Kuinka kirjoittaa ammattimaisia ​​sähköposteja? 8 yksinkertaista sääntöä elääksesi

Lähetämme ja vastaanotamme sähköposteja joka päivä. Silti teemme kiusallisia virheitä, joita emme voi aivan "kumota". Tehokkaan sähköpostin kirjoittaminen, joka pitää lukijasi toiminnassa samalla kun on tietoinen maailmamme haasteista, voi olla hankalaa.

Tämän mielessä olemme koonneet muutaman välttämättömän säännön, jotka sinun on tiedettävä, kun lähetät sähköpostia ihmisille. Noudata näitä yksinkertaisia ​​sääntöjä ja kirjoita parempia sähköposteja vaivattomasti.

1. Harkitse tervehdyksiä ja kirjautumisia uudelleen

"Toivottavasti sinulla on hieno viikko!" Aikaisemmin se oli loistava tapa aloittaa sähköposti. Ei enää! Kun otetaan huomioon elämän epävarmuus, tämä voi tulla huolimattomaksi ja liian irrotetuksi.

Sama koskee ilmoittautumisia, kuten "Terveisin", "Toivotukset" tai "Kippis" - jotka toimivat aiemmin hyvin, mutta voivat joskus kuulostaa vetäytyneiltä todellisuudesta.

Joten, miksi et pidä sitä yksinkertaisena ja aitona? Tee kirjautumisia, kuten "Pysy turvassa", "Ole varovainen" tai "Ystävällisin terveisin". Tervehdysten osalta "Toivottavasti kaikki on hyvin" tai "Toivottavasti sinä ja rakkaasi pidät turvassa" voivat olla hyviä lähtökohtia.

2. Sisällytä selkeä aiherivi

Tämä sähköpostisääntö on yhtä vanha kuin itse sähköposti. Tämä johtuu siitä, että ihmiset päättävät usein avaavatko he sähköpostiviestin aiherivin perusteella.

Kun kaikki työmme ovat nyt verkossa, tärkeysjärjestyksessä on välttämätöntä priorisoida tärkeät asiat ja jättää huomiotta se, mikä ei ole. Jos siis jätät edelleen aiherivin tyhjäksi, sähköpostisi jätetään todennäköisesti huomiotta.

Ihanteellisessa aiherivissä on alle 10 sanaa. Valitse jokin, joka vastaa huolenaiheisiisi ja kertoo sähköpostista. "Ehdotus ilmailuhankkeeseen", "Kokous siirretään uudelleen" tai "Esittelyäsi koskevia pikakysymyksiä" ovat hyviä aihepiirin esimerkkejä, joista voit ottaa vihjeen.

3. Käytä ammattimaista allekirjoitusta

Pidä ennalta suunniteltu allekirjoituslohko, jota käytät vastaamaan sähköposteihin kaikilla henkilökohtaisilla laitteillasi. Siinä tulisi olla nimesi, yrityksesi nimi ja yhteystietosi.

Tämä antaa vastaanottajalle hyvän käsityksen siitä, kuka olet ja miten voit ottaa sinuun yhteyttä tarvittaessa. Ammatillisen allekirjoituksesi kirjasimen ja koon suhteen varmista, että se on sama kuin muu sähköposti.

Myös, lopeta sähköpostisi luottavaisin mielin mutta älä mene yli laidan sanontojen tai henkilökohtaisten tietojen kanssa.

4. Esittele itsesi, jos tapaat ensimmäistä kertaa virtuaalisesti

Olemme kaikki joutuneet tilanteisiin, joissa joudumme lähettämään sähköpostia jollekulle, jota emme ole tavanneet. Sähköpostin saaminen muukalaiselta voi olla outoa. Ja se on kevyesti sanottuna.

Ota siis hetki esitelläksesi itsesi sähköpostin vastaanottajalle. Konteksti on kriittinen, ja ensivaikutelmilla on edelleen merkitystä. Joten lisää rivi, kuten: "Hei! Tämä on Tracy Multiseon Pvt: ltä. Ltd, ja lähetän sähköpostia, koska olet ilmaissut kiinnostuksesi ostaa sähköisiä tuotteitamme. "

Tai kun sinut esitellään jollekulle sähköpostitse, voit myös pudottaa hänet riville, jossa kerrotaan kuinka ihanaa on tavata heidät.

5. Kirjoita myötätuntoisia sähköposteja

Emme voi korostaa tämän tärkeyttä. Elämä on rankkaa. Ennen kaikkea se on erittäin epävarma.

Puuttuivatko he määräajan? Eivätkö he saapuneet ajoitettuun Google Meetiin? Ennen kuin lähetät ankaran sähköpostin, lopeta ja miettikää se läpi. Entä jos on hätätilanne?

Ole siis myötätuntoinen ja tiedustele, onko heidän kanssaan kaikki kunnossa. Sähköposti, kuten "Kaipasimme sinua tänään kokouksessa. Pelkkä sisäänkirjautuminen nähdäksesi kaikki on kunnossa. " voi rakentaa suhteita, jotka kestävät ajan testin.

6. Pakkaa / koon ja nimeä liitetiedostot aina kun mahdollista

Emme puhu tästä sähköpostisäännöstä paljon, koska lähetettäessä suuria liitteitä oletamme automaattisesti, että vastaanottajalla on tarpeeksi tilaa. Suurten tiedostojen lataaminen vie enemmän aikaa ja voi ärsyttää nopeasti.

Tee siten kohta niiden pakkaamiseksi tai koon muuttamiseksi. Jos jaat liian monta tiedostoa kerralla, on hyvä lisätä kohtelias muistiinpano, joka kertoo, mitä liitteet tarkoittavat.

Nimeä myös liitteesi ennen niiden lähettämistä. Lähetetäänkö CV: täsi? Nimeä tiedosto uudelleen nimellä Tracy_Mackenzie_CV ja aloita oikealla jalalla.

7. Älä käytä sähköpostia toisena pikaviestisovelluksena

Syy siihen, että me kaikki rakastamme pikaviestejä, on se - se on välitöntä.

Mutta kun sekoitat nämä kaksi ja käytät sähköpostia pikaviestien korvikkeena, saatat olla ärsyttävä ja epäammattimainen.

Siksi sinun on tiedettävä, milloin lähettää sähköpostia ja milloin seurata sitä toisen kanssa. Älä tee virhe lähettämällä liian monta seurantasähköpostia koska he saattavat työskennellä kotona. Älä myöskään soita kenellekään pyytämään häntä tarkistamaan sähköpostia.

Jos se on kiireellistä, käytä toista viestintätapaa.

8. Käytä huumoria parantamiseen, mutta säästäväisesti

Vaikka monet käyttävät huumoria mielialan keventämiseksi näinä satunnaisina aikoina, ongelma huumorin käytöstä sähköpostiviesteissä on, että se voi palata.

Jos haluat käyttää huumoria sähköpostissa, tee se vain, jos tunnet henkilön hyvin. Et halua tulla epäkunnioittavaksi tai töykeäksi, jos joku on vakavassa tilanteessa. Sitä paitsi, mikä kuulostaa hauskalta, ei välttämättä ole hauskaa.

Sana viisaille: Jos olet epävarma, on parasta jättää se pois.

Aseta toimiston ulkopuolella olevat vastaukset ja paranna työ- ja yksityiselämän tasapainoa

Kun lähetät ihmisille sähköpostia näinä päivinä, sinun on myös pidettävä mielessä tuntia. Työn kotona -elämäntapojen kasvaessa työn ja henkilökohtaisen elämän rajat ovat hämärtyneet. Toimiston ulkopuolella olevien vastausten avulla on helppo ymmärtää, kun joku on käytettävissä kokoukseen tai vastaa sähköpostiin.

Tarkista sähköpostiohjelman asetukset ja määritä automaattivastaajat, kun olet poissa tai et ole työpöydän ääressä. Esimerkiksi Gmail kutsuu sitä lomavastaajaksi, kun taas Microsoft Outlook käyttää Poissa-vastauksia.

Toivomme, että nämä tehokkaiden sähköpostien ja oikeiden sähköpostitottumusten kirjoittamisen kultaiset säännöt auttavat sinua säästämään aikaa ja luomaan oikeat vastaukset.

Vältä näitä 6 virhettä parempaan sähköposti- ja tekstiviestintään

Paranna viestintätaitojasi välttämällä virheitä, kuten liian monien emojien käyttö tai kirjoittaminen kaikkiin kirjaimiin.

Lue seuraava

Kirjailijasta