös virallisen sähköpostin tarkistamista virka-ajan ulkopuolella. Näin voit ylläpitää terveellistä työ- ja yksityiselämän tasapainoa, mikä viime kädessä parantaa tuottavuuttasi.

Työskentele tuottavasti häiritsemättä postilaatikkoa

Vaikka sähköposti on tuonut vallankumouksellisen muutoksen kommunikointiin, liikaa huomiota kiinnittämiseen voi olla sekä häiritsevää että tuhoavaa. Rajoittamalla huomion postilaatikkoon voit keskittyä edelleen päivittäisiin tehtäviin.

8 parasta tapaa hallita tehtäviäsi Chromessa

Voitteko käyttää Chrome-selainta tehtävien hallintaan? Kokeile näitä tehtävienhallintalaajennuksia hallita (tiimin) tehtäväluetteloita ja seurata tuottavuutta.

Lue seuraava

Kirjailijasta